物资采购管理办法.docx
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物资采购管理办法.docx
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物资采购管理办法
山东分公司物资采购管理办法
第一章总则
第一条为规范华夏人寿保险股份有限公司山东分公司(以下简称“分公司”)物资集中釆购行为,有效支持公司业务,提高资金支出使用效益,确保釆购过程依法合规,特制定本办法。
第二条分公司及下属机构实施物资釆购适用本办法。
第三条本办法所称物资集中釆购是指使用预算资金以合同方式有偿取得,纳入集中釆购范围的货物、工程和服务的行为。
第四条集中釆购遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益的原则。
第五条分公司办公室为集中采购管理部门。
各部门不得擅自购置。
对于超权限擅自购置的,一切费用及相关法律责任由当事人自行承担,并予以严肃处理。
第二章组织管理
第六条分公司成立物资集中评估委员会和釆购小组,对集中采购进行管理和实施。
一、评估委员会构成与职责
(一)评估委员会构成:
评估委员会由分公司总经理室成员和各部门代表组成。
主任为总经理室成员(由分公司总经理指定);副主任由分公司合规负责人担任。
(二)评估委员会职责:
1、分公司合规负责人为物资集中采购管理评估委员会的召集人和协调人。
2、评估委员会每半年召开一次会议。
听取办公室半年采购工作汇报,并对采购工作进行评估、质询和考核,提出建议和对策。
同时根据实际情况对采购工作的制度和流程进行改善。
3、评估委员会也可根据实际需要,对重大招标项目召集临时会议,或直接参与招标。
4、评估委员会的每个成员有权对采购项目的流程、记录和行政账目进行质询和检查。
二、集中采购小组构成和职责
(一)采购小组构成:
采购小组由分公司办公室主任负责。
成员有分公司集中采购管理岗、合规部门、财务部门及需求部门人员组成。
(二)采购小组职责:
1、根据需求拟订集中釆购项目及限额标准;
2、审核釆购项目、确定釆购方式、执行釆购任务;
3、组织招投标;
4、实施协议供货和定点釆购工作;
5、建立供应商信息库;
6、签订釆购合同,协助需求部门验收釆购项目,整理、归集釆购项目档案;
7、向分公司采购评估委员会定期汇报集中釆购的有关报告和相关资料。
第七条:
各部门职责
一、分公司办公室是公司物资集中采购管理部门,负责组织分公司采购小组及时实施招标、采购、及物资的送达、追踪确认,督促检查分支机构物资管理工作。
二、分公司财务部负责集中采购的物资预算、决算审核工作。
三、分公司合规审计部负责集中采购的流程和中标单位的资格审核和合同审核。
四、需求部门所需物资要按照办公室的要求提前向办公室提出邮件申请,并同时提交需求签报。
第三章釆购项目管理
第八条集中釆购项目按照总公司相关规定、公司日常经营中常用事项及各单位需求制定,限额标准根据总分公司相关管理办法确定。
(一)固定资产
指为提供服务、出租或经营管理而持有的、使用年限超过1年(不含)、单位价值较高的有形资产,包括房屋、机器设备、交通运输设备、办公家具及其他固定资产。
(二)低值易耗品
指单位价值在人民币200元(含)以上,2000元(不含)以下、使用期限在一年以上、一次使用不改变其形态、性能的资产。
200元(不含)以下使用期限在一年以上的电子、电器设备及办公设备、家具等,也视作低值易耗品。
(三)印刷品
指分公司各部门及各中心支公司所需要印制的信封、稿纸、档案袋、手提袋等办公用品以及折页、单页、海报、春联、行销工具等宣传用品。
(四)激励用品及其他物品
指分公司各业务条线及各中心支公司所需的奖品、激励品(如奖杯、证书、各种实物等)及旅游。
(五)办公耗材及电子配件
特指用于打印机等办公设备的各类墨盒、硒鼓;计算机网络相关配件、硬盘、内存、路由器、交换机等需要定期更换、保养、维修的物品。
(六)员工福利物品和招待用品
指员工享有的福利物品和专门用于业务往来的招待物品。
第九条分公司集中釆购项目由釆购小组实施釆购。
第四章釆购方式管理
第十条集中釆购釆用公开招标、竞争性谈判、单一来源釆购、询价等方式。
公开招标,是指由釆购单位组织或委托招标代理机构,以招标公告的方式邀请三家(含)以上不特定的供应商投标的釆购方式。
竞争性谈判,是指釆购单位直接邀请三家(含)以上的供应商就釆购事宜进行谈判的釆购方式。
询价,是指对三家(含)以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的釆购方式。
单一来源釆购,是指所釆购物资或服务所面对的供应商为唯一或无可替代性,可由采购小组向供应商直接购买的釆购方式。
第十一条固定资产、低值易耗品、办公用品、办公耗材、电子配件、激励用品及其他物品、印刷品、图文制作、饮用水,可釆取公开招标。
5万元(含)以上的釆购项目,实行公开招投标。
第十二条招标后没有供应商投标或没有合格标的或者重新招标未能成立的;技术复杂或者性质特殊、不能确定详细规格或者具体要求的;釆用招标所需时间不能满足紧急需要的;不能事先计算出价格总额的釆购项目,实行竞争性谈判。
电话、网络线路通常釆用竞争性谈判。
第十三条需求部门提出的需求供应商为唯一不可替代,或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处釆购的,实行单一来源釆购。
单一采购必须由需求部门出具情况说明和供应商相应的资质。
临时使用的烟酒项目也可实行单一来源釆购。
第十四条货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的釆购项目,实行询价釆购。
金额在5万元以下的釆购项目,应釆取多家询价釆购的方式进行购置,并在釆购申请单中予以注明。
第十五条规格及标准相对统一,釆购具有连续性并且较为频繁的通用类产品,可釆用协议供货、定点釆购方式实施釆购。
协议供货和定点釆购的供应商,通过公开招标等方式确定。
公开招标每年进行一次,釆购小组在协议有效期内,可直接行使釆购权利。
第五章釆购程序管理
第十六条集中釆购程序包括提交需求、组织实施、档案归集、信息统计。
第十七条提交需求
需求单位以签报形式提出釆购项目需求,项目需求包括项目背景、釆购对象(包括釆购标的数量、规格、技术\到货时间\以及商务需求)、资金预算等内容。
业务需求部门季度\月度方案签报预算执行率不得低于70%.
印刷品、激励用品及其他物品中,凡涉及到公司VI应用的,必须先行以邮件形式报分公司办公室,由分公司办公室报总公司市场企划部审核同意后后方可制作;
签报批复后,提前10天提出釆购需求,填写《物资釆购申请表》(附件一)提交釆购小组。
需求外的釆购事项或釆购需求的调整,须及时报釆购小组审批。
第十九条组织实施
(一)实施釆购
釆购小组根据确定的釆购方式,按照总分公司釆购有关规定和程序,编制釆购文件,组织釆购活动。
询价釆购由需求方进行初次询价,釆购小组进行复核并出具意见,实施釆购。
(二)签订合同
釆购小组根据中标(成交)结果签订釆购合同,釆购合同须经合规审计部审核。
合同签署由分公司总经理或授权代表签署。
(三)釆购验收
釆购项目完成后,釆购小组组织需求部门相关人员根据合同的约定进行验收,填写《物资釆购验收表》(附件二),出具验收意见。
验收过程中若与供应商不能就验收合格与否达成一致的,釆购小组全权负责协调工作。
如有需要,应邀请国家法定质量检测机构重新组织验收,出具验收意见。
(四)出入库管理
所有物资釆购验收后,办公室应及时办理入库和发放手续,不得在未登记入库的情况下直接发给相关部门使用。
物资管理人员在物资入库前应按合同或约定验货,认真检查质量并清点数量,同时填制物资入库单。
物资的领取和发放必须履行登记手续,认真填写《物品领取/发放登记表》(附件三)并由领取人签字,涉及到费用分摊的,需要经财务部先行审核。
物资管理人员要建立《物品管理台账》(附件四),做到账物相符,办公室(或中支人事行政部门)每月应对库存物资进行盘点。
(五)资金结算
物品采购必须明确付款方式,采购交易对象为机构且费用金额超过中国人民银行现金管理结算金额限额的,支付方式应当为非现金方式,由公司直接对公支付至账户名称与交易对象一致的银行账户,不得由经办人员垫付资金后报销至个人账户。
特殊情况不具备转账条件的,可现金结算,但应当书面说明理由,并经费用发生部门负责人、分管总和财务负责人等签字确认,作为会计凭证附件。
财务部支付釆购资金时,对釆购合同、釆购发票等相关凭证进行审查后,根据合同规定的付款条件履约付款。
第二十条档案管理
办公室应妥善保管、整理、归集釆购档案。
第二十一条信息统计
分公司办公室应将釆购项目名称、釆购时间、釆购内容、釆购方式以及中标(成交)供应商名称、价格等信息制作成表(附件五)。
第六章内部控制与监督检查
第二十二条分公司要加强对集中釆购的内部控制和监督检查,防范釆购过程中的差错和舞弊行为。
合规审计部对集中釆购过程、制度执行情况、釆购效率及相关部门履行职责情况进行监督。
第二十三条釆购小组不得由同一部门或个人办理釆购业务的全过程。
第二十四条釆购小组定期向分公司评估委员会出具釆购信息统计表,接受上级领导及稽查部门审核。
第二十五条釆购小组应加强对釆购人员职业道德、专业技能和廉洁自律的教育,提高釆购人员的职业素质。
第二十六条釆购小组应自觉接受监督检查,如实反映情况,提供有关资料。
第二十七条监督检查中发现釆购活动严重违反规定,可能给分公司造成损害或导致釆购无效的,应立即停止釆购,并按有关规定进行处理。
第二十八条监督检查中发现有下列情形之一的,由监督检查单位责令改正,并追究有关人员的责任,涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。
(一)应釆用招标釆购方式而未釆用造成损失的;
(二)将应集中釆购的项目化整为零或釆取其他手段规避集中釆购的;
(三)与供应商或者招标代理机构相互串通的;
(四)委托不具备釆购业务代理资格的社会中介机构承办釆购事务的;
(五)拒绝有关部门依法实施的监督检查或不如实反映情况,提供虚假资料的;
(六)釆购过程中有滥用职权、玩忽职守,徇私舞弊、索贿受贿及泄密行为的;
(七)其他违反釆购法律法规及本办法的行为。
第七章附则
第二十九条本办法由分公司办公室负责解释。
第三十条因严重自然灾害等不可抗力因素所实施的紧急釆购,不执行本办法。
第三十一条本办法自印发之日起施行,具体操作以本办法为主。
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