最新医院物资规定.docx

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最新医院物资规定

最新医院物资规定

医院材料物资管理规定

为规范医院的库存管理、保证库存物资不流失不浪费，减少积压，控制成本，提高周转及材料物资的利用率。

根据《医院财务管理制度》规定，结合医院实情，特制订本规定。

一、材料物资定义

1、材料物资分类：

（1）医用材料物资：

一次性卫生材料、试剂用品、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值材料）、美容材料。

（2）后勤材料物资：

办公用品、生活用品、食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产、回收品。

2、名称解释：

（1）医用材料物资，指医疗用直接或间接用于病人材料物资，包括一次性卫生材料、试剂用品、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值材料）、美容材料。

一次性卫生材料：

指一次使用并要按规定进行销毁的材料，一般都有严格的消毒与使用规定。

试剂用品：

指用于检验的各类实际，以及围绕检验，用来承载各类生物标本的一次消耗的材料。

如各类化验试剂、各类采血管、采血针等。

医用低值易耗品：

指医疗用的各类价格较低，但能反复使用，损坏后实物形态基本不发生改变的物品。

包括各类手术刀、剪等器械，各类器皿、工具等。

固定资产：

指临床、护理及医技等辅助部门使用的，价值在500元以上，使用期限在一年以上的设备、设施等。

特殊医用材料：

指植入人体的，价值很高的各类材料，包括假牙、假体、钢板等。

美容材料：

指专门为美容整形所用的材料，包括化妆品、矫正用的材料等。

（2）后勤材料物资：

有别于医用材料的物资，指直接由员工使用的办公、生活用品，围绕行政后勤使用的各类其他物资，包括食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产。

3、编码规则：

（1）医院材料物资

一次性卫生材料021医用低值易耗品022医用固定资产026化验试剂及用品016

医用美容材料034母婴用品017

（2）后勤材料物资

办公用品012办公用低值易耗品011布料用品013后勤用固定资产014广告用品015

生活用品018食品饮料019维修材料020赠送用品027装修材料028五金材料029

书籍类030食堂用品031回收品032

二、库房的分类与管理。

（一）、库房的分类：

一级库房——医用物资库、后勤物资库、药库；

二级库房——药房、供应室；

三级库房，各科室小药房。

1、后勤材料物资库，分别为办公用品库、生活用品库、食堂饮料库、印刷品库，布料用品库、五金维修品库、赠送用品库、食堂用品库、回收库。

后勤物资库不再设二级库房。

2、医用物资库，分别为卫生材料、试剂库。

卫生材料的三级库房为科室小库房，由本科室护士长管理。

医院暂不设二级库。

3、药库，归药剂科管理，业务与药房合并。

药品的二级库房为门诊药房和住院药房，药品的发放全部由二级库房发放，确保药品的使用安全。

（二）、仓库的管理。

1、验收入库管理

（1）、所有物资均应当天验收入库，不得拖延。

验收入库时，须由采购部门和库房管理人员同时验收，采购部门负责物资的质量、规格和型号等质量指标，库房管理人员应检查物资是否“三证”齐全，清单、发票、数量是否正确，品种、数量以实物为主。

所有货物必须到现场验收，遵循先验收后入库的原则，验收后双方在送货清单上签字确认。

（2）、验收后填制包括供应商名称（全称）、收货日期、货物名称（商品名）、数量和质量等内容的“入库单”，由采购部门验收人和库房管理人员共同在入库单上签字确认，最后由会计审签。

入库单后附送货清单、发票或收据。

“白色联”做仓库存根联，留存备查；“黄色联”及发票、收据交采购部作为申请付款、报销的依据。

“红色联”及送货清单月末随报表一并交财务部。

与采购交接单据时应做好登记，双方签字确认，以免丢失。

（3）、入库时应仔细核对供应商名、商品的名称、商品名、规格、价格是否与采购单、送货清单是否一致，并比对上次进货价格。

价格明显过高的要及时与采购部沟通，查明原因后方可入库。

（4）、对无清单，或清单内容不健全的（如没有规格、商品名、有效期等），应将货物退还采购部，由采购补充清单后再入库

（5）、对于不符合采购要求的，如规格不符、质量明显缺陷、数量超过采购量的，以及发现系错误采购等原因需要退货的，仓库部门应及时与采购部门沟通，采购部门应及时与供应商联系退货，避免损失。

（6）、因验收不仔细，造成规格不符、质量问题、数量超量、采购错误，以及无用途商品的，造成损失的，由由采购部、仓库双方具体验收人承担损失。

（7）、对临床急需的物品，应立即验收入库后，立即出库，并即可电话通知科室领取，或配送至科室，不得延误，更不得不入库直接送入科室。

（8）、月末应分类统计当月入库汇总表报，由仓储部门负责人签字后，并附上当月所有入库单，入库单金额应与报表相符，交财务科。

2、出库的管理

（1）、仓储部门只有经授权批准的人方能进入。

对所有入库物资的接触应严格地限制在指定工作人员之间。

（2）、材料物资出库，实行定额配送与计划领用两种方式。

A、定额配送

名词解释：

指材料物品定期消耗量具有较强的规律性，而且在业务量相同的情况下，消耗量变化很小的材料。

再按一定规则计算出来后，在规定时间配送规定数量的配送方式。

包括：

一次性卫生材料、不可回收的其他材料物资等。

定额配送方式

①、核定量的计算，前三个月耗用量总和除以90天，计算出日消耗量，作为核定配送量。

②、定额配送品种的确定：

一次性消耗，消耗量具备较强规律性，在业务量相同的情况下，消耗量变化很小，且每周都会消耗使用的，纳入定额配送范围。

③、定额配送周期，以一个星期作为周期配送。

④、科室库存基数的计算，库存基数=盘点日至周天的天数×日定额量—当前库存量。

即在配送前，盘点科室小仓库，补充消耗至周日的完整定量。

⑤、配送时间：

每周五进行配送。

因每科室小库消耗量为周一至周天，周五配送，科室小库存余两天的用量，可以防止周六、周天业务量增加而断货。

⑥、配送方式，仓库每周五前根据定额单进行配料，分别以不同科室设立周转箱，周五配送至科室，由科室在领料单上签名。

⑦、配送范围：

各临床科室、医技部门、护理部门，以及其他一线部门。

行政、后勤部门不再实行配送，由科室做好领用计划，至仓库领取。

定额配送的管理

①、仓库部门要跟踪定额数据的准确额性，定期对数据进行修正。

②、每月25日应对科室小仓库进行清点，发现所存物资材料超过一周用量的要收回，做退库处理。

③、因业务发生变化，定额不足、或新增品种的的要及时补充。

④、仓库部门每月应针对实际发生数量与定额数量的偏差进行分析，超定额的找出原因，是否存在浪费。

⑤、超定额，且无必要原因的，超出部分从科室奖金中扣除。

B、计划领用

名词解释：

指材料物资消耗量存在不确定性，与工作量大小不存在较强的关系，在相同的情况下耗用量不一定相同的材料。

这类物质需要科室通过实际情况进行请领。

包括：

各类低值易耗品，以及可以回收的物品等。

计划领用的方式

①、计划领用量的计算：

除定额配送之外的物资材料，科室一般以一个星期的耗用量作为计划领用量。

②、计划领用品种的确定：

除定额配送之外的物资材料。

③、领用时间：

每周二，由科室至仓库领取，必要时可由仓库配送。

情况特别紧急的可不受时间限制。

④、领取方式：

以旧换新的方式领取，凡属于可回收的材料物资，须持旧件领新品。

无理由不以旧换新，否则视为短少由科室照价承担损失。

领用单须经本部门负责人签名方可。

计划领用的管理

①、领用单须所在部门负责人签名。

②、凡属以旧换新范畴的物品，须用旧的换取新的领用。

不能提交旧件的，按原价格从科室奖金或个人绩效中扣除。

③、除特别紧急的，直接造成工作不能开展的，其他不按规定时间领用的，一律不给领用和配送。

④、因计划领用数量不当，造成浪费的，经查实确认的，从科室奖金、或个人绩效中扣除。

（3）、工服管理。

①、新入职员工办理入职后，凭人事部出具的凭据，可以领用工衣及鞋子。

②、员工离职前须奖工衣退还仓库，并由仓库在离职单上签名，财务部门才能结算工资。

③、员工工衣发放标准：

夏装2件/人、冬装2件/人，护士鞋2双/人，每三年更新一次，更换时以旧换新，没有旧件的按原值赔偿。

④、仓库应建立工衣领用登记表，记录领用时间、数量、新旧程度、更换时间、数量，以及归还情况。

（4）、仓储部门应仔细检查“物资领用单”中申请领用物资部门的负责人和职能部门领导签字批准后，方能发放各类物资。

物资发放后，应要求领用人签名。

（5）、严格遵循先进选出的原则。

（6）、月末仓储部门通过仓库管理系统生成当月出库报表，当月实际“物资出库单”或“物资领用单”总金额应与报表相符，由仓储部门负责人签字后，交财务科审核。

3、库房管理

（1）、经验收合格的物资，库房员应及时按分类类别放入库房或货架。

根据库存物资的性质和用途，分门别类合理安排存放，确保安全，做到防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。

（2）、严格按照7S进行管理，即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约。

每天下班前1小时要对物品进行整理、对库房进行清扫，进行安全检查、以及存储环境检查。

（3）、设立固定的废品回收区，定期进行报废处理。

（4）、未验收入库的物品一律不得进入仓库铁门范围内。

（5）、严格管控物品的存量、有效期。

杜绝积压、防止断档，以及物品失效。

应充分利用计算机系统做最低库存、最高库存、以及有效期的管理，提高仓库管理效率，提高仓库周转次数。

（6）、始终保持账物相符，确保系统数据的真实与准确。

（7）、加强旧物的利用，尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定资产的再利用，努力降低消耗成本。

（8）、办公室、过道等非库房内，一律不得堆放已经验收入库的物品，或科室退回的物品。

4、盘点管理

（1）、每月最后一天（遇节假日提前至节假日前一天）组织库房相关人员和财务人员对所有材料物资库进行盘点。

（2）、由财务科从库房管理系统中打印出库存物资盘点表，与库房管理人员对当月库存物资进行实地盘点，财务人员负责监盘。

盘点后，由库房管理人员和财务人员在原件上共同签字确认，再录入盘点系统，审核后打印盘点表，生成损益单，报主财务主任审核。

（3）、盘点损溢比例，按金额不得超过2%，按数量不得超过3%。

超过按核定标准的，查清原因，属人为原因造成损失的，要落实责任人。

并出具“盘点报告书”，由库房管理人员、财务监盘人员、主管部门负责人签字。

（4）、对非正常物资损溢，在3%以上的须财务负责人签字批准方可进行帐务处理，对损溢比例在4%以上的须总经理签字批准方可进行帐务处理。

（5）、报废物品的处理，报废物品通过系统进行报废，打出报废单，仓库负责人签字，会计核实后交财务负责人签字入账。

如属于人为管理不当造成报废的，由相关责任人存担损失。

三、采购计划管理

（一）、采购计划的分类

1、按类型分类：

（1）医疗物资类：

一次性卫生材料、医用低值易耗品、医用固定资产、化验试剂及用品、医用美容材料、母婴用品。

（2）后勤材料物资

办公用品、布料用品、后勤用固定资产、广告用品、生活用品（包括食品、食堂用品）、维修材料（包括五金、装修材料）、赠送用品

2、按业务分类

（1）正常周转业务用采购计划，指医院正常业务，经常所需的材料物资，由仓库直接根据实际消耗量制定采购计划。

（2）新增业务采购计划，指医院或科室新增的业务，需要购进新的材料物资，并且仓库以前没有购入过该类物品的。

新增材料的，由科室填写“采购申请单”报部门负责人签字，金额在1000元以上的，报财务审批，总经理签字后，交仓库编制采购计划；

新增固定资产的，应填写固定资产申购单，并对该固定资产效益进行分析，由部门负责人签字，报财务审核，最终由总经理签字后，交仓库编制采购计划。

仓库在编制计划时，发现仓库有替代品的，应及时与申请科室沟通取消该物品。

（3）应急性临时采购，因情况特殊，或仓库不予备库的物资，可以实行应急性临时采购，由仓库通知采购部临时采购，再集中制定临时采购计划单。

即先购买再申报，但应严格控制该类业务发生，减少临时采购频率。

（二）、采购计划的制定

1、正常业务采购计划的制定，采购周期为每月2次，个别批量定制的可适当加大采购量，但要结合仓储条件制定。

仓库日常最低备库量为10天。

按以下公式进行制定采购：

●某类物品计划采购量=（采购用量天数+最低备库天数）×日均消耗量–当前库存

●某类物品最低备库量=日均消耗量×安全用量天数

说明：

采购用量天数，指所要采购物品将来可以耗用多少天。

安全用量天数：

也叫最低库存量，指发起采购计划开始，至货物到库日止，仓库库存量足以满足医院各科室的耗用，称之为安全用量。

2、新增业务采购计划，按申购量制定新增业务采购计划。

3、临时性采购计划，先口头申请采购部采购，再按到货后入库单申报临时性采购计划。

4、仓库制定采购计划，无论正常业务、新增业务、或临时急用，必须仔细核对仓库现有品种、数量、及其性能，坚决杜绝重复采购造成的浪费。

重复采购，并不能退货的，一经查实，相关责任人应承担损失。

5、采购计划应提前三天制定。

（三）、采购计划的审批

1、仓库负责人制定采购计划并签名后，交采购部核实并填写报价负责人签名，报财务部负责人审核后，最后由总经理审批后，方可实施采购。

2、各审批部门应尽职尽责的审核，如因审核不力造成损失的，由相关责任人存担损失。

四、票据、资料的管理

（一）、定义

1、票据，本处所指票据包括所有送货清单、发票、收据、出入库单、领料单、申购单等一起以数量、金额进行计量的，统称票据。

2、资料，指包括“三证”、保修卡、使用说明书、本部门的各类报表报告、以及医院下发各类文件表单等资料。

（二）、管理

1、各类票据必须先分类后保管，票据应整理有序，合理分类，并由查找与统计汇总，存放于柜子中，并上锁保管。

2、入库单后必须附有送货清单、发票或收据。

对无清单，或清单内容不健全的，应将货物退还采购部，由采购补充清单后再入库。

3、出库单必须要有领用部门负责人签名、经办人签名，定额配送除外。

4、个别供应商款到后提供发票的，应专门建立台账登记管理。

月末将未到发票的供应商名称、到货日期、金额统计成报表，随进销存报表一并报给会计。

5、各类数据报表、医院下发的文件利用文件夹应妥善分类保管，既要便于查阅又要注意保密。

6、各类三证、保修卡、说明书，分门别类，用文件盒妥善保管。

7、次月4日前，仓库负责人应整理好入库单及送货清单、出库单及领料单，与进销存报表核对一致，并在报表上签名后报会计入账。

五、数据安全管理

1、仓库人员应使用各自的用户名及密码登录系统，不得将数据私自拷贝或泄露。

2、实行分级分权审核制，制单人与审核人不得相同。

3、基础信息设定，必须严格遵循编码规则，不得随意编写。

规定设立的信息内容必须按照规定的要求设置，不得随意敷衍，或缺项。

4、不得使用外网。

六、附则

（一）、以上规定下发之日起执行。

之前相关仓库管理制度、规定同时终止执行。

（二）、凡违反规定的，依次警告、扣发绩效奖金直至辞退，造成损失的由相关责任人承担。

（三）、本规定由财务部负责解释。

——完——