合同变更管理广州.docx
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合同变更管理广州.docx
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合同变更管理广州
合同变更管理
1总则
1.1合同变更的定义
指合同执行过程中相对于合同签订时的合同条件发生变化,或因为合同商签时相对于项目定标时的合同条件发生变化,包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。
以下简称为“合同变更”。
1.2合同变更的原则
1.2.1合同变更应当分类,在相应分类规定的程序下,必须有企管总部、财务总部的参与才能够确定合同的变更。
1.2.2合同变更的批准必须按本节第3、4、5条规定的程序进行。
1.2.3设备材料采购、设计、咨询、监理、勘测、测量等服务合同的变更均应办理补充合同。
1.2.4乙方应按合同原则及本节规定,根据合同商定的定额、取费标准或按照合同有关原则提出合同变更费用。
1.3合同变更的分类
合同变更共分为I、Ⅱ、Ⅲ、IV类。
各类定义如下:
1.3.1I类合同变更
符合下列条件之一者为I类合同变更:
(1)合同商务条款原则性改变,主要包括:
合同主体、调价原则、关键合同工期等;
(2)变更经批准的主要建造标准、规模、重大工期计划等,涉及标的在300万元以上者;
(3)变更分包商涉及标的300万元以上者(含合同签定时未明确分包商在合同执行过程中予以明确的情形);
(4)土建施工合同和设备采购合同一次变更涉及标的在300万元以上者(增减不相抵);
(5)装修和机电安装合同一次变更涉及标的在100万元以上者(增减不相抵);
(6)设计、监理、勘测等服务类合同一次合同变更涉及标的在100万元以上者(增减不相抵)。
1.3.2Ⅱ类合同变更
符合下列条件之一者为II类合同变更:
(1)变更经批准的主要建造标准、规模、重大工期计划等,涉及标的在300-50万元(含300万和50万)者;
(2)变更分包商涉及标的300-50万元(含300万和50万)者;(含合同签定时未明确分包商在合同执行过程中予以明确的情形);
(3)土建施工合同一次变更费用达到300-50万元(含300万和50万)者;
(4)设备采购合同一次变更费用达到300-50万元(含300万和50万)者;
(5)装修和机电安装合同一次变更费用达到100-20万元(含100万和20万)者;
(6)设计、监理、勘测等服务类合同一次合同变更费用达到100-20万(含100万和20万)者。
1.3.3III类合同变更
符合下列条件之一者为III类合同变更:
主要项目包括但不限于:
(1)合同商务条款非原则性的改变;
(2)合同中改变分包商,涉及标的50万以下者;
(3)土建施工合同一次变更费用在50-5万元(含5万元,不含50万)者;
(4)设备采购合同一次变更费用在50-5万元(含5万元,不含50万)者;
(5)装修和机电安装合同一次变更费用在20-2万元(含2万元,不含20万)者;
(6)设计、监理、勘测等服务类合同一次合同变更费用在20-2万(含2万元,不含20万)者。
1.3.4IV类合同变更
不属于I、II、III类合同变更的以下情况:
(1)土建施工合同一次变更费用在5万元以下者;
(2)设备采购合同一次变更费用在5万元以下者;
(3)装修和机电安装合同一次变更费用在2万元以下者;
(4)设计、监理、勘测等服务类合同一次合同变更费用在2万元以下者。
2合同变更审批原则
2.1Ⅰ、Ⅱ合同变更由总公司领导审批并签署。
合同变更额度为100万元以上的由总经理审批并签署;100万元(含100万元)以下的合同变更由总公司分管领导审批并签署。
2.2III类合同变更由总部总经理审批并签署,IV类合同变更由总部分管领导审批并签署。
2.3紧急情况下(特指抢险、特急情况、危及运营安全情况)的合同及合同变更事项(含重大变更事项),由建设总部总经理或被授权人主持现场会议决定,事后由建设总部在45天内补办合同会签手续或变更手续(须详细说明危险情况及解决办法)。
3工程项目合同变更管理程序
办理工程变更的条件:
(1)按建设事业总部制定的《广州地铁工程设计变更管理办法》规定已批准的施工图或设计方案;或
(2)监理工程师填写的“变更监理工程师指示”(见BG07)、“监理工程师签证单”(见BG08),并经建设事业总部相关项目经理审查;或(3)合同商务条款改变。
3.1Ⅰ、II类合同变更
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
28日内
承包商
1.填写“变更申请报告”(见BG01)送相关的监理工程师;
2、同时填写“工程项目变更预算审批表”(见BG02)、“单项预算表”(见BG03)、“单价分析表”(见BG04)、“实施变更的工程数量对照表”(见BG05)送相关的监理工程师。
2
5工作日内
监理工程师
提出审核意见,将以上表格报建设总部相关项目经理审查。
3
5工作日内
建设总部相关项目经理
充分了解情况,提出初步审查意见,送项目部经理、财务总部派驻预结算部和企管总部驻建设合同部审查。
4
10工作日内
财务总部派驻预结算部
审查变更预算。
5
企管总部驻建设合同部
审查变更是否符合合同原则。
6
5工作日内
建设总部相关项目经理
1、提前提供有关资料,负责通知财务总部派驻预结算部、建设总部、承包商、设计、监理单位相关人员参加会审会议。
2、填写“变更会审表(适用I、II类工程项目变更)”(见BG06-1)。
3、会审会议完成后,将“变更会审表”送总公司领导审批。
7
企管总部驻建设合同部
组织会审会议,视情况通知总公司领导参加会审会议,合同部经理主持变更会审会议,提出集体处理意见
8
5工作日内
总公司领导
审批“变更会审表”。
9
1工作日内
建设事业总部
建设事业总部总经理审批“工程项目变更预算审批表”。
10
1工作日内
财务总部
审批“工程项目变更预算审批表”。
11
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部派驻预结算部、企管总部驻建设合同部、监理工程师
12
1工作日内
监理工程师
通知承包商
注:
审批过程中若未获通过,则退监理工程师处理。
3.2III类变更
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
承包商
1、根据批准的施工图或设计方案填写“变更申请报告”送相关的监理工程师;
2、同时填写“工程项目变更预算审批表”、“单项预算表”、“单价分析表”、“实施变更的工程数量对照表”送相关的监理工程师。
2
5工作日内
监理工程师
提出审核意见,将以上表格报至建设事业总部相关项目经理审查。
3
5工作日内
建设事业总部相关项目经理
充分了解情况,提出初步审查意见,送项目部经理财务总部派驻预结算部和企管总部驻建设合同部审查。
4
2工作日内
财务总部派驻预结算部
审查变更预算。
5
企管总部驻建设合同部
审查变更是否符合合同原则。
6
5工作日内
建设事业总部相关项目经理
1、 提前提供有关资料,负责通知财务总部派驻预结算部、企管总部驻建设合同部、建设事业总部各相关部、各相关承包商、设计、监理单位参加会审会议。
2、 组织并主持会审会议,提出集体处理意见。
3、 填写“变更会审表(适用III类工程项目变更)”(见BG06-2),报建设事业总部总经理。
7
5工作日内
建设事业总部总经理
1、审批“变更会审表”。
2、审批“工程项目变更预算审批表”。
8
1工作日内
财务总部
审批“工程项目变更预算审批表”。
9
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部派驻预结算部、企管总部驻建设合同部、监理工程师
10
1工作日内
监理工程师
通知承包商
注:
审批过程中若未获通过,则退监理工程师处理。
3.3IV类变更
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
28日内
承包商
1、填写“变更申请报告”送相关的监理工程师;
2、同时填写“工程项目变更预算审批表”、“单项预算表”、“单价分析表”、“实施变更的工程数量对照表”送相关的监理工程师。
2
3工作日内
监理工程师
提出审核意见,将以上表格报至建设事业总部相关项目经理审查。
3
5工作日内
建设事业总部相关项目经理
充分了解情况,提出初步审查意见,送项目部经理、财务总部派驻预结算部和企管总部驻建设合同部审查。
4
2工作日内
财务总部派驻预结算部
审查变更预算。
5
企管总部驻建设合同部
审查变更是否符合合同原则。
6
5工作日内
建设事业总部项目部
1、提前提供有关资料,负责通知财务总部工程预结算部、企管总部驻建设总部合同部、建设事业总部各相关部、各相关承包商、设计、监理单位参加会审会议。
2、组织并主持会审会议,提出集体处理意见。
3、填写“变更会审表(适用IV类工程项目变更)”(见BG06-3)。
4、审批“变更会审表”。
7
5工作日内
建设事业总部总经理
审批“工程项目变更预算审批表”。
8
1工作日内
财务总部
审批“工程项目变更预算审批表”。
9
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部派驻预结算部、企管总部驻建设合同部、监理工程师
10
1工作日内
监理工程师
通知承包商
注:
审批过程中若未获通过,则退监理工程师处理。
3.4补充合同
补充合同的审批及签署,必须在合同变更管理流程完成后进行。
Ⅰ、Ⅱ类变更的补充合同应按授信与授权范围外会签流程会签及审批;Ⅲ、Ⅳ类变更的补充合同按《总公司授权与授信范围内合同审批管理办法》审批及签署。
4机电采购项目合同变更的具体程序
4.1Ⅰ、II类合同变更流程
4.1.1因设计/业主变更引起的机电采购项目合同变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设计总体
因设计/业主提出的变更应按设计变更的有关程序,经设计总体、设计咨询、总工室、技术委员会、建设总部、总公司领导等审查、批准后,由设计总体提出设计变更通知单予建设事业总部。
2
2工作日内
相关项目部
将设计变更要求送系统集成商及商务代理(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
3
2工作日内
系统集成商/商务代理
由系统集成商(没有系统集成商的项目由商务代理)将设计变更要求送设备供应商
4
10工作日内
设备供应商
填写“变更申请报告”送系统集成商(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
5
4工作日内
系统集成商
提出评估意见,提出评估意见,主送建设事业总部,抄送商务代理
6
4工作日内
相关项目部
充分了解情况,提出初步审查意见,知会项目部经理,报财务总部派驻预结算部、会计核算部和企管总部合同部、法律部(如需要)审查
7
2工作日内
企管总部、财务总部
审查变更是否符合合同原则。
8
8工作日内
建设事业总部
1、提前提供有关资料,组织会审会议,参加人员和部门有总公司领导、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、建设事业总部各相关部、各相关设计、系统集成、商务代理、供应商(卖方)相关人员,会议应通知上述部门参加。
2、填写“变更会审表(适用I、II类机电项目变更)”(见BG06-4)。
3、会审会议完成后,将“变更会审表”送相关部门经理、总部领导、总公司领导审批。
9
企管总部合同部
合同部经理主持变更会审会议,提出集体处理意见,报地铁总公司领导。
10
3工作日内
总公司领导
作出批准或不批准的决定,并批复建设事业总部
11
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、商务代理
12
1工作日内
商务代理
通知系统集成商和设备供应商
注:
审批过程中若未获通过,则退商务代理处理。
4.1.2因设备供应商变更引起的机电采购项目合同变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设备供应商
填写“变更申请报告”送系统集成商(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
2
2工作日内
系统集成商
提出评估意见,主送建设事业总部,抄送商务代理
3
1工作日内
建设事业总部
将设备供应商“变更申请报告”提交设计单位
4
4工作日内
设计单位
提出审查意见报设计总体
5
8工作日内
设计总体
按设计变更的有关程序,经设计总体、设计咨询、总工室、技术委员会、建设总部、总公司领导等审查、批准后,由设计总体提出设计变更通知单予建设事业总部
6
3工作日内
相关项目部
充分了解情况,提出初步审查意见,知会项目部经理,报财务总部工程预结算部、会计核算部和企管总部合同部、法律部(如需要)审查
7
2工作日内
企管总部、财务总部
审查变更是否符合合同原则。
8
8工作日内
建设事业总部
1、提前提供有关资料,组织会审会议,参加人员和部门有总公司领导、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、建设事业总部各相关部、各相关设计、系统集成、商务代理、供应商(卖方)相关人员,会议应通知上述部门参加。
2、填写“变更会审表(适用I、II类机电项目变更)”(见BG06-4)。
3、会审会议完成后,将“变更会审表”送相关部门经理、总部领导、总公司领导审批。
9
企管总部合同部
合同部经理主持变更会审会议,提出集体处理意见,报地铁总公司领导。
10
3工作日内
总公司领导
作出批准或不批准的决定,并批复建设事业总部
11
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、商务代理
12
1工作日内
商务代理
通知系统集成商和设备供应商
注:
审批过程中若未获通过,则退商务代理处理。
4.2III类变更流程
4.2.1因设计/业主变更引起的机电采购项目合同变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设计总体
因设计/业主提出的变更应按设计变更的有关程序,经设计总体、设计咨询、建设总部等审查、批准后,由设计总体提出设计变更通知单予建设事业总部。
2
2工作日内
相关项目部
将设计变更要求送系统集成商及商务代理(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
3
2工作日内
系统集成商
由系统集成商(没有系统集成商的项目由商务代理)将设计变更要求送设备供应商
4
10工作日内
设备供应商
填写“变更申请报告”送系统集成商(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
5
3工作日内
系统集成商
提出评估意见,主送建设事业总部,抄送商务代理
6
3工作日内
相关项目部
充分了解情况,提出初步审查意见,知会项目部经理,报财务总部工程预结算部、会计核算部和企管总部合同部、法律部(如需要)审查
7
2工作日内
企管总部、财务总部
审查变更是否符合合同原则。
8
8工作日内
建设事业总部
1、提前提供有关资料,组织会审会议,参加人员和部门有财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、建设事业总部各相关部、各相关设计、系统集成、商务代理、供应商(卖方)相关人员,会议应通知上述部门参加.
2、主持变更会审会议,提出集体处理意见。
3、填写“变更会审表(适用III类机电项目变更)”(见BG06-5),报建设事业总部总经理。
10
4工作日内
建设事业总部总经理或授权副总经理
作出批准或不批准的决定。
11
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、商务代理
12
1工作日内
商务代理
通知系统集成商和设备供应商
注:
审批过程中若未获通过,则退商务代理处理。
4.2.2因设备供应商变更引起的机电采购项目合同变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设备供应商
填写“变更申请报告”送系统集成商(没有系统集成商的项目直接送商务代理)
2
2工作日内
系统集成商
提出评估意见,主送建设事业总部,抄送商务代理
3
1工作日内
建设事业总部
将设备供应商“变更申请报告”提交设计单位
4
4工作日内
设计单位
提出审查意见报建设事业总部相关项目经理
5
3工作日内
相关项目部
充分了解情况,提出初步审查意见,知会项目部经理,报财务总部工程预结算部、会计核算部和企管总部合同部、法律部(如需要)审查
6
建设事业总部
组织方案论证,搜集有关资料,组织会审会议,审批技术方案
5
2工作日内
企管总部、财务总部
审查变更是否符合合同原则。
6
8工作日内
建设事业总部
1、提前提供有关资料,组织会审会议,通知财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部、建设事业总部各相关部、各相关设计、系统集成、商务代理、供应商(卖方)相关人员参加会。
2、主持变更会审会议,提出集体处理意见。
3、填写“变更会审表(适用III类机电项目变更)”(见BG06-5),报建设事业总部总经理。
7
3工作日内
建设事业总部总经理或授权副总经理
作出批准或不批准的决定,并批复建设事业总部
8
1工作日内
建设事业总部
通知相关项目经理、财务总部工程预结算部和会计核算部、企管总部合同部和法律部(如需要)、商务代理
9
1工作日内
商务代理
通知系统集成商和设备供应商
注:
审批过程中若未获通过,则退商务代理处理。
4.3IV类变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设备供应商/设计单位/业主
提出变更要求。
设备供应商的变更要求报至系统集成商,没有系统集成商的项目,报至商务代理
2
3工作日内
系统集成商/商务代理
共同研究提出处理意见,转报至建设事业总部项目经理签收
3
5工作日内
建设事业总部项目部
1、提前提供有关资料,负责通知建设事业总部各相关人员、各相关设计、系统集成、商务代理、供应商(卖方)参加会审会议。
2、组织并主持会审会议,提出集体处理意见。
3、填写“变更会审表(适用IV类机电项目变更)”(见BG06-6)。
4、审批“变更会审表”。
注:
审批过程中若未获通过,则退商务代理处理。
4.4合同修改书
4.4.1所有的合同变更均须办理合同修改书。
4.4.2合同修改书的审批及签署,必须在合同变更管理流程完成后进行。
各类变更的合同修改书送审稿如在相应的变更会审时已附上,并且经各相关部门领导的审批,则变更会审表可作为签署合同修改书的依据;如果变更会审时未附合同修改书送审稿,则Ⅰ、Ⅱ类变更的合同修改书应按原合同会签流程会签及审批;Ⅲ、Ⅳ类变更的合同修改书按《总公司授权与授信范围内合同审批管理办法》审批及签署。
5设计、咨询、监理、勘测、测量等服务合同变更管理程序
5.1I、II类变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设计单位(或监理单位、勘测单位)
提出变更费用及计算依据,交建设事业总部相关项目经理
2
5工作日内
建设事业总部
提前提供有关资料,负责通知财务总部工程预结算部、企管总部驻建设总部合同部、建设事业总部各相关部参加合同谈判预备会,形成谈判一致意见。
谈判由合同部经理或其授权人主谈。
3
5工作日内
建设事业总部
起草补充合同,填写“广州地铁总公司合同审查会签表”(见HT01),按表中顺序送会签,并附会议纪要。
4
2工作日内
财务总部
补充合同会签。
如本部没有人参加合同谈判,应拒绝会签,退建设事业总部。
5
2工作日内
企管总部
补充合同会签。
如本部没有人参加合同谈判,应拒绝会签,退建设事业总部。
6
2工作日内
建设事业总部
处理会签意见。
7
5工作日内
总公司领导
审批补充合同。
5.2III、IV类变更流程
序号
时间
责任单位(人)
工作内容与方式
1
起计
设计单位(或监理单位、勘测单位)
提出变更费用及计算依据,交建设事业总部相关项目经理
2
5工作日内
建设事业总部
提前提供有关资料,负责通知财务总部工程预结算部、企管总部驻建设总部合同部、建设事业总部各相关部参加合同谈判预备会,形成谈判一致意见。
3
5工作日内
建设事业总部
起草补充合同,填写“广州地铁总公司授权与授信范围内合同审查会签表(建设总部)”(见HT02),按表中顺序送会签,如有会议纪要,一起附上。
4
2工作日内
财务总部工程预结算部
补充合同会签。
如本部没有人参加合同谈判,应拒绝会签,退建设事业总部。
5
2工作日内
企管总部驻建设合同部
补充合同会签。
如本部没有人参加合同谈判,应拒绝会签,退建设事业总部。
6
2工作日内
建设事业总部
处理会签意见。
7
5工作日内
建设事业总部领导
审批补充合同。
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