办公室5S累计.docx
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办公室5S累计.docx
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办公室5S累计
5S管理标准:
办公室5S管理制度规定
引言:
跟着产业化的不断提高,员工素质的不断晋升,企业规模不断的壮大,那怎样才能匡助企业优化好办公室的环境,为员工提供一个好的工作场所呢?
在这样的背景下办公室5S管理由此诞生。
一、目的
进步工作效率和安全性、进步员工自身素质;
营造洁净、整洁、公道的工作环境,塑造公司良好企业形象。
二、合用范围
合用于公司办公楼内各办公室。
三、治理职责
1、各部分负责各自办公区域的日常治理,保持现场清洁有序;
2、公司安技部负责不按期的对各部分现场进行检查并考核;
3、部分负责人为第一责任人,办公室检查发现题目后,向该部室发出整改通知。
四、办公室治理划定:
1、收拾整顿要求:
1)办公桌上没有与工作无关物品放置;
2)工作中的相关文件、记实分类摆放整洁、填写清晰无误;
3)地面没有纸屑、杂物等;
4)文件夹明确标识,整洁放置;
5)标识牌吊挂端正,位置准确;
6)私家物品放在抽屉里;
7)电脑、电器等的电源线都束好,不杂乱无章抛落在地上;
2、整顿要求:
1)文件标识与实际相一致;
2)文件柜内的物品分类摆放好,文件夹应标有目录,利便查找,文具应摆放整洁,不得摆放其他物品;文件柜顶不得放置其他物品;
3)工作区内的椅子摆放整洁,不用时放回桌洞内;
4)通道上没有放置物品;
5)个人办公用品尺度
3、清扫要求:
1)办公桌、门窗等无灰尘、无油污;
2)地面保持无灰尘、无油污、无碎屑、纸屑等杂物;
3)清洁器具保持干净,天天放工前将垃圾桶内的垃圾倒掉;
4)桌面文具、文件摆放整洁有序;
5)桌面物品都是必须品;传真机、复印机内纸张齐备,并预备废纸箱;
6)电源、线路、开关、插座没有异常现象泛起;
7)墙角、柜子、电脑底下为重点清扫区,保持干净;
4、清洁要求:
1)办公室制定值日表,天天早上铺排两人打扫卫生,擦办公桌面和电脑、打扫地面,保持地面清洁无灰尘;天天值日的职员负责清空垃圾桶内的垃圾;每周五放工前全体办公室职员进行一次大翦灭,清理卫生死角,擦干净门窗玻璃和窗台上的灰尘;
2)制定办公室5S检查轨制,对办公室5S治理进行按期检查,并作出评价。
5、素养要求:
1)按划定穿着服装;
2)对上级及来宾保持礼节;
3)不随地吐痰,不随便乱抛垃圾,看见垃圾及时收好放入垃圾箱内;
4)上班时间不进食,如早餐零食等;
5)上班时间不做与工作无关的事;
6)各部室放工后封闭空调、日光灯、电脑主机和显示屏电源,锁好门窗;
7)严格遵守执行公司的各项规章轨制,按时上放工,不早退,不迟到,不旷工。
五、办公室治理尺度
1、桌面尺度(根据各部分不同情况可适当增减)
序号物品数目备注
1电脑一台电脑天天放工前要封闭主机和显示屏电源
2电话一部电话放于指定的电话放置处
3茶杯一只茶杯放于指定的位置
4日历一本放于指定的位置
5文件框一个文件资料使用后要整洁摆放在文件框内,并与桌边保持垂直。
2、文件的标示方法
目的通过贴标识,使文件柜内放置的文件目视化。
对象办公室内所有文件柜。
尺度1.文件夹标识参考规格:
长180mm,宽15mm,用A4纸打印。
2.标识粘贴于文件夹侧面,上边距顶端为5mm,需有企业标志。
3.沿着标识的下边沿制作标签,并排上号,使文件夹的摆放顺序目视化。
3、不透明文件柜的标示方法
目的通过贴标识,使文件柜的编号、责任人及内部物品目视化。
对象办公室内所有不透明的文件柜。
尺度1.确定文件柜的编号、责任人、内部物品和物品分层方法。
2.制作标识并塑封,参考规格:
长80mm,宽50mm。
3.将制作完毕的标识用胶带或双面胶附着在文件柜左上角。
4、文件柜内物品的标示方法
目的通过贴标识,使文件柜内部及文件柜抽屉内物品目视化。
对象办公室内所有的文件柜。
尺度1.确定文件柜及文件柜抽屉内物品的种类和位置。
2.制作标识并塑封,参考规格:
长70mm,宽13mm。
3.将制作完毕的标识用胶带或双面胶附着在文件柜内适当的位置。
5、抽屉内物品的标示方法
目的明确各抽屉内保管物品的分类,使抽屉治理规范化,进步效率。
对象办公桌附带的抽屉,各种移动柜的抽屉。
尺度1.制作长方形抽屉标签,并依据抽屉内的物品标明分类。
2.参考规格:
长50mm,宽30mm,不干胶单面印刷。
3.粘贴于抽屉右下角,边沿对齐。
6、台历位置的标示方法
目的制定台历的位置,培养将物品放回原位的习惯。
对象桌面台历。
尺度1.制作台历定置处标签。
2.参考规格:
长150mm,宽55mm,不干胶单面印刷。
3.贴标签时,其位置部分内要同一尺度,保证对称、美观。
4.台历定置处标签贴在放置台历位置的中心。
5.标识颜色可使用浅灰色。
7、电话机位置的标示方法
目的指定电话机的位置,培养将物品放回原位的习惯;明确本电话机的号码,利便电话的转接。
对象所有办公室的直线电话机、内线电话机。
尺度1.制作电话定置处标签。
2.参考规格:
长150mm,宽60mm,不干胶单面印刷。
3.电话定置处标签贴在放置电话位置的中心。
4.在电话机正面标明本机号码,本部分应同一字体。
5.必要时刻使用宽的蓝色胶带,在四角标示出电话的放置位置。
6.“电话定置处”可采用46号黑体字进行标示,“本机号码”可采用24号宋体字进行标示。
8、水杯的放置方法
目的指定水杯的位置,避免随意放置水杯的现象,培养将物品放回原位的习惯。
对象办公室和现场车间的饮用水杯。
尺度1.制作圆形的水杯原位置标签。
2.参考规格:
直径55mm,不干胶单面印刷。
3.原位置标签贴在放置水杯位置的中心。
4.个别保管时,标识位置设定在工作岗位或办公桌面上,贴标签时,部分内位置要同一,保证对称、美观。
5.集中治理时,标识位置选定在休息区域或班组轻易集中的地方,需要制作专门的水杯架子,在水杯正面标明姓名或工号,统一部分应同一字体。
9、办公室用纸治理方法
目的进步办公室纸张的二次利用率,规范放置方法,便于取用。
对象要进行纸张二次利用的办公室。
尺度1.使用塑料板制作纸栏,大小可参考A4纸尺寸。
2.将单面纸和白纸区分放置。
3.制作纸张种类标识(区分单面纸和白纸)。
10、灯具开关的标示方法
目的明确各个开关所对应的详细电器,利便操纵,并提倡节约意识。
对象办公室、培训室、会议室的普通开关。
尺度1.画出电器或照明灯的平面布局图。
2.画出电源开关的平面布局图。
3.开关及其所控制的电器用同一的颜色进行标示。
4.适当配以文字说明,增强节能意识。
11、办公电器的标示方法
目的明确办公物品的治理责任人和所属部分,倡导物物有人管、事事有责任的治理氛围。
对象电脑、空调、仪器仪表、风扇及其他小电器。
尺度1.制作长方形责任人标签。
2.参考规格:
长90mm,宽60mm,不干胶单面印刷。
3.在相应栏上记实治理责任人的姓名、所属部分和物品名称。
4.治理责任人标签需贴在物品的显眼位置,也可清洁后贴在对象正面。
12、树木花草的标示方法
目的提示树木花草的名称及其基本知识,进步环保及爱护绿化的意识,以示物物有责任。
对象办公室内的花草。
尺度1.标注清晰该花草的名字、习性等特点。
2.采用PVC材料,单面印刷。
3.位置:
在树木花草前吊挂。
13、办公文具的保管方法
目的制定文具的位置,避免文具随意放置,减少文具的保管和使用数目,节约文具用度开支。
对象台面文具、抽屉内工具。
尺度1.制作圆形的文具原位置标签。
2.参考规格:
直径55mm,不干胶单面印刷。
3.个别保管时,标识位置设定在工作岗位或办公桌面上,贴标签时,同一部分内位置要同一,保证对称、美观。
4.集中保管时,标识位置选定在办公室的公共区域,需要制作专门的文具架子或看板,进行行迹治理。
14、办公区内物品的定位方法
目的对办公区内物品进行四角定位,保持办公物品的整洁、有序,创造一个整洁、恬静的工作环境。
对象办公桌、电脑、打印机、饮水机等办公用品。
尺度1.对办公室内全部物品根据其外形和摆放位置进行四角定位。
2.材料:
黄色胶带;宽度:
10mm,定位角长50mm。
3.办公区定位线每周检查一次,缺损部分要及时更换。
15、岗位牌的标示方法
目的明确办公职员的岗位和主要职能,便于其他部分职员办理业务,减少不必要的问讯和打搅。
对象办公室业务职员、技术职员、治理干部等。
尺度1.参考规格:
长200mm,宽150mm,其中,嵌条规格:
长200mm,宽30mm,颜色可由公司自选。
2.材料:
PVC,单面印刷。
3.位置:
摆放于桌面或电脑显示器上端同一位置。
16、办公区电线收拾整顿方法
目的消除因电线凌乱导致的难以区分现象,防止意外扯拉造成的松脱,减少凌乱线路占用的空间。
对象电脑、打印机、网线、电源插座等电器设备。
尺度1.统一办公区域的电线捆扎为1束,捆扎方法为:
距离100mm捆扎一次,线尾处适当留存。
2.每个电器线路插头位置粘贴所属设备标签。
1.目的
1.1为营造干净整洁的办公场所,合理配置、使用各种资源,减少浪费,降低办公成本,提升员工工作热情,塑造良好的企业形象,特制定本制度。
2.范围
2.1本制度适用于公司全体员工。
3.定义与目的
3.1整理(SEIRI):
工作现场,区别要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的东西;目的是把“空间”腾出来活用;
3.2整顿(SEITON):
把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理;目的是不浪费时间找东西;
3.3清扫(SEISO):
将不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态;目的是消除"脏污",保持职场干净、明亮;
3.4清洁(SEIKETSU):
将前3S实施的做法做到制度化、规范化,维持其成果;目的是通过制度化来维持成果;
3.5修养(SHITSUKDE):
培养文明礼貌习惯,自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯;目的是提升“人的品质”,成为对任何工作都讲究认真的人。
4.5S推行成员构成
4.1特设兼职5S专员(暂由集团行政专员担任);
4.25S推行小组成员:
5S专员、办公室主任及各部门负责人、主管行政副总;
4.35S检查小组成员:
5S专员、集团各部门轮流抽调一名员工,组成临时检查小组,每次小组成员不超四人。
5.职责与权利
5.15S专员:
负责牵头5S实施过程中的各项工作,如实施、检查、评比、督促与改善跟进等;
5.25S推行小组:
负责5S管理活动的组织、策划、实施、检查、评比等,对员工开展5S的培训和宣导,推动5S的顺利进展;协调5S实施过程的巡查和问题处理;处理其他5S有关的活动事务;
5.35S检查小组:
在5S专员的带领下按章执行规定区域内的各项5S检查及评比工作;
5.4各部门主管:
配合5S推行小组,监督并落实本部门的5S管理;
5.5员工:
积极参与并执行5S管理,根据5S管理要求持续改善工作现场。
6.推行区域
6.1公司所有的办公场地及纳入综合管理办公室的附属设施。
7.推行步骤
步骤
步骤说明
责任人
支持文件/表单
步骤一:
成立5S项目推行小组
↓
步骤二:
拟定工作计划与实施办法
↓
步骤三:
培训与宣导
↓
步骤四:
实施5S
↓
步骤五:
检查、改善
↓
步骤六:
评比、奖惩
↓
步骤七:
持续执行
1.成立5S推行小组,明确小组及组员工作职责;结合集团公司的具体情况,拟定切实可行的5S推行方针和目标,作为5S导入的指导原则;
行政专员
2.搜集和借鉴其他公司成功的5S推行办法和经验,结合集团公司的实际情况,拟定办公室5S推行计划及实施办法;
5S推行小组
3.针对5S的内容、目的、推行要领、实施办法等对全体员工开展5S培训与宣导,提高全体员工对5S的重视,激发员工的参与性和主动性;
5S推行小组
《5S推行培训教材》
4.根据5S的工作计划和实施办法正式开展5S活动;5S推行小组监督、落实各员工5S的执行情况,及时为员工提供工作协助或协调,指导员工开展5S的管理;
5S推行小组
《判别“要”与“不要”基准表》
5.通过自检、互检、5S检查小组定期巡检办公室5S的开展及改善情况,对缺点项目提出修正意见并及时监督与跟进,同时向推行小组回报;
行政专员
5S检查小组
《办公室5S评定标准表》
6.根据办公室5S评比及奖惩办法,定期开展5S的评比活动,实施奖惩;5S专员负责将最终评比结果体现在集团办“文化栏”中;
行政专员
5S检查小组
7.重复上述步骤四至步骤六,持续改善和优化5S管理各环节工作;在养成良好习惯的同时提升员工素养。
5S推行小组
8.推行进度
8.1依据以上推行步骤,由综合管理办公室于每年年初制定当年度集团公司5S推行的时间进度。
8.2各阶段具体推行或实施具体时间结合实际情况另行制定,但总体各阶段工作围绕年度进度开展。
9.5S推行要领及规范内容
见附表:
5S推行要领及规范内容
10.建立5S亮点和5S暗点奖惩机制
10.1针对5S亮点,以通报、表扬的形式,对相关人员进行表扬和鼓励;
10.2针对5S暗点,以对比、公布的形式,对不合理地方进行改进和完善。
10.3建立5S合理化建议:
鼓励员工提出5S合理化建议,对建议被采纳者给予一定程度的加分。
11.支持表单
001《判别“要”与“不要”基准表》
002《办公室5S评定标准表》
办公室5S检查标准一、整理扔掉废弃物1、将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃。
2、将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。
3、将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中。
4、将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或长柜上,做到需要的文件资料能快速找到。
5、将工作服、洗澡用品等按类别整齐放于更衣柜中,无更衣柜的,应将工作服等个人用品放于合适的位置,以不影响整体美观为宜。
6、柜(橱)顶物品摆放要整齐美观,窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。
二、整顿摆放整齐1、办公桌、椅、柜(橱)、衣架、报架、盆架等物品放置要规划有序,布局美观。
2、办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整齐有序。
3、办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。
4、笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中。
5、办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品、报纸等。
6、报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。
7、暖壶、茶杯可在矮橱上整齐放置,不具备条件的可整齐放于地面一侧;茶叶桶应整齐放于办公桌抽屉一侧。
8、办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱。
三、清扫打扫干净1、办公室门要里外清洁,门框上无灰尘。
2、地面及四周踢角干净,要显露本色,无灰尘、污迹。
3、室内墙壁及屋顶每周清扫一次,做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网;墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。
4、窗玻璃干净透明,无水迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹;窗台无杂物、无灰尘;门玻璃干净透亮,不挂贴报纸和门帘。
5、窗帘整齐洁净、无灰尘,悬挂整齐。
6、暖气片、暖气管道上无尘土,不搭放任何物品。
7、灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。
8、文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。
9、更衣柜内物品分类摆放,要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐;柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物;并按使用者进行标识。
10、办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。
11、电话要擦拭干净,整齐放于办公桌横板处或办公桌面;电话线要整齐有序,不凌乱。
12、垃圾筐要及时倾倒,不能装的太满;门后禁止存放垃圾;条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后;抹布可叠好放于盆架上,或整齐搭挂于门后。
四、清洁保持整洁,持之以恒1、每天上班前对自己的卫生区进行清扫。
2、上班时间随时保持。
3、自我检查,对发现的不符合项随时整改。
4、下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。
5、下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。
五、素养人员保持良好精神面貌1、上班时间佩带上岗证,穿戴整洁的工作服,仪容整齐大方。
2、言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。
3、工作时精神饱满,乐于助人。
4、工作安排科学有序,时间观念强。
5、不串岗、不聚众聊天。
注:
以上标准是部门自查的依据,也是管理部、5s小组对部室检查和先进部室评选的依据。
对于检查出的不合格项,将按照规定对相关责任人或单位进行处罚。
5s管理小组2010-4
在日本有这么一句话,5S是最佳的推销员。
没有缺陷,没有所谓的不良,非常好的声誉,口碑在客户之间相传,忠实的客户就会越来越多。
知名度也会提高,很多人都会慕名来参观你的企业。
人们都会抢着购买这家工厂所生产的产品。
整理、整顿、清扫、清洁和修养维持得很好,相应地就会形成一种习惯。
以整洁作为追求目标之一的工厂具有更大的发展空间。
为了营造良好的办公秩序和办公环境,体现公司优秀的企业形象,现对办公室场所管理制定如下标准,请大家遵照执行。
方法/步骤
1.1
一:
办公桌
1、桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。
2、重要纸张文件,保密资料(包括发票、客户信息、工作联络单)等一律入柜。
3、其他纸件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上。
4、办公用品要摆放整齐,桌下不得堆放与工作无关的文件和物品,如报纸、杂志、雨伞、箱等。
2.2
二:
办公椅
1、保持干净整洁。
2、摆放整齐、离开时办公椅要靠近办公桌、摆放在座位下方。
3.3
三:
抽屉
1、下班离开前要锁好。
2、内中物品要摆放整齐。
3、抽屉中物品要进行定期清理。
4.4
四:
保密柜、文件柜
1、有统一标志(部门、编号、责任人)
2、内中物品、文件等摆放整齐,标志明确,便于查找。
3、文档保存规范。
5.5
五:
计算机
1、摆放端正、保持清洁。
2、离座时电脑须进行锁定并关闭显示器电源,下班时关闭主机电源。
3、笔记本责任到使用人自行管理,遗失按原价赔偿。
6.6
六:
打印机、传真机
1、节约用纸,纸张存放整齐。
2、及时取回打印、传真文件,以免丢失、泄密。
3、不允许用传真机复印大量文件(单张或紧急时候可特殊对待)。
7.7
七:
地面(公共卫生由清洁工负责)
1、保持干净。
2、计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。
3、桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品,不得与电源线、网线、电话线放置在一起,保证安全。
8.8
八:
通道、走廊(公共卫生由清洁工负责)
1、保持通畅。
2、不得摆放影响美观或影响走路的纸箱等。
3、垃圾篓应置于桌下内侧,不得放在通道上。
4、如特殊情况需临时摆放,必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方便。
9.9
九:
公用、流动座位、会议室、接待室
1、会议室、接待室使用前请与楼层管理人员进行预约。
2、使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的卫生工作。
3、黑板在会议后必须清理干净,黑板擦及白板笔须放在指定位置。
4、会议后请将椅子排放整齐,关好空调及窗户。
5、清洁工每日按清洁标准对走廊及公共区域进行清扫。
6、清洁工按规定时间交垃圾桶的物品进行清理。
10.10
十:
个人行为
1、工作时应保持良好的工作状态。
2、不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食、上网(与工作无关)。
3、着装得体大方,工卡佩戴规范。
4、爱护公物,用完归位。
5、待人接物诚恳有礼貌,乐于助人。
6、遵守公共秩序与规定。
7、离开办公室前关闭所有电源。
8、提高修养,追求并创造良好办公环境整洁的自律精神,并按规则做事。
11.11
十一:
基本修养
(一)开放办公室
1、不要大声喧哗、接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁的同事听不到为准,有需要讨论事易可到会议。
2、团结并尊重每一位同事,工作中保持经常沟通,有不同意见时,要通过恰当方式解决,任何情况下都不可恶话相向或采取它种过激行为。
3、如有客人来访,要做到并彬彬有礼,最好在会议室、接待室会客。
(二)手机的使用
1、开会、培训时手机关闭或设置为震动。
2、在开放办公室将声音调至不影响别人工作为宜。
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