资讯管理手册.docx
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资讯管理手册
目录
前言………………………………………………………1
1.目的……………………………………5
2.适用范围……………………………………5
3.名词解释……………………………………5
4.作业流程……………………………………6
5.作业内容……………………………………7
6.附件……………………………………14
前言
为了达到业之峰之资讯正确获得,正确使用资讯。
本手册尽可能为特许经营总部以及加盟商提供较为全面的参考以及理论上的依据。
本手册仅供参考,不包含可能被忽视的差异与不足,在今后实际运作过程中须不断进行修改,以完善其中的内容。
本手册属于业之峰特许经营总部为加盟商提供的“特许经营配套”的其中一项,“特许经营配套”的详细内容已在特许经营合同的“附件三”中有详细规定。
未经特许经营总部授权不得已任何方式改编、传递、转录本手册。
1.手册的说明
特许经营是特许人与加盟商之间的“业务结合体”。
这是一种长期互动互惠关系,需要双方的承诺和付出,才能取得成功。
因此,加盟商和特许人首先应确立一个共同目标,在发展业务过程中双方应精诚合作,取长补短,齐心协力地为此目标作出贡献。
只有这样,“业之峰”特许经营体系才能增强实力,提高盈利,从而取得长远成功。
为了取得更高的成效,在经营业务的过程中,特许经营体系内的每一位成员都必须遵守“业之峰”所规定的营业程序、经营手法及市场策略;彻底了解特许人的远景与目标,同心协力,朝共同的利益努力。
作为“业之峰”特许经营体系中的一员并不容易,在运营的过程中,此“手册”与加盟商手册是非常珍贵的指导手册。
它包含许多有关业之峰总部的总体思想与管理方法,以及如何切实有效的进行相互间的配合的重要资料。
如果正确运用,将有助于展开全面管理工作,使日常业务能够顺利、畅快的进行,确保业务运作有效,职业道德及专业水准得以保持。
2.手册的使用
此手册为业之峰公司无形资产的一种,受知识产权法保护,特许经营体系各成员有责任和义务小心保管这份重要文件。
业之峰特许经营总部为了达致“业之峰”特许经营体系正常运作的要求,可将此手册当作“业务运作备忘录”。
经常查阅及了解所应遵守的规定,将有助提高管理成效。
在日常管理中碰倒难题,本手册也将提供珍贵意见供参考。
特许经营总部成员在任何情况之下,都不应向“业之峰”特许经营体系以外的人透露本手册的内容详情。
每一份总部手册都有列号,这可以让“业之峰特经营总部”认明归还手册的原借户。
我们也谨此提醒特许经营总部成员,在监督加盟商履行特许经营合同时,若要了解合同中个别条款所涉及的责任与义务,应参阅合同的有关规定。
3.手册的管理
本手册的内容受版权法和业之峰总部与所有加盟商签署的合同限制。
只有以下人士有权使用本手册:
♦特许经营权特许人--也就是业之峰公司。
♦业之峰特许经营总部成员。
♦其他经业之峰特许人认可的使用者。
♦除非经由特许人书面授权,其他人都不许翻阅本手册。
3.1知识产权保护
该手册是“业之峰”的独有资产,受版权法令的保护。
本手册版权与知识产权归“业之峰”所有。
根据版权法规定,任何人都不许抄袭或复印本手册内容,也不许以口头传达、录音或其他方式将内容转告他人。
只有在特定情况下,经“业之峰”的书面认可,才可向他人透露有关资料。
本手册必须在公司妥善保存。
在任何情况下,本手册都不许拿离“业之峰”特许经营总部。
若本手册失落、遭盗窃或破坏,应该立即向业之峰报告。
上述所有的资料属机密,并对其他类似生意的竞争者来说,具有商业价值。
因此,其知识产权应随时受到该特许经营网络成员的保护。
在特许经营的管理条例下,特许经营总部成员在面对第三者时,必须保护其知识产业使用权或未来知识产权。
若成为副特许人,在与第三者签署特许经营合同的时候,特许经营总部成员必须确保对方能保护特许人的知识产权。
3.2补充及修改程序
为了面对市场的剧烈竞争,“业之峰”将不断进行市场调查,改进企业策略,开发新产品,提高生产效率,所以要不断修订运作系统。
此手册也将因此
根据需要不断修订。
为使“业之峰”特许经营总部成员了解特许人最新政策,特许人将履行其义务,在必要时修订本手册。
“业之峰”也将定期检查手册,以确保整个特许经营体系所使用的手册内容保持一致。
1.目的:
为了达到业之峰之资讯正确获得,正确使用资讯。
2.适用范围:
公司全体员工。
3.名词解释:
无
4.作业流程:
资讯管理
传真书信制作流程
传真书信存档
传真书信制作准则
电脑的软体
网际网络管理
传真管理
电脑资讯管理
活用电脑
传真机的保管
5.作业内容:
5.1电脑资讯管理
5.1.1活用电脑
●OA高度化
OA化的代表,即是个人电脑及文书输入系统。
OA化已成为理所当然的。
现在大家用电脑处理文书已可运用自如了,何不有效的来使用它,使OA高度化。
●作业系统
近年来,微软发展的Windows是一种图形式界面的作业环境,Win95后的版本完全是一个以物件导向的操作方式,而鼠标则是不可或缺的周边设备,让使用者可以轻而易举来使用电脑。
现在大部分公司使用的版本为Win98,它使用起来更方便,可以更轻松的登录Internet及Web功能等等,
●磁碟片(软盘、光盘)的保管
磁碟片皆为磁矿,而且是极微弱的磁矿。
若留下伤痕则此部份将无法读写。
有了这样的特性,在磁碟片的保管上应注意
A.避免曲折
B.避免接近有磁性的东西
C.避免放置喇叭上
D.避免高温
E.避免阳光直射
F.避免压重物
G.避免多张重叠
H.在填写标示时,避免使用尖硬的笔
I.置于盒中保存,避免使用有磁性的盒子
J.若不希望资料被删除,可将防写口关上
5.1.2电脑的软体
●我们现阶段所使用软体包括:
A.文书处理软体(office);
B.财务专用软体;
C.室内设计软体(ACAD、3DMAX);
D.其它辅助软件。
●办公电脑的管理
办公电脑的各种业务也需要人员配合。
且情报作业在整个体系中占有举足轻重的角色,所以要将职责分得详细具体。
A.运用管理者——能把握办公系统之软硬体,在管理运转状况时一旦有问题则立即请专人处理。
B.基本档案管理——将所产生的情报,及相关的情报等判断何时输入或更新及检查结果。
C.活用档案专员——根据业务,整理从电脑中发送出来的档案再发送于档案使用者及帮助使用者做业务上的建议。
D.系统管理者——属于办公电脑运用管理之领导者,掌握整体运作系统,因应需要可申诉改变体制之人。
办公电脑作为企业资讯部门及行政部门之桥梁,因此需要有实力的人才。
5.1.3网际网络管理
●建设网站目的——A.提高企业生产力;B.提高间接销售的机会。
●企业网站发挥的几大功能
A.营销新工具;
B.客户服务;
C.教育训练;
D.企业形象与公关;
E.简报工具;
F.产品推广;
G.企业情报中心;
H.市调及客户分析。
●网站经营管理
A.用心经营网站;
B.开创出更多的客户;
C.及时发布公司新闻;
D.搜罗其他网站与我公司相关之信息;
E.随时与老客户联系,及时将公司新动态告知他们;
F.禁止破坏企业形象网页的发布;
G.统计每天点击网页人数;
H.调查点击者的目的;
I.搜集点击者意见和建议;
J.及时给留言者回复信息;
5.2传真管理
5.2.1公司传真机由专人管理,由专人负责文件之收、发工作。
●传真机管理人员须坚守岗位,认真负责,提高传真机使用效率。
●各单位收发传真文件时,须严格进行登记,传真管理人员每月将收发传真之记录汇总,上报管理组,以利检核各部门之使用频率,分摊费用。
●传真机之管理人员须保持机器周围环境之清洁,机身干净,每天上班前检查机器状况,传真纸、碳粉是否够用。
●传真机如发生故障,管理人员应立即通知相关单位进行维修,如传真机发生故障一小时以上而管理人员未通报,依情节轻重议处之。
●任何人员不得随意自行使用传真机,一经发现,严厉处罚。
●传真机只限于办公时使用,任何人不得利用传真机传、收私人信件、文件等,遇此情况传真机管理人员可严辞拒绝。
对不听从劝阻、强行使用或对管理人员打击报复者,严厉处罚之。
5.2.2发传真
●传真书信制作的准则:
无论是业务,一般书信,还是公司外书信都必须遵守以下的准则来制作:
一、文书制作上的注意事项:
A、书信内容必须明确,正确的述说;
B、内容必须简单且一目了然,尽量不用不明确或抽象话语;
C、内容以5W1H为基准,大纲以此组合来述说;
二、使用措辞的注意事项:
A、特殊及古老的措辞最好不要用;
B、赞美词在必要时才用;
C、专门用语,学术用语等原则上旨在正式文书中出现;
三、标题的使用方法:
标题大致有分类来做顺序,如以下的几号:
1,2,3
大分类
A,B,C中分类
a,b,c,小分类
分类编号的排列必须一目了然
●传真书信制作的流程:
一、传真书信的标准格式:
公司对外的传真书信一般应规范为统一格式,以求公司对外整体形象;(具体格式见附件一)
二、传真书信的标准用语:
公文书信写作时,需正确的,简单的使用;
A.职称:
区分
自己
对方
第三者
个人
团体
员工
文书
参考
访问
我个人
本公司
本职员
本函
所见
访问
女士/先生/
贵公司
先生
贵函
参考
拜访
先生女士
公司
先生
信函
意见参考
访问
B.称谓:
区分
自称
上对下
(或平行)
下对上
直接称谓用语
有隶属关系
本
贵
钧
无隶属关系
本
贵
大
对机关首长
本
贵
钧长
机关对职员
台端
C.应注意以下不适用今日公文书信用语:
“奉”,“准”,“据”,“查”等引述语尽量少用;
呈转语、经过语、以及判断或建议语一律取消不用;
三、传真书信的注意事项:
1.收件人地址:
公司对外业务文书的传递,需写明对方和自己公司的名称以免发生错误;
2.送件编号:
送件编号由总务部来管理,编号须记入在内容栏的旁边;
3.送件日期:
送件时必须清楚记入送件日期与送件部门或单位;
●传真书信使用后交由专门部门保管:
对外收发的传真,使用过后需交由专门的部门保管以备日后查阅使用;专门部门收到传真需登记(详见附件三)归类保管;
5.2.3收传真
●收信传阅:
收到传真后,应有传真机保管人员直接交到接受人手中;如是对全体人员发布的传真应由传真机保管人员,监督大家传阅并认签;
●归档整理:
传真信件收发使用过后,应将传真文件交到专门保管部门并由该部门编号归类整理存放,以备日后查阅使用;
●保存期限:
任何传真文件都应有固定的保管期限,重要文件的保管准则,会因为各部门的业务需求而保管期限不同。
所以一般文件资料会由各部门文员保管存放;
保管期限可分为永久、非永久(如10年,7年,3年,2年,1年);
各部门如确定保管期限之后,需报备管理部;
文件的保管期限的变更也须随时报备管理部;
6.附件:
6.1传真格式
6.2传真申请表
6.3传真保管登记单
附件一:
传真格式
传真
收件单位
电 话
收件人
传 真
发件公司
电 话
发件人
传 真
日 期
页 数
主旨
内
容
附件二:
传真申请表
传真申请表
部门
传真文件名称
编号
确认
核准:
审核:
制表:
附件二:
传真保管登记单
传真保管登记单
部门
文件名
编号
保管日期
保管期限
确认
核准:
审核:
制表:
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