档案工作流程.docx

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档案工作流程

档案工作流程

档案工作流程档案工作，有狭义解释和广义解释之分。

从狭义上说，档案工作是指管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项专门业务。

从广义上说，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往活动等。

（1）档案的收集。

是档案室和档案馆接收和征集档案的总称。

包括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移交档案的接收、对社会人士捐赠档案的接收、对分散在社会上的珍贵档案的征集。

档案收集的任务，是解决档案分散状况与保管、利用档案要求合理集中的矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。

（2）档案的整理。

是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作。

包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编制、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。

档案整理的任务，是解决档案零散状态与保管、利用档案要求系统化的矛盾，只有“化零散为系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。

（3）档案的鉴定。

指档案保存价值的鉴定，是鉴别档案价值的大小、确定档案保管期限、决定档案保存与销毁的一项工作。

档案鉴定的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，只有“化质杂为优质”，淘汰档案中的无用部分，存留其有用部分，才便于保管利用。

（4）档案的保管。

是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作。

包括档案保护技术工作和库房管理工作。

档案保管的任务，是解决档案的易损性与社会要求长远保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地增长档案原件的寿命，或者通过缩微复制保护档案信息，使之久传，才能保证社会长远利用。

（5）档案的编目。

又称档案检索。

是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。

包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录的编制。

编目工作的任务，是解决档案数量庞大、内容复杂和利用者对档案信息特定需求之间的矛盾。

各种档案目录可帮助利用者了解馆藏档案的内容和成分，检索到所需要的档案信息，也用于档案馆（室）的档案管理。

（6）档案的编研。

指档案馆（室）的编辑与研究工作。

包括编辑档案文献汇编、编写综合参考资料以及参加编史修志等。

其主要任务是：

按照一定的选题，将重要的档案编辑成为文献出版物，如档案史料汇编或丛编，重要文件汇编或政策法令汇编，以及科学技术资料汇编等；或者将档案信息浓缩化、系统化、编成大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要等，便于不同利用对象的利用。

（7）档案的提供利用。

亦称档案信息的输出。

是通过多种信息传输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。

它是档案工作为各项社会实践服务的直接体现，它把档案的作用由可能性变成现实性，通过它可以把档案工作搞活，把档案这种“死材料”变成“活材料”，在各项社会实践中发挥作用。

（8）档案的统计。

它以表格数字形式全面地反映档案、档案工作和档案事业状况。

包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况，以及档案机构、人员、经费、设备的登记和统计。

档案统计是取得反馈信息、对档案工作进行监督的重要手段之一，是档案部门了解情况、总结经验、进行决策、制订计划的依据。

档案整理工作流程纸质档案整理一：

将档案室的档案柜按部门、年份、大类、一级类目等规划出来一定的区域，档案柜上贴出标签，整理出来的档案放入划分好的区域。

二：

整理现有档案，部门顺序为人力资源部、工作联络部、企业发展部、审计监察部、董事会秘书处、公会党群、农业公司、科技公司、车队、财务、市场营销中心、工程经营发展部、机电物资部、各项目部。

三：

对档案进行重要性评估，有价值的档案确定其保管年限，进行收档。

无价值的档案由其原来的部门自行处理。

重要性评估根据《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》中的公司档案目录表来确定。

四：

将整理出来有价值的文件进行分类、编目，编目的标准详见《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》，分类方案见后文。

五：

收入档案盒（袋）中的文件需要有文件名称清单，此清单由各部门整理，由档案管理员核对。

无误后双方在清单上签字。

将电子清单存档，用于后期管理中查找纸质档案。

电子档案整理一：

同纸质档案一样，首先确定电子档案的重要性，确定其保存年限，以及使用的频率，根据其使用的频率确定其需要配套的载体，分磁盘，硬盘，光盘等。

使用频率高的使用硬盘存放。

与纸质档案配套的电子档案归档时使用光盘，并根据文件的大小确定存放光盘的内存大小，刻录之之后与纸质档案存放于一处。

其余单独的电子档案则单独保存，同样进行编号，以便后期查找。

档案管理流程：

步骤工作内容时限联系人完成标志备注一：

档案提交提交有关的所有该入档的材料，该提交的档案祥见档案管理办法及四个档案管理细则；档案形成后一周内各部门档案兼职员资料完整二：

资料审核检查资料是否完整，基本资料齐全；打印档案资料交接表，无误后双方签字；接收资料两天内各部门档案兼职员及档案管理员审核无误双方签字三：

制作电子档案将已提交的档案按要求制作电子档案；接收档案的两天内档案管理员电子档案制作完成四：

编写档案编号电子档案制作完成后，按规定对纸质档案进行编号存档；电子档案制作完成后一天内档案管理员归档完成五：

档案查询有关部门需要借阅人事档案时需要经领导同意，做好借阅记录，并根据情况确定借阅时间；档案管理员借阅档案重新归档六：

档案销毁相关部门根据公司档案管理办法提出销毁申请，按规定进行销毁；提出销毁意见两天内档案管理员及监督员档案销毁完成档案管理流程图如下：

文书档案管理流程图：

图1：

文书档案管理流程图生产技术档案管理流程图：

图2：

生产技术档案管理流程图人事档案管理流程图：

图3：

人事档案管理流程图财务会计档案管理流程图：

图4：

财务会计档案管理流程图确定档案的分类方案：

分类是档案整理工作中必不可少的基本步骤。

根据公司的实际情况，设置以下分类方案。

人力资源部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2016年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2015年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年企业发展部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年企业发展部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年审计监察部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年审计监察部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年董事会秘书处…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年董事会秘书处…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年董事会秘书处…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年董事会秘书处…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年公会党群…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年公会党群…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年农业公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年农业公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年科技公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年科技公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年车队…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年车队…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年财务部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年财务部…2016年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年财务部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年财务部…2015年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2016年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年市场营销中心…2015年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2016年……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工程经营发展部…2015年……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2016年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年各项目部…2015年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年以此年份类推档案兼职人员日常的工作1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据公司制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷3、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷4、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案档案销毁流程档案管理员提出申请——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理员及相关部门业务人员逐项照册登记——主管领导签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。