差旅费报销单据粘贴填写流程.docx
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差旅费报销单据粘贴填写流程
2017年差旅费报销单据粘贴填写流程
差旅费报销单据粘贴填写流程
为了更好的管理财务工作,配合各部门审批方便简洁化,提高工作效率,现拟定《报销单据粘贴填写流程》,请各部门仔细阅读并执行。
相关费用请在次月26号寄回公司审核(驻地的同事),请遵照以下正确填单样式填写报销单。
一、单据填写细则:
1、报销部门以及职别:
与工资条上的部门和职位相对应。
2、姓名:
与身份证上相同,请勿填写英文名或者职位名。
3、出差事由:
销售部出差按照实际业务开发填写,培训部出差按照实际促销或者日常销售填写。
4、出差起止日期:
按当月第一天出差日期计算到最后一天的累计天数。
5、出差日期:
与车票的日期相同。
6、起讫地点:
与车票的出发地到目的地相同。
7、天数:
出差天数,包含住宿天数。
8、车船费:
出差相同地方的长途车费累计。
9、市内交通费:
按照公司《出差制度》规定,每月交通费补贴必须拿取发票,无发票不允许报销。
10、住宿费:
出差有住宿的才按实际住宿天数填写费用,出差若无住宿的则无需填写费用,按《出差制度》规定住宿标准内实报实销。
①住宿费需提供付款凭证,如银联卡支付小票、支付宝、微信支付凭证,网上预订等截图,连同出差行程表上传人易网站;②如在小地方无住宿发票的,请事先在钉钉申请,走审批流程(人力审核考勤,财务审核真实情况),经核实后,可提供收据加盖公章以及等报销级别额度的其他区域增值税发票。
11、出差补助:
即出差误餐补贴,当天往返且符合早9:
00前出发晚16:
00后回程的按1天计算,出差且符合早9:
00后出发晚16:
00前回程的按照半天计算。
12、住宿节约补助:
公司是大家共同经营维护的,主张出差员工开源节流,切莫铺张浪费。
13、其他:
指的是话费补贴,按《出差制度》规定各部门职位人员的报销金额填写。
14、出差人:
务必出差人亲自填写,不可找人替代填写。
15、部门主管:
由地区经理先审核并在人易系统上部门审核去打√通过,再由大区经理签名复核,最后由部门总监审批。
16、审核:
行政部门根据当月出差考勤记录进行审核。
17、会计:
先由费用会计审核单据的合理性,包括发票号码是否连号,发票真假查验,发票章盖章清晰与否等等。
再由总账会计进一步审核无误后交给出纳审核出差是否有预支,做到收支金额准确无误。
18、负责人:
总经理审批。
备注:
费用发票必须与本人劳动合同对应的公司一致,如发现发票上公司名称错漏一律不予报销。
费用审核中如发现虚报费用的,则追究于报销人及其直属上级,各扣除双方绩效10分。
二、差旅报销单填写及黏贴样式:
1.汇总表及汇总费用单的填写方式:
首先把当月出差的明细填入“出差情况汇报表(附表)”,没有此表的可以到公司QQ群文件里面下载或找财务领取,如下图所示
填好上图所示的报表后,则要把报表里的费用总数汇总填写到“差旅费报销单“或者“费用报销单”,两者选其一即可,无需两个都填写,如下图所示
上图所示的“差旅费报销单”和“费用报销单”都只需填写汇总的金额即可,无需填写明细,明细以“出差情况汇报表(附表)”为准。
以上费用单填写完毕后,开始黏贴单据,
2.正确的住宿及餐费等发票的黏贴方式如下图所示:
住宿费总金额不可超过《出差制度》所规定的级别标准。
比如:
长沙住宿费标准160元/天,住宿天数为5天,则住宿费总金额为800元,住宿费发票若超过800元则个人承担,公司不给予报销。
住宿费粘贴在同一张上面,发票长度超过粘贴单的宽度则横向粘贴,住宿发票必须有清晰的发票专用章,如上图所示
先用一张白纸粘在最下面,白纸的大小不能超过费用单,超出部分需要裁剪掉,然后把发票黏贴在裁剪好的白纸上,因发票宽度超出了费用单,所以下面需要折起一部份,如果长度超出了费用单,也需要把超出部分往里面折一点,如宽度和长度都没有超出,则不用折起。
黏贴的时候,不用全部涂上胶水,只需在最左上角涂上一点,粘紧即可,如上图所示(如有两张发票以上,对齐贴好即可,不能粘成鱼鳞状)。
2.1住宿发票错误的粘贴样式,如图所示:
3、过路费、过桥费、火车票、交通车票、停车费等正确的黏贴方式(需黏贴鱼鳞状)如下图所示:
首先用一张白纸粘在最下面,白纸的大小不能超过费用单,超出部分需要裁剪掉,然后把发票黏贴在裁剪好的白纸上,因是小型定额发票,所以黏贴方法不能跟之前一样,全部对齐的粘在一起,需要贴成鱼鳞状,如果发票太多,一张白纸不能全部贴完,可以再重新用一张,以此类推至贴完为止,不用贴的太厚,如上图所示。
4、全部单据黏贴方式。
首先放在最上面的第一张是“差旅费报销单”或者“费用报销单”→“出差情况汇报表(附表)”、因报表的大小已超过费用单,所以需要把超出部分折起,折叠方式如下图所示:
如上图所示,折叠好之后就粘在费用单后面→最后把所有的发票黏在贴报表后面。
黏贴的时候记得旁边无需全部涂上胶水,只需在左上角涂上一点黏贴在一起即可。
三、报销单据填写注意事项:
1、金额合计小写使用人民币符号¥。
例如:
¥1847.00
2、金额合计大写使用人民币符号¥。
例如:
¥万壹仟捌佰肆拾柒元零角零分。
切记不要用
或一条横线代替零。
3、预支与补助:
出差前有预支的才填写预支的金额,无则所示划掉;补助是实际报销扣减预支的余额。
4、常用金额大写字及单位:
壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分、整。
如图所示:
四、人易报销系统填写:
1、登录人易账号,选择费用管理→费用明细列表→新建→填写详细的费用明细→保存→单据编号填写在报销单的右上角:
此差旅费报销单据粘贴填写流程2017年3月15日起执行,请严格遵照,多谢配合!
财务部
2017年3月14日
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