活动规范样本简版.docx
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活动规范样本简版
2014年策划管理中心
XX项目方案
主办单位:
承办单位:
策划人:
2014年7月2日
目录
一、手册说明…………………………………………………………………2
二、活动环节一:
信息沟通…………………………………………………2
三、活动环节二:
方案制定…………………………………………………4
四、活动环节三:
开会分工…………………………………………………6
五、活动环节四:
活动筹备…………………………………………………6
六、活动环节五:
全体排练…………………………………………………9
七、活动环节六:
现场执行…………………………………………………9
八、活动环节七:
会后跟进………………………………………………11
九、工作人员礼仪………………………………………………………13
一、手册说明
……特编写本活动执行手册。
本手册讨论对象为接待等项目,由于大型公开性活动工作较为复杂,涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜,因此,大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。
本手册将活动执行分为七个环节:
信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进,以供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的活动执行过程。
二、活动环节一:
信息沟通
信息沟通是活动执行中的第一环节,充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础,也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。
因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作。
活动信息沟通表
活动名称
活动时间
活动地点
举办单位
协办/联办单位
执行负责人
活动规模
活动目的
活动意义
主要领导
主要流程
接待标准
其它要求
三、活动环节二:
方案制定
活动方案是活动执行的指导性文件。
在活动信息沟通完成之后,执行负责人填写活动信息沟通表,自己或安排人员制定活动方案与活动执行方案(初稿)(重大活动需制定较为精细的方案,一般性活动只需制定简要方案),然后发给其它同事提出建议,根据修改建议形成活动执行方案(第二版),提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)。
其整体流程如下:
⏹一般性活动简要方案基本要素:
1、活动名称与目的;
2、活动时间与地点;
3、举办/联办/协办单位;
4、与会领导与规模;
5、简要流程。
⏹重大活动精细方案基本要素:
1、活动名称、背景、目的、意义与口号;
2、举办/承办/联办单位;
3、活动时间地点;
4、活动与会领导与规模;
5、活动详细流程;
6、赞助机构与合作媒体;
7、活动会务服务;
8、其它事项。
⏹活动执行方案的基本要素:
活动基本信息
活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等
执行团队分工
A、执行总负责人;
B、执行小组负责人;
C、具体组员名单。
前期筹备事宜
A、筹备事宜列项;
B、人员分工安排;
C、筹备日程安排。
现场执行事宜
A、现场布置说明;
B、现场活动流程;
C、现场任务列项。
D、人员分工安排;
活动后期工作
A、后期事项明细;
B、人员分工安排;
C、完成时限要求。
策划亮点说明
活动财务预算
活动应急方案
其它事项
大型公开活动同时需制定招商赞助方案。
四、活动环节三:
开会分工
活动方案确定后,执行负责人召集全体工作人员,举行活动工作安排会,详细介绍活动信息及其具体人员安排,同时了解全体人员时间和工作任务情况,听取反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工:
⏹工作安排会三个目的:
1、讲述活动各项情况;
2、明确人员分工安排;
3、听取反馈意见。
⏹工作安排会环节:
1、执行负责人主持会议,介绍活动基本情况;
2、执行负责人介绍人员分工安排;
3、工作人员重述自身职责与安排;
4、听取反馈意见并及时协调;
5、领导总结发言。
五、活动环节四:
活动筹备
在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹备环节,活动筹备是活动的真正执行环节,主要包括四项内容:
活动场所及用餐联系、活动联系通知、活动物资准备与活动现场布置。
1、活动场所及用餐联系:
确定活动时间后,按照领导要求和活动情况考察场地,确定活动场所和用餐事宜:
⏹活动场所:
根据活动定位和领导要求进行寻找,尽早联系并进行现场考察;
⏹用餐地点:
用餐地点的选择遵循就近原则,至少提前两天对用餐地点进行确定。
⏹场所要求:
✓环境舒适且档次适合;
✓活动场所和用餐地点停车方便;
✓活动地点与用餐地点相距较近,用餐方便。
2、活动联系通知:
在确定时间地点及活动方案后,开始对外联系,做好行车路线图、接待信息等活动通知工作,重要领导由专人负责通知与跟进。
根据活动和领导的不同,采取不同的联系通知方式:
⏹通知方式
✓普通活动:
由领导电话邀请或通知,工作人员短信和电子邮件跟进;
✓重要活动:
由领导电话邀请或通知,工作人员短信和电子邮件跟进,发送邀请函;
✓联系负责人:
⏹注意事项:
✓通知内容:
内容需包括活动名称、时间、地点和具体路线图,注意短信和邮件用语;
✓与会领导信息表:
列清领导名称、照片以及秘书与司机信息,记录领导到达和离开时间;
✓人员分工注意:
负责联系的人员需清楚具体行车路线图,同时与接待人员进行信息对接,最佳方式为联系人员负责所联络领导的接待工作。
3、相关物资材料准备:
活动相关物资材料包括以下六项:
基本物资采购、领导邀请材料、会议电子设备、会议电子材料、会议发放材料、会议礼品。
具体内容为:
会议物资项目
基本内容
负责人
基本物资采购
横幅、鲜花、桌牌、矿泉水、纸巾、记录纸、笔、背景版、易拉宝等
领导邀请材料
会议邀请函、活动介绍文件、拟邀领导名单
会议电子设备
笔记本、投影仪、幕布、麦克风、音响、相机、摄影机
会议电子材料
演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频
会议发放材料
嘉宾签到簿、XX简介册、会议介绍、会务其它资料
领导会议礼品
要求具有特色
4、现场提前布置:
在活动物资材料准备结束之后,提前开始布置活动现场,要求提前一天完成所有的活动现场布置,包括桌椅、茶杯、纸笔、桌牌、资料、易拉宝等的摆放。
其具体要求如下:
⏹活动大楼入口布置:
✓于门口两侧摆放活动易拉宝、指路方向牌,注意摆放位置明显;
✓负责人:
⏹活动电梯出口布置:
✓于电梯出口处摆放活动易拉宝、指路方向牌,工作人员于电梯口迎接;
✓负责人:
⏹活动现场桌椅布置:
✓根据领导人数和身份,提前一天制作桌牌,确定座次安排;
✓要求桌牌与桌椅摆放整齐,形成一条直线;
✓桌上摆放茶杯、湿纸巾、信签、笔、水果和鲜花;
✓现场分设主席台、嘉宾席、秘书席、工作人员席等,根据活动类型进行调整。
✓负责人:
⏹活动材料摆放:
✓根据不同活动类型,部分材料可直接放于桌椅上,置于桌椅的同一位置;
✓或将材料统一置于现场入口,注意摆放整齐,力求美观。
✓负责人:
⏹现场房屋管理:
✓提前做好查电工作,确保不断电;
✓关闭门铃和电话,确保活动进行时无干扰;
✓提前联系保洁,保证卫生间、垃圾筒均已清洁,卫生纸、洗手液充足;
✓整理书柜、垃圾桶、沙发、盆景、办公席等,做到整洁有序。
✓负责人:
⏹活动礼品摆放:
✓提前于合适位置摆放礼品,以便提前或活动结束时及时给予领导秘书或司机;
✓提前进行礼品归类,明确不同领导的礼品。
✓负责人:
六、活动环节五:
全体排练
针对重大公开活动,或其它有重要领导参加的活动,需提前对重要环节进行排练,以增加工作人员活动执行的熟练度,发现其中存在的问题。
需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节,其中重要仪式环节由于其中工作较多,需要多人的配合,通常需要进行多次排练。
⏹排练人员安排
✓排练总导演:
执行负责人
✓排练人员:
被排练环节的工作执行人员;
✓陪练人员:
其它环节工作人员,表演与会嘉宾;
✓问题纪录人员:
七、活动环节六:
现场执行
1、再次排查:
于活动正式开始前,执行负责人须结合排练情况,对现场工作进行全面排查,尤其排查涉及领导安排的重要环节。
排查工作包括现场布置、人员安排、物品摆放和电子设备、领导礼品五个方面:
✓人员分工:
工作人员重述自己的工作职责,确保所有人员全部到位;
✓物品摆放:
现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐;
✓房屋摆设:
房屋内部摆设是否美观、干净、整洁;
✓电子设备:
电子设备是否运行正常,所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位;
✓领导礼品:
检查礼品是否到位并摆放整齐,工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。
2、领导接待:
设立活动接待组,分设多个接待小组,每个小组由两人组成,由接待组组长负责小组间的协调,及时调配。
当领导到场时,小组其中一名接待人员负责引导至电梯、开电梯,一路指引领导到会场,另一名于接待处迎接其它领导。
重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。
⏹接待工作的通常流程:
✓联系领导或其部门领导,确认活动地址、交通路线图等信息,预先告诉迎接事宜;
✓领导即到时,接待小组须注意来往车辆,到迎接处准备好,车辆一到即主动上前迎接;
✓对于须由部门领导亲自迎接的领导,领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导;
✓一名接待人员引导领导至电梯并送上楼,由电梯口接待人员负责引导至活动现场;
✓活动礼仪引导领导入座休息,并马上安排茶水。
⏹注意事项:
✓接待人员与领导一一对接,确认交通、会议等信息,确保会议当天嘉宾顺利抵达会场;
✓当领导进入会场时,室内所有工作人员须起立、鼓掌,面露笑容,热情欢迎领导来访;
✓当全体领导落座之后,工作人员应停止来回走动,迅速轻声落座。
3、现场配合:
活动执行负责人根据活动执行方案,列明现场需要执行的工作,并进行工作人员细致安排,以配合现场活动流程中的所有工作。
具体内容包括:
✓流程控制:
指定工作人员配合主持人,做好活动时间控制、话筒传递、文件分发等工作;
✓会议记录:
指定工作人员做好会议记录工作,提前准备好录音笔和记事本等记录工具;
✓设备控制:
指定工作人员控制电脑、音响、话筒等电子设备,及时播放PPT、音频等;
✓会议礼仪:
指定工作人员每十五分钟为领导续茶水,提前准备好足够热水;
✓摄影摄像:
指定工作人员进行现场摄影和摄像,提前确定合适的摄影摄像角度,摄影点到为止,尽量不影响会议进行;
✓秩序维持:
当会议进行时,指定工作人员在入口处维持秩序,并负责接待临时访客。
⏹注意事项:
✓现场工作人员切忌随意走动,交头结耳,注意保持仪态端庄,面带微笑;
✓现场工作人员须明白自己站位,无安排的工作人员需及时入座,保证现场整体有序;
✓活动全过程中至少有一名工作人员在现场,时刻注意满足领导临时需求。
4、活动用餐:
✓提前安排好用餐座次,于餐桌上预先整齐摆放桌牌;
✓及时引导领导至用餐地点,直至每位领导就座完成;
✓在至用餐地点路上,需注意提包、拿衣服和活动材料,并确认是否有领导物品遗落;
✓用餐现场至少有一名工作人员,及时调配服务员,满足领导各项需求。
5、欢送领导及礼品发送
✓首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导,再欢送其它领导或企业家;
✓对于有司机或部门领导的领导,提前将礼品给领导司机或部门领导;
✓对于未带司机的参与领导,活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。
八、活动环节七:
会后跟进
会后跟进工作也是活动的重要环节。
于活动结束之后,XX工作人员需及时对活动进行跟进整理,展示XX高效的工作方式,有利于赢得领导对XX工作赞誉。
会后跟进强调时间的高效性,具体包括如下几个方面:
1、感谢短信发送
于活动结束后,XX需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。
时间要求:
活动当天晚上;
负责人员:
2、会议/活动纪要
于活动结束后,工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录,撰写会议/活动纪要,针对重要活动,需要形成活动记录,甚至形成会议/活动成果书籍。
时间要求:
会议/活动纪要须当天晚上完成;会议/活动记录须于活动结束后第二天完成。
负责部门:
3、活动新闻稿
活动结束的当天晚上,工作人员整理活动新闻稿,保证第二天及时进行新闻发布。
时间要求:
活动当天晚上。
负责部门:
4、活动照片发送
于活动结束后,工作人员需选择合适的活动合影照片,及时发送给与会的重要领导。
时间要求:
活动第二天。
负责部门:
5、音像资料整理
活动结束后XX及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,重要活动的视频和图片还须进行刻盘,连同其它活动成果资料、洗印照片等寄送给有关重要领导。
负责部门:
6、活动文件归档
在会后跟进的基本工作完成之后,对活动文件进行归档整理。
时间要求:
活动后一周;
负责部门:
九、工作人员礼仪
1、着装礼仪:
⏹男士着装礼仪:
✓男士须穿正装(深色套装、领带、皮鞋),佩戴工作证,于活动前检查衣着是否整齐;
✓西装:
站立时必须扣上扣子,最下一粒需解开;
✓衬衣:
衬衣须以纯色为主,熨烫平整,袖长要长出西装1-2个厘米;
✓领带:
与西服、衬衣颜色保持和谐;
✓袜子:
深色,最好没有花纹;
✓皮鞋:
深色,鞋面光亮,无灰尘;
✓领口袖口保持干净,忌西服袖口商标未除、忌鞋袜出错。
⏹女士着装礼仪:
✓女士宜穿正装(套装、丝袜、皮鞋),佩戴中工作证,于活动前检查衣着是否整齐;
✓上衣:
花色不宜太大或缭乱;不宜无袖、紧身;
✓西裙:
裙长不要过短,到膝盖为宜;
✓西裤:
不宜紧身,颜色不宜太艳;
✓丝袜:
颜色不宜太深太艳,不能有破洞,多备一条;
✓鞋子:
鞋面光亮,不宜穿拖鞋式凉鞋;
✓饰物:
不宜太多或太耀眼。
2、仪态仪容:
在整个活动过程中,工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务,注意自己的仪态仪容。
⏹工作仪容:
✓头发:
不油腻,无头皮屑,干净整齐;男士前发不覆额,后发不过领,侧发不俺耳,女士发不遮脸;
✓胡须:
每天剃干净,注意修剪鼻毛;
✓牙齿:
无异物,无异味;
✓指甲:
注意清洁,指甲不超过手指末端为最佳;
✓妆容:
检查有无眼屎;
✓女士适宜化淡妆,脱落的妆要及早补好,香水不要太浓;
✓男士适宜擦些护肤品,干燥时涂点无色护唇膏。
⏹工作仪态:
✓保持微笑,热情大方;
✓站姿:
抬头,目视前方,挺朡直腰,肩平、双臂自然下垂直、收腹、双腿并拢直立、脚尖分呈V字型;也可两脚分开,比肩略窄,将双手合起,放在腹前或腹后;
✓交谈时的视线:
先生——朝向鼻子,小组——朝向下巴,太太——朝向嘴角。
3、迎接礼仪:
✓迎接前,首先熟记嘉宾的相貌等信息,当嘉宾到来后,应主动迎向嘉宾,问候“XX部长,您辛苦了,欢迎您来到XX”;
✓嘉宾刚到大厅时,工作人员须提前按电梯;当引导嘉宾乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等嘉宾进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按“开”的钮,让嘉宾先走出电梯;
✓当行走在走廊时,接待人员在嘉宾二三步之前,配合步调,让嘉宾走在内侧;
✓当嘉宾走入客厅时,接待人员用手指示,并为嘉宾拉开椅子,请嘉宾坐下,看到嘉宾坐下后,才能行点头礼后离开。
4、现场礼仪:
✓全体工作人员应关闭手机或将手机调至震动;
✓无任务的人员在工作席入座,保持良好的坐姿和仪态,认真聆听领导发言,适时鼓掌;
✓禁止随意走动,禁止私下交头接耳。
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