改连锁总部新制度质量方针和目标管理制度改模板.docx
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改连锁总部新制度质量方针和目标管理制度改模板
改连锁总部新制度质量方针和目标管理制度改
无锡星洲百姓人家药店连锁有限公司
管理制度
文件名称:
质量体系内部审核管理制度
编号:
XZLSQM17-1-01
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
经过内审及时发现和纠正质量管理体系存在的问题,并持
续改进,保证质量管理体系有效运行.
2、范围:
适用于对公司质量管理体系覆盖的所有内容实施内部
评审。
3、规定:
3.1内审小组:
企业成立内审小组,组长为企业负责人,小组成员由
质量管理部、采购、销售、储运和人力资源等相关部门的人员组成。
质量负责人:
协助企业负责人对质量管理进行内审的组织;质量
管理部门具体实施内审工作,相关部门协助。
3.2内审时间
3.2.1每年一月份进行上年度内部评审;
322专项评审:
当公司质量管理要素发生重大变化时进行;
322.1公司组织机构、经营范围、库房等有重大变化;
3.2.2.2国家相关法规发生调整对公司质量体系要素产生重要影响
时。
3.3评审的具体内容
3.3.1组织机构及人员资质情况;
3.3.2岗位人员履职情况;
3.3.3质量管理体系文件;
3.3.4业务流程;
3.3.5设施设备管理情况。
3.4评审程序
3.4.1质量管理部门编制审评计划,经企业负责人或其委托质量负责人批准后实施;
内审计划包括:
A.内审时间、方案、范围;
B.内审标准;
C.内审小组成员分工。
3.4.2各职能部门负责提供本部门工作的相关资料;
3.4.3内审小组按照标准检查,将问题或缺陷如实记录;
3.4.4根据检查结果,确实不符合项,提出相应的整改意见和时限交相关责任部门整改;
3.4.5质管部根据要求和时限,监督整改落实和完成情况;
3.4.6内审小组形成评审报告,内审组长审批;
3.4.7根据内审结果,提出下一年度质量管理工作计划。
文件名称:
质量否决管理制度
编号:
XZLSQM17-1-02
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
确保质量管理人员有效行使质量否决权.
2、范围:
为经营药品的质量和经营行为的合法性。
3、内容:
3.1质量管理部门为质量否决权力部门,独立行使质量否决权,质量负责人为质量否决的裁决人。
3.2否决的内容:
3.2.1公司质量否决的内容
3.2.1.1未对购、销单位及其购、销人员的合法资格和购、销药品的合法性进行审核或审核不合格的;
3.2.1.2超出本公司经营范围或购、销单位的生产、经营或诊疗范围的;
3.2.1.3未经验收或验收不合格的药品;
3.2.1.4已售出药品存在质量问题的;
3.2.1.5撤销批准文号和各级药监部门公告不合格的药品;
3.2.1.6公司及外来质量文件不规范、不及时、管理无序的;
3.2.1.7设施设备与经营范围、经营规格不适应的;
3.2.1.8组织机构、质量管理人员配备不符合法规要求的;
3.2.2对门店存在下列情况之一的行为予以否决:
3.2.2.1未执行江苏省药品零售连锁企业”八统一”的要求;
3.2.2.2超出门店的经营范围或经营方式的;
3.2.2.3出租或转让柜台;
3.2.2.4销售特殊管理的药品、终止妊娠药品、蛋白同化制剂、肽类激素(胰岛素除外)、药品类易制毒化学品、疫苗、氯胺酮制剂、盐酸克伦特罗、以及法律法规规定的其它不得经营的药品。
3.2.2.5国家有专门管理要求的药品未按规定要求销售;
3.2.2.6药监有关部门通知召回和公司要求追回的
3.2.2.7发生质量事故、药品不良反应等情况不如实及时上报药品质量报损未经质量管理部门审核的;
3.2.2.8各种台账记录不完整、不规范、不准确、管理无序的;
3.2.2.9各种质量报表报送不及时,不按要求报送的;
3.2.3对购进入店的药品存在下列情行之一的,予以否决:
3.2.3.1未经质量验收或质量验收不合格的;
3.2.3.2陈列药品质量发生变化、已失效还继续陈列未质量报损的
3.2.3.3售出药品存在质量问题的;
3.2.3.4销售药品未按规定上传或打印销售发票;
3.3质量否决的方法
3.3.1当日常质量管理工作中和专项质量检查中发现上述规定时由发生部门负责人或检查人填写”实施质量否决记录”报质量管理部门审核确认备案。
3.3.2经过计算机信息系统锁定的方式发出停止购销指令。
3.3.3拒收来货;召回或追回问题药品。
3.3.4提出相关部门终止与问题单位的业务往来;
3.4质量否决的执行
3.4.1企业各级领导和员工要支持质量管理部门行使质量否决权;
3.4.2质量管理部门将质量否决情况与各部门质量奖惩挂钩;经总经理室审批后在季度质量管理制度考核奖惩中兑现。
3.4.3如有质量否决不当,相关部门可提供申诉依据,由质量负责人裁定。
文件名称:
质量管理文件管理制度
编号:
XZLSQM17-1-03
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
建立质量管理体系文件的管理制度,规范企业质量管理文
件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、修改、销毁等环节的管理。
2、范围:
适用于本公司各类质量相关文件的管理。
3、内容:
3.1职责权限:
3.1.1企业负责人批准质量管理体系相关文件的执行;
3.1.2质量负责人负责决定质量管理文件的构架,并予审核;
3.1.3质量管理部门负责人相关文件的起草、修订、汇总、评审;
3.1.4各部门负责起草、修订与本部门相关的文件;
3.2质量管理文件分类:
含质量管理制度、岗位职责、操作规
程、记录和凭证、外来相关文件等。
321文件的格式(限于质量管理制度、岗位职责和操作规程)
质量管理制度文头
文件名称:
编号:
制订部门:
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
审阅日期:
批准日期:
1、目的:
2、范围:
3、规定:
操作规程文头:
文件名称:
编号:
制订部门:
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
审阅日期:
批准日期:
1、目的:
2、适用范围:
3、职责:
4、程序:
5•流程图
部门及岗位职责格式:
文件名称:
编号:
制订部门:
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
审阅日期:
批准日期:
1、目的:
2、范围:
3、规定:
3.2.2编码结构:
质量管理制度:
公司XZLSQM年号-1-序号门店:
XZLSQM年号
-2-序号
XZLSQP年号-2-序号
XZLSQD年号-2-序号
XZLSQR年号-2-序号
操作规程:
XZLSQP年号-1-序号
岗位职责:
XZLSQD年号-1-序号
质量记录:
XZLSQR年号-1-序号
3.3文件的编制明确进度安排;
3.3.1质量管理部门提出编制计划、
编制目录、商定起草部门、
3.3.2各主要使用部门起草与本部门相关的文件补校,交质量管理部门汇总、修订;
3.3.3质量负责人审核定稿后企业负责人批准执行;
3.3.4文件的起草、审核、批准均有相关人员签注姓名和日期。
3.4文件的印制、发放
3.4.1质量管理部门确定文件的发放范围,使用部门提出数量,行政管理部门统一印制,任何人不得擅自复印;
3.4.2行政管理部门负责文件的发放,建立发放记录,内容有:
文件名称、编号、发行号、数量、发放部门、签收人员和日期等。
3.5文件的执行和监督检查
3.5.1文件颁发后,行政管理部门应会同质量管理部门组织相关部门和岗位进行培训;
3.5.2质量管理部门应组织检查文件的版本、文件的执行情况及其结果、各项记录是否及时、准确、规范;
3.5.3检查工作场所中是否尚有已作废的文件;
3.6文件的修订
3.6.1在国家相关法律法规及企业机构或经营模式等发生重大变化时,应对相关文件进行修订;
3.6.2文件的修订程序,批准执行,发放等过程视同新文件的颁发。
3.7文件的撤销:
当文件过时,废除或内容错误应立即撤销并作好相关记录。
3.8文件的管理与归档
3.8.1行政管理部门负责文件的发放、印制和回收、销毁;
3.8.2质量管理部门负责文件的登记、存档和监督销毁;对外来文件的收集、保管、传阅保管负责;
3.8.3各相关部门对本部门有关的文件应指定专人保存、存档
3
无锡星洲百姓人家药店连锁有限公司
制度
文件名称:
质量信息管理制度
编号:
XZLSQM17-1-04
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
及时了解国家最新的法律法规及政策,沟通公司质量管理各环节相关情况,确保质量信息传递顺畅,保证经营过程中的药品质量.
2、范围:
适用于质量信息的收集、分类、报告及处理的管理。
3、内容:
3.1质量信息收集的职责:
质量管理部的负责信息的收集、汇总、
分析、传递、处理、存档;各相关部门负责本部门相关的质量信息的收集、传递、反馈。
3.2质量信息的类别
3.2.1国家新颁发的药品管理法律、法规、规章及药品的标准和
其它技术性文件;
3.2.2相关管理部门发布的质量公告及管理规定;
3.2.3供货商的质量保证能力及供应药品的质量情况;
3.2.4竞争对手及同行的质量措施和效益等情况
3.2.5本企业经营环节中收集、反馈的药品质量、工作质量、服务质量方面的信息;
3.2.6用户访问、质量查询及投诉和质量事故中信息。
3.3质量信息的收集
3.3.1政策方面的信息由质量管理部门经过文件、通知、报刊、媒体及网络收集;
3.3.2企业内部信息由各相关部门经过报表、会议、传递单、讲话记录等方式收集;
3.3.3企业外部信息由有关部门经过调查访问、分析预测和用户访问等形式收集。
3.4质量信息的传递和反馈
3.4.1建立以质量管理部门为中心、全体员工为信息员的网络,质量管理部门对信息进行评估、处理并反馈到相关部门;
3.4.2信息经评估后分级管理:
一级信息:
对企业影响大,由企业领导在24小时内决定,相关部门的执行;
二级信息:
因涉及到多个部门,由质量管理部门协调、处理、传递、反馈;
三级信息:
由本部门内部决定处理并向质量管理部门反馈。
3.5质量信息的处理
3.5.1质量管理部门对各类信息进行收集、分析、传递、保存,
及企业经营管理服务
3.5.2质量管理部门每季度分析、归类各类信息报企业负责人审
阅;
3.5.3对经营过程中反馈的有关信息,必要时由质量管理部门向供货单位进行查询,并做好记录存档。
文件名称:
委托配送管理制度
编号:
XZLSQM17-1-05
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
规范被委托公司药品出库配送运输管理工作,杜绝不合
格药品流出,确保药品”安全、准确、及时、经济”送达门店。
2、范围:
适用于药品委托配送过程质量控制。
3、内容:
3.1公司委托无锡星洲医药有限公司(以下简称星洲公司)配送符合本公司经营范围的商品,星洲公司应有符合《药品经营质量管理规范》规定的配送中心和仓储设施、配备必要的运输设施、设备,以确保配送药品的质量。
3.2星洲公司应有满足本公司经营所需药品的能力,及时供货。
3.3各门店的”请货计划”,经连锁总部质量部审核经过后,自动生成采购记录,由星洲公司配送中心开票。
3.4配送门店的拼箱药品,配送、发货应使用统一的配送周转箱明确标明收货门店的名称。
3.5药品应按发货清单核对无误后,由复核人员进行装箱、固定加封,存放于门店药品专属配送区。
3.6星洲公司复核人员将”配送单(销售清单)”、”客户送货回单”和发运药品与发运人员办理交接手续。
发运人员对所运药品及发运地点要仔细核对无误后方能放行,并做好发货记录。
3.7星洲公司发运人员在搬运、装卸药品时,要做到轻搬轻放。
要根据外包装图示要求,并采取相应的防护措施,防止破碎、破损。
4、外审
4.1连锁总部质量部每年组织一次对受托配送单位的外审。
4.2外审内容包括:
受托配送单位的资质材料、所供产品的合法性和质量、配送能力和质量信誉、服务质量、药监部门监督公告情况、该单位质量保证体系、该单位质量信誉能力。
4.3受托配送单位外审的审查方案由质量部起草,由公司质量负责人审核签字经过,公司企业负责人签字批准。
4.4质量部按外审方案组织对受托配送单位实施外审,按方案做好外审记录,由质量部负责汇总形成外审报告。
4.5受托配送单位外审报告经质量部共同商讨确定后,由公司质量负责人审核经过签字,公司企业负责人签字批准,确认是否符合受托配送资格。
4.6公司确定受托配送单位后,公司质量部负责与受托配送单位按规定起草商品委托配送协议,内容必须包含:
(1)明确双方的权利义务;
(2)明确双方质量责任;
(3)受托配送单位应当按照国家规定开具发票;
(4)药品质量符合药品标准等有关要求;
(5)药品运输的质量保证及责任;
(6)质量保证协议的有效期限。
5.质量保证协议应对质量责任做出详细规定,明确协议的有效期,并加盖双方具有法律效力的印章、签署签约日期。
6.质量保证协议有效期不得超过受托配送单位的《药品经营许可证》的有效期。
7•质量保证协议应经双方法定代表人签字或盖章,并签署签约日期。
文件名称:
药品运输管理制度
编号:
XZLSQM17-1-06
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
保证在途运输药品质量,确保药品运输安全.
2、范围:
适用于星洲公司药品运输过程的管理.
3、内容
3.1待发药品经复核装箱后集中于待运区,运输配送管理人员将”发货清单”、待运药品、”客户送货回单”与具体送货运输人员办理交接手续,作好运输记录。
3.2运输人员要严格执行运输操作规程,采取适应措施,保证运输
过程中药品质量与安全。
3.2.1运输人员在装卸、搬运药品时,按照外包装的图示要求堆放要轻搬轻放防止破损,装好车后关闭好车箱门,必要时要加锁。
3.2.2装车前要选用符合规定的车辆,运输过程中保持车箱密闭。
3.2.3运输途中遇车辆或设备故障、异常天气及交通阻塞等,要启动”企业运输应急预案”。
3.2.4货送达后,运输人员应在门店接货人员办理交接手续,接收人员在”送货回单”上签字后,由运输人员带回交公司配送运输管理人员。
3.3委托运输药品时,应对承运方的质量保证能力进行审计,并索取承运方及其运输车辆的相关资质材料存档,并与其签订运输协议,明确双方的责任等。
3.4国家有专门管理要求的药品的运输按”国家有专门管理要求的药品管理制度”执行。
3.5星洲公司在药品运输过程中,应针对运输药品的包装条件及道路状况,采用封闭箱式货车,防止药品的破损和混淆,确保药品运输安全。
3.6对有阴凉要求的药品应采用相应的运输设备和运输措施,应用厢式空调货车或保温箱运输。
3.7货送达后,发运人员在”客户送货回单”上签字与要货门店验收员办理药品交接手续,负责将”客户送货回单”回执带回。
3.8门店验收员应仔细检查配送药品,按配送凭证上的品名、规格、批号、数量等逐一清点,验收合格的在配送清单上签上日期、姓名,盖上或签上”质量符合规定”。
3.9配送凭证按月装订成册,作为验收记录存档,保存至药品有效期一年,不少于5年。
3.10配送国家有专门管理要求的药品按公司”国家有专门管理要求的药品管理制度”进行。
制度
文件名称:
药品退货管理制度
编号:
XZLSQM17-1-07
制订部门门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
规范售后退回药品和购进退出药品的管理工作,防止混入假冒药品.
2、范围:
适用于星洲公司购进退出和连锁门店销后退回管理.
3、内容:
3.1门店要求退回药品,填写”退货药品审批表”,经总部质量部确认后,办理退货手续。
3.2退货药品验收:
各门店按审批同意的”退货药品审批表”,将
药品退回仓库,配送中心验收员凭审核经过的”退货药品审批表”收货验收。
3.3配送中心验收员凭”退货药品审批表”详细核对退回药品实物,确认无误后放置在相应的退货区。
3.4退货药品验收员按法定标准规定验收。
在计算机信息系统中做好退货药品验收记录,并详细记载退货门店、品名、批号、规
格、数量、有效期、退货原因、质量情况等。
3.5验收员对销售后退回药品按规定逐批抽样检查验收,验收合格的放入合格品库(区),验收不合格的放入不合格品库(区),验收员不能确定的,报星洲公司质量部确认,作好验收记录。
3.6购进退出药品的退货规定
3.6.1购进药品在验收、贮存、养护等过程中发现质量有疑问的药品,经星洲公司质量管理部门确认后,问题药品由星洲公司采购部门及时退回供货方。
3.6.2供货方主动要求退回的药品,由配送中心及时将其移入退货区,星洲公司采购部门办理退货手续,尽快退回供货方。
3.7凡是连锁公司销售的药品,符合药品质量保证协议条款要求的退货药品,并经星洲公司采购部门审核同意能够办理退货。
3.8由星洲公司召回的药品,星洲公司采购部门应开具”药品退货通知”经星洲公司质量管理部门审核后,由连锁公司质量部在门店计算机信息系统中发布退货通知,并督促门店在5日内办理退货手续。
3.8配送中心开票人员根据验收人员的退货验收记录,开具红字配送凭证(销售清单),交公司和公司财务人员及门店留存冲票。
文件名称:
国家有专门管理要求的药品管理制度
编号:
XZLSQM17-1-08
制订部门
门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
为加强国家有专门管理要求的药品的管理,有效地控制该类药品的购、存、销行为,防止从药用渠道流失和滥用,确保依法经营。
2、范围:
适用于国家有专门管理要求的药品经营环节的管理
3、内容:
3.1权限:
星洲公司采购部门、连锁门店分别负责国家有专门管理要求的药品采购和销售;配送中心负责收货、储存、养护、出库复核及运输管理;质量部负责验收、质量确认和相关信息上报等。
3.2本公司规定的国家有专门管理要求的药品包括药品类易制毒化学品,含特殊药品复方制剂包括含麻黄碱类复方制剂、复方地芬诺
酯片和复方甘草片,瘦肉精类药品等。
3.3公司质量管理部门根据《兴奋剂目录》,对基础数据中品种按目录分类进行动态维护。
3.4采购:
必须从具有生产或经营此类药品资质的企业购进,并索取供货单位及其销售人员和购进药品的有效证件,采购此类药品禁止现金交易。
3.5收货、验收:
国家有专门管理要求的药品到货时应立即接货检查,符合收货要求的及时收货到相应库(区),并通知验收人员验收验收时逐批检查到最小包装,做好验收记录。
3.6储存:
国家有专门管理要求的药品尽量相对集中储存。
3.7销售:
3.7.1星洲公司销售此类药品必须首先审核购货方及其采购人员的有效资质证件,明确其经营范围,确认无误后方可销售。
3.7.2销售此类药品不得用现金结算。
3.7.3从供货单位购进复方甘草片和复方地芬诺脂片,要跟踪其药品货到库的情况;
3.8运输:
运输国家有专门管理要求的药品的相关人员应经过专门的法规、药品知识和安全知识培训,经考核合格上岗,其运输车辆有人押送;送达后与门店收货人员办理交接手续,并在送货回单上签字确认。
3.9不合格品的处理:
按”不合格药品管理制度”执行。
3.10销售异动的报告:
连锁公司在软件中根据每个门店近年购进国家有专门管理要求的药品的数量,对比同期购进数量、设定超量报警等方法进行有效监控,一旦发现超量购买等异动情况,坚持限量销售并查明原因及时向当地药品监管部门报告。
3.11建立购、销审查确认制度。
3.11.1星洲公司购进国家有专门管理要求的药品必须经供货方确认后方可入库销售,销售此类药品必须经门店验收确认,相关人员在随货同行单上签字盖章后返回公司。
3.11.2购销此类药品不得进行现金交易。
3.12建立药品流弊责任追究制度:
企业对相关员工、部门加强教育管理,对不认真执行上述规定,造成严重后果的人员,追究相关责任。
文件名称:
中药饮片的购进和销售管理制度
编号:
XZLSQM17-1-09
制订部门
门
:
质量管理部
起草人:
审阅人:
批准人:
版本号:
起草日期:
17.1.8
审阅日期:
17.2.10
批准日期:
17.3.7
1、目的:
加强中药饮片采购和销售质量管理,严禁销售假药、劣
药和质量不合格药品
2、范围:
适用星洲公司中药饮片的购进、销售及连锁门店销售的管理。
3、内容:
3.1中药饮片管理购进和销售的权限:
星洲公司负责中药饮片的购进和销售管理,质量管理部门负责购进和销售过程中的质量管理,连锁
公司负责门店经营过程中的管理。
3.2购进管理
3.2.1星洲公司采购和质量管理部门对供货方及其销售人员的法定资格、履行能力、质量信誉等进行调查和评价,建立合格供货方档
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