Microsoft Access讲义.docx
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Microsoft Access讲义.docx
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MicrosoftAccess讲义
数据库管理-Access2003讲义
课程学习要求:
1、理解消化课堂内容,认真做好笔记
2、课后勤动手,熟悉Access2003数据库管理系统操作应用
3、答疑:
信息中心办公室或E-Mail:
xh@
数据库概论
一、数据:
通常指符号记录下来的,可识别的信息(如桌子的信息可用一组数据来表示:
矩形、木制、IM),这些符号已被人们赋予了特定语义,他们也就具有了传递信息的功能。
二、数据库相关概念:
●数据库(Database):
统一管理相关数据的集合,数据间关系密切。
如:
“通讯录”就是一个简单的数据库,每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的信息。
数据库管理系统(DatabaseManagementSystem):
位于用户和操作系统之间的数据管理软件,为用户提供管理数据库的方法,包括数据库的建立、查询、更新以及各种数据控制。
人们将越来越多的资料存储到计算机中,并通过一些编制好的程序对这些资料进行管理,这些程序后来就被称为“数据库管理系统”,可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据。
●关系:
实体间的联系。
通过二维表来表现。
●关系型数据库:
一组相关二维表的集合。
●字段:
用来描述数据的某类特性,二维表中的列称为字段。
●记录:
由若干字段组成,反映了某一事件的全部信息,二维表中的行就成为记录,是数据库操作的独立单位。
●主关键字(key):
能唯一标识表中每一条记录的字段或字段集(如:
学生的学号)。
三、Access2000
1、Access是什么?
●Access是MicrosoftOffice套装软件中专用于信息管理的。
●使用Access可以很轻松地组织和管理数据,方便地查询和共享信息。
●它是一个关系型数据库管理系统。
●类似的数据库管理系统还有:
FoxPro、Oracle、MicrosoftSQLServer、MySQL。
2、Access能做什么?
●数据组织
●使用查询
●生成窗体
●报表输出
●数据共享
●支持超链接
●建立应用系统
3、Access操作涉及的7种对象
●表对象
●查询对象
●窗体对象
●报表对象
●页对象
●宏对象
●模块对象
4、Access2000的启动和退出
启动:
“开始”菜单一程序一MicrosoftAccess2000
退出:
“文件”菜单一退出窗口右上角“关闭”按钮[Alt]十[F4]组合键
5、Access2000操作环境
Access2000程序窗口包括:
主窗口、数据库窗口。
Ø主窗口:
标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏等。
Ø数据库窗口:
窗口菜单、数据库对象选项卡、已有对象列表。
选择不同对象,窗口菜单和已有对象列表也会不同。
6、MicrosoftAccess帮助
●“帮助”菜单->MicrosoftAccess帮助
●在目录中查找自己需要的内容
●在索引中搜索关键字
●MicrosoftAccess帮助是学习Access的好帮手。
创建和使用数据库
一、创建数据库:
生成.mdb文件
步骤:
1、分析建立数据库的目的
2、确定数据库中的表
3、确定表中的字段
4、确定主关键字
5、确定表之间的关系
6、优化设计
7、输入数据并新建其他数据库对象
途径:
1、创建一个空数据库,再添加表、窗体、报表及其它对象。
(常用)
2、使用数据库向导,为数据库选择所需要的表、窗体、报表等。
二、创建表
创建表的步骤:
l、建立表结构(字段)
2、输入数据(记录)
3、建立表与表之间的关系
创建表时的两种视图:
l、设计视图
2、数据表视图
3、两种视图间的切换:
Ø数据表视图状态下在标题栏点击右键,右键菜单中选择“表设计”;
Ø设计视图状态下在标题栏点击右键,右键菜单中选择“数据表视图”。
创建表的途径:
1、使用数据库向导创建表:
●这是最简单的方法,用户所做的工作就是选择。
●缺点是,如果用户想要的数据库不是系统提供的10种之~,这种方法就无法满足用户的需求
2、使用表向导创建表:
●可以通过选择字段来创建相应的二维表,创建方便
●缺点是:
选择范围有限,仅能在系统所提供的字段中选择,用户无法根据需求灵活的创建需要的字段3、使用设计器创建表:
3、创建表最常用的方法
●指定表中所需的字段名称、数据类型以及字段属性等来创建表
●创建表时赋予表更多的信息,满足用户的各种需要。
4、输入数据创建表:
●在一个包含10个没有任何含义字段的空表中根据需要来更改字段名称
●可在空表中直接输入数据
●缺点:
各字段的数据类型有系统根据输入的值自动设定,如需要,仍需在表
设计器中修改。
5、使用已有数据创建表
对于由其它软件产生的表格,我们可以把它导入到Access数据库中,而不必重新在Access中建立表。
所谓导入就是将符合Access2000输入/输出协议的任何类型表格引入到Access2000的数据库表格中。
(可以引入Excel、FoxPro等程序的表格)
6、链接表
使用链接表功能可以在当前数据库中创建链接到数据源的快捷方式,从而链接外部数据源中的数据。
当修改链接表数据,外部数据源可以看到修改的结果;当修改外部数据源数据,同样可以改变链接表数据。
注:
字段类型见P29
掩码表达式及字符见P33
操作:
建立表(设计视图方式)
I.在“数据库”窗口中,选择“表”对象,然后单击“新建”。
II.在对话框中选择“设计视图”并按“确定”(也可以通过双击“表对象”中“使用设计器创建表”选项打开“设计”视图)。
III.单击“设计”视图上半部分的第一行“字段名称”列,并输入字段名。
IV.单击第二行及以后各行的相应列,重复以上操作。
V.单击某字段的字段选定器,然后单击工具栏的“主关键字”按钮,定义主关键字。
VI.单击“保存”(或“另存为”),在对话框中输入表名称,然后单击“确定”。
操作:
建立表(使用已有数据创建):
把其他软件产生的表格导入Access中
I.在“数据库”窗口中,选择“表”对象;
II.主窗口菜单一文件一获取外部数据一导入(或直接在数据库窗口表对象列表右键菜单中选择“导入”);
III.选择所要的数据库文件(.mdb或.xls等);
IV.选择数据库中需要导入的表格一确定;
V.也可以进行导出操作:
数据表右键菜单中选择导出一指定文件格式到指定位置即可。
操作:
建立表(链接表):
可直接链接到外部数据源
I.在“数据库”窗口中,选择“表”对象;
II.主窗口菜单一文件一获取外部数据一链接表(或直接在数据库窗口表对象列表右键菜单中选择“链接表”);
III.“链接数据表向导”中依照提示选择需要链接的数据表;
IV.可根据需要更改相关字段名称;
V.可根据提示插入主关键字;
VI.确定。
三、建立表间关系
表间关系:
●一对一关系:
在数据库中很少使用,主要用来存储两种不同的、独立的信息.存在一对一关系的两个表中,记录应是一一对应的.如表A中的记录至多对应表B的一个记录,表B的一个记录也至多对应表A的一个记录,大多数情况下两个表是可以合并成一个表的。
这种关系主要应用在某些之需要表中记录的一小部分信息的情况。
●一对多关系:
最常用的关系类型,A表中的一条记录可与B表中的多条记录相对应,B表中的一条记录至多仅能与A表中的一条记录相对应。
●多对多关系:
A表中的一条记录与B表中的多条记录相对应,B表中的一条记录与A表中的多条记录相对应。
多对多关系数据库是不能直接存储的,必须需要一个中间媒介表把一个多对多关系分解成两个一对多的问题。
参照完整性:
参照完整性就是在定义表之间的关系时,为维持表之间定义的关系而必须遵循的规则。
●当主表中的关键字没有某个值时,就不能在相关表外关键字中输入该值;
●如果主表中的某个记录在相关表中有匹配记录,则不能删除主表中的该记录;
●如果主表中的某个记录在相关表中有匹配记录,则不能修改主表中该记录的主键值。
定义表间关系:
●主窗口菜单“工具”一“关系”(或数据库窗口右键菜单“关系”);
●关系窗口右键菜单“显示表”一选择需要建立关系的表一“添加”;
●从相关表中按住鼠标左键拖动要建立关系的字段到主表相应字段上,释放鼠标。
●此时屏幕出现“编辑关系”对话框。
●在对话框中选择相应选项,并单击“创建”按钮。
●关闭“编辑关系”对话框后,在“关系”窗口中可以看到所建立的关系。
编辑表间关系:
●打开关系窗口;
●双击关系连线,可以更改关系;
●单击关系连线,按Del键,可以删除关系。
●也可以在关系连线右键菜单中选择需要的操作。
四、表的维护
l、打开表
●在数据表视图中打开表:
“表”一双击某表
●在设计视图中打开表:
“表”一选择某表一“设计”
2、关闭表
3、重命名表:
“表”一选择某表一“编辑”一“重命名”一输入新表名一“确定”
4、删除表:
“表”一选择某表一“编辑”一“删除”一“是”
5、修改表结构(打开表的设计视图)
I.插入字段:
光标定位在插入行上一“插入”一“行”一输入字段名称一“保存”
II.修改字段:
定光标一直接修改一“保存”
III.删除字段:
定光标一“编辑”一“删除行”一“是”一“保存”
IV.移动字段:
鼠标放到字段选择器上,鼠标呈右粗箭头状一移到某字段一单击字段选择器一在字段选择器上上下拖动鼠标一至适当位置释放鼠标
V.复制字段
VI.修改主键
6、编辑表中数据
I.记录的定位
II.添加记录
III.删除记录
IV.修改记录
V.复制与移动数据
7、调整显示格式
I.改变表的网格线样式和背景颜色:
“格式”一“数据表”一设置一“确定”
II.改变表中数据的字体等:
“格式”一“字体”一设置一“确定”
III.调整行高和列宽
●调整行高:
“格式”一“行高”一输入行高值一“确定”
●调整列宽:
“格式”一“列宽”一输入列宽值一“确定”
IV.隐藏列和显示列
●隐藏列:
“格式“一“隐藏列”
●显示列:
“格式”一“取消隐藏列”一选中一“关闭”
V.冻结列和解冻列
●冻结列(被冻结的列被显示在最左边):
“格式”一“冻结列”
●解冻列:
“格式”一“取消对所有列的冻结”
查询
查询对象是一种处理和分析数据的工具,它能够把来自一个或多个表中的数据抽取出来,经加工处理后,供用户查看、更改和分析使用。
查询与表对象可以共同作为Access数据库其他对象如窗体、报表及数据访问页对象的记录源。
Access查询对象有3种视图方式:
设计视图、数据表视图和SQL视图。
Access查询分为选择查询、交叉表查询、参数查询、操作查询(生成表、删除、追加、更新查询)。
一、创建选择查询:
选择查询:
最常见的查询类型。
它可以从一个或多个表中获取数据,可以根据所需要的排列次序显示数据,还可以对记录进行分组,并对记录的值进行总计、计数、求平均以及其他类型的总计运算。
可以使用查询向导和设计视图两种方式来创建查询。
●使用向导创建:
选择“查询”对象一双击“使用向导创建查询”一选择表一选择字段→“>”→“下一步”→“下一步”→输入查询标题→“完成”
●使用设计视图创建:
选择“查询”对象一双击“在设计视图中创建查询”→[选择表或查询→“添加”]→“关闭”→将字段拖到字段列上(双击字段7在字段列上选择字段)→进行设置或输入准则→“保存”→“输入查询名称”→“确定”→“运行”
例:
P59-P70例卜5进行讲解,此处不再赘述。
附:
条件表达式中常用的运算符
在查询准则中除了可以使用算术运算符十、一、*(乘)、/(除)、A(乘幂)及前面所述的关系运算符>、<--、=、>=、<=、<>和逻辑运算符AND、OR、NOT外,还可以使用以下特殊运算符
特殊运算符
说明
In
用于指定一个字段值的列表,列表中任意一个值都可与查询的字
段相匹配,如InA,B,C),相当于AORBORC
Between
用于指定一个字段值的范围。
指定的范围之间用AND连接,如
BetweenAAndB,相当于>=AAND<=B
Like
用于指定查找文本字段的字符模式。
在所定义字符模式中,用“?
”
表示该位置可匹配任何一个字符;用“串”表示该位置可匹配零个或任意多个字符;用“#”表示该位置可匹配一个数字;用方括号
描述一个范围,用于可匹配的字符范围,如”王术”,表示字符“王”
开头的字符串
注:
表达式中,日期表达式格式为#yy-mm-dd#,}}中为完整日期格式。
条件表达式中常用的函数:
函数是一个特殊的常量,它具有返回值。
它由函数名和参数组成,参数用括号()括起来。
函数
说明
Day(日期表达式)
返回给定日期是一个月中1-31的哪一天
Month(日期表达式)
返回给定日期是一个年中1-12的哪一月
Year(日期表达式)
返回给定日期是100-9999中的哪一年
Date()
返回系统当前日期
Int(数值表达式)
返回数值表达式取整后的的值
字段名
准则表达式
功能
工作时间
查询15天前参加工作的记录 工作时间 BetweenDate()ANDDate()-20 查询20天内参加工作的记录 出生日期 Year([出生日期])=1980 查询1980年出生的记录 工作时间 Year([工作时间])=1999AND Month([工作时间])=4 查询1999年4月参加工作的记录 工龄 Int《Data()-[l作时间])/365) 计算工龄 二、创建交叉表查询: 交叉表查询: 交叉表查询是分组查询的另一种形式,它把一组字段放在表的左侧(一般为分组字段),另一字段放在表的上部列,在表的行与列交叉处显示其分组后各列的总计值。 Access的交叉表查询类似于Excel的“数据透视表”。 创建交叉表查询一般有两种方法: 交叉表查询向导和设计视图 Ø使用“交叉表查询向导”所用的字段必须来源于一个表或一个查询。 Ø使用“设计视图”所用的字段可以源于多个表或多个查询。 ●使用查询向导创建交叉表查询 ✧新建”一“交叉表查询向导” ✧进入交叉表查询向导一选择查询的数据源(只能是单一的数据源,如采用的是多张表的信息,必须先建立一个含有所需全部字段的查询,然后用这个查询作为数据源) ✧根据提示双击“可用字段”列表框中的字段将其添加到下面的设计网格中(添加行标题一“下一步”一添加列标题一“下一步”一添加值字段一选择值字段的统计函数)一“下一步”一输入查询名称一“完成” ●使用设计视图创建交叉表查询 ✧“在设计视图下创建查询”一添加查询的数据源(可以是多表) ✧夺将所需的字段添加到设计网格中一选择“查询”菜单中的“交叉表查询” ✧在设计网格中即显示“交叉表”和“总计”行根椐需要在各字段的“交叉表”行的下拉列表中选择“行标题”或“列标题”或“值”一在“值”字段的“总计”行中选择统计函数。 例: P70-P76例6、7进行讲解,此处不再赘述。 Access窗体 窗体是用户和Access应用程序之间的主要接口。 窗体中的大部分内容来自于它所基于的数据源(表或查询),其他信息则保存在窗体的设计中。 通过使用称为“控件”的图形对象可以在窗体和数据源之间创建链接。 一.窗体的主要类型及功能 ●数据输入窗体: 用于将数据输入到某个表中,以提高数据录入的速度和准确性。 ●切换面板窗体: 作为打开其他窗体、报表以及运行控制程序的人机交互界面。 ●自定义对话框: 用于接受输入信息,并在用户输入这些信息的基础上输出相应的操作。 二.控件的概念 Access数据库中的控件是一种图形对象,是为了方便于用户设计而提供的具有特定功能的窗体元素,如: 文本框控件、命令按钮控件、复选框控件等。 三.窗体的组成 窗体的主要作用是接受用户输入的数据或命令,显示各种提示信息,编辑数据库中的数据,构造方便美观的输入输出界面。 窗体是由多个部分组成的,每个部分都称为一个“节”,大部分的窗体只有“主体节”,如果需要也可以在窗体中包含页眉页脚等。 “主体节”通常用来显示记录数据,可显示一条或多条记录。 它可以包含如文本框、命令按钮等图形化的对象即“控件”,他们在窗体中起的作用各不相同。 窗体的信息主要来自两个方面,一是设计窗体时,为使窗体美观、使用方便而添加进去的一些提示信息及图形元素,这些内容是不随记录的改变而变化的;二是来源于所处理的表或查询,这些信息会随记录的改变而变化。 利用控件可以将窗体的信息与窗体的数据来源之间建立链接。 四.窗体的视图 ●设计视图: 用于新窗体的创建或者更改已有窗体的设计。 ●窗体视图: 用于以窗体形式查看记录,并可添加、更改、删除记录。 ●数据表视图: 用于以行和列的格式显示记录,与表对象的显示形式相同,同样可以对记录进行添加、更改、删除等操作。 五.窗体的分类 窗体根据形式可分为单页窗体、多页窗体、连续窗体、弹出式窗体;根据窗体之间的关系可分为主窗体和子窗体。 ●单页窗体: 每个窗体只显示一条记录的信息,一般用于显示字段数较多的表或查询。 (罗斯文数据库产品窗体) ●多页窗体: 用于同一窗体中显示不同类型数据,即在一个窗体中设置选项卡。 一般用于所要显示的字段较多时进行分类显示的情况。 (罗斯文数据库雇员窗体) ●连续窗体: 一个窗体可显示多条记录,适合于记录信息较少的情况。 (罗斯文数据库产品列表窗体) ●弹出式窗体: 用于显示信息或提示用户输入数据,常常和某个命令按钮相关联,如单击该按钮,弹出一个窗体。 (罗斯文数据库供应商窗体) ●主窗体和子窗体: 子窗体为窗体中的窗体,基本窗体称为主窗体,在显示具有一对多关系的表或查询中的记录时,主窗体用于显示主表(一方)中的信息,而子窗体用于显示相关表(多方)中的数据。 在这类窗体中主窗体和子窗体之间彼此链接,使得子窗体只显示与主窗体当前记录相关的记录。 子窗体可以显示为数据表,也可以显示为单页或连续的窗体,主窗体只可显示为单页窗体。 (罗斯文数据库订单窗体) 六.使用向导创建窗体 1.创建自动窗体 如果用户只需要创建一个简单的单页窗体,可以利用自动窗体命令来创建 步骤: 在数据库窗口中单击表或查询对象一在对象列表中选中需要作为窗体数据源的表或查询一选择工具栏中“新对象”按钮下拉菜单中的自动窗体命令,即创建了自动窗体一单击“保存”按钮,输入窗体名称,按“确定”按钮如果该窗体数据源与其他表或查询相关联,而它又处于一方(主表),则该窗体还将建立子窗体显示相关联表中的信息。 2.使用“自动创建窗体”向导创建窗体 在创建窗体的所有方法中,Access为自动窗体提供了三种窗体的显示方式: 纵栏式、 表格式、数据表式。 ●纵栏式窗体: 就是将数据在窗体中按列排列,左列为字段名称,右列为记录数据。 每屏显示一条记录。 ●表格式窗体: 可以同时显示多条记录,窗体顶部显示字段名称,每行为一条记录的数据。 ●数据表窗体: 从外观上看与表或查询显示数据的外观相同。 子窗体往往采用这种显示方式。 步骤: 选中需建窗体的数据源(表或查询)一选择工具栏中“新对象”按钮下拉菜单中的“窗体”命令,出现“新建窗体”对话框(或在数据库窗体对象中按数据库工具栏中的“新建”按钮,在“新建”对话框的“请选择该对象的数据来源表或查询”下拉列表中选择数据源)一在对话框中选择某种自动创建窗体的显示类型一按“确定”按钮这种方式创建的窗体不带子窗体。 以上两种方式创建的窗体不能指定窗体中显示的字段及其它们的排列顺序,也不能指定窗体背景的显示样式,因此Access提供了更具灵活性的“窗体向导”创建窗体。 3.用“窗体向导”创建窗体 步骤: 在数据库窗口中单击窗体对象一在对象列表中双击“使用向导创建窗体”(或单击数据库工具栏中的“新建”按钮,在出现的对话框中双击“窗体向导”),出现“窗体向导”对话框一在“表/查询”下拉列表中选择所需的数据源一将窗体中需要显示的字段双击添加到“选定的字段”框中(可选多表字段)一按“下一步”按钮一若所选字段来自一张表,则该对话框要求选择窗体数据的显示形式(纵栏式、表格式、数据表、调整表);若所选字段来自于多表,则该对话框要求指定查看数据的方式(是以主窗体/子窗体的形式查看,还是以弹出式窗体的形式查看,或是以单个窗体的形式查看,并要求指定哪些数据放在主窗体,哪些数据放在子窗体),在接下来的对话框中要求指定子窗体得显示样式(表格式、数据表)→按“下一步”按钮→指定窗体的显示样式(数据源基于多表的话,则是指定主窗体的样式)→按“下一步”按钮→指定窗体名称(若数据源基于多表的话,还得指定子窗体的名称)→按“完成”按钮,即创建了一个窗体(若数据源基于多表的话,则创建了带有子窗体或弹出式窗体的窗体)。 举例: 用交叉表查询的结果作为数据源来创建窗体(按课程名称分别统计男女同学的平均成绩)。 七.自定义窗体 用向导创建的窗体功能是有限的,要设计出具有简洁美观和功能齐全的窗体必须借助于窗体的设计视图,而其中的关键又在于控件的使用。 无论用什么方式创建的窗体,在任何时候都可以切换到窗体的设计视图下进行修改。 1.设计视图的组成 双击窗体对象列表中的“在设计视图中创建窗体”,即打开窗体的设计视图。 初始状态下仅有主体节,可通过“视图”菜单下的“页面页眉/页脚”、“窗体页眉/页脚”、“标尺”、“网格线”来添加窗体的组成部分。 主体节是窗体的核心部分,用来放置窗体中需要显示的数据内容。 2.控件工具箱 默认情况下,切换到窗体的设计视图时,Access自动在屏幕上显示出“工具箱”窗口,可以通过工具栏中的“工具箱”按钮来显示或关闭“工具箱”窗口。 使用“工具箱”窗口中各按钮可以在窗体中插入指定的控件,只需单击按钮,然后在窗体的适当位置单击或拖曳,Access即可创建相应的控件或启动相应的控件向导。 3.属性窗口 属性窗口是用来修改和设置窗体以及组成窗体的控件的属性的,在窗体设计视图中,窗体、窗体页眉、窗体页脚、窗体主体节以及窗体上的每个控件都具有与其相对应的属性。 单击窗体中的某个元素或控件,然后选择“视图”菜单中的“属性”命令(或右单击窗体中的某个元素或控件,在出现的快捷菜单中选“属性”命令)即打开属性窗口。 “属性”窗口有五个选项卡: ●“格式”选项卡用于设置控件显示的格式以及数据显示的格式。 ●“数据”选项卡用于指定数据来源及对数据的显示及修改作限定。 ●“事件”选项卡用于设置鼠标、键盘等一些行为发生时所触发的事件。 ●“其他”选项卡用于设置诸如输入法模式、自定义工具栏、菜单栏的显示模式的属性 ●“全部”选项卡列出了所有属性。 4.窗体的控件 Access的控件按其用途可以分为三大类: 结合型控件(绑定型)、非结合型控件(非绑定型)和计算型控件。 ●结合型控件: 与作为数据源的表或查询中的字段相连,字段就是该控件的数据源。 该类控件主要用于显示、输入或更新数据库中的字段。 一般结合型控件与数据库中的一个字段捆绑在一起,当用户在一个结合型字段中输入一个值时,Access会自动用输入的值来更新数据源中相应字段的值。 在窗体中允许输入信息的控件大多是结合型控件。 ●非结合型控件: 没有数据源,它的值存储在窗体上
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