Office常用办公工具技巧大全.docx
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Office常用办公工具技巧大全.docx
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Office常用办公工具技巧大全
Office常用办公工具技巧
本章以OfficeXP为例介绍常用办公工具技巧,绝大多数技巧在Office的其他版本中同样适用。
2.1Word使用技巧
Word2002为OfficeXP的文字处理程序。
最新版本的Word2002中文版在Word2000中文版的基础上增加了许多功能,如改进界面、增强Office剪贴板功能、增强对中文进行拼写和语法检查、网页功能等。
第45招快速清除Word文档多余空行
用户有时要从其他程序或文件中向Word文档中导入或粘贴文本,很多时候粘贴过来的文本中含有多余的空行,用手工的方式删除很是麻烦,如不删除打印出来又很浪费纸张,这时可以采用以下方法:
打开Word的“编辑”菜单→单击“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中→“高级”按钮→将光标移动到“查找内容”文本框→然后单击“特殊字符”按钮→选取“段落标记”→我们会看到“^p”出现在文本框内→然后再次输入一个“^p”→在“替换为”文本框中输入“^p”(如图2-1所示),即将“^p^p”替换“^p”→选择“全部替换”。
这样,多余的空行就不见了。
图2-1
第46招使Word打印更快捷
在Word中打印文档一般有两种方法:
使用“文件”菜单下的“打印”命令,或“常用”工具栏中的“打印”按钮,前者将弹出对话框让用户进行详细的打印设置,后者则默认为打印全部页面。
在实际应用中用户有时只需打印当前页面,但Word却没有提供这种情况下的快捷键。
但用户可以通过编辑宏和自定义工具栏的方法,建立了一个“打印当前页”的命令按钮。
方法如下:
(1)鼠标单击“工具”菜单,选择“宏”选项中的“宏”,这时会弹出“宏”对话框,在“宏名”文本框中输入宏名“打印当前页”,单击“创建”,弹出VisualBasic编辑器,在“代码”窗口中“Sub打印当前页()”和“EndSub”两行之间输入以下命令行
Application.PrintOutRange:
=wdPrintCurrentPage
输入完后按“Alt+Q”返回Word编辑环境。
(2)建立命令按钮,方法如下:
单击“工具”菜单中的“自定义”,Word会弹出的“自定义”对话框,在“类别”框中选择“宏”,右边“命令”框中有一个名为“Normal.NewMacros.打印当前页”的宏,将其拖入“常用”工具栏中“打印”按钮的后边位置,这时出现一个以“Normal.NewMacros.打印当前页”命名的按钮,如图2-2所示。
图2-2
(3)不要关闭“自定义”对话框,右击“打印”按钮,选“复制按钮图标”。
然后用鼠标右击“打印”刚才拖入的命令按钮,选“粘贴按钮图标”,再次右击并选中“默认样式”,这时按钮的样式变成了普通的样式了(如图2-3所示)。
最后单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮。
图2-3
完成以上工作后,“常用”工具栏上出现了两个打印机图标,在“打印预览”左边的是新生成的“打印当前页”命令按钮,鼠标悬停于该按钮,会出现“打印当前页”的提示。
单击此按钮,不会出现“打印”对话框,而是直接将当前页发送到打印机。
第47招修复Word损坏文档
有时试图打开一个Word文档时,计算机没有响应,大部分原因是由于该Word文档已经损坏了。
但下次启动Word时,Word会自动使用文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本,也可使用“工具”中的“修复损坏文本”功能。
打开损坏文档后,可将它保存为Word格式或其他格式。
段落、页眉、页脚、脚注、尾注中的文字将被恢复为文字。
如果要直接打开已损坏的文档,还要对Word进行设置:
单击“工具”菜单→“选项”→“常规”选项卡,确保选中了“打开时确认转换”复选框(如图2-4所示),然后单击“确定”按钮。
单击“文件”菜单中的“打开”按钮,点击“文件类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”。
图2-4
注意:
本技巧不能恢复文档格式、图形等其他非文本信息。
第48招去除文档的自动超级链接
Word可以给输入的网址加上一个超链接,比如在文档中键入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接域,这时按住Ctrl键并单击该超链接即可访问该链接的网址。
但有时并不需要这一功能,那么就可以采用下面的方法了:
A、在输入网络路径自动转换为超链接域后,立即按下BackSpace键或Ctrl+Z组合键,则可取消Word的该自动转换。
B、先选中要取消的超链接域,选择“插入”菜单中的“超链接”,在弹出的对话框中单击右下方的“删除链接”按鈕,最后点击“确定”按钮(如图2-5所示)。
图2-5
C、如果要暂时禁止该自动转换功能:
单击“工具”→“自动更正”→“键入时自动套用格式”选项卡,取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框(如图2-6所示),单击“确定”退出对话框。
图2-6
这之后,当你再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接域了。
D、在以上提到的选中“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的情况下,如果想把文档中某个超级链接域转换为正常文本,只需按住Ctrl键,同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
第49招Word绘图技巧
Word提供了绘制常用图形的功能,下面就介绍几个用Word绘图的小技巧。
A、画直线的技巧
如果要画0、30、45、75、90度角的直线,只要固定一个端点然后按住Shift键,拖动鼠标确定另一端点,合适后松开Shift键和鼠标即可。
B、画弧的技巧
画弧时,按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线,按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧,同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。
鼠标拖动的距离决定弧线的长短,拖动的方向决定弧线开口的方向。
C、画椭圆的技巧
画椭圆时,按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形,按住Shift键可画出一个正圆形,同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向四周扩张的正圆形。
D、画矩形的技巧
画矩形时,按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形,按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形,同时按住Ctrl键和Shift键可画出从起点向四周扩张的正方形。
E、多次使用同一绘图工具
通常,单击某一绘图工具后可绘制相应的图形,但只能使用一次。
如果要多次连续使用同一绘图工具,可在相应的绘图工具按钮上双击,此时按钮将一直处于按下状态,当你不需要此工具时,可用鼠标单击该工具或按“ESC”键。
F、文本框和垂直文本框的互换
文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式,事实上,无论哪一种文本框,选中后单击鼠标右键,在快捷菜单中选择“正文排列”,可以通过在对话框中选择改变文字的排列方式,从而实现文本框和垂直文本框的互换。
G、图形对象的选择技巧
选择所有图形对象可用Ctrl+A。
如果不选择全部图形对象,则先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮,然后再选择。
选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。
第50招Word文档的安全保护
很多用户常常需要确保Word文档中的信息不被其他未授权用户看到或者避免误操作、宏病毒及系统崩溃等各种原因造成文档文件损坏,那么这时就要对这些文档进行保护了。
A、给文档设置密码
如果不希望XX的用户使用看到你的Word文件的内空,可以给他们设置密码。
打开“工具”菜单→“选项”→“安全性”标签,在密码栏中输入密码,确认输入后即可(如图2-7所示)。
图2-7
Word中提供了两种密码,第一个是“打开权限密码”,这是用于限制XX的用户打开文档,打开文档时只有输入正确的密码才能打开改文档;另一个是“修改权限密码”,该密码用于限制XX的用户对文档作修改,没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。
这两种密码是相互独立的,可以根据自己的需要分别设定,密码最大长度为15个字符,并区分字母大小写。
B、宏病毒防范
Word提供了对宏病毒的保护,用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令,在弹出对话框中设置各种安全级别(如图2-8所示)。
建议设置为“中”以上,使Word禁止不可靠来源文档中宏的运行,或在运行前给出警告提示。
图2-8
注意:
Word只能有限度地预防宏病毒而不能杀毒,要真正杜绝宏病毒,应该使用防病毒软件。
C、文档的自动保存
有时由于死机、断电等突发事件导致文档未能保存,会让你的工作都付之东流,其实我们可以利用Word提供的“自动保存”功能来避免损失,方法是:
打开“工具”菜单→“选项”→“保存”标签中设定“自动保存间隔时间”(如图2-9所示)。
图2-9
设置好后,以后再遇到因突发事件未能保存的情况,Word在下次使用时启动恢复功能自动打开恢复文件,该恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。
另外Word中还提供了备份功能,方法是在刚才打开的窗口中选中“保留备份”复选框(如图2-10所示),在将当前的修改内容保存到原文档的同时,Word会自动保留一个备份文档,备份副本以.WBK为扩展名,与原文档保存在同一文件夹中。
图2-10
D、隐藏文档记录
打开Word后,点击“文件”菜单,默认情况下会列出最近使用过的4个文件。
这样,别人无需查找就可以轻易发现前面编辑过的文档。
如果不想让别人看到自己最近编辑过的文档,只要在“工具”菜单→“选项”→“常规”标签中,不选中“列出最近所用文件”即可(如图2-11所示)。
图2-11
另外在Windows的“开始”菜单中“文档”中也会列出用户最近使用过的所有文件,用户可以通过单击“开始”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“开始菜单”标签→“自定义”→“清除”按钮(如图2-12所示,此图是WindowsXP操作系统为例,其他版本Windows类似)。
图2-12
第51招给Word文档减肥
通常Word生成的文字文档相对较小,每页约20KB左右,但当在文档中添加图片后,文档的大小就大在增加了。
但如果我们在文章中插入了图片之后,文件的大小就会大大增加了,这种情况无疑会对存储、复制转移带来很大的不便,因此有效减小图片的大小,从而减小Word文档的规模是很必要的,以下就简要介绍一下操作方法:
A、转换图形文件格式
同样一幅图片,采用不同的图形文件格式存储,其容量大小有一定的差距,最多可以相差几倍以上。
因此,在向Word文档中添加图片时,应该尽量选用容量最小的文件格式。
例如:
BMP格式的图片所占的空间就比较大,因为它是非压缩的格式,而JPG、GIF这些格式占用的空间就相对较小,对有些图片前后甚至相差数倍,因此用户在Word中插入图片时可适当转换一下图片的格式,很多软件如Photoshop、Coreldra、ACDSee都可以转换支持多种图形文件格式。
B、采用选择性粘贴
有些用户在向Word文档中插入图片时,通常直接从别的软件中或网页直接复制图片再粘贴到Word中。
但这样操作除了插入了图片本身,还有许多该软件或网页有关的信息,从而增加了文档的大小,因此插入时可以先将该图片保存成文件,直接在Word中该图片本文件。
C、对图片进行处理
图片的质量和图片所占大小是成正比的,图片质量越高,文件越大。
所以,如果我们对图片质量要求不是很高可以对适当减低图片分辨率,如果我们只是普通的黑白打印,我们就可以把彩色图片变成灰度图片,这样打印出来的效果相同,但Word文档本身会缩小很多。
这些操作可以借助于Photoshop、ACDSee等软件来实现。
D、用“另存为”命令
用户在对一个Word文档进行编辑后,在该文档中也记录了很多在Word用户编辑信息,这些信息可帮助用户撤消以前的操作等,但同时也增大的文档的大小。
我们可以例用“文件”菜单中有一个“另存为”命令,将该文档另存为新的文档,在新文档中不再
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