东方药谷医药管理信息系统.docx
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东方药谷医药管理信息系统.docx
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东方药谷医药管理信息系统
东方药谷医药管理信息系统
用
户
手
册
北京乾创伟业科技有限公司
一、系统管理
计算器
功能:
用于方便计算
界面:
打印机设置
功能:
用于设置选择与电脑连接上的打印机
界面:
商品输入法
功能:
用来设定软件中本身用的快捷方式的输入法
界面:
说明:
本输入法与电脑中安装的输入法不同,请不要把两者混在一起。
界面设置
功能:
设置所有界面、背景及字体颜色
界面:
说明:
(1)单据按钮位置,是指在打开的操作窗口中,那些操作按钮放的位置,放在下方,按钮不显示文字提示。
(2)单据按钮图片,是指在操作窗口中,那些操作按钮是否有图片。
窗口切换
功能:
当打开多个窗口时,可用CTRL+TAB切换
系统综合设置
功能:
设置采购、零售、库存、系统的特殊功能
界面:
用户权限
功能:
增减用户和权限,使用户登录系统后在设定权限范围内工作
1:
分组管理
功能:
分配工作组
界面:
说明:
本软件不再为每个用户进行权限设定,而是对每个工作组进行权限设置,每个用户属于哪个工作组,就有这个工作组的所有权限。
2:
权限管理
功能:
为每个工作组进行权限设定
界面:
说明:
蓝底黑字的为软件菜单模块,其它的为这些菜单的明细功能。
注意还可以为每个工作组设定一定的特权。
3:
用户管理
功能:
给每个用户分配部门与工作组
界面:
说明:
(1)先选中部门,然后增加用户,并为这个用户设定工作组,如果有多个部门,可以选择其它部门,再为其它部门设定用户与工作组。
(2)一个用户可以分配多个工作组,一个用户也可以设定到不同部门。
数据维护
功能:
数据库的维护功能
1:
删除0库存
功能:
删除当前库存数为零的记录
界面:
说明:
本功能操作后不能恢复,操作之前最好手工做一下数据库备份。
2:
数据备份
功能:
将系统数据备份,此处是用户要重点掌握的基本技术,能备份数据,保证数据的安全性,特别对于要对系统进行不可恢复性操作时,
必须先备份数据库.
界面:
说明:
本功能是手工进行备份,如需要自动备份,可以到“系统设置/系统”里面进行设定。
3:
数据恢复
功能:
将备份的数据库恢复成当前使用的数据库
界面:
说明:
此功能由于直接对数据库操作,请慎重使用,分配权限时,请对此功能进行合理管理,必免出现不必要的损失。
4:
数据清除
功能:
清空业务动态数据
界面:
说明:
此功能直接对数据表进行处理,请谨慎使用,见议操作时先备份数据库
5:
数据结转
功能:
进行数据结转(财务科目,药店版一般不会用到)
界面:
说明:
先处理掉“未确认单据”,然后再进行结转
自改密码
功能:
用户更新密码
界面:
重新登入
功能:
用于重新登录系统或更换用户登录
界面:
操作日志
功能:
对每个用户的操作进行记录,备管理员查询
界面:
重连数据库
功能:
对软件用到的数据库进行重新连接
界面:
说明:
药店一般不会用到,本功能是指连锁或批发中如果多台机器连一个数据库操作,当遇到网络问题等造成数据库连接短时间断开,可用此功能进行重新连接。
数据结构升级
功能:
对软件中表结构的升级
界面:
说明:
当软件升级以后,如果软件升级动到了使用的数据表,导致软件操作时报错,可通过此功能升级表结构,使最新的软件可以识别到正确的数据表。
退出系统
功能:
退出药店管理软件
界面:
二、基础数据
公司信息
功能:
输入药店的相关信息,方便以后在软件的打印中体现这个药店的信息。
界面:
说明:
一般情况下,我们只要输入“公司名称”、“地址”、“电话”,然后保存即可,以方便以后在软件中打印小票或采购单据中能够体现这个药店的信息。
商品分类
功能:
这里所指的“商品分类”也就是“药品分类”,通过这里可以增加一些药品分类
界面:
说明:
(1)同级增加:
是指在当前分类下面增加一个新的分类,这个分类与选中的分类同级
(2)下级增加:
是指在选中分类的中增加了一项当前分类的明细分类
客商分类
功能:
设定供应商的性质
界面:
说明:
(1)同级增加:
是指在当前分类下面增加一个新的分类,这个分类与选中的分类同级
(2)下级增加:
是指在选中分类的中增加了一项当前分类的明细分类
区域设置
功能:
设定供应商的地区
界面:
说明:
(1)同级增加:
是指在当前分类下面增加一个新的分类,这个分类与选中的分类同级
(2)下级增加:
是指在选中分类的中增加了一项当前分类的明细分类
商品资料(ctrl+1)
功能:
录入商品(药品)的基本信息
界面:
说明:
(1)为了方便药店管理,我们见议客户在录入基本信息时,可以先选择“分类”,找到相关的最小分类后,点“增加”,这样软件会自动算出一个当前分类的最大编码,做为当前编码,如果没有产生一个当前分类的最大编码,那么计算出来的最大编码肯定在其它的分类中用到了,所以,如果出现这种情况,可以查一下以当前最大编码的下一位编码,看看其它分类中是否用到,如果没有,就在编码那里输入这个编码,这样软件会在下次增加药品时,自动增加编码。
如果当前分类的最大编码下一位也被占用,那见议客户自己为新增的药品做个编码。
(2)商品资料里面所有字段前加“*”号的,为必填项。
(3)在商品名称里面,可以用快捷键(CTRL+Q)调出“东方药谷”所特有的18万条药品数据库,方便客户快速录入药品基本信息。
(4)如果进行中药管理,只需输入中药信息后,把“效期管理”的勾去掉即可。
辅助资料(ctrl+2)
功能:
录入商品剂型、单位、库房信息、质量标准、仓位信息、客商属性、药品分类、GSP分类、批准文号等信息
界面:
说明:
(1)输入方法,先选择分类,然后再点“增加”,输入完后点“保存”。
(2)在药店中只需要输入一下“仓位信息”就可以了,其它的基本都已经为您设定好了
供应商资料(ctrl+3)
功能:
录入供应商基本信息
界面:
说明:
按照供应商提供的信息进行录入。
部门资料(ctrl+6)
功能:
设定连锁,批发公司的部门(药店版可按需要来设定,一般为一个部门)
界面:
说明:
药店请按照自身情况进行设定,如果只是一家店,必须输入这一家店的信息。
员工资料(ctrl+7)
功能:
录入药店的员工资料
界面:
说明:
(1)一般这里面只输入“员工编号”、“姓名”、“总部门”、“子部门”、“职务”即可,注意不要输入“离职日期”,输入了“离职日期”,会导至该用户在采购或零售里无法输入信息。
(2)职务中一定要选一个员工为“验收员”,否则采购入库中需要手工输入“验收员”,会比较麻烦。
通讯录
功能:
录入一些常用的联系人信息
界面:
说明:
这个相当于软件中的电话本,可用来记录一些常用的朋友电话等信息,方便联系。
三、采购管理
采购计划
功能:
做采购计划并可以直接生成采购入库单(如下图)
界面:
说明:
(1)操作时首先“圈定供应商”,然后点“生成计划”,这里可选择多种计划生成方式,可按实际情况选择,如果选择关于“上下限”的生成模式,那必须先要在“商品资料”中输入商品的“上限”与“下限”。
(2)生成计划后,可以在生成计划的数据显示区,最后通过选定的‘√’号选定需要进货的商品,不要的可通过点击“删除滤外数据”删除。
然后“保存”
(3)选“生成”后面的列表框,可选择转化成其它的单据,然后点“生成”,即可生成相关单据。
可通过相关单据中的“调单”功能进行调出。
(4)此功能在药店中,用到的可能性非常小。
除非药店对采购管理相当严格。
采购合同
功能:
做采购合同
说明:
可以根据需要做与供应商签定的采购合同。
界面:
说明:
通过做采购计划,“调单”可以调出由计划单生成的采购合同,或通过直接在窗体里面输入药品信息来产生采购合同。
采购入库
功能:
对采购回来的药品进行入库(如下图)
界面:
说明:
(1)药店最常用到的功能,通过此处输入可以使采购的药品入到软件中。
(2)药品输入完成,需通过“保存”、“审核”、“确认”才能录到软件中。
(3)采购入库必须输入“验收员”
(4)当前单据如果录错了,也可以通过“反确认”、“反审核”后,修改相应输错的数据。
如果整张单都输错了,那就需要“作废”这张单据。
进货退出
功能:
将已经采购入库的药品退返供应商(如下图)
界面:
说明:
(1)本功能的作用是退掉采购入库的药品,操作方法与采购入库相同。
(2)注意本功能中有一个退货选项“允许不按原单退货”,如果选中,就可以不用按单退货,可以一个一个药品退货,如果没有选择,那退货时必须退采购入库整张单的货。
四、零售管理
会员信息
功能:
录入会员的基本信息
界面:
说明:
输入会员信息时,注意选择价格类型为“会员价”,否则即使是会员也不会调出会员价。
积分领用记录
功能:
通过此处可以把会员的积分换取的礼品进行领取
界面:
零售管理(Atl+4)
功能:
对药品进行零售
界面:
说明:
(1)通过在此输入数据,即可完成零售操作,输完数据,进行“保存”,“结账”即可完成零售操作。
可通过“打印”进行零售小票的打印,通过“开钱箱”,可打开钱箱。
(2)默认拆零,如果被选中,则所有输入的药品信息,都是拆零的。
或者,如果不选“默认拆零”时,可以在输入产品时,按一下“F3”键,同样为当前产品拆零。
(3)软件中,零售药品时,可按多种方式输入药品,如批准文号,五笔码,拼音码,单价......
零售退货(Atl+9)
功能:
对零售出去的药品进行退回处理
界面:
说明:
打开本窗品后,先点“新单”,然后再输入需要退货的药品信息,“保存”、“结账”即可。
通过此功能可使药品重新录到软件中。
五、库存管理
盘点管理
功能:
对药品进行盘点
界面:
说明:
盘点时先点“新单”,加载一下库存,生成一张盘点单,然后就可以对这张盘点单进行修改,增加,删除,对库存数量进行修改,ALT+盘点单价,可以修改进货价。
最后盘点处理好后,“保存”、“审核”、“确认”即可把实际库存更新到软件中。
盘点盈亏分析
功能:
通过此窗口可以看到盘点后,商品在软件中的盈亏情况
界面:
说明:
盈亏数里正数表示盘盈,负数表示盘亏。
转仓管理
功能:
把药品从一个仓位转到另一个仓位
界面:
说明:
此功能可以使药品从一个仓位转到另一个仓位,也可以使未设定仓位的药品,设定一个仓位。
商品报损
功能:
对不合格、过期、或其它原因造成药品损坏的,通过此功能处理
界面:
说明:
由于药品的特殊性,必须严把质量关,不合格的药品必须进行处理
报损统计
功能:
报损过的药品,可以通过这里查询
界面:
说明:
这里可以查询药品报损明细,也可以查询药品报损汇总
库存查询
功能:
查询药品的库存
界面:
进销存报表
功能:
药品的进销存明细
界面:
六、查询统计
进货-查询统计表
功能:
通过此表可以按照不同的方式查询采购记录
界面:
说明:
点“显示”,可以设定在当前窗口中需要查看的字段,不需要的可以不显示。
进货-单据汇总
功能:
按单据来汇总进货记录
界面:
供应商对账单
功能:
通过此处,可以统计出一段时间内,从每个供应商那进货的情况
界面:
零售统计分析
功能:
对零售记录通过此窗口进行多种模式查看
界面:
收银员日结报表
功能:
对本班销售员销售记录进行计
说明:
对于一天中有好几个班的药店,为了确定销售员销售的正确性,用此功能进行销售业绩统计。
界面:
零售效益表
功能:
查询分析商品零售畅销及利润的情况
说明:
选择要统计的时间范围,然后按刷新即可
界面:
作废流水账
功能:
查询统计对单据进行过作废的情况
界面:
销存卡
功能:
查看药品一段时间的流水账
界面:
滞销统计表
功能:
查询用户在药品销售过程里,滞销不出的药品查询情况
说明:
1.选择要统计的时间范围
2.还可选择进仓天数、部门、药品等,再按刷新即可
界面:
有效期促销表
功能:
查询快到有效期的药品信息,方便提醒药店尽快处理这些药品
界面:
七、质量管理
供方评审记录
功能:
对供应商评审登记
界面:
首营企业审批表
功能:
管理首营企业信息
界面:
首营商品审批表
功能:
对首营商品进行审批登记
界面:
商品购进记录
功能:
查询商品的购进记录
界面:
商品入库验收记录
功能:
查询商品的入库验收记录
界面:
商品进货退出记录
功能:
查询购进商品的退货记录
界面:
商品养护
功能:
对商品进行养护
界面:
商品养护卡
功能:
对养护过的商品,可以通过这里可以产生养护卡
界面:
质量保证协议
功能:
与供应商签定的质量保证协议通过这里录入电脑
界面:
购进拒收报告单
功能:
对进货的商品退货时提供的拒收原因单据
界面:
八、应付款管理
费用登记
功能:
通过此处可以输入预付款信息
界面:
采购单据提交
功能:
将需要付款的单据提交财务登记
界面:
应付款维护
功能:
对应付款进行审核过账
界面:
应付账本
功能:
对付款进行查询
界面:
九、工具包
重点客商管理
功能:
对指定的供应商进行隐藏
界面:
说明:
对选中的供应商,如果需要隐藏,就点一个这个供应商前面的“ZK”项,然后保存,这样除了这个地方,其它地方关于这个供应商的信息、与供应商产生的一切业务数据都不显示。
重点商品管理
功能:
对指定的商品进行隐藏
界面:
说明:
对选中的商品,如果需要隐藏,就点一个这个商品前面的“ZK”项,然后保存,这样除了这个地方,其它地方关于这个商品有关的业务数据都不显示。
重设显示列
功能:
让所有在查询中设定不显示的列重新显示出来
界面:
说明:
由于查询中可以由客户定义显示哪个字段,所以在其它人用时,可能要看的数据不同,所以一个个查询里面显示字段比较慢,通过此,一次就可以解决所有报表的问题。
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- 东方 医药 管理信息系统