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接待管理办法.docx
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接待管理办法
接待管理办法
分发号:
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理办法
规章编号:
QY-03/BG-03
版本编号:
A/0
发布日期:
2009.11.
生效日期:
2009.11.
受控状态:
受控
拟制
审核
批准
张晓宇
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理办法
第一条目的
为了规范公司接待工作,全面体现公司形象、品牌文化和管理水平,进一步扩大公司的市场影响和社会影响,对公司的接待进行统一管理、统筹安排。
结合公司实际,制订本接待管理办法。
第二条适用范围
本办法适用于公司各部室及子公司。
第三条“接待”释义
本办法所称的“接待”是指公司外部组织机构人员来公司考察、调研、参观、座谈、交流、检查产品生产进度或公司举办的大型活动等,所涉及到的来宾的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等相关事宜。
第四条接待原则
身份对等或偏高接待原则。
接待来宾时,要考虑来宾身份、来访的性质以及双方关系等因素,安排身份相当或偏高的领导和相关部门接待。
第五条接待管理
办公室负责公司接待整体管理工作。
下设的接待科专职负责具体接待工作,其他部门不再设接待职务和相关的职能。
第六条接待费用
接待费用由办公室统一管理,财务部将发生的接待费用统计到相关部门的部门费用里。
第七条接待职责
(一)办公室接待科主要职责
1、制订《接待工作安排表》和《接待安排手册》;
2、负责安排客人的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等具体事宜;
3、负责重要客人的采访工作;
4、负责来宾的合影以及宣传报导工作;
5、协调接待服务过程中的其它工作。
(二)提出接待申请部门主要职责
来宾需要接待时,提前向办公室沟通、确定接待具体事宜,就来宾的接送、会务、住宿、用餐、乘车、票务、纪念品、礼品、游览等相关事项提出接待建议,与办公室接待科共同做好接待相关工作。
(三)后勤保卫部主要职责
1、除冬季外,其他季节接待重要客人时,提前10分钟负责打开文化墙喷水景观;
2、负责公司门口主干道、厂区及办公楼卫生;
3、安排安保人员提前打开客人进出的大门,站在指定位置迎送客人;
4、在公司内引导车辆到达指定停车地点,记录司机联系方式。
第八条接待流程
(一)接待来宾按《秦冶重工公司接待流程图》(附件一)办理;
(二)确认来宾职级、人数、来公司的目的、要求和到达及停留时间等信息,向办公室提出接待申请,填写《来宾接待申请表》(附件二);
(三)办公室接待科根据《来宾接待申请表》,制订《接待工作安排表》(附件三),经办公室主任审核,总经理助理(重要接待工作经总经理、董事长批示)批示后,把《接待工作安排表》送达参与接待的领导和部门。
第九条接待活动重要程度分类
(一)重大接待活动
1、国家、省、市、区主要领导(副市级以上)来公司考察工作;
2、公司战略合作伙伴重要领导或公司用户单位重要领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等;
3、在同行业中占据重要位置地位的企业重要领导人到公司考察、交流。
(二)较重大接待活动
1、国家、省、市、区一般领导(副处级以上副市级以下)来公司考察工作;
2、公司战略合作伙伴部门级领导或公司重要用户单位部门领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等;
3、在同行业中占据重要地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。
(三)一般性接待活动
1、公司主要用户部门级领导及其他一般用户领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等;
2、在同行业中处于一般地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。
第十条接待标准
(一)“较重大接待活动”、“一般性接待活动”按《办公室接待科接待规范》执行(附件六);
(二)“重大接待活动”或公司举办大型活动时,由公司领导进行研究部署活动方案,办公室接待科负责执行活动具体工作,其它部室需协助办公室完成接待任务。
第十一条本办法由办公室负责解释。
第十二条本办法属公司三级规章,经总经理办公会批准,由总经理签发。
第十三条本办法自2009年11月23日试行。
附件一:
《秦冶重工公司接待流程图》
附件二:
《来宾接待申请表》
附件三:
《接待工作安排表》
附件四:
《会议室、贵宾室使用申请单》
附件五:
《接待用品领用审批单》
附件六:
《办公室接待科接待规范》
附件一:
秦冶重工公司接待流程图
附件二:
来宾接待申请表
申请部门:
年月日
单位名称
来公司事宜
来
宾
情
况
序号
姓名
性别
职务
备注
乘车(机)到站
日期
车(航班)次
是否
接站
主
要
接
待
安
排
及
要
求
备注
(联系人及电话)
主管领导:
部门负责人:
附件三:
接待工作安排表
年月日
单位名称
来公司事宜
贵宾
情况
序号
姓名
性别
职务
备注
1
2
3
4
主要
安排
事项
时间
内容
地点
负责人
参加人员
备注
司机安排
□
用餐地点
负责人
大屏幕
负责人
时间
备
注
1、办公室负责宣传报导,准备条幅。
2、办公室准备大屏幕欢迎词。
欢迎词内容:
“”。
3、办公室负责准备鲜花、国旗、点心、咖啡、桌牌、矿泉水、茶水、水果、综合样本(中或英文)、便签、笔、会议室欢迎词。
4、办公室负责通知被参观单位做好现场管理和环境卫生工作。
5、参观路线:
公司展厅→山海文化广场→证真门(修真门)→冶金设备车间→机加工车间→阀门车间
6、讲解员:
7、接待人员统一着公司制服。
批准:
审核:
编制:
附件四:
会议室、贵宾室使用申请单
申请部门
申请人
申请日期
会议人数
使用地点:
是否使用视听设备:
□是□否
是否需要备用茶水:
□是□否
是否需备烟、水果:
□是□否
年月日
人
使用目的
□例会□座谈会□说明会□培训会
□招聘会□其他:
说明:
。
使用时间
起月日时分
讫月日时分
注意事项
1.不受理口头方式借用会场。
2.如需使用视听设备,请由办公室专业管理人员操作,非经同意,请勿擅自使用。
3.使用完毕请关闭空调及灯光,如有使用白板,请擦拭干净。
4.会场内座椅如有移动,请恢复原状。
5.使用完毕后,请立即通知办公室专业管理人员与其协同检查会场。
6.敬请爱惜使用,谢谢您的合作。
备注
办公室
审批
申请部门领导签字
附件五:
接待用品领用审批单
部门:
日期:
名称
数量
用途
备注
主管领导审批:
部门领导审批:
领用人:
附件六:
办公室接待科接待规范
第一条接待服务方面规范
(一)根据接待信息编制《接待工作安排表》或《接待安排手册》。
《接待工作安排表》或《接待安排手册》应规范准确细致,对接待工作能起到指导作用。
(二)将接待安排和要求于接待前一天或前2小时(临时性接待除外)通知并发给参与接待人员和相关部门。
(三)根据《接待工作安排表》,提前编制电子屏幕欢迎词,如接待外宾,通知国贸部编制外文或中外对照欢迎词。
(四)准备会议室及会议用的设备、设施等,满足会议的需要。
根据接待要求准备鲜花桌摆、制作桌牌,接待外宾时使用中外文桌牌,桌牌需和参加人员的名单一致。
(五)通知被参观的部门准备车间工作现场的清理、清扫和整顿等相关卫生工作,要保证参观路线道路畅通、大门开启。
(六)通知后勤保卫部对主干道、厂区及办公楼进行清扫、清洁,并作到督促和检查。
(七)提前20分钟检查接待准备工作的到位情况(会议室布置、欢迎词等),与对口接待负责人联系来宾到达时间。
(八)来宾到达前10分钟通知迎接人员在指定位置迎候。
当来宾到达时为来宾开车门、引导来宾进入会议室。
(九)会务期间应随时了解会议进行情况,检查下一项接待服务的准备工作。
会务将结束时在会议室门口等候,当会议结束后引导来宾进行下一项活动。
(十)参观车间时,应为客人发放安全帽,提醒客人注意安全。
为了客人安全,对穿着不符合安全规定的,不能进入车间,应礼貌向客人解释。
(十一)来宾参观公司或在酒店就餐时接待人员应全程服务。
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