数据会议操作手册.docx

数据会议操作手册.docx

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数据会议操作手册

MeetingTel数据会议使用介绍：

1）如何召开数据会议：

首先安装数据会议客户端

会议客户端可以在Windows2000,XP,Vista,2003操作系统上运行，并需要IE,Firefox,Mathxon等浏览器。

目前会议系统不支持Mac,Linux等操作系统。

Windows系列操作系统需要安装DirectX9.0或更高版本后，视频才能工作。

您可以运行dxdiag.exe这个程序获得系统的DirectX版本号。

如果要下载安装DirectX9.0,请到微软官方网站下载最新版本。

如果您没有操作系统的本地管理员权限，将不能正常运行客户端软件，需联系您的网络管理员。

一般情况下，客户端软件在加入会议的时候会自动下载，用户无需手动下载。

当用户已经安装会议客户端，客户端软件会自动更新，无需重新下载。

如果您的电脑不能自动下载客户端，请及时登陆我们网站下载或与客服人员联系。

开始正式安排专属的数据会议

登陆输入您的账号密码，即进入会议系统。

在出现的页面中选择您已经开通“数据会议”功能按钮，进入数据会议系统。

在出现的页面中，点击“数据会议”，即进入数据会议设置页面

在出现的数据会议设置页面中，您可以选择参加已经召开的会议，或者召开一个由您主持的新会议。

同时，您可以对新会议的参数进行设置（如下图）

在上图中，当您点击“设置”，即可对进行要召集的新会议的相关参数设置（如下图）

相关信息设置说明：

站点信息：

站点名称——您要召开的会议名称（具有唯一性且必填）

参会人访问地址：

参加会议的人员需要将该地址输入浏览器地址栏才能参加您发起的新会议

接收提醒e-mail地址：

必填但无实际意义，只需满足一般邮箱格式即可（XX@XX）

会议信息设置：

您可以对您发起的新会议设置支持人、参会人和旁听者的参会密码（如下图）

当您点击页面上“安排会议”按钮（如下图）

在出现的新页面中，您可以对要召开的新会议进行设置（如下图）

点击上图中“下一步”在出现的页面中选择“邀请用户”可将会议详细信息以邮件形式发送给参会人（如下图）

所有设置完成，点击上图中“立即开始”即可召开您自己的会议啦！

如果对会议的设置不满意或不准确，您可以点击“删除”按钮，对会议信息进行重新设置。

（如下图）

2）使用数据会议客户端控制会议流程

MeetingTel数据会议使用PSTN线路用于会议中的语音沟通，在数据会议“信息”页面，点击“外呼电话”后出现弹出窗口（如下图）

输入相应的号码然后点击“呼叫”即完成邀请，被邀请方可以接受或拒绝；

静音电话与会者

单击需要静音的电话与会者后方的电话图标，选择“电话xxxxxx静音选项”那么该与会者被静音（不能发言，只能接听）。

您也可以选择“所有电话静音”选项，那么除了会议主讲人以外，其他与会者不能发言，只能接听会议内容。

结束同电话会议与会者的通话

单击与会者的号码，在菜单中选择“挂断电话”，那么您就结束了与此与会者的本次会话。

主持人可以设置任意一个或所有与会者的权限，选择与会者点击在菜单中选择“设置XXX权限”或“设置所有人权限”（如下图）

在弹出菜单中设置赋予他的权限。

（如下图）

在会议进行中，如果不需要其它与会者再次加入会议，可点击“锁定会议”，该会议被锁定。

那么其它人员暂时无法加入本次会议；（如下图）

弹出提示信息窗口点击“确定”，即锁定成功；（如下图）

在原有位置上解除锁定，点击“解除锁定”该锁定被解除，可正常加入。

（如下图）

如您想延长会议的时间可点击“延长会议”，延长本次会议时间；（如下图）

在延长会议时间窗口选择您要延长的时间和分钟点击“确定”；（如下图）

在提示信息窗口点击“确定”按钮，即会议延长成功。

（如下图）

想要结束会议，请点击“终止会议”，结束本次会议。

会议结束后，该会议将不再存在，同时所有与会者将自动退出会议；（如下图）

在终止会议窗口点击“确定”；（如下图）

文档共享

通过文档共享功能，您可以与所有与会者共同观看主持人或主讲人本地的文档（Word、PPT等所有文档格式），大大提高您的会议沟通效率。

单击主菜单栏的“文档共享”按钮，即进入文档共享功能区。

点击工具条中的“打开”按钮，在弹出窗口选择您要共享演示的文档，（如下图）

打开后，此文档就会显示在数据交流区中。

我们采用的是最先进的矢量生成技术，即生成的文档可以随意的放大缩小，而不失真，而且文件占用空间小，为您节省带宽资源。

工具栏功能介绍

您可以通过文档共享工具条的图标进行以下操作如打开文档、打开PPT、文档上做标注、删除等。

（如下图）

开打：

打开一个或多个文档；

保存：

可以将正在观看的文档保存到您的本地电脑，保存后的文档可以通过cenwave软件观看；

删除：

删除当前正在共享的文档；

上一页：

向前翻一页（您也可用键盘的方向键向上箭头或是向左箭头进行翻页）；

当前页：

显示当前共享的文档名称，如果打开多个文档您可以点击下拉箭头进行文档切换；

下一页：

向后翻一页（您也可用键盘的方向键下箭头或是向右箭头进行翻页）；

大小调节：

直接点击可全屏显示当前共享的文档。

单击后面的倒三角下拉箭头，在下拉菜单中，您可以在25%-800%之间随意选择文档需要放大的倍数；

激光笔：

您可以通过它指示您正在讲解的内容，相当于会议上的讲棒；

喷笔：

您可在会议中进行重点标注，相当于会议上的粉笔，点击倒三角下拉菜单，您可以选择喜欢的颜色；

字体：

通过此功能，您可以在共享区域的任意位置输入文字。

同时，您还可通过下拉菜单，改变文字的字体、大小、颜色和表现形式等，如：

粗体、斜体和下划线；

图形标注：

您在会议中可进行标注，通过下拉菜单，您可选择对勾、打叉、向右指针、向左指针、向上指针、向下指针的图形标注；

铅笔：

您可用来画图或者书写，与实际的铅笔功能一样。

通过下拉菜单，您还可以选择多种图形，在绘图属性设置里可改变它们的颜色；

移动/删除：

移动演示文档中如喷笔、字体、图形等留下的标注，点击下拉菜单可以进行“单个删除”、“删除我的评注”、“删除其他人的评注”、“删除全部评注”的操作。

插入图片

在文档演示中，您可以点击右键在弹出菜单中选择“插入图片”来插入素材；（如下图）

在弹出窗口中选择您要打开的图片文件后点击“打开”；（如下图）

被打开的图片会自动显示在文档共享下。

（如下图）

删除

点击文档工具栏最后项下拉箭头选择您要删除的类型。

（如下图）

共享PDF文档

请在PDF打印设置中选择CenwaveVirtualPrinter如下图：

给与与会者标注权限

与会者在主持人赋予权限后也可标注、翻页等。

选择与会者点击在菜单中选择“设置xxx的权限”；（如下图）

在弹出窗口“文档演示”下面设置对应的权限。

（如下图）

主讲人可以通过共享功能，与其他与会者共同观看主讲人的桌面操作。

屏幕共享分为共享我的屏幕和共享其它用户的屏幕。

如果需要共享您本地电脑的整个屏幕，请选择“整个屏幕”，并点击“开始共享”按钮，系统就会进入屏幕共享状态，您的电脑屏幕就会实时的共享给其他用户。

（如下图）

进入屏幕共享状态后，如果您需要对您的操作进行标注，点击下图中

（1）位置的“显示标注”工具，就会弹出图中

（2）位置的标注工具栏，其使用方法与文档共享的工具栏相同。

（如下图）

您还可以指定某个与会者进行标注操作，点击工具栏的手状图形的下拉菜单，选择“设置屏幕标注权限”，选中与会者后，此与会者就会收到“您可以标注远程屏幕了”的提示，并可以进行标注了。

同样步骤操作也可以收回评注权限。

（如下图）

如果您想把共享屏幕的控制权限交给其他与会者，也就是说让其他人控制您的本地电脑的话，您何以在屏幕共享后，回到会议界面，点击如图所示的手形图标，在“允许远程控制的用户”中选择相应的用户。

选择完毕后，此用户就能与您一同控制当前的屏幕了。

（如下图）

您需要选择“正在运行的程序”选项，然后选择您要共享的程序，点击“开始共享”按钮即可。

其他操作与“整个屏幕共享”相同。

（如下图）

您还可以对屏幕共享的数据进行设置。

点击“设置”按钮（如下图）

即弹出“设置”对话框。

在屏幕共享设置窗口里可设置带宽控制（字节/秒）、图像彩色深度、帧率（帧/秒）的数值。

数值越高影像共享时图像越流畅和清晰，同时也越占用带宽。

您可以根据会议的实际情况进行调整。

（如下图）

白板共享功能相当于会议中的黑板，您可以通过它绘制结构图、书写文字等，使其他与会者能够充分理解您的想法。

您可以创建空白页、复制当前页、删除当前页的操作，对白板页进行控制。

（如下图）

在创建多张白板时，还可以通过翻页功能对其进行自由转换。

点击“播放音视频视频或Flash文件”按钮，在弹出窗口选中您要共享的Flash文件后，点击“打开”，播放窗口会出现播放按钮，点击此按钮。

（如下图）

即开始播放您共享的Flash文件。

投票功能可以帮助您收集与会者的反馈信息、进行在线选举、发出调查问卷等。

相当于平时召开会议时，大家通过投票，而做出某项决议。

您点击“新建问卷”，按照次序，输入问题内容，然后选择您的问题类型（单选、复选或问卷后），再输入您的问题选项（如果您需要增加问题的选项，请点击“添加”按钮）。

确认无误后，点击“提交”按钮，点击“提交”按钮再次点击“投票开始”，在弹出提示窗口点击“确定”；（如下图）

在弹出设置投票时间窗口，选择您这次投票的时间时间点击“确定”按钮；（如下图）

这时其它与会者便看到此问卷，并开始投票。

问卷以您刚设置的时间倒计时，直到时间结束停止此次投票。

如果您对提交的投票不满意或有误，您可以点击工具栏中的“编辑”按钮，即可对投票内容进行修改。

您可以提前结束问卷，点击工具栏中的“结束投票”按钮，即此次投票提前结束。

（如下图）

点击“查看投票详情信息”可以详细看到投票信息，如各项的百分比、投票人数、每项投票者的统计。

您的投票发送到与会者端后，与会者可根据自己的建议进行选择，选择好后，点击工具栏的“投票”按钮。

在弹出的确认窗口点击“确定”，则与会者投票成功。

（如下图）。

您可以通过问答功能，在会议中与与会者进行答疑。

所有与会者都可以提问，主持人或主讲人解答。

与会者在文档工具条上单击“提问”按钮，在弹出提问窗口内输入问题内容，单击“确定”按钮，则提问成功，信息就会发送到主持人端。

（如下图）

如果回答问题不明确，您还可以继续提问，选中问题在问答工具条单击“追问”按钮，在弹出追问窗口，并输入追问内容，点击“确定”追问成功。

（如下图）

您选中与会者的问题后，在工具条单击“解答”按钮，弹出解答窗口后，输入答案内容，点击“确定”按钮解答完毕。

如果您不想回答此问题，您可以选中此问题，点击“拒绝”按钮，在弹出窗口填写或选择拒绝理由，填好后点击“确定”按钮，拒绝功能完成。

（如下图）

通过文件传输功能，您可以将本地的文件传递给其他与会者。

在主持人授予权限后，普通与会者也可进行文件传输。

在会议工具选择“文件传输”，则弹出文件传输窗口，点击“上传文件”按钮，（如下图）

则弹出选择发送文件窗口。

（如下图）

点击浏览按钮，（如下图）

则弹出选择框，您可以选择需要传输的本地文件。

（如下图）

选择好后，点击“发送按钮”（如下图）

则上传成功。

如果，您想删除上传好的文件，可以选中文件单击右键“删除”，文件即被删除，其它与会者只能保存不能删除。

（如下图）

信息发送到与会者端后，与会者选中文件点击“下载文件”，在弹出窗口选择保存位置，单击保存，则文件保存成功。

（如下图）

通过笔记功能，我们可以将会议的内容记录并保存下来，所有参加会议的人员都有记录笔记的权限。

在会议控制下选择“笔记”，在弹出的笔记窗口中输入需要记录的内容，点击“保存”按钮，（如下图）

在保存窗口选择文件保存的位置，点击“保存”即可。

（如下图）

通过公告栏，您可以及时了解到主持人发出的各种信息和关于会议的最新信息。

如果您是主持人，您可以向其他与会者发布公告，只需在发布公告弹出框中，输入公告的内容，点击“发送”即可。

（如下图）

信息会发送到与会者端，与会者端自动显示公告信息。

（如下图）

文本交流区可以帮助与会者以文字的方式进行交流，您可以选择所有与会者都能看见的公共聊天，也可以与特定与会者进行私聊

您在文本交流区输入内容，选择信息发送的指定人后，点击发送按钮或键盘Enter，信息即发送成功。

（如下图）

所有人：

所有与会者都能看到；

主持人：

只有主持人才可见；

主讲人：

只有主讲人才可见；

某某某：

指定某个与会者才能可见。

如果主持人赋予了您“私聊”的权限，您就可以进行私聊。

私聊分“语音私聊”和“组聊”。

如果您想与某位与会者进行私聊，只需在用户列表中选中此与会者，然后单击右键，在右键菜单中选择“私聊”即可。

（如下图）

如果您在会议系统的网站下载中心，下载了系统专用的录制软件，并被主持人赋予了录制的权限，那么您就可以对会议的情况进行录制了。

点击录制工具栏中的“录制”按钮，即弹出录制窗口。

（如下图）

在此窗口，您可以选择“全屏模式”（录制整个屏幕），也可以选择“三分屏课件模式”（只录制数据操作区）。

同时，也可以设置录制文件保存的路径。

当会议结束，需要停止录制时，请您点击“录制结束”按钮。

（如下图）

录制的按钮状态

录制前    

录制中

录制按钮功能

开始：

录制开始；

暂停：

暂时停止录制；

结束：

录制完成。