采购及应付款管理流程优化案例.docx
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采购及应付款管理流程优化案例
采购及应付款管理流程优化案例1
采购及应付款管理流程优化案例
(1)选题
(2)范围确定
财务流
采购材料需求
计划
定单接收货物财务及管理报告、财务及管理分析
帐务系统存货及暂估应付
登录及应付款确认付款计划及付款管理
确认
业务流
采购及应付款流程—现状
采购及应付帐款管理流程弊端:
•采购缺乏统一管理--采购职责(物料,设备)分散于多个部门中,多方管理多方预算,
对年度采购量缺乏宏观调控,进而影响整体成本控制;
•物料采购与材料仓库管理欠缺专业分工——同时负责定价、发单、接货、存货管理,
存在舞弊空间,不利于提高专业效率;
•手工入帐及重复对帐—-流程中多次手工入帐及多方对帐导致大量重复人手及工作; •缺乏有效的订单系统—-采购使用多种单据,对入库与采购在批次、类型、数量和时效
上缺乏有效控制,对已订未到的采购及安全存货量缺乏系统科学的认识;
•缺乏供应商管理体系--供应商的价格、质量、送货时限及服务水平并无进行系统评
定,不利于选择最佳供应商及减少成本;
•应付款给付欠缺科学的现金流量分析及供应商关系考虑——科学的付款排序可以同时
均衡现金流量及与供应商之间的关系维护.
供应商
供销
原材料仓库
采购及应付帐款管理流程
采购流程-现状
生产计划
中标供应商
资料
原材料定额汇总表
中标供应商资料
比价采购处
报价答复函
采购流程-优化
统一**类采购业务,集中由采购部管理,需求和采购职责分工,防止舞弊;生产部•采购需求单
•采购订单•采购计划•供应商数据
•采购进度控制报告
DiagnosticuestionLOWEvaluation
HIGH Evaluation
Towhatextentdoesthepanyheaformalpursingstrategy/mission statementthat isknownandunderstoodbyboth thosewithinandoutsidethedepartment?
Nodefinedpursingstrategy。
Includesupper-level
management recogtion,participationandauthorizationofthepursingstrategicplan.
Towhatextenthe your pany'scorrateobjectivesbeenclearlyandthoroughlymucatedtopursing managementandstaffemployees?
Pursingefforts lack focusand purse.mucationofobjectiveshas beenadhoc.Noformal meeting hasbeenheld and/ordocumentationhasnot beenprovided.
Pursingstrategies
andeffortsfocusonandparallelcorratestrategicobjectives.Thedepartment' activities impactforablyonpany results。
Objectiveshebeendiscussedwithalldepartmentmembersandall membershebeengivencopiesofthemissionstatement and pursingobjectives。
Objectives maybestedina n•制定采购计划
•询价议价•协议合同•安排送货时间•评估供应商
1
2
在系统内建立采购订单文件。
与有关部门界面共享,采购员可以随时对采购进度进行跟踪;集成系统内储存有供应商资料及供应商评估报告,便于对供应商的管理;3
所有的采购都遵循统一的流程、步骤和订单,并统一由采购部负责采购,集中管理
,利于对采购业务的监督;
1
23
4
供应商
已审批采购需求单
**部门
•原材料、燃料需
求
•固定资产需求•设备材料需求•模具、煤需求
采购订单
•收货发货
采购部统一管理**类采购,具有一定的专业水平。
4
采购部
ERP
采购及应付帐款管理流程概览-优化
采购部
生产部
(计划调度处)
•采购订单
•应付帐款控制报告
•现金需求报告
•库存日报表
•供应商绩效评估报告
**需求部门
•将金额输入系统,系统自
动对进行采购订单、和收
料单的三方核对,并记录入帐
:
-应付帐款
-暂估应付
•应付帐人员及财务部经理定期
审查应付帐款控制报告及现金
需求报告,合理安排付款。
原材、
设备等
供应商
财务部
ERP
Diagnosticuestion
LOWEvaluation
HIGH Evaluation
Towhat extentdoesthepanyhe
aformal pursingstrategy/mission
statementthatisknownand understood
byboth thosewithin andoutside the
department?
Nodefined
pursing strategy。
Includesupper-level
managementrecogtion,
participation and
authorizationof the
pursingstrategicplan.
Towhatextentheyourpany’s
corrateobjectivesbeen clearlyand
thoroughly mucated to
pursingmanagementandstaff
employees?
Pursingeffortslack
focusandpurse。
mucationof
objectiveshas beenad
hoc.No formal
meetinghasbeenheld
and/ordocumentation
hasnotbeen provided。
Pursing strategies
andeffortsfocusonand
parallelcorrate
strategic objectives。
The
department' activities
impactforablyon
panyresults.
Objectiveshebeen
discussedwithall
departmentmembers
andallmembershe
beengiven copiesof the
mission statementand
pursingobjectives。
Objectivesmay be
sted in an
area。
•制定采购计划
•询价议价
•和供应商协议合同
•安排送货时间
•评估供应商
•原材料和燃料需求
•固定资产需求
•设备材料需求
•模具、煤需求等等
采购及应付帐款管理优化流程:
•将采购部单独设置,并扩大采购业务至所有产品和相关设备,流程系统化,人员专业化;
•采用订单管理模式。
ERP系统内有订单录入、和关闭功能,缩短采购时间,便于对采购进行实时管理;
•集成系统实时更新采购进度控制报告,便于采购部科学安排购货及按时发出收货,同时制定供应商评估报告;
•集成系统实时更新应付帐款控制报告,便于财务部根据现金流量建立最优付款日程表,提高对现金流量的控制.
采购及应付帐款管理流程
流程分析的发现诊断之问题我们的建议
1. 1.物资供应处的下属部门;
2。
生产部门兼具采购功能,模具设
计人员兼职做采购;
3。
提货工作由供销负责,而不
是有的物流(运输和仓储)
人员负责
1。
部门设置不合理,生产与采
购的分工不合理,供销不分,
提货工作由采购部门负责,
容易出现舞弊;
2.采购人员分工非专业化,不
易提高工作效率及工作质量
1.由营运部下属的采购部集中
管理**项采购业务
2。
提货工作由物流部(仓储及
运输)负责
3.采购工作由专职采购人员负
责
2。
采购业务高度分散,原材料、设备材
料、模具、计算机、办公用品等物料
的采购分属不同部门负责无法全盘了解整体采购
额度,采购流程、单据使用不
统一,增加采购成本,增加管
理难度
建立采购部,将原材料、设备材
料、办公用品、模具等的采购统
一在采购部执行
3.审批工作由比价XX与采购部经
理负责,而比价采购处不具备进行采
购审批所需的技术数据和供应商资
料审批程序缺乏效率,供应不经理
把过多经理集中在审批上,而非
战略制定和执行上,比价采购处
把监督作为例行公事
1.按照采购金额,审批工作有
采购分部经理及采购部经理
分级负责
2.集成系统中存储物料需求情
况及供应商资料,供采购部
经理参考
4。
无采购订单,没有对采购过程进行系
统性的记录与跟踪对货物的到达时间和数量缺乏控
制,提高生产和存货成本
使用采购订单,建立采购订单主
文件,在集成系统里与有关部门
共享,采购员可了解任何时点每
笔采购的收货与付款情况,对采
购进度进行追踪
4。
对供应商绩效的评估只在每年年底
做一次,缺乏集成和系统的供应商管
理及供应商档案减缓工作效率,不利于完善
与供应商的关系,不利于控制采
购成本和质量
建立供应商主文件,根据过去与
供应商交易的统计数据,定期对
供应商进行评估.
流程分析的发现诊断之问题我们的建议
对供应商绩效的评估只在每年年底做一次,缺乏系统的供应管理及供应商数据不利于控制采购成本和质量建立供应商文件,以采购订单为中心
及时更新记录供应商的评估工作及供
应商数据库
提货员每天到提货,对货物的种类、数量和到货时间没有任何了解,被动地进行收货(只要是属于**轮胎的货品,一律运回仓库)导致人力、运输和储存成本
的浪费
集成系统中有到货时间的详细记录,提货
前,仓库根据系统内的到货时间计划随时
了解到货计划,包括种类、时间和数量
供应商将给**采购部门,而非直接给财务部管理分散,易造成数据
管理不统一和大量核对工
作,并舞弊空间
供应商直接将交给财务部
采购员填写采购付款申请,财务部才安排相应付款易导致某些款项拖欠时间过
长,部利于保持与供应商的
良好关系
1。
集成系统中有应付帐款控制文件,财务
人员可定期查阅
2。
系统自动付款日期,系统内审批与
传送文件
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- 关 键 词:
- 采购 应付款 管理 流程 优化 案例