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Sy3培训10应收
第一十章应收帐
第一节基本概述及基本功能
一.基本概述
应收帐模块是对酒店的暂时不需现付而挂在后台帐户上的帐进行管理的应用系统。
作为酒店后台财务管理的模块,应收帐与前台帐务严格区分,是不能被前台人员所操作的。
前台人员只能将产生的欠款通过挂入挂帐永久帐户或者强行结帐来进行结算,而由专门的应收帐人员对这些款项进行转入应收帐及兑现等操作。
本节通过对应收帐部各个功能描述,以及操作方法的介绍,您将会很快掌握应收帐部系统的所有功能。
二.基本功能
·应收帐户的配置·应收帐户的挂帐·应收帐户的审计
·应收帐户的转帐·应收帐户的清除·应收帐户的查询
·应收帐户的付款
第二节重点功能
一、应收帐户转帐
应收帐户的转帐是指将酒店前台的暂时不现付的帐目转入后台财务,由专门的应收帐管理人员对其进行帐务管理。
应收转帐包括两个部分。
1、第一部分为挂帐帐户转应收。
这是酒店针对一些具有支付能力并与酒店有密切业务往来的单位,公司建立其永久挂帐帐户,允许该单位在该永久帐户上签单挂帐。
然后定期将它们转入应收帐,在应收帐模块中进行帐务管理。
2、第二部分为街帐转应收。
街帐是通过前台收银对住店客人强行结帐而产生的。
需要注意的是:
应收帐转帐的操作必须要在当天夜审完成后才能进行,即当天产生的街帐和挂帐帐户中的余额当天不能转入应收帐,只有通过夜审审核后才能操作。
二、应收帐户付款
应收帐中的帐目要通过付款将其兑现。
我们提供了以创建收据为基础的付款方式。
当应收帐人员收到一笔付款后可将其在系统中建立一张收据,然后用收据上的金额将本帐户的费用兑现。
如果在付款收据中数额出现错误,对于在付款过程中的一些帐务上的调整,我们还提供了冲帐这一功能来实现,具体操作可见下文详述。
三、应收帐户兑现
在建立收据后即可兑现,但在某些情况下,不同的收据需要兑现不同款项,而且兑现的金额也有所不同,为了解决这一问题,我们提供了三种兑现方式:
自动兑现,全部兑现,部分兑现。
其中自动兑现是由系统自动将收据上的金额与发票上的金额按顺序作全额兑现,直到收据上的未兑金额为0;
全部兑现则是由用户指定具体一张发票,系统将收据上的金额与这张发票上的金额作全额兑现;
部分兑现是由用户指定具体兑现发票以及具体兑现金额。
具体操作下文详述。
四、现金帐户清除
酒店的现金帐户是用来记录各销售点现金结算帐务的,一般情况下应该保持余额为0,但是有些帐户比较特殊,比如电话跑帐帐户,办公电话帐户等。
如果不加以处理,帐户内的余额将积累得越来越多。
对此我们应该在特定时间内获得财务上的许可后将其清除。
在应收帐中提供了这一功能,我们清除了某一现金帐户余额后可以进入它的明细帐中看到实际上在这个帐户中系统又自动挂入了一笔名为“*G/L转帐”的费用,金额恰好与现金帐户余额相反,因此余额为0。
第三节基本业务
一、创建应收帐户
1、操作方法
建立应收帐户要点击“创建”按钮或者在菜单“配置”中选择“创建帐户”,然后在弹出的“应收帐户编辑”窗口中输入帐户信息。
必须要求输入的信息有:
“帐户名”,“参考号”,“楼号”,“单位名称”,“地址”,“付款周期”,“分类代码”。
其他的信息可以自行填入。
另外还有三个单选按钮提供选择,分别是“帐号封锁”,“帐户类型”,“记帐类型”,用户可根据需求自行选择。
完成输入后点击确定按钮,此时就建立了一个应收帐户,我们可以在应收帐户主界面下方的列表中找到该帐户。
2、注意事项
要求输入的信息中“楼号”要选择酒店的主楼楼区,“付款周期”要按照酒店事先的配置和与该应收帐户协议好的付款周期进行选择,“分类代码”也应事先配置,然后按照约定进行选择。
“欠款限额”中应填入允许该帐户在酒店消费的最大限额,以供前台查阅。
二、修改应收帐户
1、操作方法
帐户建立以后若想对其基本信息进行修改则需要在帐户列表中选定修改对象,然后点击“修改”按钮,此时再次弹出“应收帐户编辑”窗口,我们可以修改任意信息。
修改后点击“确定”按钮保存结果。
三、应收帐户挂帐
1、操作方法
若需手工向应收帐户中挂帐,则先选定操作对象,然后点击“挂帐”按钮。
此时弹出“应收帐挂帐”窗口。
该窗口中上半部分列表框显示的是发票项,下半部分列表框则显示的是具体发票中所挂入的费用项。
我们只要在发票列表中选中任意某发票,就可以在下面的列表框中看到该发票中的明细金额。
若需向应收帐户中挂帐,则先要建立一张发票。
建立的方法是点击屏幕右边一列按钮中的“创建”。
此时弹出的“发票创建”窗口要求输入“日期”,“发票号”,“描述”,“备注”这几项信息。
注意日期不能大于当前酒店日期,描述则是对这张发票的来源,帐务进行的概述,要认真填写。
填写完成后点击“确定”,则会发票列表会出现一张发票的项目,但其金额与余额均为0,此时还要向这张发票中挂入具体费用。
具体方法是选中建好的发票后点击右边的“挂帐”按钮,此时弹出“应收交易挂帐”窗口。
我们通过填写“交易代码”,“房间代码”,“参考号”,“金额”,“人数”,“注释信息”来完成挂帐。
2、注意事项
一张发票中的费用可以多次挂入,如果发票金额中含有几种不同的费用,我们可以将费用分别挂入,注意选择“交易代码”即可。
四、应收帐户冲帐
1.操作方法
如果在挂帐时出现输入错误,将费用挂错,则使用冲帐将其调平。
方法是重新挂入一笔费用,金额为差额,调减还是调加由“+,-”来确定。
若调减则应挂入一笔负的费用金额,调加则挂入正金额。
如果在付款时出现错误,即建立收据时将金额输错,则直接可以点击屏幕右边的“冲帐”按钮,这样系统会自动出现一张金额相反的收据,将其冲平。
五、应收帐户付款
1、操作方法
在建立了应收帐户的发票后若想将其金额兑现就要通过付款完成。
我们选中应收帐户后点击“付款”按钮就进入了“应收付款”窗口。
该窗口界面设置和挂帐窗口结构一致,但上半部分的列表框显示的则是具体的收据项目,而下半部分列表框显示的是发票项目。
首先应建立一张收据,点击右边的“创建”按钮即可。
建立收据需要输入“交易代码”,“描述”,“金额”。
收据建立完成后我们可以看到它的金额和未兑金额及其他一些信息。
此时针对帐户中的发票我们就可以作付款兑现了。
兑现的三种形式上文已经讲述过,操作方法为:
自动兑现只要选中具体收据后点击“自动兑现”按钮即可完成;全部兑现先要选中具体收据然后点击“全部兑现”,此时在弹出的窗口中要输入兑现的发票号,点击“确定”就可以将指定的发票作全额兑现了;部分兑现则是要选定具体的发票后点击“部分兑现”,此时在弹出的窗口中输入要兑现的金额,点击“确定”后完成兑现。
2、注意事项
创建收据和部分兑现时需要输入的金额应该均为负值,因为收据和兑现均为付款形式,这点需要特别注意。
兑现后会产生一笔交易代码为*A/R付款的金额将发票中的余额冲减。
六、前台帐户向应收帐户的转帐
1、操作方法
对于前台来说,有两种途径可以转入应收帐户,一种通过向挂帐永久帐户挂帐,每一个挂帐永久帐户均对应一个后台应收帐户;另一种直接强行结帐产生街帐。
而前台的操作也到此为止。
接下来要由应收帐管理人员将挂帐永久帐户和街帐的帐通过应收帐的转帐转入后台应收。
具体操作是:
点击应收帐主界面上面的“转帐”菜单,在出现的下拉菜单中可以选择“挂帐帐户”或者“街帐”,然后点击进入。
在挂帐帐户的转帐界面中我们可以看到所有前台永久挂帐帐户的列表,可以从中直接选择,也可以通过列表下提供的查询条件“楼号”,“帐户名”,“交易类型选择”对操作对象进行查找。
找到后可以看到该帐户的欠款余额,点击选中帐户后按“确定”按钮即可完成转帐。
同样在街帐的转帐界面中可通过列表下的一系列查询条件查到操作对象,或者直接点击“查找”按钮可找出所有街帐帐户。
街帐帐户在列表中可以看到其对应的应收帐户和欠款余额,这时只要点击选中操作帐户再点击“确定”即可完成转帐。
2、注意事项
*在挂帐帐户和街帐转帐操作中经常要把多个帐户同时进行转帐,如果一个一个地操作非常烦琐重复。
系统提供了多选功能,即按住键盘上的“Ctrl”键不放,然后依次选定要操作的帐户,最后按“确定”可以完成多个帐户转帐操作;
*当天发生的前台帐的应收转帐应该在当日夜审结束后才可以进行;
*街帐转帐中有两种情况,一种街帐帐户的“应收帐”项中有确定的帐户存在,这说明此种帐户的帐将直接转入所对应的应收帐户。
另一种街帐没有对应的应收帐户,此时请谨慎操作,如果将其转入应收,则系统会自动按照帐户名称建立一个“帐户类型”为临时的应收帐户。
如果大量的这种帐户转入应收,势必会造成应收帐的复杂庞大,而且容易形成死帐。
七、应收帐户间的转帐
1、操作方法
应收帐户之间的转帐有两种情况,一种是同一帐户的不同发票间费用的转帐;另一种是不同帐户发票之间的转帐。
我们可以在点击“挂帐”后出现的“应收挂帐”屏幕中看到有两个“转帐”按钮,上面与发票列表对应的是帐户间转帐,我们选定具体发票后点击便出现“应收帐户选择”窗口,可以根据“名称”,“参考号”,“帐号”来查询所要转到的应收帐户,选定该帐户后点击“确认”,这样我们选定的整张发票都转到了目的帐户中。
在屏幕右边下方与明细费用对应的“转帐“按钮则可以将同一帐户中不同发票间的费用进行转帐。
我们点击“转帐“后费用列表会发生变化,列表分成了两部分,左边列表列出当前发票中的具体费用,右边则列出发票项。
只要先选择了左边的费用,然后再选择右边的发票,最后点击中间的“执行”按钮,这样我们选中的那笔费用就会转到选中的发票中去。
2、注意事项
帐户间的发票转帐必须是未兑现过的发票才可以实现转帐,即其金额和余额相等的发票才可以转帐,若有部分兑现则将不能转帐。
八、应收帐户中有争议帐的处理
1、操作方法
实际在处理应收款问题上会出现很多争议金额,即形成暂时无法进行兑现的帐务。
应收帐系统中提供了设置争议金额的功能。
若某张发票有争议,则在“应收挂帐”屏幕中选中该发票,然后点击屏幕上方的“争议”按钮,这时会出现操作提示框询问是否确认,确认后我们可以在应收帐户列表中看到该帐户的争议金额一项中会出现相应的数目正是我们所选中的发票上的金额总数。
这个同样的操作还可以在“应收付款”屏幕中进行,我们可以选中屏幕下方具体发票,然后点击右边的“争议”以达到同样的效果。
还有一种设置争议的方法是只将某张发票中的一笔明细费用设成争议。
我们在“应收挂帐”屏幕中可以选中具体费用,然后点击屏幕下方的“争议”按钮,这样就完成了设置。
同样也可以在应收帐户列表的争议金额项中体现出具体金额大小。
凡被设置成争议金额的费用都是不能以任何兑现形式进行兑现的。
九、审核应收帐户的交易明细
1、操作方法
审核应收帐户的交易与前台收银审核非常相似,同样利用交易查询和交易审核来进行。
点击应收帐界面的“挂帐”菜单会出现下拉框,可以选择其中的“交易查询”和“交易审核”。
交易查询为我们提供了一个很好的查询工具,当前操作员可以根据“交易代码”,“参考号”和“金额”三种查询条件来进行交易的核对。
交易审核则是利用手工统计与电脑统计反复进行核对,直到所有操作金额全部对上为止。
鉴于此功能与前台审核相似,不再详细介绍。
2、注意事项
仅可审核当日操作金额。
一十、审计前台现金帐户
1、操作方法
在应收帐主界面的“审计“菜单中选择“现金帐户”,则出现一个“现金帐户审计”窗口,将列出所有系统设置的酒店现金帐户,我们可以选定要审计的对象然后确认,这时会自动生成一张“现金帐户审计报告”,在报表上我们可以清楚看到该现金帐户中每一笔明细交易的描述,时间,参考号和金额。
我们可以根据这张报表进行审计。
十一、审计前台挂帐永久帐户
1、操作方法
在审计菜单中选择“挂帐帐户“,其他操作与审计现金帐户相同。
十二、审计前台街帐帐户
1、操作方法
在审计菜单中选择“街帐”,其他操作与审计现金帐户相同。
2、注意事项
需要注意的是自动生成的“街帐审计报告”格式与其他略有不同。
整张报表分为左右两边,左边为街帐的明细信息,右边则是转成应收帐后的明细信息,注意加以区分。
十三、清除前台现金永久帐户
1、操作方法
点击应收帐主界面上的“清除”菜单选择现金帐户,进入“现金帐户清除”窗口。
选中要清除的帐户后确认,这时该现金帐户中的余额将清除为0。
我们可以在永久帐户中看到该现金帐户中自动挂入一笔*G/L转帐将费用冲平。
十四、查询应收帐户
1、操作方法
应收帐户的查询可以直接在应收帐主界面上进行,只要在屏幕上方的“姓名查询”中输入应收帐户名点击“查询”即可进行查找。
另外在菜单“查询”中选“条件”后,也可以按照“名称”,“参考号”,“帐号”来进行应收帐户的查询。
十五、查询应收帐户挂帐交易
1、操作方法
在应收帐中点“挂帐”,选中发票后选择发票中的具体费用,然后点击“显示”按钮,这样就会出现一个显示框,上面将该费用的发生情况详细列出以供查阅。
十六、管理发票
1、操作方法
在应收帐中还提供了供操作人员管理使用发票的功能。
在菜单“挂帐”中选择“发票管理”进入发票管理界面,我们可以点击“增加”来领用发票,在其中填写“参考号”,“起始号码”,“终止号码”,“发票描述”后系统会自动将这个号码段的发票默认为是该操作员的领用发票。
以后操作员在建立发票和兑现金额的时候应按此号码段填写发票号,系统会自动识别。
在发票完成兑现后我们可以点击“明细查询”来查看发票兑现明细情况。
当操作员领用的发票全部用完后通过“上交”可以将发票全部上交,这批发票号就会自动被系统认为已用,以后不会再使用。
在发票管理的“报表”菜单中我们可以生成“发票使用报告”和“发票上交报告”两张报表,为发票的合理管理提供方便。
十七、打印报表
1、操作方法
在应收帐中提供了两张报表的生成和打印,点击菜单“查询”后选择“借贷发生情况表”和“应收转帐汇总”即可浏览这两张报表。
在“报表”模块中也提供了应收帐报表的生成和打印,其中的报表有:
“应收帐主单”,“应收帐帐龄报表”,“应收帐月结报表”,“应收帐挂帐日志”。
打印报表的基本操作是:
双击要打印的报表,会弹出一个设置对话框,在这个对话框中可以选择一些报表生成的条件,例如:
报表的日期,报表内容的限定以及排列顺序等,操作人员可以根据自己需求进行选择,选择完毕后点击“确认”按钮,这样会生成报表的预览,点击以下画面将其放大即可查阅。
若想打印则点击“打印”。
十八、打印发票
1、操作方法
在“应收挂帐”与“应收付款”中都提供了打印发票的功能,我们只需选中要打印的对象后点击“打印发票”按钮即可打印。
第四节报表
一、重点报表
1、借贷发生情况表
用途:
提供应收帐户的欠款与兑现对应关系的报表。
报表左边为应收帐户中建立的发票明细,右边则为收据明细,方便操作人员对照查看借贷发生关系。
2、应收帐帐龄报表
用途:
列出所有产生应收帐的帐户,按照“本月欠款”,“上月欠款”,“前月欠款”……依次将其欠款金额列出,为财务人员提供参考对照凭据。
3、应收帐结帐报表
用途:
可将应收帐户依次打出结帐单,帐单上会将欠款发生日期,兑现日期,兑现凭证,内容,票据号,金额依次列出,可以作为应收结帐的凭证。
4、应收帐挂帐日志
用途:
按照信用卡应收帐户和*A/R转帐分类列出一段时期内发生应收转帐的明细内容。
方便财务人员核对应收转帐情况。
5、应收帐对帐报表
用途:
提供应收帐发生额与收回额的对照报表。
二、其他报表
1、应收帐主单
用途:
列出酒店所有应收帐户的信息。
2、发票使用日报
用途:
将领用的发票列出,统计发票使用情况。
第五节常见问题解答
问:
应收转帐,有时转帐报告显示转帐金额为0,转帐明细为空;有时转帐后挂帐永久帐户或街帐余额不为0,请问是什么原因?
答:
可能转帐的帐户中的余额为当日产生,应收转帐不能转当日帐,必须过完当天夜审后才可以进行转帐。
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