秘书学概论复习资料整理.docx
- 文档编号:24446917
- 上传时间:2023-05-27
- 格式:DOCX
- 页数:44
- 大小:57.43KB
秘书学概论复习资料整理.docx
《秘书学概论复习资料整理.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书学概论复习资料整理.docx(44页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
秘书学概论复习资料整理
第一章绪论
第一节秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
1.宫中秘藏之书2.辅臣(Secretary)3.行政职位4.社会职业
二、秘书的类别和层次
1.秘书的类别秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
2.秘书的层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同,因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同,在纵向上有层次之分。
三、秘书的职业特征
1.服务的直接性2.服务的稳定性3.知识化4.年轻化5.女性化
第二节秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容
美国:
文书、事务、一般管理
中国:
1.文书撰写2.文书制作3.文书处理4.档案管理5.会议组织6.调查研究7.信息资料工作8.信访工作
9.接待工作10.协调工作11.督查工作12.日程安排13.日常事务14.办公室管理15.其他临时交办事项
二、秘书工作的要求
1.秘书工作的“四个转变”
(1)由单纯地办办事转变为既办文办事又出谋献策;
(2)由单纯地传递信息转变为综合处理信息;
(3)由被动服务转变为主动服务;(4)由凭老经验办事转变为科学化管理。
2.秘书工作的“六个强调”
(1)强调调查研究工作;
(2)强调信息工作;(3)强调信访工作;(4)强调协调工作;(5)强调督查工作;
(6)强调党务、政务服务工作。
三、秘书工作的性质与特点
1.辅助性2.综合性3.机密性4.服务性
四、秘书工作的作用
1.助手作用2.参谋作用3.协调作用4.信息枢纽作用5.公共关系作用
第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法
一、秘书学的涵义和研究对象
1.秘书学的涵义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说,秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
2.秘书学的研究内容
(1)研究我国秘书工作的现状,了解其内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法;
(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求;
(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验,批判地继承古代秘书工作遗产,借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分;
(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德,了解秘书的任职资格与要求;
(5)研究秘书学与相关学科的关系,以促使秘书学的丰富与发展。
二、秘书学研究的兴起
三、秘书学研究的发展方向
1.秘书学教学理论2.秘书工作理论3.秘书学相关学科研究
四、秘书学研究的方法与方式
1.从实际出发,由经验上升为理论的方法2.运用其他学科的先进方法研究秘书学
3.有经验的秘书人员与理论研究人员相结合
第四节我国秘书工作的发展趋势
一、我国秘书工作职能的转变
1.支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案
2.辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制
3.处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息4.计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划
二、我国秘书工作方式的转变
1.服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务
2.办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公3.会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展
4.操作方式,由手工操作转变为电子操作
第二章秘书的基本条件
第一节从事秘书工作的职业准备
一、必须是成熟的白领
具备相当的社会常识,了解组织的规章制度(各种潜规则),做事沉着而又灵活,具备相当的责任感,富于团队精神。
二、必须能自觉进行自我管理
1学习管理2时间管理3健康管理4感情管理5金钱管理
第二节从事秘书工作的思想准备
一、适应秘书新人工作的特点
1工作“简单”2工作繁重3待遇较“低”4工作“清闲”
二、注重自我提升
1充分发挥主观能动性2提高工作的含金量3充分发挥职务优势4在“打杂”中创造机会
第三节秘书必备的品质
一、认真二、诚实三、谦逊四、合群五、宽厚六、自信七、缜密八、有上进心九、幽默风趣
第四节秘书必备的能力
一、判断能力和执行能力
1能分析问题2具备解决问题的常识和经验3能迅速采取行动
二、理解能力和洞察能力三、信息收集能力和写作能力
4、交流沟通能力
第五节秘书的仪表
一、装扮的基本原则
1保持大众化2切忌标新立异3保持蓬勃朝气
二、基本的仪表要求三、举止优雅四、健康的生活方式
第六节秘书的自我调节
一、心情舒畅二、释放压力三、情绪管理
第七节秘书的从业要求——保密
一、保密应是秘书的职业习惯二、日常保密三、电子信息保密四、保密不是封闭
第三章秘书与主管上司的关系
第一节秘书与上司关系的特征
一、工作上的主从性二、知识、能力、体力、思维的补充性三、人际关系的首属性四、人格上的平等性
于雪是一家私营煤矿的老总的秘书。
该矿的规模虽然很大,但在安全生产方面存在许多隐患;对于这些隐患,老总总是抱着侥幸的心理。
这天,老总得到消息,说有关部门要组织安全生产大检查,于是,老总让于雪赶紧准备一份材料应付检查组。
面对这种情况,于雪该如何处理?
现在有这么几种选择:
A.“好,我马上就办。
”
B.“老板,这种技术性很强的资料我不会做,你还是找别人吧。
”
C.“老总,这事事关重大,最好实事求是地汇报,对于安全隐患,我们应尽快采取措施。
否则,一旦出事,后果不堪设想。
”
D.当面什么也不说,背后写匿名信给有关安全检察部门。
E.表面上答应,但就是拖着不办!
请选择你认为最合适的一种,说明理由,并对其他选择进行评析。
一天,老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到自己的办公室,因为一位交往多年的代理商给他寄来了一封非常无礼的信。
他自己起草了一封简短的回信,让于雪马上把信寄走。
信的内容是这样的:
“我没有想到会收到这样的来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的一切交易,并且我要让所有的同行知道你的行为!
”
面对这种情况,于雪应该如何处理?
现在于雪有这么几种选择:
A.“好,我马上就办!
”说完,于雪立即回到自己的办公室,把信寄走了。
B.如果将信寄走,对公司和老总本人都非常不利。
于雪想到自己是老总的助手,有责任提醒老总;为了公司的利益,得罪了老总也值得。
于是对老总这样说:
“老总,这封信不能发,别发了吧!
”
C.于雪非但没有退下去寄信,反而前进一步向老总提出忠告:
“老总,请您冷静一点!
给人家回一封这样的信,后果会怎么样呢?
在这件事情上,难道我们自己就没有值得反省的地方吗?
”
D.当天快下班的时候,于雪对已经心平气和的老总说:
“老总,可以将信寄走了吗?
”
E.默默地回到自己的办公室,当作什么也没听见。
对于以上几种选择,你认为哪种选择比较合适?
哪种选择最为恶劣?
请说明理由。
这天下午,总经理对秘书于雪说马上就要开公司董事会了,他要在会上做上半年的工作总结报告,然后递给于雪两张纸,说是自己草拟的工作总结报告大纲,上面还有些基本数据,让她根据这个大纲帮他起草工作总结。
于雪一看,上面有“公司今年上半年增加了经济效益500万元”的字样,这是个常识性的错误。
面对这种情况,于雪当如何处理?
选择如下:
A.“老总,您用500万元这个数表示经济效益,真是恰如其分。
”
B.“老总,您有没有常识,经济效益是个相对数,怎么能用500万元这个绝对数表示呢?
”
C.“老总,您这个大纲很全面,不过,如果把‘增加了经济效益500万元’改为‘增加了利润500万元’可能会好理解一些。
当然,这是我个人的看法,您是老总,还是由您定夺。
”
D.“有意思,用‘经济效益’表示500万元的利润,真新鲜。
”
E.“老总,我一定按照您的意思把报告写好。
”
选择你认为最合适的一种,说明理由并对其他几种选择进行评析。
第二节秘书与上司关系的处理原则
一、主动配合、适应二、服从,但不盲从三、委婉提醒,适时规劝
四、维护上司间的团结
1.正确对待2.一视同仁3.化解矛盾4.保持中立
第三节秘书与上司沟通交往的原则
一、正位二、适人三、合时四、择地五、善言六、渐进七、谦让
实训:
提醒上司
按原定的日程安排,今天上午公司老总从9:
30到10:
30与恒欣公司老总见面,10:
45开始与大地公司老总见面,并一起吃饭。
10:
40分,大地公司老总和他的助手到了,秘书于雪领他们到会客室后,来到老总的办公室,准备向他通报大地公司老总已到一事,却发现老总与恒欣公司老总两人谈兴正浓。
请演练如何提醒上司。
要求:
1、分组进行,5人一组,其中1人扮演于雪,1人扮演上司,2人扮演客人,1人进行监督评价。
2、在演练过程中必须严肃认真,言行符合规范。
3、每个同学最好能按照实训内容设演练的脚本(包括情节和台词),并给本小组成员分配角色。
第四章秘书的素养
第一节秘书的知识和能力
一、秘书的知识结构
秘书应有四方面知识的纵横结合。
1.基础知识2.专业知识3.行业知识4.相关知识
二、秘书的能力要求
秘书人员需要具有多种能力。
主要是:
1.写作能力2.口头表达能力3.听知能力4.阅读概括能力5.社交活动能力6.协调能力
7.观察分析能力8.应变能力9.使用先进办公器械的能力10.预测能力
案例分析:
背景:
于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司,公司正准备明年在香港上市。
星期一早晨一上班,于雪就收到一份传真。
传真是青海一家医院发来的,说是本公司生产的麻醉机出现质量问题,造成严重的医疗事故,病人家属情绪很激动,不仅提出巨额赔偿要求,而且准备向新闻界披露,因此,院方要求公司尽快派人过去处理。
面对这种情况,于雪应该如何处理?
现在于雪有这么几种选择:
A.马上与医院联系,了解事故发生的具体原因。
B.马上与正在香港出差的老总通电话,向他汇报情况,并听取他的指示。
C.因为情况紧急,马上以老总的名义给对方院长发传真,并请院长代表公司向病人家属表示慰问。
D.与公司有关部门联系,商量这次事件有可能对本公司的影响,并采取相应的对策。
E.向有关技术人员咨询这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误所致。
分析:
对于以上几种选择,你认为哪种选择不合适?
请说明理由,并对其他几种选择进行评析。
实训
这天上午十点左右,公司秘书于雪正在前台值班,进来一位中年客人。
他掏出名片,自我介绍是西安某公司负责市场营销的副总经理,希望能见一下公司总经理,商谈做陕西总代理的事。
而于雪知道公司上个星期就确定了陕西的总代理。
这时,工商银行信贷部经理也推门而入,说是路过,好久不见公司刘总,想跟他聊聊天。
1、本实训应分组进行,可以四人一组,一人扮演于雪,二人扮演客人,一人进行监督和评价。
然后进行交换角色轮训。
2、每个扮演者要严肃认真,言行符合规范,且最好按照实训内容设计演练的脚本(包括情节和台词)。
第二节秘书的思想修养和职业道德
一、理论修养
秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。
理论的具体化就是政策和法规。
二、思想作风
秘书人员必须具有良好的思想修养和工作作风,具体有:
1.全心全意为人民服务2.对党和人民负责3.密切联系群众4.谦虚谨慎5.实事求是6.踏实细致,一丝不苟
7.敏捷干练,讲究时效8.富于创造,勇于开拓
三、职业道德
1.忠于职守2.严守机密3.任劳任怨4.文明礼貌5.恪守信用6.廉洁奉公
第三节秘书的心理和性格
一、个性心理
心理,是人脑的机能,是客观现实在人的头脑中的反映,它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。
主要有:
1.兴趣2.意志3.情绪4.思维5.记忆
二、气质与性格
1.气质的含义
气质是人的生理和心理特征。
现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。
气质表现为人的感受性(感觉能力的大小)、耐受性(感觉的强化或消退)、敏捷性(言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢)、可塑性(根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度)、兴奋性(情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度)、倾向性(情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内)。
2.气质和性格的关系
气质部分地决定或构成了人的性格。
气质是先天性的、遗传的,性格虽与气质有关,却在更大程度上受后天影响,也即,性格可以改变,可以有意识培养。
3.气质、性格与秘书职业的关系
气质、性格与秘书职业有一定的关系。
三、性格要求
性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。
现代秘书人员除了理论修养、知识、能力之外,最好能具有以下几个性格侧面:
1.开朗2.敏捷3.稳健4.坚毅5.幽默6.自制
四、心理调适
秘书人员要善于调适自己的心理,保持稳定、乐观、健康的心态。
下面是几种行之有效的方法。
1.博览群书,开阔胸襟2.培养广泛兴趣,丰富业余生活3.善于反省,自我调适4.倾诉、宣泄、调节情绪
第四节秘书的性别特征
一、性别的性格、职业特征
1.性别的性格特征不少心理学家研究表明,人的性格与性别有关。
2.性别的职业特征不同的职业固然对知识、技能、体力要求不同,而对心理、性格的要求也有些区别。
而秘书这个职业就更适合于女性。
3.秘书的女性特征
二、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态2.自我保护意识和方法
第五节秘书的培训与考核
一、秘书的培训
秘书的培训主要有三种模式:
1.学历教育2.岗前培训3.在职培训
二、秘书的职业资格鉴定
我国目前进行的秘书职业资格鉴定有多种形式,主要有:
1.国家秘书职业资格证书考试2.剑桥秘书证书考试3.LCCIEB(伦敦工商会考试局)秘书证书考试
4.IAAP(国际职业秘书协会)秘书资格考试5.上海市职业秘书专业技术水平认证考试
6.上海市高校学生秘书类职业资格(准高级)证书考试
三、秘书的考核
1.考核内容考核内容包括德、能、勤、绩四个方面,重点考核工作实绩。
2.考核标准秘书的考核没有统一的标准,各机关、单位可自行制订。
但制订考核标准应该定量和定性(质)相结合。
具体有四种方法:
(1)直接量化。
(2)比率化。
(3)综合指标化。
(4)类比指标化。
3.考核方法
考核方法通常分平时考核和年终考核两种
第五章日常工作(上)
第一节办公室管理
一、办公室管理的作用
1.办公室是指挥部2.办公室是工作室3.办公室是“窗口”
二、办公室的布局与布置
办公室一般有两种类型:
一种是由多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成;另一种是大办公室(40平方米以上)。
两种办公室各有利弊,布局和布置的要求也不同。
1.小办公室2.大办公室3.接待室、会议室
三、办公室管理的内容与要求
其管理要求和特点为:
1.整洁2.安静3.光线、空气与温度4.色调与美化5.设备与用品
第二节通讯工作
一、电话接打
秘书接打电话的要求有:
1.正确、有效、礼貌2.接听电话的程序和要求3.打出电话的程序和要求
模拟接打电话实训
以秘书的身份在以下情景中模拟接打电话:
(1)一位报社广告部的客户要找公关部经理,经理不在。
(2)一位客户来电咨询宣传画册设计的费用,秘书回答或转接。
(3)某喷绘公司经理来电,此前平面设计部经理曾交代秘书不要转给他。
(4)某作者来电,投诉签约书籍印刷质量太差,火气很大。
(5)一位客户来电了解公司新代理销售的某部畅销书是否已经开始批量销售,秘书需要查资料回答,故让对方等候。
(6)一个推销电话唠唠叨叨地跟秘书套近乎。
(7)同时处理两个来电。
(8)又到了周四,按照公司的日常工作惯例应该在下午召开公司各部门经理会议,但这个周四恰好公司总经理和副总经理到北京参加一个重要的洽谈会,秘书电话通知各个部门经理本周四的例会取消。
二、邮件收发
1.邮件收进的程序和要求
(1)分类
(2)拆封(3)登记(4)分送(5)阅办
2.邮件发出
秘书需在发出邮件前完成下列工作程序。
(1)内容校核
(2)信封、封皮查对(3)邮件寄发
3.现代通讯事务
现代秘书应掌握运用现代通讯技术。
(1)传真
(2)电传(3)电脑网络通讯
第三节接待工作
一、接待工作的类型与方式
1.接待的类型不同的接待类型有不同的特点和要求,现择其重点作简要介绍。
(1)上级检查
(2)会议接待(3)外宾接待(4)随机接待
2.接待的方式
秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有以下几种:
(1)迎送式
(2)引见式(3)参与式(4)陪同式(5)完全式
二、接待工作的原则与要求
1.文明礼貌2.负责3.与人方便4.讲求时效5.按制度办事6.遵守纪律
办公室接待实训
(1)请模拟演示前台秘书小李、小王接待来访客人的情景。
(2)要求演示过程包括来访客人踏出电梯进入办公室、秘书接待处理、秘书送别来访客人,整个过程必须完整。
通过训练,要求掌握办公室日常接待程序、接待礼仪,提高学生的口才和临场应变能力。
实训知识链接
秘书接待礼仪
1接待引导礼仪
(1)在走廊的引导方法
(2)在楼梯的引导方法(3)在电梯的引导方法(4)客厅里的引导方法
2接待来宾握手的礼仪
3接待中作介绍的礼仪
三、接待工作的程序与内容
1.内宾接待的一般程序与内容
预定性的内宾接待一般按下列程序进行:
接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一迎接来宾一商议日程一安排会谈一陪同参观一送别客人一接待小结。
2.外宾接待的一般程序与内容
外宾接待较之内宾通常要复杂一些,内容要求也有所不同,一般程序如下:
接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一欢迎来宾一商议日程一礼节性拜访一宴请一正式会谈一签订协议书一陪同参观游览一互赠礼品一欢送来宾一接待小结。
第四节日程安排
一、日程安排的原则和要求
1.服从于组织的总目标和整体计划2.区分轻重缓急3.随时补充、调整4.提示和督促5.酌留弹性、劳逸结合
二、订约事宜
为上司订约除了需遵循日程安排的原则和要求外,还应注意以下几点:
1.事先征求上司意见2.再次确定,及时提醒3.善用台历和备忘录
三、差旅事宜
差旅事宜是指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜,主要有以下几方面:
1.做好准备工作2.旅途服务3.随时联络
第六章日常工作(下)
第一节督查工作
督查,是指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查,使之落实、妥善。
一、督查工作的作用
1.督查对领导的作用
(1)督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。
(2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。
(3)督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。
2.督查对秘书的作用
(1)督查是秘书的一项重要职责
(2)督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面
二、督查工作的原则和程序
1.督查工作的原则
秘书督查工作必须遵循以下原则:
(1)领导负责
(2)分级负责(3)实事求是(4)不直接办案(5)讲求时效
2.督查工作的程序
领导临时交办的督查任务,秘书可随机执行,及时汇报;较重大的事项则需按以下程序进行:
(1)查办立项
(2)查办通知(3)催办(4)直接调查(5)商讨处理(6)结案反馈(7)立卷归档
第二节保密工作
一、保密的概念与意义
1.秘密的概念与类型
我国《保密法》对国家秘密下了明确的定义:
“国家秘密是关系国家的安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
”
秘密有多种类型。
2.保密的意义和作用
保密,就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密,不向无关人员泄露或失密。
保密的意义和作用在于:
(1)关系到国家的安危
(2)关系到经济、科技、文化教育等事业的发展(3)关系到领导工作的成败
(4)关系到社会的安定团结
1.保密工作的内容
对于无形秘密,秘书要牢牢树立保密观念,时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。
有形秘密的保密有如下内容:
(1)文件保密
(2)会议保密(3)通讯保密(4)电脑保密(5)涉外保密
2.保密工作方针
(1)积极防范
(2)突出重点(3)既确保国家秘密,又便利各项工作
3.保密工作的具体规定
第三节印信工作
印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作,属于秘书工作范围。
一、公章的样式、种类和刻制
1.公章的样式公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
2.公章的种类
(1)单位印章
(2)套印章(3)钢印(4)领导人签名章(5)其他印章
3.公章的刻制
二、公章的保管和使用
1.公章的启用2.公章的保管3.公章的使用
盖用单位公章,必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准,并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
使用不同的印章,或加盖在不同的位置,其意义、作用是不同的,常见的有以下几种:
(1)落款章
(2)更正章(3)证见章(4)骑缝章(5)骑边章(6)密封章(7)封存章
盖章一般使用红色印油,应摆正位置,用力均匀,使章印完整、印文清晰可识。
4.公章的停用与销毁
3、电子签名和电子印章
1.电子签名、电子印章的特点及作用
电子签名具有三个作用:
一是证明文件的来源,即识别签名人;二是表明签名人对文件内容的确认;三是构成签名人对文件内容正确性和完整性负责的根据。
2.电子印章的制作、使用和保管
党政机关、企事业单位为保证电子印章的安全使用,应做到以下几点:
(1)确保电子印章私钥的完整性,防止私钥的泄露和损坏,禁止将电子印章交于他人使用。
(2)一旦发现私钥丢失或泄露,立刻向有关电子印章审核部门报告。
(3)如果发现电子印章数字证书内的信息发生任何变化,立即通知电子印章审核部门。
(4)如要撤销电子印章,可以向电子印章审核部门提出申请并办理相关撤销手续。
3.电子签名的使用及保管责任
电子签名接收的时间、地点的确认方式是:
(1)法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的,应当确认收讫。
发件人收到收件人的收讫确认时,数据电文视为已经收到。
(2)数据电文进人发件人控制之外的某个信息系统的时间,视为该数据电文的发送时间。
(3)收件人指定特定系统接收数据电文的,数据电文进入该特定系统的时间,视为该数据电文的接收时间;未指定特定系统的,数据电文进入收件人的任何系统的首次时间,视为该数据电文的接收时间。
(4)发件人的主营业地为数据电文的发送地点,收件人的主营业地为数据电文的接收地点。
没有主营业地的,其经常居住地为发送或者接收地点。
(5)当事人对数据电文的发送和接收时间、地点另有约定的,从其约定。
4.电子签名的认证
四、介绍信的保管和使用
1.介绍信的保管2.介绍信的使用
第四节值班工作
一、值班工作的组织形式
1.办公室值班2.值班室和总
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书学 概论 复习资料 整理