档案数字化方案档案数字化方案.docx
- 文档编号:24436275
- 上传时间:2023-05-27
- 格式:DOCX
- 页数:14
- 大小:90.78KB
档案数字化方案档案数字化方案.docx
《档案数字化方案档案数字化方案.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案数字化方案档案数字化方案.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案数字化方案档案数字化方案
档案数字化方案
2011年7月
第1章纸制档案整理方法
Ø档案盒整理
打印、粘贴封面及档案盒脊背,涉密单位在脊背上加盖涉密章,每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。
Ø档案装订
设立、每次变更等形成的文件为一件,统一三孔一线装订一起,在右上角(反面左上角),编写页码,加盖件归档章。
Ø档案排序
以件为单位装订后,盒内件按照不同的分类进行排序,类先后顺序为1:
设立2:
变更3:
年检4:
注销登记5:
补领证书,类内件顺序按照生成时间先后排序。
第2章电子档案整理方法
Ø电子目录采集管理
目录采用多级管理,管理模式分卷、类、件、份,著录字段信息如下:
第一级:
事业单位基本信息即卷描述信息,字段信息如下
序号
名称
备注
1
证书号
2
档号
3
单位名称
4
住所
5
举办单位
6
法定代表人
7
身份证号
8
核准日期
9
注吊销日期
10
经费来源
11
开办资金(万元)
12
开户银行
13
银行帐号
14
审批机关
15
批准文号
16
执业许可证书
17
联系电话
18
邮政编码
19
备注
20
存址
21
宗旨和业务范围
第二级:
设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息,即类描的对象件述信息,字段如下
序号
名称
备注
1
档案类型
(设立、变更、注销登记、年度检验、证书补领等)
2
证书号
3
档号
4
单位名称
5
核准日期
6
移交人
7
接收人
8
接收时间
9
送交情况
字典(已送交、未送交)
电子已归、纸制未送到
10
归档情况
字典(已归档、未归档)
电子已归、纸制送到、未送档案室
11
公告时间
12
公告媒体
13
备注
第三级:
文件材料描述信息即份描述信息,字段如下、
序号
名称
备注
1
档号
2
题名
3
形成日期
4
责任者
5
页数
6
页次
7
备注
Ø电子原文采集管理
扫描过程:
扫描分辨率>=200dpi,生成黑白二值图象,压缩格式为group4,每份文件保存为多页TIFF文件,tiff文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号,中间用’-’分割.
转换格式:
把tiff格式文件,转化成ocr识别后的双层pdf格式文件.
文件挂接:
把双层pdf格式文件,挂接到对应份目录.
刻录光盘:
把tiff文件、转换后的双层pdf格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴,放到防磁柜中保存.
第3章纸制档案整理、数字化详细流程
3.1整理、数字化流程
整理、数字化共包括九部分,分别为:
档案初步整理、案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入库,格式转换、光盘刻录。
3.1.1档案初步整理
档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章.
件归档章格式,如下
辖区
举办单
位性质
举办单位代号
事业单位顺序号
登记类别
顺序号
1
1
001
001
1
1
3.1.2案卷出库
在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。
(详见下表)
调归档案登记表
时间
全宗
目录号
卷号
调卷人
归卷人
时间
全宗
目录号
卷号
调卷人
归卷人
3.1.3目录校对
整理好的案卷和系统的电子目录是否一致,如不一致,直接进行更正;如果没有目录,直接录入目录,并填写档案全文扫描流程记录表。
目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理,档案全文扫描流程记录表详见下表
档案(卷级)全文扫描流程记录表
对目录时间
操作人
卷号
Tif数量
扫描时间
操作人
扫描页数
质检时间
操作人
图像质量
挂接质量
备注
A3
A4
3.1.4案卷扫描
领取目录校对完成后的案卷,填写全文扫描流程记录表,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。
3.1.5图像处理
对扫描后的图像进行纠偏去污等操作,处理扫描完成的文件后,填写全文扫描流程记录表。
3.1.6图像质检
对处理完成的图像进行质检,发现问题及时反馈,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。
3.1.7图像挂接
对已质检完成的图像文件进行批量挂接,挂接完成后进行二次质检(挂接的文件是否与归档目录一致)。
3.1.8案卷入库
案卷装订完整后按顺序排好并及时入库,入库前,打印、粘贴封面及档案盒脊背,涉密单位在脊背上加盖涉密章。
盒内以件为单位装订,按照不同的类(设立、变更等)和顺序进行排放,检查是否有件目录,如果没有打印件目录,填写案卷入库登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。
调归档案登记表
时间
全宗
目录号
卷号
调卷人
归卷人
时间
全宗
目录号
卷号
调卷人
归卷人
封面
事业单位登记管理档案
卷号
证书号
单位名称
举办单位名称
举办单位代号
保管期限
活动类别
日期
内容
份数
页数
设立
变更
封面卷号组成:
11-001-001
辖区
举办单
位性质
举办单位代号
事业单位顺序号
1
1
001
001
盒脊背
举办单位编号
001
证书号
(12位)
卷号
1
盒号
备注
设立登记(件目录)
序号
文件题名
日期
页号
备注
1
事业单位法人设立登记(备案)申请书
2
事业单位法定代表人登记申请表
3
事业单位章程草案
4
审批机关批准设立的文件
5
拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件
6
拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证明文件
7
具有法定资格的验资机构出具的验资证明
8
住所证明
9
事业单位印鉴、基本帐户号备案表
10
银行开户许可证复印件或帐号证明
11
其他有关材料
12
13
3.1.9格式的转换
验收完成后的tif格式文件全部按标准转换为双层pdf格式文件。
3.1.10光盘刻录
验收后,tif格式文件刻录成盘;转换后的pdf格式文件刻录成盘。
3.2数字化加工的流程示意图
3.2.1图一
数字化加工流程图1
3.2.2图二
数字化加工流程图2
第4章数字化人员的配置
岗位
姓名
成员
工作内容
项目经理
整体负责项目,及与用户的协调和验收工作
质量保证
定期对项目执行审计工作
现场负责
1
1.数据备份
2.人员管理、调配
3.现场项目管理与监控
4.安排纠正用户和QA提出的问题
5.项目组对外联络
6.组织午餐及检查值日
7.维护计算机网络
8.汇总统计表
10
1、案卷出入库
2、目录校对
3、目录录入
扫描
6
1、负责案卷扫描和查看案卷完整度
处理
4
1、对扫描图像,纠偏、去黑边、去噪声、抹白等
质检
1
1、对处理完成的图像进行质量检查
2、对扫描案卷装订质量检查
3、对数据的挂接
4、对挂接完成的案卷进行二次质检
挂接
备注:
前期所有人员统一进行目录的录入,中期开始分配,共计人员11名。
第5章数字化加工
档案数字化加工共计45万页,其中条目录入5万页,扫描40万页。
扫描40万页需要30天。
每天扫描量1.4万左右
序
号
验收项目
验收标准
抽检范围
验收情况
1
案卷挂接
检查目录标题和扫描处理后的案卷标题是否挂接一致
不低于10%
2
案卷质量
处理后的案卷是否清晰、完整
不低于10%
3
完整性核查
检查档案扫描量是否满足工程要求
不低于10%
4
检查目录录入是否合格
不低于10%
5
检查复制件制作是否合格
不低于10%
6
检查光盘数据是否完整
100%
7
检查硬盘备份数据是否完整
100%
8
检查案卷入库是否完整无损
100%
9
检查档案(卷级)全文扫描流程记录表填写是否完整
100%
验收意见:
验收人:
验收日期:
第6章验收标准
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 数字化 方案