上海外国语大学教职员工.docx

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因公出国（境）OA申请指南

我校教职员工出国（境）审批治理方法见《上海外国语大学教职工因公出国（境）审批治理方法及操作细那么》（修订）。

鉴于审批、办理因公护照（港澳台出入证件）及签证（签注）所需时刻，出国（境）人员最好自正式出境之日起倒推至少3个月备齐因公出国（境）申请材料通过OA系统报至人事处。

一、校内OA申请流程：

对外交流—出国（境）申请（教职员工）

1.拟申请出国（境）人员按要求预备好相关材料，通过OA系统提交所在单位OA审核人员（所在单位不设OA审核人员的，默许发起人本人为审核人），由OA审核人员提交本单位行政负责人审批。

行政负责人本人出访，报党总支书记审批。

不同部门多人参团，应报每一个参团成员所在部门负责人一一审批。

校领导出访一样由对外合作交流处或具体组团单位发起校内OA申请。

2.部门负责人审批终止后，由OA审核人员提交经费治理部门审批，如：

利用科研项目经费的，报科研处负责人审批。

3.经费审批完成后，由OA审核人员报人事处初审（提交“人事处”），由人事处相关人员提交组织部、财务处、人事处负责人审批。

4.人事处审批完成后，直接提交校办秘书，由校办秘书呈主管校领导审批。

5.每一个团组设1名团长，1人出访，本人为团长。

每一个团组设1名联络人与出国调派科对接后续工作。

无专门指定，默许团长为联络人。

校内审批终止后，人事处出国调派科与团长或团组联络人对接，办理相关审批和因公一般护照（港澳出入证件）、签证/签注手续。

6.教师带队率学生团组出访的，教师和学生别离从“出国（境）申请（教职员工）”和“出国（境）申请（学生）”提交申请流程。

7.出访人员回国（境）后7个工作日内提交因公一般护照（港澳台出入证件），并在OA流程中上传归国（境）报告（回国境2周内上传），注明已提交相关证件。

再将OA表单传回人事处归档。

二、教职工出国（境）申请需预备的材料

相关材料通过OA出国（境）申请流程，以附件的方式提交：

1.请示正文

请示正文请依照正规的报告格式撰写，含题目、抬头、主体内容（时刻、国别/地域、事项、事由）、经费安排、落款及日期等要素。

相关注意事项如下：

题目：

部门名称+团长姓名+人数+国别/地域+事项，（同表单中的题目），如：

英语学院关于×××等3人赴美国参加会议的请示。

抬头：

人事处并呈李校长。

主体内容包括：

出访时刻、出访人员、出访任务及背景、访问单位、经费安排等。

出访时刻应从出境日算起至抵达入境日。

出国（境）相关经费包括来回旅费、城际交通费（行程中无城际转换的不该安排城际交通费）、住宿费、餐费、公杂费及会务费等，注明每一个项目的预算数额（相关国别/地域的住宿费、餐费、公杂费标准请提早向人事处出国调派科咨询），并提供该团组本次出访总预算金额（人民币）。

经费安排应注明来源，明确拟支出经费项目的具体名称。

如各项费用来源不同，那么需排列，一一说明。

例如：

“本地住宿费由邀请方提供，来回旅费（×元）、城际交通费（×元）、餐费（×元）和公杂费（×元）共约人民币×元申请从×××项目经费支出”。

经费安排应与邀请函中表述一致。

处级干部（含按处级干部治理的人员）应在报告中说明今年度第几回申请，超过两次应提早向组织部提交书面报告。

外事部门负责人、教学科研院所负责人严格依照工作需要安排，不受次数限制。

处级干部（含按处级干部治理的人员）作为教学科研人员出国（境）参加学术交流活动不受次数限制。

2.邀请信和邀请信翻译件

邀请信一样为PDF或JPG格式，应注意以下要素：

内容包括：

邀请对象（姓名、职务、诞生日期、因公一般护照号码，暂无因公一般护照的，提供身份证号码）、访问时刻、出访目的和任务、经费安排。

邀请函应利用邀请方单位抬头纸，应包括邀请方联系和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（或邀请单位盖章）。

某些国家签证关于邀请信有专门要求，请提早登录上海市人民政府外事办公室官方网站了解情形（，或直接向人事处出国调派科咨询。

严格遵守外事对等原那么；如：

校级领导率团出访，应由对等的邀请方校级领导或单位负责人签署邀请函。

出访多个单位的，需提交每一个单位的邀请函，一个国家至少提供一份原件。

2.信息表*

涉及个人信息部份应如实填写，以便申办因公一般护照（港澳台出入证件）。

邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。

“邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要内容，请详细填写。

教学科研人员出国（境）参加学术交流活动，“邀请方与我校关系”栏能够简略填写申请出国（境）人员和所参与学术活动或学术集体的关系，如“×××教授作为×××协会常务理事，受邀参加本次国际学术会议”。

请务必按要求填写航班和航线（指××城市到××城市）信息，对外申报时需要。

如：

上海—纽约CA7215；纽约—上海CA7216。

3.行程表*

短时间交流和访问团组，应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地、会晤对象及活动内容，涉及领导会谈的应写明会谈主题。

参加会议的团组可依照会议日程简要填写，如：

2016年1月1日上海—纽约；

2016年1月2—3日参加会议；

2016年1月4日离开纽约

2016年1月5日抵达上海。

培训类申请可参照会议类申请填写日程。

4.信息公布记录表*

依照上海市人民政府外事办公室的要求，对所有因公出访团组进行公示，公示期限原那么上很多于5个工作日。

信息公布记录表中的“日程安排”区别于“行程表”，可简要填写，逐日列出出访日程，必需包括动身离境日和抵达入境日。

“来回航线”请列明所有转机、经停城市，如：

赴布拉格经莫斯科转机，请填写：

上海—莫斯科—布拉格—莫斯科—上海。

5.邀请函联系情形说明表*

请先用文字概述联系进程，再附相关的往来邮件。

6.上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表*

出国（境）人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等缘故确需选择外国航空公司航线的，应当在购买机票前填写该表，可与以上其他材料一并作为OA附件提交，或单独发送至出国调派科邮箱（价钱缘故不可作为选择外航的理由）。

7.情形说明

出访1个国家超过5天，2个国家超过8天需提交情形说明，具体陈述出访任务、目的、项目背景等，说明出访的必要性，并在最后附日程安排（从出访离境日至抵达入境日按天填写）。

教学科研人员参加学术交流活动依如实际日程合理安排在外停留时刻，不必提交情形说明。

8.公派出国留学项目申请推荐表*

个人联系或通过校际合作协议出国（境）研修（须30天以上），需提交请示正文、邀请函及翻译件、信息表、信息公布记录表，及《公派出国留学申请推荐表》，后者需为扫描件。

三、政审

赴国外和港澳人员应按要求填写“因公出国（境）人员审查表”，赴台湾人员填写“赴台人员审查表”，表格由人事处出国调派科提供。

正处级以上干部及有三年内有效政审的人员免政审，由人事处出国调派科填写“因公出国（境）人员备案表”。

赴台人员须每次填写“赴台人员审查表”。

四、出国（境）费用预支与结算

获教育部、上海市外办或台办批件后，请出访人员至行政楼409赵秋艳教师处办理相关费用预支手续或咨询。

出访任务终止后，请于两周内到赵秋艳教师处办理相关费用结算手续（咨询：

），填妥并带好以下材料：

1.因公一般护照（港澳台出入证件），交至人事处出国调派科。

2.归国（境）报告*纸质版，由团长签名，交至人事处出国调派科；电子版通过OA流程上传。

3.如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地，须提交《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》（申报时提交出国调派科，报销时向出国调派科领取）。

4.《上海外国语大学因公临时出国费用报销单》*。

5.财务处规定的相关单据，须由团长和经办人签名。

五、注意事项

1.凡带“*”号表格，都可在教职工出国（境）OA申请下方下载，也可在校园网人事处下载中心下载。

2.附件材料如有修改更新，请从头提交更新后的版本，并保留历史版本。

3.双跨团组的附件请提交“信息表”、“行程表”和“信息公布记录表”、组团单位提供的“任务征询函”、“任务通知书”和“任务批件”，和邀请信和邀请信翻译件等，具体情形请向人事处出国调派科咨询。

4.赴台团组除以上要求的附件材料外，还应提供：

在台行程表（含邀请方签字、盖章）；

赴台人员总名单；

邀请方机构（如：

大学）简介；

参加学术会议的，需提供发言提要（参会人员亲笔签名）；

参加学术会议的需提供会议简介，参加文化活动的提供活动介绍；

对方许诺书。

5.所有出国（境）公事活动，包括访问、交流、参加学术研讨会、研修等，不论经费如何安排，是不是需要报销，均须按本指南中要求的程序提出申请，由人事处报教育部、上海市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批，取得批件后办理因公出国（境）相关手续。

咨询：

、

出国调派科邮箱：

联系人：

陈宇峰（）

邵佳）

黄杨英（）