浅谈对建筑工程项目档案管理的认识.docx

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浅谈对建筑工程项目档案管理的认识

浅谈对建筑工程项目档案管理的认识

<一>相关概念

一）建设工程文件主要包括：

建设工程文件指：

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

（1）工程准备阶段文件:

工程开工以前，在立项、审批、片地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

（2）监理文件:

监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

（3）施工文件:

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

（4）竣工图:

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

（5）竣工验收文件:

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

二）建设工程档案概念

建设工程档案指：

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

三）建设工程文件档案资料类型

（1）纸质载体：

以纸张为基础的载体形式。

（2）缩微品载体：

以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

（3）光盘载体：

以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

（4）磁性载体：

以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

<二>管理职责

长期以来，我场基建工程的资料管理混乱，规划、设计、预算、招标、合同、施工、竣工、验收、结算、决算等过程资料不齐全。

作为工程技术人员，为更好地在工程管理中发挥自己的才干，积累丰富的业务知识，要求全科人员必须重视工程资料的收集与管理：

1设计、预算等材料统一由套表人员在套表完成后整理、装订一式二份，一份自留，一份交副科长复核，经副科长复核后的材料再由科长审核，加盖基建科公章后提交总场主管领导处审定。

2经场领导审定通过的设计、预算等材料退回基建科时，由科领导、该工程的工程师商定并由工程师书面委派现场施工员,受委派的现场施工员即将设计、预算等材料复印一式三份，资料原件交副科长保存。

3符合进行招标的工程，由现场施工员按本方案第四节“工程招标投标”及本节相关规定编制招标文件。

4现场施工员须根据以下各方相关责任，督促相关人员做好各期工程资料，按规定时限收集整理。

5建设工程档案的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。

对于一个建设工程而言，归档有三方面含义：

（1）设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向场基建科受项目工程师委派的现场施工员移交；施工员汇总整理。

（2）建设、设计、施工、监理等部门将本部门在工程建设建设中形成的文件向场档案管理机构移交；

（3）如果有必要，场档案管理机构按照现行《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向乐业县城建档案管理部门移交。

一）通用职责

（1）工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。

（2）工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。

表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

（3）工程档案资料进分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。

（4）对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

二）基建科职责

（1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

（5）在组织工程竣工验收前，应提请场档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

（7）必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；提供原始资料可适当收取工本费，收费标准按照所在地相关文件执行。

（8）督促承包单位、监理单位（工程有监理时）组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，

三）施工单位职责

（1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。

工程项目的施工文件应设立专门的部门（专人）负责收集和整理。

（2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。

（3）按照施工合同的约定，接受基建科的督促进行工程档案的组织、编制工作。

（4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交基建科进行工程竣工验收。

（5）负责编制的施工文件的套数不得少于两份，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。

如我场对施工文件的编制套数有特殊要求的，另行约定。

四）场档案管理部门负责

（1）负责接收和保管我场应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。

（2）负责对基建科档案工作进行业务指导，监督和检查有关工程档案法规的实施。

（3）列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。

（4）对列入乐业城建档案管理部门接收范围的工程档案，工程竣工验收6个月内，向乐业城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；

<三>质量要求

建设工程档案编制质量要求:

（1）归档的工程文件一般应为原件。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。

（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（11）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

（13）工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

<四>档案的分类

建设工程档案的分类

一）工程准备阶段文件

1.立项文件

2.建设用地、征地、拆迁文件

3.勘察、测绘、设计文件

4.招投标及合同文件

由我场和勘察设计单位、承包单位、监理单位签订的有关合同、文件、，包括：

勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、委托监理合同。

5.开工审批文件

6.财务文件

由我场或委托设计、监理、咨询服务有关单位完成，在工程建设前期形成并收集汇编，包括：

工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算。

7.建设、施工、监理机构及负责人

二）施工文件

包括：

建筑安装工程和市政基础设施工程两类，建筑安装工程中又有土建工程（建筑与结构）、机电工程（电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯）和室外工程（室外安装、室外建筑环境）。

市政基础设施工程中有施工技术准备，施工现场准备，工程变更、洽商商记录，原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录，预检记录，隐蔽工程检查（验收）记录，工程质量检查验收记录，功能性试验记录，质量事故及处理记录，竣工测量资料等12类文件。

（1）土建（建筑与结构）工程

1）施工技术准备文件：

施工组织设计，技术交底，图纸会审记录，施工预算的编制和审查，施工日志；

2）施工现场准备：

控制网设置资料，工程定位测量资料，基槽开挖线测量资料，施工安全措施，施工环保措施；

3）地基处理记录：

地基钎探记录和钎探平面布点图，验槽记录和地基处理记录，桩基施工记录，试桩记录；

4）工程图纸变更记录：

设计会议会审记录，设计变更记录，工程洽商记录；

5）施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告：

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件，砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告，预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录，工程物资选样送审表，进场物资批次汇总表，工程物资进场报验表；

6）施工试验记录：

土壤（素土、灰土）干密度、击实试验报告，砂浆配合比通知单，砂浆（试块）抗压强度试验报告，混凝土抗渗试验报告，商品混凝土出厂合格证、复试报告，钢筋接头（焊接）试验报告，防水工程试水检查记录，楼地面、屋面坡度检查记录，土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表；

7）隐蔽工程检查记录：

基础和主体结构钢筋工程，钢结构工程，防火工程，高程控制；

8）施工记录：

工程定位测量检查记录，预检工程检查记录，冬施混凝土搅拌测温记录，冬施混凝土养护测温记录，烟道、垃圾道检查记录，沉降观测记录，结构吊装记录，现场施工预应力记录，工程竣工测量，新型建筑材料，施工新技术；

9）工程质量事故处理记录；

10）工程质量检验记录：

检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，基础、主体工程验收记录，幕墙工程验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。

（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1）一般施工记录：

施工组织设计，技术交底，施工日志；

2）图纸变更记录：

图纸会审，审设计变更，工程洽商；

3）设备、产品质量检查、安装记录：

设备、产品质量合格证、质量保证书，设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录，设备明细表；

4）预检记录；

5）隐蔽工程检查记录；

6）施工试验记录：

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录，楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录，变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录，给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录，电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，平衡、运速、噪声调整试验报告；

7）质量事故处理记录；

8）工程质量检验记录：

检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。

（3）室外工程

1）室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件；

2）室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件。

2.市政基础设施工程

（1）施工技术准备

施工组织设计，技术交底，图纸会审记录，施工预算的编制和审查。

（2）施工现场准备

工程定位测量资料，工程定位测量复核记录，施工预算的编制和审查。

（3）设计变更、洽商记录

设计变更通知单，洽商商记录。

（4）原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告

砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表、质量合格证书和出厂检（试）验报告，水泥、石灰、粉煤灰混合料、沥青混合料、商品混凝土等试验报告、出厂合格证、现场复试验报告和试验汇总表，混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证、相应的施工技术资料、试验汇总表，厂站工程的成套设备、预应力张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书和安装使用说明、汇总表，设备开箱记录。

（5）施工试验记录

1）砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材（焊接、填土、路基强度试验等汇总表；

2）道路压实度、强度试验记录：

回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试报告，石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告，道路基层混合料强度试验记录，道路面层压实度试验记录；

3）混凝土试块强度试验记录：

砂浆配合比通知单，砂浆试块强度试验报告，砂浆试块强度统计、评定记录；

5）钢筋（材）连接试报告；

6）钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录；

7）桩基础试（检）验报告；

8）工程物资选样送审记录、进场报验记录；

9）进场物资批次汇总记录。

（6）施工记录

1）地基与基槽验收记录：

地基钎探记录及钎探位置图，地基与基槽验收记录，地基处理记录及示意图；

2）桩基施工记录：

桩基位置平面示意图，打桩记录，钻孔钻进记录及成孔质量检查记录，钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录；

3）构件设备安装和调试记录：

钢筋混凝土预制构件、钢结构等吊装记录，厂（场）、站工程大型设备安装调试记录；

4）预应力张拉记录：

预应力张拉记录表，预应力张拉孔道压浆记录，孔位示意图；

5）沉井工程下沉观测记录；

6）混凝土浇灌记录；

7）管道、箱涵等工程项目推进进记录；

8）构筑物沉降观测记录；

9）施工测温记录；

10）预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录；

11）预检记录：

模板预检记录，大型构件和设备安装前预检记录，设备安装位置检查记录，管道安装检查记录，补偿器冷拉及安装情况记录，支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录，供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录，保温、防腐、油漆等施工检查记录；

12）隐蔽工程检查（验收）记录；

13）工程质量检查评定记录；工序工程质量评定记录，部位工程质量评定记录，分部工程质量评定记录；

14）功能性试验记录：

道路工程的弯沉试验记录，桥梁工程的动、静载试验记录，无压力管道的严密性试验，压力管道的强度试验、严密试验、通球试验等记录，水池满水试验、消化池气密性试验记录，电气绝缘电阻、按地电阻测试记录，电气照明、动力试运行记录，供热管网、燃气管网等试运行记录，燃气储罐总体试验记录，电讯、宽带网等运行记录；

15）质量事故及处理记录：

工程质量事故报告，工程质量事故处理记录；

16）竣工测量资料：

建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图，地下管线工程竣工测量记录。

（7）竣工图

包括：

建筑安装工程竣工图和市政基础设备工程竣工图两类。

建筑安装工程竣工图包括综合竣工图和专业竣工图两大类。

市政基础设备工程竣工图包括：

道路，桥梁，广场，隧道，铁路，公路，航空，水运，地下铁道交通地下人防，水利防灾，排水、供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线，高压架空输电线，污水处理、垃圾处理处置，场、厂、站工程等13大类文件。

（8）竣工验收文件

包括：

工程竣工总结，竣工验收记录，财务文件，声像、缩微、电子档案。

1）工程竣工总结：

工程概况表，工程竣工总结；

2）竣工验收记录：

由建设单位委托长期进行的工程沉降观测记录；

①建筑安装工程有：

单位（子单位）工程质量竣工验收记录，竣工验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表（包括各专项检收认可文件），工程质量保修书；

②市政基础设备工程有：

单位工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件），工程质量保修书。

3）财务文件：

决算文件，交付使用财产总表和财产明细表；

4）声像、微缩、电子档案：

工程照片，录音、录像材料，微缩品，光盘，磁盘。

<五>建设工程档案编制质量要求与组卷方法

（一）归档文件的质量要求

（1）归档的工程文件一般应为原件，基建科自己存档的可为复印件或抄件,应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

（8）所有竣图均应加盖竣工图章。

（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（11）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

（二）归档工程文件的组卷要求

1.立卷的原则和方法

（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；

（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

（3）立卷采用如下方法：

1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件（项目工程师或其代表在指导施工中形成的各种文件,下同）、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2）工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6）竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷；

（4）立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2.卷内文件的排列

（1）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（4）预算材料封面为“预算报告”，后面依次为（超过10页的应插入目录）工程预算总表、预算说明、材料汇总表、工程预算表、工料分析表、工程量计算表、图纸设计说明，图纸等

3.案卷的编目

（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：

1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：

单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3）每一案卷页数超过10页的应编制目录附于第1页前，不编写页号。

4）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

5）案卷封面、卷内目录、卷内备考不编写页号。

（2）卷内目录的编制应符合下列规定：

1）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

2）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

3）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

4）文件题名：

填写文件标题的全称。

5）日期：

填写文件形成的日期。

6）页次：

填写文件在卷内所排列的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

7）卷内目录排列在卷内文件之前。

（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：

1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

2）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（4）案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

2）案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷组成。

档号由副科长填写。

4）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8）工程档案套数一般不少于两套，一套由基建科保管，另一套原件要求移交场档案室保存。

9）保管期限分两种情形：

基建科保管的为长期，将移交的最多为该工程竣工后一年，一年内应当办理移交给场档案室。

（5）卷内目录、卷内备考表、卷内封面应用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。