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1超市团购作业手册
连锁超市
营运作业规范
团购作业手册
二零壹零年九月
目录
第一章团购概述3
第一节团购销售概括3
第二节团购销售方式3
第二章团购部各岗位职责描述4
第一节各岗位工作职责4
第二节日常岗位工作流程6
第三章团购作业流程及相关规定8
第一节 商品销售流程及相关规定8
第二节 储值卡管理流程、售卖流程及相关规定19
第四章团购客户资料管控及业绩的汇总及审核27
第一节 团购客户资料的管理27
第二节 团购业绩汇总及审核流程28
第五章团购人员培训29
第一节 新入职员工培训29
第二节团购部持续培训30
第六章相关附表31
第一章团购概述
团购销售是指超市对大型单位或其它有实力的购买对象,在超市选购商品数量较多、金额较大的商品时进行的交易和服务。
是超市提升客单价和来客数的有效途径,也是提升销售业绩和增加经济较益的重要来源。
第一节团购销售概括
1、执行机构:
各门店团购部,主要负责团购客户的开发、维系及团购商品的订货、接待、出货和储值卡的销售工作。
2、购买对象:
主要包括各行业的企事业单位、政府机关、中间批发商等一切有购买能力的单位和个人。
第二节团购销售方式
1、现金购买:
客户现场选购团购商品,现场结款
2、预付定金或预压支票订货:
客户预先选定商品、数量,与团购部洽谈好价格,并按总金额预付定金或预压支票,约定送货时间,货物全部购齐后统一结算。
3、赊销:
只针对有良好合作关系的客户。
客户选定商品、数量,与团购部洽谈好价格,由团购部按约定时间送货,送货后进行结算。
4、储值卡:
客户以现金或支票形式在门店团购部购买同等金额的有价购物卡,执此卡可在门店购买商品。
第二章团购部各岗位职责描述
第一节各岗位工作职责
1、主管岗位职责
1)负责团购部团购销售工作的统筹安排及人员管理。
2)负责重点客户的开发与维系工作,稳定客户群体。
3)制订年、季、月度团购销售计划及提升销售的策略,经审核批准后,组织具体实施。
4)执行上级领导对团购购物的指示,严格执行团购购物操作程序,特殊情况必须上报营运管理中心,经批准后方可执行。
5)对部门员工的工作进行业务指导与跟进,为公司培养人才。
6)对团购业务员表现做出正确评佑,上报主管上级,并将评估结果告知本人。
7)审核评估本部门员工的工作成绩,并做出合理的人员调配。
8)对单据进行审核与管理。
9)上传下达。
10)进行充分的市场调研,并掌握竞争对手的价格,优惠政策及优劣势。
11)协调与其它各部门的关系,强化合作。
12)严格执行公司各项规章制度及流程。
13)向上级领导提出合理化建议,提高工作成效。
2、业务员岗位职责
1)服从团购主管的工作安排与领导。
2)负责协助团购主管进行外租区的招商、管理、及广告业务等工作。
(外埠店)
3)负责新客户的开发与老客户的维系。
4)负责客户资料的整理与上交。
5)努力完成每月团购销售任务,提升业绩。
6)认真接待每一位客户,接单实行一单到底,如有失误接单当事人负责。
7)增强团队意识,互帮互助,共同提高。
8)严格遵守公司的各项规章制度和流程。
9)积极配合领导工作,并提出合理化建议。
3、团购内勤岗位职责
1)服从团购主管的工作安排与领导。
2)负责团购客户的接待。
3)负责每日全部客户资料的整理、存档及保密工作。
4)负责每月团购业绩的汇总,并报部门主管、财务及储值卡审核后存档。
5)负责本部门其它后勤工作。
6)负责本部门单据的存档与保密工作。
7)严格遵守公司的各项规章制度和流程。
8)积极配合领导工作,并提出合理化建议。
第二节日常岗位工作流程
1、主管日常工作流程
1)每日早门店晨会后召开每日例会,总结昨日工作并布置当日工作。
2)确认本部门工作人员考勤。
3)分析并找出本店适合开发团购业务的优势。
4)对每周、每月、每年部门整体团购销售进行全面分析,找出上升或下降的原因,并做出改进和提高的计划,上报门店店长。
5)分析团购客户心理,并有针对性的拟定切实可行的公关策略。
6)制定每月客户海报发放计划,并适时了解发放情况,做到海报发放到户。
7)对业务员工作进行跟进和抽查,调动员工的工作积极性。
8)严格执行团购部团购购物流程,如有特殊情况需上报批准后方可执行。
9)对团购部单据进行严格的审批和签字,做好单据的审批和管理工作。
10)随时与客服经理、店长、业务员督导,进行沟通、协调、汇报工作。
11)每月初进行销售任务分解,月末审核团购销售汇总表。
12)协调团购送货车辆,保证送货到位。
13)每日做工作日志,记录当日工作完成情况。
14)每周五、月末组织部门员工召开工作汇总会议,总结前期工作,制定下期工作计划。
并将会议纪要传至营运管理中心。
2、业务员日常工作流程
1)每日早门店晨会召开前打扫本部门卫生,门店晨会后开本部门会议时,汇报前一日工作情况及当日工作计划。
2)晨会后拟定当日工作计划并交主管审核,审核通过后按照计划开始当日工作,未通过则由团购主管根据实际情况安排工作。
3)按照要求每日大力开发新客户、维系老客户。
4)严格执行团购部团购购物流程,做好接单、配货、送货、发票的开据、返点等一系列工作,如有特殊情况需上报批准后方可执行。
5)热情接待每一位客户,在不影响公司利益、不违反公司各项制度的前提下尽量满足客户需求,为客户提供最优质的服务。
6)每日下班前将当日工作情况汇总,做日工作总结上报主管,并将所开发新客户上交主管审核后交内勤人员录入电脑。
7)制定每周、每月工作计划及总结并上报主管。
8)对每周、每月个人团购销售进行全面分析总结,找出上升或下降的原因。
3、内勤日常工作流程
1)每日早门店晨会召开前打扫本部门卫生,门店晨会后开本部门会议
时,通报全部门整体业绩及个人业绩、通报前日客户跟踪情况。
2)晨会后对前日业务员开发的新客户进行业务跟踪,并做详细的跟踪回馈记录。
3)做好储值卡销售的售卖工作,仔细进行收款及录入工作,防止录入及收款错误。
4)做好日业绩录入、周/月业绩汇总,并将结果上报主管。
5)每月末将业绩明细表及汇总表上报主管、财务、储值卡签字,并将签字齐全的汇总表交门店人事,以备奖金的发放。
6)热情接待每位团购客户,在不影响公司利益、不违反公司各项制度的前提下尽量满足客户的需求,为客户提供最优质的服务。
7)每日下班前将当日业务员开发新客户录入电脑,并做好保密工作,未经主管批准任何人不得查阅、复印、拷贝。
8)严格执行团购部团购购物流程,做好接单、配货、送货、发票的开据、返点等一系列工作,如有特殊情况需上报批准后方可执行。
4、值班人员每日工作流程
1)值班人员上午8:
15前到岗,夏季19:
00下班,冬季18:
30下班。
2)每日负责办公室卫生的清洁。
3)协助主管做当日的工作,负责当日客户的接待、客户咨询、客户订货等工作,为顾客答疑解难。
4)负责妥善保管开取当日的售货发票并收取售货支票,将当日用完的版本发票及结完的支票及时交团购内勤。
5)做好当日值班记录,对当日未解决的遗留问题,必须负责到底。
6)负责其他当日业务员次日出货的跟进工作,协助其他业务员做好当天的订、送货工作。
7)确定第二天所送的货物及送货车辆。
8)协助内勤当日工作,并在下班前将当日工作进行汇总,统计结果,次日晨会公布。
9)晚上下班前负责办公室物品的归位,整理工作,必须确保人走桌面清。
第三章团购作业流程及相关规定
第一节 商品销售流程及相关规定
1.一般配送流程
1)客户至门店选定商品,如需价格优惠,团购部人员通过电脑查询当前进价,特殊情况需与营运部门协商后再与客户最后确定供应价格。
2)在客户订货量大,卖场库存不足的情况下,团购部下“团购备货清单”给门店相关营运部门,相关营运部门主管或经理对商品、价格、数量、送货时间等其它要求确认后,签字确定。
3)团购部将签字齐全的备货清单留给相关营运部门一份,相关营运部门按照备货清单要求,将货物备至团购部指定地点。
4)对于需变价的商品团购部人员负责填写《团购销售限时变价单》(附表Tgd1),并按要求找相关人员签字确认。
5)收银员收款时,负责商品数量的清点,并且严格按照变价规定做好严格把控,凡没有团购部主管签字的赊销购买单,一律拒绝结款。
6)团购部填写一式两联的“支票购买单”,凭支票购买单到团购款台结算,团购部保留原始小票,防损部保留一份复印件。
7)对于客户持现金可直接至款台结算的,由收银人员保留小票一份。
8)团购部人员及相关部门人员负责送货。
2、非常态销售团购商品订货流程
1)客户至门店选购非常态销售团购商品,若客户需看样品,由团购部通知采购部门提供样品;
2)客户选定商品后,需交齐货款或预付总货款的15%作为订金;
3)团购部人员填写一式两联的团购备货清单,并在清单上注明“FT”字样,传给相应采购部门,相应采购部门主管签字确认,并传给执行中心订制“紧急订货单”;
4)营运部门在接到“FT”字样的团购备货清单后,在订制“紧急订货单”时,在订单备注处标明“非常态销售团购商品”;
5)营运部门通知供应商按要求送货;
6)门店收货在收到订单备注为“非常态销售团购商品”的货物时,将货物存至库房区,禁止部门拉入卖场销售;
7)团购部需送货时,按照《库房区出货流程》进行操作。
3、赊销作业流程
1)团购客户赊销
(1)作业流程
A.客户至门店选定商品,客户如需价格优惠,团购部人员通过电脑查询当前进价,确定供应价格;特殊商品需与营运部门协商后与客户最后确定供应价格。
变价操作按“团购销售限时变价”执行,此动作根据信息系统要求而确定变价执行时间,为不影响商品正常营业后的销售,此类变价通常在每日正式营业前执行。
团购部人员按要求填写一式三联的《赊销购买单》,填写完毕后由团购主管签字确认。
业务员凭签字齐全的赊销购买单到团购款台结款,团购款台收银员严格按照要求进行结款。
B.收银员按照支票付款方式打印收银小票,并留存一联小票和相应赊销购买单(现金留存第一联,支票留存第一联和第三联),作为销售凭证传至总收。
C.总收人员每日按将“赊销购买单”传至门店财务部(室),作为收款凭证。
D.如当日不能结款的,货物送到客户手中后,请客户填写公司统一的《商品收到确认条》(附表Tgd2),商品收到确认条必须加盖赊销单位的公章。
E.业务员收款回到公司后,按照收银小票金额将货款交予团购部内勤人员,并作好登记。
F.团购部内勤人员收款后,将货款交门店财务(如有退货,需进行扣除)。
并收回赊销购买单第一联,与团购部留存的第二联一同留存,作为回款凭证,以备核查。
(2)相关规定
A.赊销对象:
只限于有确切把握且良好合作关系超过半年(且至少三次以上)的客户。
对于无确切把握或合作关系少于半年的客户严禁赊销。
B.赊销权限界定:
a、所有进行赊销的业务由团购主管全权负责。
b、时间不允许超过25天,有特殊情况需上报门店店长,门店店长根据实际情况,有5天的延长权限。
c、遇极特殊情况超过30天的,必须以报告形式上报营运总监和防损部及公司法务部门,经同意后方可执行。
d、各店与客户签订购销合同,付款期限如超过30天,需以报告形式上报营运部,经同意后方可签约执行。
(3)收银结款规定:
由门店收银主管和收银员作好严格把控。
凡没有团购部主管签字的赊销购买单,一律拒绝结款。
(4)商品收到确认条规
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