各部门三体系自查资料.docx
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各部门三体系自查资料
关于此次三体系外审各部门需做的相关内容资料指引
公司各部门领导、内审员、资料员:
为保证各部门体系运行正常,就目前各部门体系运转混乱,资料缺失等现象,特提出如下建议:
1、鉴于各部门人员流动性大,敬请人员工作交接时,认真仔细教导相关工作并进行考核,合格后方可上岗.(三体系工作即是各部门日常工作事宜)
2、各部门领导应重视岗前培训,对新进人员或相关人员进行“管理手册”和“程序文件”的培训。
3、各内审员应认真参加内审员取证培训及相关体系的培训,不得缺席,认真做好笔记。
4、各部门资料员对于不懂的地方,及时向体系负责人进行询问。
5、各部门加强本部门工作要求,将体系真正融入日常工作之中,体现高素质的办公精神。
以下是各部门所需熟知的内容和需提供的相关资料指引及06~11年内外审不符合项:
一、综合办
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00208-2006部门职能说明书和Q/ZTZ23211-2006岗位工作说明书中的职能描述和工作职责内容。
b.部门领导如何根据部门职能描述和工作职责内容对下属进行合理分工,有无建立本部门内部组织机构图(提供综合办内部组织机构图)注:
此条需各部门都注意
c.部门领导是否熟悉安全生产法和劳动法等法律法规,法律法规更新部分需通知相关部门。
d.发放的各类正式文件必须有编制,批准签字确认(此条各部门都需要注意)。
e.对人员的招聘是否按各部门内部提供的人员需求申请信息实施招聘;有没有按Q/ZTC0201-2011人力资源控制程序文件规定的招聘程序实施,提供一份完整的目前在职的管理人员从招聘到转正的档案。
f.提供一份年度培训需求调查表,有没有根据年度培训需求调查表的内容编制年度培训计划表,培训计划有没审批,实施培训记录有没汇总,培训的有效性是否进行评价;
g.新员工入职有没开展公司级的培训,内容包括公司规章制度、三体系相关文件内容;上下班交通规则、员工安全注意事项等。
h.特种设备(机动车、锅炉、气泵房、机动车驾驶等)作业人员、特殊工种作业人员(电气焊、电工、体系内审员等有无经过国家相关部门培训)颁发有效资格证书持证上岗,对以上人员是否建立上岗证发放记录并及时检查保持有效,提供相关的有效证件和上岗证发放记录表、人员资格鉴定表;
i.公司检验人员是否经过培训鉴定持证上岗
j.综合办是否按规定每年组织一次全公司的人事考评考核有没有根据考评结果进行人员再培训或转岗
k.对公司三体系的质量方针、环境方针和职业健康安全管理体系方针进行统一制作,各部门、车间是否都有标语;员工是否熟知;自己本部门人员是否熟知三体系方针;
l.提供公司级和自己本部门级的环境因素清单、重要环境因素清单、危险源清单和重大危险源清单(12版)
m.今年有无开展应急预案的演练,提供应急预案演练过程记录;
n.冲床工、电焊工等有害作业岗位是否有定期体检记录;
o.废打印机、色带、墨盒、废硒鼓、报废办公品、废旧电池、废的日光灯管有没做回收记录;
p.对公司的程序文件、企业标准、红头文件等有关文件是否列入有效文件清单;
q.有没有将本部门用到的记录列入记录目录里;
r.本部门适用的法律法规有没进行识别记录;公司适用的法律法规清单识别记录;
s.今年发生的工伤记录有没有进行分析制定纠正预防措施;
t.消防器材是否有台帐;消防器材是否在有效期内;实物是否完好有效;
u.每隔半年组织一次安全检查,进行分析整改、通知各责任部门;(提供检查整改记录)
v.做一份更换节能灯的记录;
w.提供全公司员工花名册;
x.06~10年的内外审综合办的不符合项:
1.管理评审记录显示2005年共发生四起工伤事故,但综合办提供不出证据(包括纠正措施)(06年)
2.综合办重大危险源清单没有单独列出(07年)
3.查工伤事故、事件处理中,有AQ-B32《事故、事件调查处理报告》、AQ-B04《事故事件调查记录》,无针对事故事件的发生部门做出整改措施报告(07年)(此问题重复06年的)
4.收回的签字笔、光盘、墨盒等废弃物摆放较乱,有待整理改进(07年)
5.查特殊作业人员操作证时发现有三个人的证书过期,应每两年一次验证(06年)
6.公司所发放的“关于员工上下班及出差期间安全要求的通知”最好能以正式文件发放,有编制、审核、批准,有发放记录签收等(06年)
7.在环境管理实施方案实施表中,只规定了措施的实施时间,未规定计划完成时间
8.审核老师建议在节约能耗方面,公司对办公室空调使用应做规定,比如温度高于多少度才能开空调等(06年)
9.查特殊作业人员持证上岗,郭伟的起重机操作证过期(08年)(此问题06年出现过,已两次)
10.综合管理部编号为ZH83.02-2009的“具有不可容许风险的危险源清单”中有触电导致严重伤害等3项,在编号为ZH83.01-2009的危险源(辨识、评价)清单中却没有列入触电导致严重伤害。
11.综合管理部编号为ZT01.01-2009的法律法规清单中“火灾事故调查规定”(颁布1999.3.2实施日期1999.3.2没有及时更新为“火灾事故调查规定”(颁布2009.4.30,实施2009.5.1)
12.查看“防台应急预案”的文件发放记录表,其中“副总经理”栏未有收件人签字,而实际查看文件已经发放到位。
(09年)
13.“综合办2010年质量、环境、职业健康安全三合一管理体系目标展开表”中质量目标“制定体系年度内部审核计划”,责任部门“质量部”,应为本部门的目标展开表。
(09年)
14.提供检验员“徐**”“人员资格鉴定”表格中“业务技能水平”为没有通过,但是已发上岗证。
(10年)
15.查看综合办重要环境因素中“废旧电池的丢弃”的控制措施为“综合办统一集中回收,交集团公司处理”,提供不出相应的废弃物处理记录。
(10年)
二、营销中心与售后服务部
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00208-2006部门职能说明书和Q/ZTZ23211-2006岗位工作说明书中的职能描述和工作职责内容。
b.发放的各类正式文件必须有编制,批准签字确认(此条各部门都需要注意)。
c.部门领导如何根据部门职能描述和工作职责内容对下属进行合理分工,有无建立本部门内部组织机构图(提供营销中心内部组织机构图)注:
此条需各部门都注意。
d.有无组织过市场调研。
e.对口头、电话形式接收的合同或订单信息应形成书面记录并传递给客户单位确认后回传,经营销中心负责人评审签字(提供相关记录)。
f.对于客户合同临时更改(交期、包装、数量等改动)需提供书面记录并通知相关部门。
g.今年有无非常规合同发生,对非常规合同是否组织相关部门进行评审并填写YX-B01合同评审表
h.对于合同条款的更改是否重新组织相关部门确认(提供记录)。
i.合同执行过程,营销中心对各部门所承诺的时间进行跟踪协调,对执行困难的有无召开专题会议等,提供相关记录。
j.是否将全部合同建立YX-B04《合同清单》并建立客户档案。
k.对顾客来投诉、来信或来电是否填写“顾客信息反馈记录表”,并记录售后服务主管进行回复处理意见记录;
l.维修人员有无填写BT-B04“维修单”维修单要经顾客方代表签字或盖章认可;
m.有无建立服务网点(提供服务网点资料);
n.售后服务在中央空调使用季节前对顾客要进行回访,提供回访记录;
o.售后服务部有无进行顾客满意度调查并填写BF-B05顾客满意度调查表,是否汇总分析反馈质量部门,质量部是否有回复关于产品改进的有关要求(提供记录:
顾客满意度调查表、顾客满意度汇总分析表和质量部反馈函);
p.提供公司与本部门环境因素清单,重要环境因素清单,危险源和重大危险源清单(12版);
q.对公司的程序文件、管理手册、企业标准、红头文件是否列入有效文件清单;检查有效文件清单,确保有效文件为最新版本;
r.有没有将本部门用到的记录列入记录目录里;
s.本部门适用的法律法规有没进行识别记录;公司适用的法律法规清单识别记录;
t.本部门所有员工对公司质量方针、环境方针和安全方针内容要求熟悉;
u.06~10年营销中心内外审开出的不符合项
1.营销中心在合同评审缺少依据、缺少顾客沟通记录、草案等;(06年)
2.营销中心缺少合同执行标准,合同书中产品执行的标准只有GB,未具体说是哪个国标(审核老师建议由技术部提供执行标准)
3.营销中心财产中,顾客提供的平面图等未进行登记管理(06年)
4.对顾客的培训缺少相关记录(06年)
5.部门提供顾客满意度的调查表共20份,但没有提供统计分析数据,也不能提供05年顾客满意度(06年)
6.在查Q4.2职业健康安全方针是否确保传达到所有员工时,抽查了一名员工叶洁,问她是否理解职业健康安全方针,叶洁回答不知道(07年)
7.在查EQ4.3环境因素及危险源识别的时候,提供的危险源清单中灭火器设备要求全员培训,正确使用,但请一名员工为我们演示一下灭火器使用方法的时候,说不会。
培训效果没有达到要求(07年)
8.在查Q8.2.1顾客满意度标准条款时,售后服务部提供了编号07-06-07用户为邹文斌的顾客满意度调查表,调查表中用户的意见基本满意,但在07年上半年顾客满意度分析中,显示用户满意度100%,同时此份调查表也没有编制和批准人员签字(07年)
9.查顾客满意度分析,顾客满意度调查表设计是“顾客很满意100%,满意90%不太满意70%不满意50%。
提供的顾客满意度调查表只有各栏目的百分数,没有总的调查结果(08年)(此问题类似06年)
10.查看“Q/ZTG0307-2006客户管理规定”中3.3.1规定营销中心与新客户签定销售合同后,……填写“客户档案表”,审核时发现“对业务联系单:
编号201004001-1的变更通知”中有抚顺项目,而无法提供抚顺项目的相关合同评审、合同等相关文件。
(10年)
11.现场查看提供不出2010年度顾客满意度调查记录(Q/ZTCQ14-2006服务控制程序中5.2.1规定“售后服务部对每年新增客户在其他产品使用一阶段后进行调查,了解客户对公司提供产品的满意度调查)(10年)
12.提供的“2010年营销中心记录目录“,审核处无签字。
(10年)
13.提供不出对委托运输方进行评价、选择和施加影响的相关证据(11年)
三、财务部
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00208-2006部门职能说明书和Q/ZTZ23211-2006岗位工作说明书中的职能描述和工作职责内容。
b.部门领导如何根据部门职能描述和工作职责内容对下属进行合理分工,有无建立本部门内部组织机构图(提供财务部内部组织机构图)注:
此条需各部门都注意
c.本部门所有员工对公司质量方针、环境方针和安全方针内容要求熟悉
d.提供今年新增设备的财务预算及实际费用支出情况
e.提供今年环境管理方案及职业健康安全方案
f.提供公司与本部门环境因素清单,重要环境因素清单,危险源和重大危险源清单(12版)
g.对公司的程序文件、管理手册、企业标准、红头文件是否列入有效文件清单;检查有效文件清单,确保有效文件为最新版本;
h.本部门适用的法律法规有没进行识别记录;公司适用的法律法规清单识别记录
i.有没有将本部门用到的记录列入记录目录里
j.06~10年内外审中财务部查出的不符合项
1.没有本部门的有效文件清单,程序文件同时出现了两个版本(分别是第一版、第二版)06年
2.查看部门法律法规清单,提供ZH-B012编号为ZT01.01-2007,该清单为公司法律法规清单,部门没有识别,其中《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》等相关财务的法律法规没有列入清单内(07年)
3.查看部门环境因素清单,提供ZH-B04编号为ZJ79.01-2007,其中的表格格式及内容与程序文件不符合(07年)
4.部门提供关于“7#车间配置抽风装置”的合理方案,其表格号AQ-B23编号为ZJA03-2007的文件,其中“项目财务预算”栏中没有资金预算(07年)
5.提供不出本部门的具有不可容许风险的危险源清单。
(09年)
四、供应部
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00208-2006部门职能说明书和Q/ZTZ23211-2006岗位工作说明书中的职能描述和工作职责内容。
b.部门领导如何根据部门职能描述和工作职责内容对下属进行合理分工,有无建立本部门内部组织机构图(提供供应部内部组织机构图)注:
此条需各部门都注意
c.本部门所有员工对公司质量方针、环境方针和安全方针内容要求熟悉
d.提供公司A类物资“供方基本情况调查表”CG-B02“样品验证申请报告单”,供方现场考察评价表或供方ISO9001/ISO140001产品3C认证证书,如压缩机、铜管,风机等以上相关文件记录。
e.提供供方资格评价表CG-B09以及CG-B05“合格供方名录”,对A、B类物资必须在合格供方名录内采购。
f.提供“供方业绩评价表”,至少两年评价一次。
g.有无发生顾客特殊要求的物资采购,有的话提供记录。
h.对于A类、B类物资采购合同中是否均已明确质量技术要求;需质量技术协议。
i.对危险化学品,油品及易燃爆物资搬运工等相关人员是否经过培训,提供培训记录;
j.仓库通道要保持畅通不得堵塞;危险物资的堆放要保持规定间隔距离;氧气与乙炔、霞普气等不能混放,要保持5米以上间距;
k.仓库要指定安全员,对仓库现场每日进行安全检查并填写“危险化学品、油品及易燃易爆物资检查记录”;
l.供应部要根据化学品的特性和禁用信息包括遇危险处置方法,要制定化学品安全数据(即MSDS清单),对该清单悬挂于仓库和使用现场;
m.仓库账、物、卡要一致;
n.仓库现场要有紧急疏散预案和消防预案;仓库相关人员要熟悉预案相关内容,要参与预案演练;安全员要会使用消防器材;
o.废旧纸张、图纸、报纸处理记录(仓库提供);废钢管、废铝箔、废铁皮、废钢板等处理记录;废电器纸箱、纸板、设备维修废油、废旧电线、废铝型材、含油设备容器等废旧物资的处理记录;废工具及废设备的处理记录;
p.提供公司与本部门环境因素清单、重要环境因素清单、危险源和重大危险源清单(12版);
q.对公司的程序文件、分程序性文件、管理手册、图样及红头文件等分类列入有效文件清单;
r.对本部门所用到的记录表格要列入记录目录内;
s.06年-11年内外审,供应部开出的不符合项
1.对供方没有进行考核、评价,例如质量情况、服务情况;(06年)
2.仓库无化学品MSDS清单和目录,针对上次不符合项末进行培训,在仓库现场看见一种化学品无标识,瓶身写有R22(应有制剂),但陪同人员告知为润滑油,共计两瓶;硬聚氯乙烯(胶粘剂)南亚牌,已过保质期,100瓶,350克/瓶;便利妥胶胶,飞鹰牌,已看不清生产日期;物资仓库北门消防通道被纸箱阻挡(06年)
3.采购产品的A,B,C分类文件末进行编号(06年)
4.合格供方评价调查表中的有效证件过期(06年)
5.查部门危险源清单共68项,但编号有300项,属工作失误(06年)
6.合格供方各录应盖受控章(06年)
7.审核仓库时,账、卡、物不符(06年)
8.仓库中的不合格品应标识不合格原因(06年)
9.采购计划表(订单)填写不规范,没有标明需求时间、格式也不统一(有三种),合同填写不规范,有签字无盖章或有盖章无签字;浙江坐亿利达见机有限公司购销合同没有签字只有盖章合同过期也没有重新签定(07年)
10.合格供方目录没盖受控章,也没有发文记录;合格供方已进行评审,但资料不全,查路桥冷冻机厂,没有营业执照也未盖红章(07年)(重复出现,06年同样问题未改)
11.化学品仓库与废品物资回收库放在一起,没有明显防护措施,化工库通风不良,发现周围有许多蜘蛛网,物资上有一堆灰尘(07年)
12.化学品仓库现场有三种过期物资A,泡沫填充剂共15瓶,有效期至2006年7月14日,B。
便利妥胶(飞鹰)共1瓶,生产日期已看不清,保质其是1年,喷塑粉(汇太)1箱,生产日期已看不清(07年)(重复出现,06年出现的问题未整改)
13.化学品仓库保管员和搬运工都没有上岗证(07年)
14.化工库上放有五、六桶回收的废油,只标明废油,没有相应的警示标志,也没有隔离存放(07年)
15.提供一份合格供方名录为2005年3月28日制定的,根据《采购控制程序》5.2.6规定要求对供方至少两年评价一次,没有及时更新(07年)
16.与浙江亿利达见机有限公司签定的购销合同中,我公司的印章的红色,该公司的印章为传真件的复印件,印章十分模糊,合同条款中未注明传真亦“有效”,为失效合同。
与浙江亿利达见机有限公司和台州宇策电缆有限公司签定的采购合同中没有相关技术质量要求,也没有另外签定质量技术协议。
(08年)(重复出现07年同样的问题,未整改
17.在供应部2009年8月24日编制的“环境因素清单”和2009年8月26日编制的“重要环境因素清单”,发现“重要环境因素清单”中序号4:
易燃易爆气体的装却、搬运、存储中的泄漏;序号5;氧气、乙炔、霞普气的使用,储存搬运,在“环境因素清单”中查找不到相对应的环境
18.查供应部提供的A类合格供方“沈阳南极星制冷有限公司”其中有供方情况调查表,营业执照,无供方资格评价记录,样品验证记录,供方现场考察评价记录等。
19.查一份为“常州利文电机有限公司”不合格通知单,不合格情况为“电机外壳和电机线均压扁”,供应部提供不出不合格品处置记录。
20.查一份为“浙江亿利达风机有限公司”不合格通知单,型号为SYT7-7,数量为2台,不合格情况为“风机口径变形”已开不合格评审处置单,同意让步接受,“纠正措施验证”栏未填写。
五制造部
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00204-2006部门职能说明书和Q/ZTZ230204-2006岗位工作说明书中的部门职能描述和岗位工作职责内容。
b.提供本部门内部组织机构图(根据部门职能描述和岗位工作职责等内容);
c.本部门所有员工对三体系质量方针、环境方针和职业健康安全方针内容要熟悉理解(通过早会、例会形式、车间生产标语形式宣贯);
d.提供公司和本部门的环境因素、重要环境因素清单、危险源清单、重大危险源清单(12版)
e.将公司管理手册、程序文件、红头文件、标准等分类列入有效文件清单;
f.识别自己本部门的适用的法律、法规并填写适用的法律法规清单表,对本部门所用的表格统一编入记录目录表格内;
g.部门领导及车间主任要熟悉安全生产与劳动法相关内容;
h.新员工上岗前车间与班组二级培训记录;
i.生产现场要配备产品制作相关有效的工艺文件,使员工能熟知;
j.生产现场要有定置的区域牌,物品按定置区域规定摆放,不能随意摆放;提供工艺纪律检查记录、环境职业健康安全检查记录;
k.生产消防通道与紧急疏散通道应畅通,通道门口应有断电安全应急灯;消防器材应有效;每年要至少举行一次消防演练,提供演练预案及演练过程记录;
l.生产车间所有零部件应有标识标明型号规格、零部件名称、检验是否合格状态等;对现场整机应标明出厂编号;
m.特种设备(行车、锅炉、气泵房等)、特殊过程(电气焊)作业人员要持证上岗;
n.对制冷管路的焊接要进行确认,提供确认记录;
o.关键工序(抽真空、保压、检漏等)操作人员要经公司培训考核资质方可上岗,提供上岗证;
p.对氧气、乙炔、霞普气等易燃易爆气体搬运工要有培训记录;
q.氧气氮气瓶要有防震帽、防震圈;生产现场氧气与乙炔放置要间隔5米以上;
r.冲床、气泵房等操作工要持证上岗,对冲床工、气泵房操作工要定期进行体检并提供体检记录;对此类噪声工作场所工人要佩带耳塞(有害作业岗位员工健康检查登记表AQ-B01)
s.生产现场设备不能出现跑冒、滴漏;对漏油无法避免的要加接油盘,不能直接渗入地上;
t.含油抹布、手套要有处理记录;(HG-B04废弃物处理记录单)
u.废塑料袋、废胶带、废塑料保温管、废打包带、废品机械油、液压油处理记录(HG-B04废弃物处理记录单)
v.废油桶回收记录(HG-B03废弃物回收记录单)
w.劳保用品发放记录(手套、耳塞、焊接手套、防护面罩、防护眼镜)
x.脱脂干燥炉烟气的排放,设备科有无委托市环保局监测过,监测记录
y.设备科要每季度对车间内噪声、厂界噪声实施监测,提供监测记录
zz.设备科要提供公司设备台账,要有相关资质部门的特种设备定期检查记录、定期清理台账,做到账物一致;提供一套从设备申请采购到设备验收交付使用的记录;提供设备大修计划与实际完成的检修内容记录;
aa.有无发生工伤事故,若有,要提供安全事故报告单及安全事故当事人的自述材料,事故调查分析整改处理材料;
bb.制造部要提供设备一保记录(操作者记录每季一次);二保记录(设备操作人员记录每半年一次)
cc.提供生产计划调度表、生产例会、车间早会等信息沟通记录
dd.生产现场垃圾按可回收和不可回收等分类堆放,不能混放;
ee.06-11年内,外审发现制造部的不符合项:
1.缺少生产过程的监视和测量记录(比如工艺纪律检查、设备检查、重要环境因素控制情况检查、职业健康检查等);只有生产任务完成的月报表(06年)
2.设备点检卡里部分记录,早上工作后就应填写(随时填写),但现在是下午三点,上面还一点都没有填写(06年)
3.电焊房现场布置相对比较混乱,应合理摆放,注意环境卫生(06年)
4.油类与普通垃圾应分类,建议“可回收”、“不可回收”、“油类”等分类,并宣贯一位;
5.审核老师建议凡上岗操作工人,不管是否星期天均穿工作服(06年)
6.风机盘管缺少作业指导书(06年)
7.对产品的包装应明确规范,冷凝器、蒸发器分开包装(06年)
8.缺少噪音控制办法、标准(06年)
9.在设备引进过程中应对厂方提供的设备做出安全防护的要求,建议可在文件、合同或协议及相关资料中提到(06年)
10.在记录目录中,转塔式冲床设备点检卡标准号分别是SB-B082/SB-B08,而标准是SB-B11(06年)
11.1份程序文件中(ZG-B02进货产品不合格通知单、ZG-B03紧急放行申请单),归口部门是制造部,而查记录目录(编号为ZH-B08)中的归口部门是质量部(07年)
12.中央空调车间发现一瓶氧气放在现场没有固定标识,也没有保护罩,这种情况在两器车间也发现(07年)
13.二器车间编号为378高速冲床,生产记录单显示8月16日~8月20日在生产,但此冲床点检在这一时段无记录(07年)
14.查制造部8号车间新建的测试中心与生产现场区分无标识(07年)
15.在中央空调车间看见氮气存放区存放的氮气放在固定区域但没有防震帽(08年)
16.制冷管路焊接时确认的过程,没有进行确认;车间使用的“焊接作业指导书”技控是黑色(复印)
六、技术部
a.部门领导要熟悉Q/ZTZ00206-2006部门职能说明书和Q/ZTZ230209-2006岗位工作说明书中的部门职能描述和岗位工作职责描述的相关内容。
根据此工作内容范围制定技术部部门内部组织机构,提供部门内部组织机构图;部门所有员工要熟悉理解三体系质量方针、环境方针和职业健康安全方针内容;懂应急演练预案内容;
b.提供SK-B03“产品开发市场调研报告”、YX-B06“产品设计和开发建议书”、SK-B01“产品设计和开发年度计划”,要报总经理批准,根据“产
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