使用邮件合并创建并打印信函及其他文档.docx

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使用邮件合并创建并打印信函及其他文档

使用邮件合并创建并打印信函及其他文档

邮件合并过程需要执行以下所有步骤：

设置主文档。

主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。

例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。

将文档连接到数据源。

数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。

例如，信函收件人的姓名和地址。

调整收件人列表或项列表。

MicrosoftOfficeWord为数据文件中的每一项（或记录）生成主文档的一个副本。

如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。

如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项（记录）。

向文档添加占位符（称为邮件合并域）。

执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。

预览并完成合并。

打印整组文档之前可以预览每个文档副本。

您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。

提示还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。

若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。

设置主文档

启动Word。

默认情况下，一个空白文档将会打开。

让该文档开着。

如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。

在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。

单击要创建的文档的类型。

例如，您可以创建：

一组信封所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。

单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。

一组地址标签每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。

单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。

一组套用信函或电子邮件所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。

单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的文档。

目录每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。

单击“目录”创建此类型文档。

恢复邮件合并

如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。

MicrosoftOfficeWord将保留数据源信息和域信息。

如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。

Word会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行SQL命令。

由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。

如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。

此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。

单击“邮件”选项卡，恢复工作。

?

返回页首

将文档连接到数据源

要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。

如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

选择数据文件

在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。

请执行下列操作之一：

如果要使用Outlook中的“联系人”列表，请单击“从Outlook联系人中选择”。

有关使用MicrosoftOutlook联系人列表的提示

连接到Outlook联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。

以下是可能遇到的常见问题的解决方案：

找不到要连接的Outlook联系人文件夹。

出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。

无法连接到公用文件夹中的Outlook联系人文件夹。

希望使用OutlookExpress通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到OutlookExpress通讯簿。

找不到Outlook联系人文件夹

可能您需要选中Outlook的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改Outlook用户配置文件。

选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性

在MicrosoftOfficeOutlook中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。

右键单击包含要用于邮件合并的信息的“联系人”文件夹，然后单击“属性”。

在“Outlook通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。

返回到Outlook提示

更改Outlook用户配置文件

Outlook用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。

通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配置文件。

?

开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹，则该文件夹将不可用。

要切换到其他用户配置文件，请重新启动Outlook。

在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。

如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对Outlook进行设置，使其会给出提示。

为此，请执行以下操作：

关闭Outlook。

在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。

单击“显示配置文件”。

要在每次启动Outlook时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文件”，然后单击“确定”。

返回到Outlook提示

出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息

如果在Word中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而Outlook并未在WindowsInternetExplorer中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下错误消息：

“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。

请运行MicrosoftOfficeOutlook并将其设置为默认的邮件客户程序。

”

要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：

退出Word。

在InternetExplorer的“工具”菜单中，单击“Internet选项”，然后单击“程序”选项卡。

在“电子邮件”下，单击“MicrosoftOfficeOutlook”，然后单击“确定”。

再次启动Word，打开邮件合并文档，然后连接到Outlook联系人文件夹。

返回到Outlook提示

无法连接到公用文件夹中的Outlook联系人文件夹

如果您在Word中开始邮件合并并尝试连接到公用文件夹中的Outlook“联系人”文件夹，您就会看到这样的错误消息：

“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。

请稍后再试。

”

如果稍后再试，会得到同样的错误消息。

如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在Outlook中开始邮件合并。

返回到Outlook提示

希望使用OutlookExpress通讯簿作为联系人文件夹

您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。

只能将OutlookExpress通讯簿导出为.csv文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。

导出OutlookExpress通讯簿：

启动MicrosoftOutlookExpress。

在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。

在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件（以逗号分隔）”，然后单击“导出”。

在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。

在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。

将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便的。

Word在邮件合并期间浏览数据文件时，首先会在该位置中搜索这些文件。

单击“下一步”。

选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。

?

注释?

在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。

例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。

如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。

要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出OutlookExpress。

当您回到Word中执行邮件合并，并且进行到连接数据文件的步骤时，单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的.csv文件。

在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。

单击“逗号”，然后单击“确定”。

返回到Outlook提示

如果已有MicrosoftOfficeExcel工作表、MicrosoftOfficeAccess数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。

对于Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。

对于Access，可以从数据库中定义的任何表或查询?

（查询：

在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。

查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。

）中选择数据。

对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。

如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。

在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了OLEDB?

（OLEDB：

一种实现高效网络、并通过internet访问许多数据源类型的组件数据库架构，这些数据源包括：

关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。

）提供程序或ODBC?

（开放式数据库连接（ODBC）：

在数据库和程序间共享数据的标准方法。

ODBC驱动程序使用标准结构化查询语言（SQL）获得外部数据的访问权限。

）驱动程序（MicrosoftOffice附带了许多这类数据库程序）。

包含单个表的HTML文件。

表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。

电子通讯簿：

MicrosoftOutlook通讯簿

MicrosoftSchedule+7.0联系人列表

用MAPI?

（MAPI：

Microsoft接口规范，允许不同的邮件处理和工作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个客户程序使用。

）兼容的邮件系统（如MicrosoftOutlook）创建的任何类似地址列表。

MicrosoftWord文档。

该文档只应包含一个表。

表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。

还可以使用域名源?

（域名源：

包含标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共同使用。

）作为数据源。

任何包含由制表符或逗号分隔的数据域?

（数据域：

分类信息，一个数据域对应于数据源中的一列信息。

每个数据域的名称在数据源的第一行（标题行）中列出。

例如，“邮编”和“姓氏”都是数据域名称。

）以及由段落标记分隔的数据记录?

（数据记录：

对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。

例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。

）的文本文件。

有关在Excel中设置数据格式的提示

如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的Excel工作表，则可通过使用“动态数据交换”从Word连接到Excel工作表来保留数据的数值格式。

例如，您可确保数据文件中的5位邮政编码07865不显示为数字7865（无前导零）。

连接工作表之前，请在Word中执行下列操作：

单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“Word选项”。

单击“高级”。

滚动到“常规”部分，然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。

单击“确定”。

在邮件合并主文档打开的情况下，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”，然后单击“使用现有列表”。

在“选择数据源”对话框中找到Excel工作表，然后双击该表。

在“确认数据源”对话框中，单击“MSExcel工作表通过DDE（*.xls）”，然后单击“确定”。

?

注释?

如果看不到“MSExcel工作表通过DDE（*.xls）”，则选中“全部显示”复选框。

在“MicrosoftOfficeExcel”对话框中，对于“请指定命名单元格或单元格区域”，选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表，然后单击“确定”。

?

注释?

若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后取消选择“打开时确认转换”选项。

如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。

该列表将被保存为可以重复使用的数据库（.mdb）文件。

?

注释?

如果安装了2007MicrosoftOfficeSystem（而不是单独安装MicrosoftWord），则还可以使用MicrosoftQuery来构造查询?

（查询：

在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。

查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。

）并从外部数据源?

（外部数据源：

包含用户要访问的数据的数据源。

例如，MicrosoftExcel列表或MicrosoftAccess数据库。

）检索所需的数据。

?

返回页首

调整收件人列表或项列表

您在连接某个数据文件时，可能不希望将该数据文件中所有记录的信息都合并到主文档。

要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：

在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：

选择单个记录此方法最适合短列表的情况。

选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。

同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。

排序记录单击您要作为排序依据的项目的列标题。

将按字母顺序升序（从A到Z）对列表进行排序。

再次单击该列标题，将按字母顺序降序（从Z到A）对列表进行排序。

如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。

例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。

筛选记录如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。

筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。

要筛选记录，请执行下列操作：

在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。

在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要应用的筛选条件。

例如，如果仅为国家/地区是澳大利亚的地址生成主文档副本，则单击“域”列表中的“国家或地区”，“比较”列表中的“等于”，以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

若要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并指定更多的条件。

例如，如果只为慕尼黑的企业生成主文档副本，则筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。

如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。

?

注释?

如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。

?

返回页首

向文档添加称为邮件合并域的占位符

将主文档连接到数据文件之后，就可以键入文档文本并添加占位符，占位符用于指示每个文档副本中显示唯一信息的位置。

占位符（如地址和问候语）称为邮件合并域。

Word中的域与所选数据文件中的列标题对应。

数据文件中的列代表信息的类别。

添加到主文档中的域是这些类别的占位符。

数据文件中的行代表信息的记录。

进行邮件合并时，Word为每个记录生成一个主文档副本。

在主文档中放置一个域，表示希望在该处显示某个信息类别（如姓名或地址）。

?

注释?

将邮件合并域插入主文档时，域名称总是由尖括号（?

?

）括住。

这些尖括号不会显示在合并文档中。

它们只是帮助将主文档中的域与普通文本区分开来。

合并时发生的情况

进行合并时，数据文件第一行的信息替换主文档中的域，从而创建第一个合并文档。

数据文件第二行的信息替换域，从而创建第二个合并文档，依此类推。

使用域：

示例

可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到主文档中，从而为设计套用信函、标签、电子邮件和其他合并文档提供灵活性。

例如：

假定您要创建一个信函，用于通知一些本地企业您已将这些企业列入年度城市导游手册。

如果您的数据文件包含一个“公司”列，其中列出了您要联系的每个企业的名称，那么，您可以插入?

公司?

域而不必逐个键入这些公司的名称。

假定您要向客户发送季度电子邮件，邮件内容是新产品和特别优惠的通知。

如果要使发给最佳客户的邮件个性化，可以向数据文件添加一个“个人便笺”列，在该列中可以键入备注，如：

“米勒小姐，这款新的饰品正是您一直想要的。

”。

在主文档中插入?

个人便笺?

域以后，您就可以在某些邮件的底部加上这些便笺。

假定您的邮寄列表用于新闻稿订户，您的数据文件包含一个名为“到期日”的列，用于存储每个订阅到期日。

如果运行合并之前将?

到期日?

域放置到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。

您可使用标点符号组合和分隔域。

例如，要创建地址，可以在主文档中这样设置域：

?

名字?

?

姓氏?

?

街道地址?

?

城市?

，?

省/市/自治区?

?

邮政编码?

对于经常使用的内容（如地址块和问候语），Word提供了将多个域组合在一起的复合域。

例如：

地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。

“问候语”域可以包含一个或多个名称域，具体取决于您所选的称呼。

可以自定义每个复合域的内容。

例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式（例如“任家双先生”）；在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。

将邮件合并域映射到数据文件

为了确保Word能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列，您可能需要将Word中的邮件合并域映射到数据文件中的列。

要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。

“匹配域”对话框将打开。

地址和问候语的元素在左边列出。

数据文件中的列标题在右边列出。

Word搜索与每一元素相匹配的列。

在插图中，Word自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。

但Word无法匹配其他元素。

例如，在此数据文件中，Word不能匹配“名字”。

在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。

在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。

“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不能匹配也无妨。

邮件合并文档不需要使用所有域。

如果添加的域不包含数据文件中的数据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。

?

键入内容并添加域

在主文档中，单击希望插入域的位置。

使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

添加以下任何一项：

包含姓名、地址和其他信息的地址块

单击“地址块”。

在“插入地址块”对话框中，选择要包含的地址元素以及要使用的格式，然后单击“确定”。

如果出现“匹配域”对话框，则Word可能未找到地址块需要的某些信息。

单击“（不匹配）”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

问候语

单击“问候语”。

选择问候语格式，其中包括称呼、姓名格式和所带的标点。

选择在MicrosoftWord无法识别收件人姓名（例如，数据源不包含收件人的名字或姓氏，仅包含公司名称）时希望显示的文本。

单击“确定”。

如果出现“匹配域”对话框，说明Word可能无法找到问候语所需的某些信息。

单击“（不匹配）”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

单个域

可以插入单个域中的信息，如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。

若要将来自数据文件的域快速添加到主文档中，请单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击域名称。

有关在文档中插入单个域的更多选项，请执行下列操作：

在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”。

在“插入合并域”对话框中，请执行下列操作之一：

要选择即使在数据源的域名与您的域名不同时，也能自动对应到数据源中域的地址域，请单击“地址域”。

要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域，请单击“数据库域”。

在“域”框中，单击所需的域。

单击“插入”，然后单击“关闭”。

如果出现“匹配域”对话框，则MicrosoftWord可能未找到插入域所需的某些信息。

单击“（不匹配）”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

?

注释?

如果从“数据库域”列表插入域，并在稍后切换到数据源，但数据源中的列名与插入的域名不同，那么Word无法将该域的信息插入合并的文档中。

Outlook联系人自定义域

在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在Outlook内开始邮件合并。

首先，使用要在合并中使用的域设置联系人视图。

然后，开始邮件合并。

选择所需设置后，Word自动打开，即可完成合并。

设置包含自定义域的联系人视图

在“Outlook联系人”的“视图”菜单上，指向“当前视图”，然后单击“电话列表”。

右键单击一个列标题，然后单击“字段选择器”。

在“字段选择器”对话框顶部的下拉列表中，选择“文件夹中用户定义的字段”。

拖动要从对话框添加到列标题的域。

一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置。

?

注释?

通过单击底部的“新建”，即可在“字段选择器”对话框中添加新域。

在视图中添加完所有自定义域后，关闭“字段选择器”对话框。

要删除不想在邮件合并中包含的域，请在“电话列表”视图的列标题中单击域名，然后将它拖出列标题。

从Outlook运行邮件合并

在Outlook联系人中，通过下面的方法选择各个联系人：

按住Shift并单击以选择某一区域，或按住Ctrl并单击以选择各联系人。

如果希望包括视图中当前可见的所有联系人，则不要单击任何联系人。

在“工具”菜单上，单击“邮件合并”。

如果已经选择了要包含在合并中的单个联系人，则单击“选定的联系人”。

如果要包括视图中当前可见的所有联系人，则单击“当前视图中的所有联系人”。

如果已经配置了电话列表视图，使它仅显示要在邮件合并中使用的域，则单击“当前视图中的联系人字段”。

否则，单击“所有联系人字段”，使所有联系人域在合并中都可用。

如果要为合并生成新的主文档，则单击“新建文档”。

否则，单击“现有文档”，然后单击“浏览”找到要用作主文档的文档。

如果要保存已选择的联系人和域，以便重复使用，则选中“永久文件”复选框，然后单击“浏览”保存该文件。

这些数据作为逗号分隔的数据保存在Word文档中。

选择所需的任何合并选项：

“套用信函”为大宗邮件准备一批信函。

“邮寄地址”为大宗邮件设置地址标签。

“信封”为大宗邮件设置信封。

“目录”创建包含目录或地址列表的单个文档。

“新建文档”生成合并文档，这些文档可在Word中单独编辑。

“打印机”将