使用中文电子审批流程的准备工作.docx

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使用中文电子审批流程的准备工作

使用中文电子审批流程的准备工作

中文电子审批流程是基于MicrosoftOfficeSharePointServer2007构建的工作流功能，它为使用中文（包括简体中文、繁体中文、日语或朝鲜语）的用户、并且为国内企业定制的、适合中国国情的电子审批流程，用于实现企事业单位和政府内部的电子审批自动流程。

此工作流允许执行所有传统的基于纸张的审批活动，即从创建文档到通过定义的审批路线传送文档，使用图章或签名签署文档（拒绝、待定或批准），必要时还可以留下批注，并且可以使用文档编号管理审批文档，这对于网络化办公非常有效。

通过此工作流内建的40多个标准Word及Excel模版，可以快速实现行政、人事、财务、销售、库存和采购等不同业务的需求。

12.5.1激活中文电子审批流程

要确保中文电子审批流程正常工作，必须先在“网站集功能”网页上激活中文电子审批流程功能，然后在“网站功能”网页上激活该功能。

如果先在“网站功能”网页上激活该解决方案，则中文电子审批流程将无法正常工作。

要停用中文电子审批流程，请按相反顺序执行操作。

说明：

仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程。

激活中文电子审批流程的步骤如下：

（1）在Internet浏览器中，打开要在其中激活中文电子审批流程的网站（本例中为http:

//www.heuet.org）。

请注意，仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程，并确保存在“参与”和“读取”权限级别。

（2）单击屏幕右上方的“网站操作→网站设置→编辑页面”，将出现“工作流状态”部分，然后单击“网站操作→网站设置→修改所有网站设置”选项卡，如图12-58所示。

图12-58修改所有网站设置

（3）在“网站集管理”下单击“网站集功能”链接，如图12-59所示。

图12-59网站集功能

（4）在列出的网站集功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图12-60所示。

图12-60激活“中文电子审批流程”

如果“中文电子审批流程”未出现在列表中，请验证安装的MicrosoftOfficeSharePointServer的语言。

“中文电子审批流程”只能在朝鲜语、中文和日语中使用。

（5）激活之后，在图12-60中，单击“网站设置”链接，在“网站管理”下单击“网站功能”链接，如图12-61所示。

图12-61网站设置

（6）在列出的网站功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图12-62所示。

图12-62在网站功能激活中文电子审批流程

激活之后，在图12-62中单击“网站设置”链接，此时，在“网站设置”网页即会显示“中文电子审批流程管理”部分，如图12-63所示。

图12-63中文电子审批流程已经被激活

说明：

重新激活中文电子审批流程时，需要使用“添加用户”重新添加中文电子审批流程。

激活过程中，将自动创建“中文电子审批流程用户”组，如果“中文电子审批流程用户”组已存在，仍然使用其设置。

在这种情况下，请再次验证该组的设置

12.5.2中文电子审批流程管理界面

在图12-63中的“中文电子审批流程管理”页中，显示了管理中文电子审批流程系统所必需的各个命令。

下面对显示的命令及其功能进行说明。

1我的审批

在图12-63中单击“我的审批”，打开“我的审批”文档库（如图12-64所示），其中列出已在中文电子审批流程中创建的所有文档。

图12-64我的审批

默认情况下，该文档库包含“已存档”和“未决定”文件夹。

“已存档”文件夹包含与组织结构图一致的子文件夹。

文档在“已存档”文件夹中的保存位置依提交者提交该文档的时间而定。

如果文档完成了审批流程并获得批准，则该文档存储在提交者提交文档时所属的组织的文件夹中；如果提交者的组织在完成审批之前消失，则该文档存储在“未决定”文件夹中。

因此，“未决定”文件夹中的文档需要管理员采取相应的措施。

除了已完成审批流程并获得批准的文档外，在中文电子审批流程中创建的所有其他文档（例如创建后未提交的文档、处于审批流程中的文档、已取消的文档、被拒绝的文档等）显示在库的根目录中，其中将显示字段如表12-2所示。

表12-2未决定文档库中显示的字段

字段

说明

类型

文件类型。

名称

文件名。

显示原始文件名，不带文档编号。

文档ID

文档编号

审批类型

当前授权的审批类型，包括：

•未决定审批前的状态或工作流完成之后的状态。

•标准由审批者按决策顺序逐一进行审批。

•合作审批由具有合作审批关系的共同签署人按合作审批/共同审批决策顺序进行审批。

•共同审批由具有共同审批关系的共同签署人按合作审批/共同审批决策顺序进行审批。

提交者

创建并提交待审批文件的用户。

提交日期

提交待审批文件的日期。

当前审批者

当前具有审批权限的用户。

分配日期

请求当前审批者审批文档的日期和时间。

状态

文档的审批状态，包括：

•未激活已创建文档但尚未开始审批流程。

•正等待审批文档正等待当前审批者进行审批。

•待定当前审批者已决定中断对文档的审批。

•已取消在审批流程中已取消文档。

提交者和管理员可以根据需要取消工作流。

当中文电子审批流程在文档中找到无效签名（篡改的文档编号或不可用的审批者）时，可以自动取消该文档。

•已拒绝审批流程完成，但拒绝批准文档。

•已存档审批流程完成，文档获得批准，并存储在“工作组文件夹”中。

附件

附加的文件。

如果具有附加文件，则将显示“查看”链接。

否则，将显示空白。

修改时间

上次修改文档的日期。

修改者

上次修改文档的用户。

只有系统帐户可以修改“已存档”文件夹中的文件。

签出对象

签出文档的用户。

在“中文电子审批流程”下，所有的审批流程都是采用只读形式处理的，因此，该行显示为空白。

2用户和组织

在“用户和组织”是可以管理用户和组织的网页。

您不但可以创建和删除组织或用户，而且可以管理组织或用户的信息，如图12-65所示。

图12-65用户和组织

3模板

“模板”页是用于对中文电子审批流程的模板进行管理的网页。

您不仅可以添加和注册新模板，而且可以指定是否在中文电子审批流程中使用这些模板，如图12-66所示。

图12-66模板页

4审批角色

“审批角色”是用来管理“中文电子审批流程”的角色组的网页，如图12-67所示。

图12-67审批角色

5文档ID日志报告

“文档ID日志报告”是根据文档编号管理文档的网页。

在创建每个文档后，一旦开始审批流程，即会给文档分配唯一的编号，如图12-68所示。

图12-68文档ID日志报告

12.5.3为“中文电子审批流程”使用组织结构图

在“中文电子审批流程”中，需要将ActiveDirectory中的用户与企业中的“组织”对应起来，这在“用户和组织”页中进行管理和设置（图12-65所示），首先来介绍“创建组织”的步骤。

（1）图12-65中，默认情况下，“组织”和“独立用户”这两个组均会出现在显示组织结构图的左窗格中。

然后单击“设置→管理组织结构图”链接，如图12-69所示。

图12-69管理组织结构图

（2）在“组织结构图”页中，单击“新建”链接转到“新建组织”网页，如图12-70所示。

图12-70新建组织

（3）在“新建组织”页中，按照下面的信息，创建组织，如图12-71所示。

图12-71创建组织

•名称。

在“名称”文本框中，定义组织名称，在此键入有关组织名称的信息，在本例中为“天成公司”。

说明：

组织名称不能超过64个汉字或128个字符（英语）。

如果字符超过其限制，则组织名称将出现在组织结构图中，但不会在“工作组文件夹”中创建相应的组织文件夹。

•代码。

在“代码”文本框中键入组织代码。

中文电子审批流程按组织管理文档编号。

因此，文档编号必须包含组织名称或组织代码，以确保分配唯一的文档编号。

将在文档编号中使用指定的值。

整个文档编号不得超过256个字符，因此，请指定尽可能短的代码。

在本例中设置为“TCGS”。

•选择组织位置，在此指定该组织在组织结构图中的位置。

在“父组织”文本框中指定包含所创建组织的父组织。

要显示“选择组织”对话框（该对话框显示当前组织结构图），请单击“浏览”按钮，在显示的组织结构图上，突出显示所需的组织。

单击“确定”，然后关闭对话框。

在“同级组织顺序”列表中指定该组织将在父组织下显示的位置。

在列表窗口中，您创建的组织显示为“新组织”。

使用列表窗口旁边的“上移”按钮和“下移”按钮可指定所需的位置。

说明：

这在创建多级组织时有用，如果创建组织的“根”组织，这一项不会有意义。

•添加成员。

在此添加隶属于组织的负责人和成员。

当前可用的用户显示在左窗格中。

单击所需的用户，然后单击“成员”即可将他们添加到右框中。

使用“上移”按钮和“下移”按钮按所需的顺序排列添加的用户。

由于成员在组织结构图中也按该顺序进行显示，因此您可通过该顺序来反映组织中的层次结构。

要指定组织中的经理，请在左侧的组织结构图中单击所需的用户，然后单击“负责人”按钮，按钮旁边的框内即会显示该用户。

即使您添加的用户已被指定为成员的负责人，该用户在组织结构图中也不会作为成员出现。

组织结构图用一个代表两个人的图标（

）来标记负责人，这样就将负责人与其他成员（

）区分开。

•授予组织访问此网站的权限，在此指定要授予组织成员的中文电子审批流程网站权限。

如果组织与其成员之间存在权限冲突，则以较高的权限为准。

组织的权限默认设为“读取”。

为了使用中文电子审批流程，最小要选择“参与讨论”与“读取”和“中文电子审批流程”权限。

完成所有设置后，单击“创建”按钮，组织结构图即会显示，其中会反映出在“组织结构图”网页上进行的所有更改，如图12-72所示。

图12-72创建的组织结构图

（4）你可以继续在“组织结构图”中创建更多的结构，例如创建“办公室”、“财务处”等部门，在图12-72中单击“新建”按钮，创建“办公室”和“账务处”等组织结构，如图12-73和图12-74所示。

图12-73创建办公室图12-74创建财务处

在图12-73中，“名称”文本框中为“办公室”，“代码”文本框中为“BGS”，在“父组织”中指定“天成公司”，设置负责人为“陈杰”，成员为“张三”和“王成”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。

在图12-74中，“名称”文本框中为“财务处”，“代码”文本框中为“CWC”，在“父组织”中指定“天成公司”，在“同级组织顺序”中设置“办公室”，设置负责人为“李兰花”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。

创建后的组织结构如图12-75所示。

图12-75组织结构图

12.5.4管理用户

在激活中文电子审批流程之前使用MicrosoftOfficeSharePointServer的用户（即登录过www.heuet.org网站的用户）将被自动添加到“独立用户”中。

但是，要使用中文电子审批流程，应将用户作为中文电子审批流程中的新用户来添加。

添加用户后，该用户不会再出现于“独立用户”中。

通常情况下，在部署MicrosoftOfficeSharePointServer2007时，已经在ActiveDirectory中为每个职工创建了用户，但这些用户可能并没有登录到ActiveDirectory（这些用户没有使用过），也可能没有登录到MicrosoftOfficeSharePointServer2007网站，所以，这些用户并不过出现在“独立用户”中，针对这种情况，还要在“中文电子审批流程”中添加用户。

说明：

在添加用户之前，确认要添加的用户在“ActiveDirectory用户和计算机”中已经创建。

你可以先返回到服务器上，并在服务器上添加几个用户用来测试。

在本例中，已经添加了“赵红（zhaoh）”和“李响（lix）”两个用户。

1添加用户

下面介绍在“用户和组织”添加用户的操作步骤，以将“赵红”和“李响”添加到“账务处”为例。

（1）以管理员身份登录“http:

//www.heuet.org”网站，进入“网站设置→用户和组织”，单击“添加用户”链接，如图12-76所示。

图12-76添加用户

（2）在“添加用户”页中，在“用户”文本框中键入“zhaoh”，然后单击“下一步”按钮，如图12-77所示。

图12-77添加“zhaoh”账户

（3）在“添加用户”页中，在“用户”选项组中，设置账户的名称、电子邮件地址，在“组织”选项组中，选择该账户所属部门和“职务”，在“其他信息”选项组中，键入该用户的电话和办公地点等，在“图章”选项组中，为用户选择图章，设置之后，单击“完成”按钮，如图12-78所示。

图12-78填写用户详细信息

说明：

在“图章”选项组中，选择用来签署文档的图章或签名。

如果选择“默认图章”选项，则使用表示“批准”的默认图章。

要使用其他图章或签名，请单击“设置用户图章”，再单击“浏览”按钮，然后指定所需图章或签名文件的存储位置。

支持的文件格式有gif、jpg、bmp和png。

你可以选择系统默认图章，也可以使用“画图”等程序，为每个用户制作图章，也可以使用一些专门的网站和程序，为用户制作图章。

关于图章的制作，将在下文专门介绍。

（4）添加后的用户信息如图12-79所示。

图12-79添加用户完成

（5）参照上面的步骤，添加“李响”到“账务处”，如图12-80所示。

图12-80将李响添加到财务处

2管理用户图章

中国人是比较注重“签名”和“印章”的，虽然可以使用“画图”等工具为每个人制作印章，但许多国人还是钟情刻制的印章，在此，推荐你去“

图12-81为张德英制作印章

用抓图软件为每个用户制作印章并保存为JPG或者BMP位图，如图12-82所示。

图12-82各用户印章

制作好印章好，就可以为每个用户替换印章，步骤如下（以为“张德英”替换印章为例）。

（1）在图12-80中，在左侧的任务窗格中单击“张德英”，然后单击“操作→编辑用户信息”，如图12-83所示。

图12-83编辑用户信息

（2）在“编辑用户”页，修改该用户的信息并为用户修改职务，然后单击“浏览”按钮，浏览选择“张德英”的图章（图12-82中保存），然后单击“保存”按钮，如图12-84所示。

图12-84编辑用户信息并修改用户图章

（3）修改之后，张德英的印章被替换，如图12-85所示。

图12-85为张德英修改印章

（4）参照上面的步骤，为每个用户替换印章并编辑用户信息，这些不一一叙述，修改之后如图12-86所示。

图12-86修改用户信息

说明：

在修改用户信息时，请注意不要使用直双引号（"）或HTML标记。

如果在该网页的任何字段中包含直双引号（"）或HTML标记，则审批流程中将出现错误。

12.5.5管理职务

在MicrosoftOfficeSharePointServer2007中，默认职务有“董事长、副董事长、高级常务董事、常务董事、总经理、经理、助理经理、员工”等8种职务。

不同的单位，职务也是不同的，MicrosoftOfficeSharePointServer2007中的这些职务并不是符合每个单位的习惯，你完全可以添加或者删除这些职务，下面介绍其方法。

（1）在“用户和组织”页中，单击“设置→管理职务”链接，如图12-87所示。

图12-87管理职务

（2）在“管理职务”页中，在“要添加的职务”文本框中，键入要添加的职务，例如“主任”，然后单击“添加”按钮，将其添加到“职务列表”中，如图12-88所示。

图12-88添加职务

（3）如果想要删除某项职务，先在“职务列表”中用鼠标选中，然后单击“删除”按钮即可，如图12-89所示。

图12-89删除选定的职务

（4）你还可以选定某项职务，单击“上移”或者“下移”按钮，调整职务的顺序，如图12-90所示。

图12-90调整职务顺序

（5）管理职务完成后，单击“确定”按钮。

说明：

在添加或删除职务后，可以在“管理用户图章”中，为职工调整职务，在此不在叙述。

12.5.5管理审批角色

在“网站设置”页中，从“中文电子审批流程”选项组中，单击“审批角色”链接，打开“审批角色”页，可以创建、编辑或删除审批角色，下面介绍每项功能。

1新建审批角色

（1）在“审批角色”页中，单击“新建审批角色”链接，如图12-91所示。

图12-91新建审批角色

（2）在“新建审批角色”页中，在“名称”和“说明”文本框中键入角色组的名称和简要说明，例如，“名称”为“批准权”。

在“添加成员”选项组中，添加具有该审批角色权限的用户，例如添加“张德英”，设置之后，单击“创建”按钮，如图12-92所示。

图12-92创建“批准权”角色

（3）然后再创建“审核权”，并将“陈杰”和“李兰花”添加到该成员列表中，如图12-93所示。

图12-93审核权

2编辑或删除审批角色

如果要编辑或者删除审批角色，只要在“审批角色”页中，单击审批角色（如图12-94所示），在弹出的“编辑审批角色”页中，修改该审批角色（修改之后单击“确定”按钮），或者删除该审批角色（单击“删除”按钮），或者单击“取消”按钮返回上一页，如图12-95所示。

图12-94审批角色图12-95修改或删除审批角色

12.5.6为使用中文电子审批流程的用户分配权限

在“中文电子审批流程”中，权限是单独设置的，在图12-85、图12-86浏览组织中用户的信息时，在“备注”一栏中有下面的红色警告信息：

此用户有访问该网站的权限。

若要授予权限，请使用工具栏中的“添加用户”来添加用户。

此用户没有参与中文电子审批流程的适当权限。

至少具有“参与”权限才能提交，至少具有“读取”权限才能批准。

如果用户出现此类信息，需要为出现此信息的用户执行下面的操作，这些用户才能使用“中文电子审批流程”，下面介绍设置方法。

1为使用中文电子审批流程的用户分配权限

首先，你需要从“网站设置”页中单击“高级权限”链接，如图12-96所示。

图12-96高级权限

在“权限：

协作门户网站”页中，单击“新建→添加用户”，如图12-97所示。

图12-97添加用户

在“添加用户：

协作门户网站”页中，在“用户/用户组”中，键入显示警告信息的用户，在第一次设置时，要添加中文电子审批流程中使用的所有用户，例如“张德英、陈杰、赵红、张三、李四、王成、李兰花”等用户的账户名，并用英文的分号（;）相分隔，在“授予权限”选项组中，单击“直接授予用户权限”单选按钮，并至少选中“参与讨论”、“读取”和“中文电子审批流程”，然后单击“确定”按钮，如图12-98所示。

图12-98添加权限

2重新添加用户

然后返回到“网站设置”页，在“中文电子审批流程管理”选项组中单击“用户和组织”（如图12-99所示），依次添加每个用户，具体如下。

图12-99用户和组织

（1）在打开“用户和组织”页，单击“添加用户”链接，如图12-100所示。

图12-100添加用户

（2）在打开的“添加用户”页中，在“用户”文本框中键入“张德英”的账户名，然后单击“下一步”按钮，如图12-101所示。

图12-101添加用户

（3）在下一页中，单击“完成”按钮，如图12-102所示。

图12-102添加“张德英”完成

（4）参照上面的

（1）～（3）步，为每个用户添加一次，注意，在添加时，用户的的“组织”和“职务”不要修改