企业数字档案馆室建设指南.docx

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企业数字档案馆室建设指南

企业数字档案馆（室）建设指南

（征求意见稿）

编制说明

《全国档案事业“十三五”规划纲要》将推进数字档案馆建设列为“十三五”时期的重点任务之一。

但一直以来，不少企业反映，在数字档案馆（室）建设中，缺少针对性强的参考性文件，在进行数字档案馆（室）建设方案设计、需求分析、体系实施等过程中，存在数据格式不统一、系统功能挂一漏万、建设过程不规范等问题。

为此，国家档案局组织人员编写了《企业数字档案馆室建设指南（征求意见稿）》（以下简称《指南（征求意见稿）》）。

与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比，《指南（征求意见稿）》体现了企业特色，主要表现在以下方面：

一是将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。

由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况，《指南（征求意见稿）》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一，更加符合当前企业档案工作实际。

二是在档案管理系统功能上突出了企业需求，增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求，以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求。

三是在档案资源建设上突出了企业特点，按企业档案分类列出了档案数字化的范围，可操作性更强。

四是突出了电子文件归档管理，按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。

五是在安全保密体系建设上更加细化，按照安全保密体系的层次架构，列出了安全保密体系建设的重点内容。

目录

1.概念与基本特征6

1.1概念6

1.2基本特征6

2.建设目标、原则与内容7

2.1建设目标7

2.2建设原则8

2.3建设内容9

3.基础设施建设9

4.档案管理系统功能10

4.1收集功能10

4.2归档文件整理功能11

4.3电子档案存储功能12

4.4电子档案保管功能12

4.5统计与报表13

4.6利用功能14

4.7系统管理功能14

4.8其他可选功能16

5.数字档案资源建设16

5.1传统载体档案数字化16

5.2电子文件归档17

5.3专题数据库建设18

6.制度规范建设18

6.1制度建设19

6.2标准规范建设19

7.安全保密体系建设20

7.1物理安全20

7.2数据安全20

7.3网络与应用系统安全21

7.4应急预案21

7.5安全管理制度建设21

8.经费与人才保障21

8.1经费保障21

8.2人才保障22

9.建设步骤22

9.1规划与立项22

9.1.1成立项目工作组织22

9.1.2制定项目方案23

9.1.3项目评审立项23

9.2项目实施23

9.2.1硬件配备23

9.2.2档案管理系统实施23

9.2.2.1系统开发24

9.2.2.2基础数据准备24

9.2.2.3系统测试25

9.2.2.4人员培训25

9.2.2.5系统切换和试运行25

9.2.2.6系统的评价与验收25

9.2.3存量档案数字化25

9.2.4电子文件归档27

9.2.5项目验收27

9.3项目维护27

企业数字档案馆（室）建设指南

企业档案是企业产品研发、生产和经营管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录和凭证，是企业无形资产的载体和组成要素。

企业档案工作是企业各项工作中不可缺少的基础性工作，在保障企业生产、经营和管理持续开展，资产保值增值和延续企业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息社会的到来与企业信息化建设的发展，建设数字档案馆（室）是企业档案工作升级换代与创新发展的必由之路。

建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业核心信息资源，提升档案信息管理开发利用与共享服务能力；有利于优化企业各项业务系统流程，并有效促进企业提高管理水平、增加经济与社会效益。

1.概念与基本特征

1.1概念

本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、整理、存储、保管，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的档案集成管理的计算机系统平台。

1.2基本特征

与传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：

（1）存量档案数字化和增量档案电子化。

通过对电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

企业办公自动化系统、核心业务系统、财务系统、人力资源系统及其他信息系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线自动归档，形成电子档案，实现档案电子化。

（2）档案管理自动化。

企业数字档案馆（室）将优化重组后的档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现电子档案资源的自动化管理。

（3）档案传输网络化。

企业数字档案馆（室）中的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网络传输，档案利用以网络为主，以达到快捷、高效、共享的目的。

（4）利用服务知识化。

企业数字档案馆（室）融入知识管理、内容管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工，并主动为企业研发、生产、经营和管理提供全方位和多层次的数字档案资源利用服务。

2.建设目标、原则与内容

2.1建设目标

企业数字档案馆（室）建设目标是：

通过基础设施建设、档案管理系统实施、电子文件归档和传统载体档案数字化、标准规范体系建设、安全保密体系建设等工作，实现档案资源数字化、档案管理自动化、档案传输网络化、利用服务知识化，实现企业档案工作升级换代、创新发展与提质增效，全面提升档案信息开发利用与共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为促进企业持续健康发展提供有力支撑。

2.2建设原则

企业数字档案馆（室）建设中应坚持以下原则：

（一）一次规划，分步实施原则

企业数字档案馆（室）的建设是一项系统工程，需要一定的人力、物力、财力的支持。

在建设时应优先做好规划，在总体架构、技术方案规划时应一步到位，在系统开发方面应考虑今后的发展空间，避免后期出现系统集成和兼容问题。

与此同时，应根据现有条件和建设任务按计划分步实施，充分保证每一阶段工作目标的实现，并为下一阶段工作目标打下坚实的基础。

（二）需求导向原则

企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产经营、管理对档案信息资源的需求开展档案资源建设和档案信息开发利用。

在档案资源数字化过程中，应本着以需求为牵引的原则，对利用频率高、利用效果明显的传统档案和重要的、利用价值高的孤本率先进行数字化，保证利用需求。

（三）前端控制和全程管理的原则

从文件到档案是一个连续进行、前后衔接的运动过程。

在数字档案馆（室）建设中，应保证档案工作有效介入电子文件的形成过程。

已实施的业务系统如PDM、OA、ERP等，应与本单位数字档案管理系统之间建立接口；尚未实施的业务系统在规划设计过程中，应有档案部门参加，将档案工作有关要求纳入流程。

数字档案馆的管理流程应进行优化重组，使之更加合理、高效，提高档案工作对科研生产的服务水平。

（四）安全保密性原则

数字档案馆必须做到环境、设备和介质等物理安全，严格遵守国家及行业安全保密制度，保证信息的安全，在数字档案资源的接收、整理、传递及利用过程中，保证其运行的安全。

（五）规范化原则

数字档案馆（室）建设中的系统设计、开发、实施和数字档案资源建设应遵守已有的国家或行业标准规范；在国家、行业、本单位尚无相关标准的领域，企业应制定相应的标准规范。

数字档案资源的字段、存储格式等均要求统一、规范。

2.3建设内容

数字档案馆（室）建设作为一项系统工程，主要包括基础设施建设、档案管理系统建设、数字档案资源建设、标准规范建设、安全保密体系建设，以及必要的人员和经费，需要档案部门与企业的信息化部门等相关职能和业务部门共同开展实施。

其中，基础设施建设是基础，档案管理系统建设和数字档案资源建设是重点，标准规范建设和安全保密体系建设以及必要的人员和经费是保障。

3.基础设施建设

数字档案馆（室）的基础设施建设包括以下三个方面：

（一）网络设施建设

数字档案馆（室）网络是企业整个网络结构的有机组成部分，应统筹规划、设计和建设。

网络设施的配置要充分考虑电子文件采集、归档和数字档案安全管理以及档案信息网络利用服务等工作要求。

网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。

（二）服务器、数据存储备份设备及终端硬件设备配置

服务器配置应能满足数字档案馆（室）应用系统运行、数据备份服务等的需求；应配备稳定与适当冗余的在线、近线与离线数据存储设备，配置科学、可行的存储策略，确保档案信息资源长期保存与有效利用；应配备档案专用计算机终端、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。

（三）工具软件配置

应结合企业信息化的现状，统筹协调利用企业现有的基础软件系统，配备如全文检索工具、光学字符识别（OCR）、知识管理、内容挖掘等工具软件。

4.档案管理系统功能

实施功能完备的档案管理系统，并应具备如下功能：

4.1收集功能

（一）传统载体档案数据采集

具备各类存量档案的目录数据和全文数据的采集功能。

数据采集时应支持数据校验（如：

是否可以为空、是否唯一、日期有效性、数字有效性、字符长度限制等）、数据自动获取（如：

单选多选列表、缺省值、流水号、页数、件数、当前日期、操作者、电子文件名称、电子文件大小、电子文件类型等）等功能。

（二）电子文件在线接收

支持与业务系统的集成，能够从业务系统接收电子文件及其元数据。

应预留有电子文件归档接口，接口功能符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）“5.3.3接收电子文件归档的电子档案管理系统接口应具备的功能。

”

（三）电子文件和电子档案离线接收

应具备离线档案数据的批量导入功能，支持常见的EXCEL、DBF、MDB、XML、TXT等格式文件的导入接收，并实现目录数据和电子全文的自动关联。

数据接收导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。

如出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败，以方便确认及后续再操作。

如出现中断（如：

断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。

4.2归档文件整理功能

（一）划定保管期限

按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。

（二）组件

对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则将归档电子文档组成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序。

（三）分类

按照设定的分类方案，将档案进行分类，给定分类代号，并支持按年度，保管期限、机构（问题）等多种分类方案。

（四）组成保管单位

能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成卷或盒，并能按规则将卷（盒）内文件排序定位。

能在人工干预下调整归档文件所属卷（盒）并重新排序定位。

（五）编号

依据分档号档案编制规则形成档号，所形成档号唯一、合理、稳定、可扩充、简单。

（六）编目

提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、卷内目录或归档文件目录、全引目录、备考表、脊背等。

应支持利用EXCEL等工具进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。

应提供打印预览功能，还应支持多模板批量生成和打印文档。

4.3电子档案存储功能

支持电子档案的集中存储、分布式存储、集中+分布式存储，完全在线存储、部分在线存储+部分离线存储，可选择的压缩加密存储，存储格式的转换，将存入系统的电子文件转换为符合归档要求的版式文件进行存储。

系统可按《电子文件移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。

4.4电子档案保管功能

（一）电子档案长期保存

应支持相应的功能以及策略，如针对格式过时的电子档案采用迁移或其他手段等措施保障数字档案信息的长久保管。

电子档案格式必须满足《版式电子文件长期保存格式》（DA/T47—2009）的相关要求。

现在通行的办法是采取更新、仿真、保存原始软硬件、封装的策略。

（二）智能库房管理

有条件的单位可建设智能库房管理功能，根据现实库房虚拟出档案所在库房、区域、列、节、层、排位等，实现对实体档案所在库房位置的管理，支持与智能密集架、PDA设备、条码枪等硬件设备的集成，实现实体档案的出库、入库、盘点等操作，支持与温湿度监控设备的集成，实现档案库房的智能温湿度控制。

（三）备份

应支持数据备份，包括数据库备份和电子档案备份，应支持根据数据重要程度选择在线、离线等备份技术和方式。

（四）定期鉴定

支持辅助人工完成到期档案的鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理员或档案管理员等角色进行相关操作（如：

销毁、升级管理、开放、降密等）。

4.5统计与报表

应支持按照档案类型、分类、时间等设定规则进行统计、显示、打印、以EXCEL格式文件输出各种统计数据。

统计结果能按“档基3表”格式输出统计数据。

4.6利用功能

（一）检索查询

支持按属性检索档案，具备模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式；有条件的企业可开发全文检索功能。

（二）浏览

应支持对电子档案或数字化档案信息进行全文浏览，支持多媒体文件的播放。

（三）借阅

支持实体档案借阅申请、审批、催还、归还功能，支持电子档案借阅申请、审批、自动授权功能。

（四）编研

支持用户根据实际需求设置编研专题，系统自动将符合该专题条件的档案目录或元数据归纳在此专题下，以方便用户查阅和管理。

4.7系统管理功能

（一）日志管理

应有日志记载功能，记录用户操作信息、系统启动关闭信息、用户登录信息等，日志至少应记录操作对象、用户、时间、计算机、详细信息等属性。

提供针对日志的检索统计功能。

（二）系统设置

支持代码表的设置维护，如：

年度、保管期限、密级、单位、分类号等代码；

支持元数据的设置维护，可以定义字段名称、类型、是否为空、是否唯一、字符串长度限制、缺省值、最大值、最小值、组合字段等信息；

支持主题词维护，可以新建、导入、修改主题词，方便用户在录入时自动提取信息中的主题词；

支持对存放电子文件的存储介质进行统一管理，系统管理员应可根据介质保管的实际需求为每个文档库设置各自的存储介质来保存电子文件；

提供介质预警功能，当剩余容量小于一定值或利用率大于一定值时，以即时消息、邮件或短信的形式通知系统管理员更换介质。

（三）用户管理

支持用户信息的直接录入，支持通过接口方式读取其他系统中的用户信息，支持用户与IP地址绑定，支持“三员”分立。

（四）组织管理

支持组织机构信息的直接录入，支持通过接口方式读取其他系统中的组织机构信息，支持组织机构的多级管理功能。

（五）权限管理

具备权限管理功能，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。

权限可以精细的控制指定用户拥有指定档案记录的访问和使用权限。

系统应支持权限有效期的设置，到期后系统自动取消权限。

4.8其他可选功能

企业可根据自身需要，增加诸如文件材料管理、档案库房环境控制、工作计划进度管理、业务监督指导等功能。

5.数字档案资源建设

数字档案资源建设是企业数字档案馆（室）建设的重要任务，一般包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设。

5.1传统载体档案数字化

企业传统载体档案数字化的内容和范围如下：

（一）经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案除已到保管期限、短期或10年期档案外，应全部数字化。

对于有正本、文稿处理单、修改底稿等的档案，可只数字化正本和文稿处理单。

（二）产品和业务档案可将“在研在产”的核心产品或核心业务档案数字化，非核心产品、已停产的产品、业务档案可暂不数字化。

（三）在当前国家实施创新驱动战略的背景下，科研档案的利用将比较频繁，应全部数字化。

（四）基本建设档案应主要将生产、科研建筑物档案数字化，对数字化的内容也要进行鉴选，一般来说可行性研究阶段、设计阶段、施工阶段的竣工图和质量管理、竣工验收等阶段形成的档案利用较多，应进行数字化，其他阶段形成的档案可有选择的进行数字化。

（五）设备仪器档案利用比较频繁，应全部数字化，但已报废设备仪器档案可不进行数字化。

（六）会计档案由于数量较大，可根据企业需求和人力物力配置情况有选择地进行数字化。

（七）人事档案是企业档案的重要组成部分，是否纳入数字档案馆（室）统一管理，档案部门可与人力资源管理部门充分协调确定后按照国家组织、人事部门的有关规定确定数字化范围。

前述每类传统载体档案都应建设目录数据和全文数据。

一定数量的档案数据是保证数字档案馆（室）发挥效用的基础；根据测算，存量档案数字化占比达到70%以上，方能既符合“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”五性原则，又能奠定数字档案馆（室）运行的数据基础。

存量档案按载体区分，既有纸质档案，又有多媒体档案，纸质档案（含照片）数字化技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）进行。

录音档案、录像等多媒体档案数字化暂无统一标准规范，其操作流程可参照DA/T31—2005，但数字化转换时的采样率应根据档案原件的情况具体确定。

5.2电子文件归档

企业电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其范围包括办公自动化系统、产品和业务的业务系统、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站及本企业其他职能活动业务系统，以及从外部接收的电子文件。

企业有些业务系统有可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存在本企业的服务器中，但其产生的电子文件也应纳入本企业归档范围予以归档。

企业已实施的支撑主营业务的信息系统均具有归档功能，导出的归档电子文件存储格式、元数据等均符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求；企业已实施信息系统形成的电子文件归档量至少应达到60%。

5.3专题数据库建设

专题数据库建设是在现有数字档案资源的基础上，通过有组织的分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，是发挥数字档案资源价值、提供数字档案资源利用的有效方式。

专题档案数据库选题可参照以下专题进行：

企业领导人、技术专家和各种先进人物等的档案专题数据库；职代会、党代会等会议类专题档案数据库；政策法规类专题数据库；建设项目和设备仪器专题档案数据库；产品/专项业务档案专题数据库；科技项目和成果档案专题数据库；企业质量/安全事故档案专题数据库等。

6.制度规范建设

制度规范建设是企业数字档案馆（室）建设的一项重要的基础性工作，包括制度建设和标准规范建设。

6.1制度建设

企业数字档案馆（室）建设应制定数字档案馆（室）人员岗位设置与职责制度，系统运行维护管理制度，服务器机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆安全与保密管理制度等。

6.2标准规范建设

企业数字档案馆（室）建设应参考国家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆（室）的电子档案收、存、管、用等方面的标准规范体系，包括但不限于以下内容：

（一）企业传统载体档案数字化加工标准规范，包括全文数字化加工和目录数字化著录细则等，全文数字化可参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）制定。

（二）电子文件归档标准规范，主要规范本企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档业务，内容包括各类信息系统产生的电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用要求等。

（三）企业档案分类规范，根据企业档案自身特点制定企业档案的分类方案，以供数字档案馆（室）建设过程中对档案信息存储进行组织时参照。

（四）企业各类档案管理及业务流程规范，包括管理类、产品/业务、科研、基本建设、设备仪器、会计、人事等各类档案信息在档案管理系统中采集、整理、存储、保管和利用等的规范。

（五）企业档案利用标准规范，包括企业档案利用赋权原则、权限设置与更改流程，档案利用审批流程，计算机辅助编研规范等。

（六）企业数字档案馆（室）安全与保密管理系列规范具体参见下文“安全保密体系建设”章节。

7.安全保密体系建设

数字档案馆（室）建设必须加强安全管理，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，确保物理安全；严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度，确保信息安全。

数字档案馆（室）系统应具备数据的防灾备份功能，严格控制数据访问权限，制订完善的数据库管理规范，确保数据安全。

7.1物理安全

按照《电子信息系统机房设计规范》（GB50174—2008），建设标准的电子档案库房，各项安全指标遵循标准B类机房设计要求。

采用符合技术要求的电子档案柜架，配备必要的安全设施设备，主要包括：

门控系统、监控报警系统和区域保护措施等，配备磁带备份系统、光盘记录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，确保环境安全；加强介质使用、传递、保存、报废管理，确保介质安全。

7.2数据安全

按照数据分布模式和用户级别划分用户和权限，进行功能模块授权，区分数据管理权限。

定期进行数据备份，本地存放两份，异地存放一份。

7.3网络与应用系统安全

管理涉密档案的数字档案馆（室）应与互联网物理隔离，无涉密档案的数字档案馆系统应与互联网逻辑隔离。

关键网络设备、系统及数据有一定的冗余。

配备杀毒软件、入侵检测设备，定期对服务器和客户端查毒、杀毒；阻止网络入侵；并定期进行漏洞扫描，及时更新和修补，避免可能引起的破坏。

在线移交及提供信息检索等活动时需进行身份鉴别和采取必要的加密措施，防范用户的越权访问。

同时制定和实施完整、科学、可行的安全保密方案，确保系统和网络安全。

7.4应急预案

应建立应急处理预案，并定期组织演练，进行相应的培训。

7.5安全管理制度建设

应制定系统操作管理制度，对操作规程、权限设置、各种信息记录等进行规范；应制定数据采集加工制度，包括操作规程、数据格式、数据存储、权限设置、工作流程记录等；应制定数据库维护管理制度，规范数据库管理员职责、数据管理、权限设置、日志管理、数据备份管理等；应制定档案信息发布工作制度，明确档案信息发布范围、审批程序等；应制定档案信息安全保密制度，明确权限设置，病毒防范、入侵监测、数据安全等要求。

8.经费与人才保障

8.1经费保障

经费主要包括计算机硬件采购、软件（开发、升级、购置、接口开发、培训、评测）、运行维护、传统载体数字化等费用。

企业数字档案馆（室）建设应按照整体规划，制定相对应的经费计划，确保管理经费、建设经费及相关软硬件设备的投入和落实，为企业数字档案馆（室）的建设工作提供必要的保障。

8.2人才保障

应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员业务和信息化能力的培养及相关专业人员的引进，以满足数字档案馆（室）建设和运行的需求；在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进，从而形成一支既懂档案业务又具有一定信息化技术技能的复合型人才队伍。

9.建设步骤

在具体实践中，企业数字档案馆（室）建设按照建设内容和先后顺序一般按照启动（规划与立项）、实施、验收、维护等步骤分阶段进行。

9.1规划与立项

9.1.1成立项目工作组织

各企业在数字档案馆（室）建设起初应设立项目小组，小组主要由企业档案管理部门人员、企业信息化部门人员、企业保密部门人员等组成，具体负责以下工作：

（1）建设工作规划、计划、实施方案、制度和保障措施；

（2）建设工作的实施及推进；

（3）检查、考核建设工作进展情况、完成情况，总结各阶段工作。

9.1.2制定项目方案

数字档案馆（室）建设项目启动阶段的主要任务是现状调研、需求分析和形成项目可行性报告。