公文格式.docx
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公文格式
附件1
太平人寿保险有限公司公文格式
一、范围
本标准规定了公司公文通用的纸张要求、排版及印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于公司各级机构制发的公文。
其他机关可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
二、定义
本标准采用下列定义
(一)字word
标识公文中横向距离的长度单位。
一个字指一个汉字宽度的距离。
(二)行line
标识公文中纵向距离的长度单位,一行指一个汉字的高度加三号汉字高度的7/8的距离,即行间距为固定值30磅。
三、公文用纸幅面及版面尺寸
(一)公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,尺寸允许偏差见GB/T148。
(二)公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm
版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)
四、文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
五、排版规格与印刷装订要求
(一)排版规格
正文一般用三号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字。
(二)制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
(三)印制要求
双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm;印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划。
(四)装订要求
公文应左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm。
包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各70mm处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。
裁切成品尺寸误差±2mm,四角成90o,无毛茬或缺损。
六、公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。
置于公文首页红色分隔线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称版头;置于红色分隔线(不含)以下至公文末页首条分隔线(不含)以上的各要素统称主体;置于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的各要素统称版记。
(一)版头
1.公文份号
公文份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
一般用6位三号阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。
2.秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级和保密期限,用三号黑体字,顶格标识在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度
如需标识紧急程度,用三号黑体字,顶格标识在版心左上角;如需同时标识份号、秘密等级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。
4.发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,一行显示,用红色标识,居中排布。
字号大小由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般将主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。
5.发文字号
发文机关标识编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字,在阿拉伯数字后加“号”。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
6.签发人
上行文需标识签发人姓名,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用三号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左至右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
(二)主体
1.公文标题
一般用二号小标宋体,位于红色分隔线下空二行位置,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送单位
标题下空一行,左侧顶格用三号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送单位名称后标全角冒号。
上行文一般只标一个主送单位;下行文如果主送机关较多,要依据分类依次排列,类与类之间用逗号,一类之内用顿号,最后一个主送单位末用冒号。
如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送单位名称移至版记,标识方法见“抄送”的标识方法。
3.公文正文
首页必须显示正文。
一般用三号仿宋字体,编排于主送单位名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。
4.附件
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如:
“附件:
1.××××”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应当正文后另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
并在附件左上角第1行顶格用三号黑体字标识“附件”二字及序号(有序号时标识序号);附件的序号和名称前后标识应一致。
附件格式要求同正文。
如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”二字(或带序号)。
5.成文时间
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编01),成文时间的标识位置6。
6.公文生效标识
(1)单一发文印章
成文时间右空4字编排,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文时间,使发文单位署名与成文日期居印章中心偏下位置,印章用红色,印章顶端距正文(或附件)一行之内。
(2)联合行文印章
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名和成文日期,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,
(3)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7.附注
公文如有附注,用三号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(三)版记
1.分隔线
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线与末条分隔线用高度为0.35mm的粗线,中间的分隔线用高度为0.25mm的细线;首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送
公文如有抄送单位,一般用四号仿宋字,在首条分隔线之下、印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排;“抄送”二字后标全角冒号和抄送单位名称,抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐,在最后一个抄送机关标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
3.印发机关和印发时间
印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
(四)页码
用四号半角宋体阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条四号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页和空白以后的页不标识页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
七、公文中的表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
八、公文的特定格式
(一)会议纪要格式
公司会议纪要分常规会议纪要和专题会议纪要。
常规会议纪要标识由“xxx会议纪要”组成,居中排布。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。
使用红色小标宋体字,字号大小根据版面设置。
发文机关标识下空2行,用三号仿宋体字,表明单位名称和会议次数,如:
“太平人寿保险有限公司XXX分公司(部门)”、“2008年第X次”,公司及部门名称左顶格,会议次数右靠齐顶格。
单位名称和会议次数之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
会议时间、会议地点、会议主题、与会人员、列席人员、主持人、记录人等用黑体三号字标识,全角冒号,其内容用仿宋体三号字注明,回行时与冒号后的首字对齐。
其他要素与公司文件格式一致。
会议纪要不加盖印章。
专题会议纪要标识由“会议纪要”组成,同时在纪要正文中正文标题形式区分,如“关于研究XXX问题(工作)的纪要”,其他同常规会议纪要标识方法。
(二)部门工作通知书格式
总公司部门工作通知书标识由“太平人寿保险有限公司xxxxx部工作通知书”组成。
“太平人寿保险有限公司xxxxx部”使用红色小标宋体字标识,字号大小根据版面设置,一行居中排布;另起一行居中标识“工作通知书”字样,使用红色小标宋体字体居中排布。
版记中不需要标明印发单位和印发日期。
其他要素与公司文件格式一致。
部门工作通知书不加盖印章。
总公司两个或两个以上部门联合发布工作通知书,部门名称置于“太平人寿保险有限公司”右侧,居中排布,主办部门在上,其他部门依次排在主办单位下面,“工作通知书”另起一行,居中排布,使用主办部门编号。
其他要素与总公司部门工作通知书一致。
分公司部门工作通知书“太平人寿保险有限公司xxx分公司xxxxx部工作通知书”组成。
“太平人寿保险有限公司xxx分公司”使用红色小标宋体字,一行居中排布;“xxxxx部工作通知书”另起一行,使用红色小标宋体字,居中排布。
其他要素与总公司部门工作通知书格式一致。
分公司两个或两个以上部门联合发布工作通知书,首行标识“太平人寿保险有限公司xxx分公司”,另起一行标识部门名称和“工作通知书”,部门名称置于“工作通知书”左侧,主办部门在上,其他部门依次排在主办部门下面,使用主办部门编号。
其他要素与分公司部门工作通知书一致。
其他未尽事宜可参照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)执行。
公文用纸页边及版心尺寸缩略图
注:
版心实现框仅为示意,在印制公文时并不印出。
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