OA系统建设方案.docx

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OA系统建设方案

OA系统建设方案

2011年6月

第1章项目概述

1.1项目背景

通过OA系统建设，进一步提高XX北大明天资源科技发展XX信息资源和数据文件充分共享，提高公司整体办公效率。

以达到利用先进的计算机管理手段优化业务管理模式、提高工作效率，实现各部门之间协同办公的目的。

1.2项目目标

按照XX北大明天资源科技发展XX对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规X，建立统一的OA系统，各部门可以通过系统输入信息、共享文件。

以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规X各项审批程序。

第2章需求分析

2.1系统现状分析

目前在信息化建设方面，硬件、网络系统已基本建立，现有日常办公业务还没有实现以电子化处理操作为主。

公司内部上、中、下级部门之间信息资源和数据文件无法通信，上、下级部门之间信息和文件无法传输、共享。

总体功能框架图

2.2功能需求分析

2.2.1收文管理

功能描述

本子系统主要是实现来文的登记、拟办、传阅、批示和办理、办结、归档公文流转的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。

包括对收文件、通阅件和杂件进行文件的登记、拟办、批示、办理、归档、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。

提供附件携带功能，对扫描进子系统的文件作为一个子文件附在文件登记表的下面，对电子版的文件直接附件而无需扫描，同时，能够通过公文交换平台接收文件自动进入登记状态，办理者可以随时查看其内容，填写办理意见，直到流程完成最后归档。

参照国家相关规X与政府机关情况，一般情况下，主要的环节与需求要求如下：

●登记

1．基本业务描述：

一般文件由登记人员负责收文登记。

系统自动给出文件序号、收文日期。

登记人员就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、办理期限、密级程度、缓急程度、来文字号、督办等，同时将原文扫描进入计算机处理成TIF、PDF或WORD文件再以附件的形式录入办公系统。

2．登记人员可执行的操作：

登记、保存、打印、扫描、保存到正文/附件、提交。

3．处理功能：

输入为文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、密级程度、缓急程度、来文字号、登记人，输出为收文办理签。

●拟办

1．基本业务描述：

根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单、提交批办人批办、承办人或下发传阅。

由机要员对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出拟办意见。

分为两类：

一类是阅件，即无须办理的公文，提出须阅读该公文的局领导、部门及人员，有关人员在系统中直接登录阅文，系统能自动提示和识别阅文人员何时阅读此文，阅文人员可直接录入阅文意见。

另一类是对需要办理的公文提出办理意见。

对内容较为重要，涉及面广的重要公文一般需进一步提请局分管领导批示，此时提出供上级领导参考的意见，由上级领导批办后再由有关部门办理。

对需多个部门办理的公文，指明主办部门；对于有办理时限要求的公文，给出办理时限。

对急件，拟办人员在系统中对需要办理的公文提出办理意见，不提交审核人员审核，直接提交局领导批示和部门办理，但是在提交办理的同时必须提交审核人员阅知。

2．拟办人员可执行的操作：

修改收文办理签的部分项目、打开、保存、拟办意见、提交、打印（文件处理单）。

3．处理功能：

输入为拟办意见，输出为拟办文档。

●批示

1．基本业务描述：

对办公室转来需批示的文件，由相关局领导进行批示。

2．处理功能：

输入为批示意见，输出为批示后的文件。

●办理

1．基本业务描述：

科室负责人填写办理意见，并根据办文需要，将文件分发给本科室内的人员办理、传阅。

如该文件属“未批件”，则只能在本科室X围内流转，不能提交给机要室。

2．承办人员可执行的操作：

文件、原文、送发文、办理意见、提交。

3．处理功能：

输入为承办意见，输出为承办文档。

●一般人员办理

1．基本业务描述：

办理人员对需要办理的公文按要求进行办理。

分别提出办理意见。

2．办理人员可执行的操作：

文件、原文、送发文、办理、提交。

3．处理功能：

输入为的办理意见，输出办理后的文件。

●传阅

1．基本业务描述：

可填写传阅意见或不填写意见。

办理用户可以增加本部门人员传阅文件，也可以将文件递交其他部门传阅，而系统能够自动过滤办公室或其他用户已发的部门。

2．办理人员可执行的操作：

文件、原文、填写意见、提交。

3．处理功能：

输入为办理人的传阅意见，输出传阅后的文件。

●存档

1．基本业务描述：

公文办结后一般由机要室归档。

2．处理功能：

输入为待存档公文，输出为归档公文。

●公文办理记录

1．基本业务描述：

系统对收文办理意见的记录，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。

●内控文件设置

在拟办时，由机要员设定,默认为非内控文件

业务图解

处理流程

收文登记

收文拟办

收文批示

收文科长办理

收文科员办理

收文传阅

收文归档

输入输出数据

收文登记信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

收文办理签的标题

系统预设

选择关键字

局名称

文件标题

公文原文

录入\系统生成

必填项（如果是接收市局文件此域自动生成）

主题词

公文原文

录入\系统生成

（如果是接收市局文件此域自动生成）

主办单位

系统预设

选择关键字\系统生成

局机关各科室

不可手工录入（如果是接收市局文件此域自动生成）

成文日期

公文原文

自动取值、录入

系统日期

方式

系统预设

选择关键字\系统生成

“办文、阅件”

不可手工录入（如果是接收市局文件此域自动生成）

序号

系统自动生成

“2006301”

不可修改

份数

公文原文

录入

来文单位

公文原文

选择关键字、录入\系统生成

可新建关键字（如果是接收市局文件此域自动生成）

办理期限

录入

日期

机要员负责录入

密级程度

公文原文

选择关键字、录入

可新建关键字

缓急程度

公文原文

选择关键字、录入

可新建关键字

来文字号

公文原文

选择关键字、录入

可新建关键字

督办

公文原文

选择关键字

“是、否”

自动

登记日期

录入\系统生成

系统日期

（如果是接收市局文件此域自动生成）

登记人

系统自动录入

按ID名

不可修改

拟办意见信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

呈送

选择

局领导

多选，呈送或呈阅最少选一种

呈阅

选择

局领导

多选，呈送或呈阅最少选一种

主办

选择

局机关科室

单选，必选

会办

选择

局机关科室

多选

拟办意见

录入

必填

办理意见信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

主办人

选择

科室人员

单选，不选默认为承办人办理

传阅

选择

科室人员

多选

办理意见

录入

必填

批示意见信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

批示意见

录入

必填

传阅意见信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

填写意见

录入

意见常用语

督办信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

催办

超过办理期限的收文

，系统自动发送，或手工选择发送

归档信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

归档

已办结的收文

送入公文库

查询信息

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

查询

科室文件、办理监控、批示查询、待归档文件、流转中文件、已办结文件

文件标题、字、号、来文单位、登记日期

可组合查询

功能需求

●流程跟踪

系统对收文流转的记录和情况进行记录，以方便了解公交流转的去向，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。

提供可视化的流程跟踪。

●外出授权

在办理过程中遇到当事人外出且指定被授权人的情况将办文转被授权人处理。

管理员应该能够调整当事人的授权时间。

●权限控制

按角色进行读、写的权限控制。

整个收文文档的阅读权限均需严格控制。

收文中每一步处理的流程跟踪在收文的每一步处理中进行记录。

●自动排版

应用者输入内容，可以直接生成遵循国家点子公文格式标准，而无需在排版，不需要在从文件起草人与印厂之间来回的文件传送，生成的标准公文可以直接发排印刷、打印、阅读、传输等。

●手写签署意见

通过手写笔输入，能够实现使用手写笔输入意见，在文档中或在文件处理单上直接记录手写笔迹，就如同手工操作一般，遵循目前纸质文件的批示习惯，可以使电子文件批示与纸质文件批示应用同步。

●提交功能

流程当前环节处理人未将工作提交给下一环节前，当前处理人有对本环节的工作输入任意修改及保存的权利。

登记环节则还有删除新建的登记文档的权利。

提交之后，除系统管理员外不可再修改或删除。

●环节间的互通知

收文中当前步骤处理完毕，通过待办件通知下一环节。

可通过桌面提示功能提示待办件。

也可通过手机短信发送信息以提醒用户。

●办文催办

对逾期未办者，可发出催办。

可通过桌面提示功能提示待办件。

也可通过手机短信发送信息以提醒用户。

●收文打印

在某些文件夹内可打印相关的收文签收单、批示意见单等。

●收文转发发文

能够将收文文件转入发文系统。

●实现办文统计的功能。

可以按月统计收文的登记数、已归档数、未归档数。

●当设置为督办件时、能及时通知督办部门进行管理

●督办员能够对所要督办文的办理员发送催办通知

●通知方式：

督办工作在其流转中进入承办单位接收人的待办工作中进行提示。

可通过桌面提示功能提示待办事宜。

在具备手机功能的情况下，也可通过手机短信发送信息以提醒用户。

●督办员可以填写自己的督办意见

●办理人员可能反馈自己办理的情况

●督办人员可以打印出所有督办意见

●权限控制：

只有督办管理员才有权限打印督办意见及发送办理通知给相关办理人员，督办工作在其流转中涉及的当前环节操作人员具有指定的、与该环节相应的文档编辑权与操作权，该环节处理结束后，不再具有编辑与操作权，但有阅读权限。

●对督办项，督办人员通过输入督办内容、指定承办单位进行督办。

对进行中的督办可进行监控。

承办人员在接到督办件后，进行内部处理，并将结果上报。

●查询功能：

提供对督办的综合查询功能。

2.2.2发文管理

功能描述

实现发文管理自动化，即实现从科室拟稿到审稿、核稿、会签、签发、编号、排版打印、校对、印发、归档全过程的自动化处理。

系统能够监控整个发文处理过程，随时可了解文件的处理情况，同时记录各相关核搞、会签、审稿、签发人的修改情况；处理完成的文件能够自动归档；快速查找到需要批阅及分送的文件。

无缝集成Word、WPS文件，供拟稿人或经办人直接在系统中调用，并发送给上级领导进行批阅。

其要点是：

流程的灵活实现和保留文件处理过程中的修改痕迹。

参照国家相关规X与XX省质量技术监督局的情况，一般情况下，分为局发文件、科室文件等几种。

对下级的发文将直接进入到公文交换平台，实现电子发文。

一般主要的环节与需求如下：

●拟稿

1．基本业务描述：

由公文所涉及的主要业务科室负责公文的草拟工作，经办科室在系统中完成草拟。

拟稿人可以保存新拟稿的发文文件，可以录入Word、wps文件作为附件，并且可以提交发文文件进入流程，提交科室负责人进行核稿。

2．拟稿人可执行的操作：

保存、打开Word编辑正文、打印、插入附件、提交。

3．处理功能：

拟稿人需输入密级、缓急程度、发文标题、主题词、拟稿人、拟稿单位、时间以及发文正文内容，输出为拟稿文档。

●科室审稿

1．基本业务描述：

局发公文草拟一般实行经办科室领导责任制，经办科室领导应严格审核文稿的内容和格式，由经办科室负责人审核签署意见，经办科室负责人审签的原稿在系统中送办公室初审。

在提交过程中可以选择是否要经过其他科室部门的会签，或者是直接提交办公室审核。

如有需要，可发回拟稿人重新修改。

2．审稿人可执行的操作：

保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。

3．处理功能：

审稿人输入科室审稿意见，输出为科室审核后的文档。

4．科室审稿时，拟稿人员可以先送副科长核稿，再由副科长提交科长审稿。

●审核

1．基本业务描述：

由办公室负责公文审核的工作人员（如办公室主任）对公文内容、格式进行初审，可以在系统中对原稿进行修改、补充。

如有需要，可发回草拟科室重新修改。

办公室主任负责对初审后的文稿进行审核把关工作，可以直接在系统中进一步修改、完善，发回科室修改，并签署办公室审核意见及签名，呈请局分管和主管领导审定。

2．审核人员可执行的操作：

保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。

3．处理功能：

输入为审核意见，输出为审核文档。

●签发

1．基本业务描述：

以局名义发出的公文和以局为主与外单位会签的文件，由局长或局长托分管副局长审签。

关于领导签发的方法：

一种是，将文件打印出来，局领导签置完意见后，由秘书将意见输入电脑；第二种方法是，局领导在电脑上直接办理，可以对文件进行带修改痕迹的修改和添加意见；第三种方法，允许局领导在便笺上签署意见后，再由秘书将意见输入电脑；第四种方法，通过手写笔输入，能够实现领导使用手写笔输入意见，在文档中或在发文拟稿单上直接记录笔迹，就如同手工操作一般。

2．可执行的操作：

保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交、退回。

3．处理功能：

输入为签署的意见，输出为签发文档。

●编号

1．基本业务描述：

机要室负责公文的最后核对、编号。

2．可执行的操作：

保存、打印、提交。

3．处理功能：

输入为对文档进行编号，输出为编号后的文件。

●排版打印

1．基本业务描述：

打字室负责公文的排版打印。

2．可执行的操作：

保存、打印、提交。

3．处理功能：

输出为排版后的文件。

●校对

1．基本业务描述：

拟稿科室负责公文的校对。

2．处理功能：

输入为校对人名称，输出为校对后的文件。

3．校对过程：

拟搞人核稿、拟稿人科室领导复核、打印室打印。

●封发

1．基本业务描述：

公文的分发工作一般以办公室为主，拟稿科室协助完成。

办公室工作人员在系统中注明分发X围、数量及送达人员，进行分发。

需要打印的，打印出正文加盖公章后分发。

2．处理功能：

输入为印发人名称、印发份数，输出为分发存档的公文。

3．分发文件到市局

●存档

1．基本业务描述：

公文分发完毕，系统进行归档。

2．可执行的操作：

保存、打印、归档。

3．处理功能：

无输入，输出为存档后的公文。

●内控文件设置

在拟办时，由主办部门设定（其他人员不能修改），默认为非内控文件

业务图解

处理流程

发文拟稿

发文科长核稿

发文办公室审核

发文局长签发

发文编文号

发文排版打印

发文校对

发文分发

发文归档

输入输出数据

拟稿

发文拟稿单（输入）

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

发文机关

发文拟稿单

录入

默认值为“XXX质量技术监督局”

文件标题

发文拟稿单

录入

必填

主题词

发文拟稿单

系统生成，可修改

文号

发文拟稿单

编号后填写

行文方式

发文拟稿单

选择录入

上报

平发

下发

函件

顺序号

发文拟稿单

录入

文种

发文拟稿单

可选择录入

可维护关键字

密级

发文拟稿单

选择录入

绝密

XX

秘密

平件

缓急程度

发文拟稿单

选择录入

特提

特急

加急

平急

普通

主送

发文拟稿单

录入

抄送

发文拟稿单

录入

拟稿人

发文拟稿单

系统生成

拟稿单位

发文拟稿单

系统生成

拟稿日期

发文拟稿单

系统生成

审核意见

发文拟稿单

审核录入

审稿情况

发文拟稿单

审稿录入

会签

发文拟稿单

会签录入

签发

发文拟稿单

签发时录入

打字

发文拟稿单

录入

校对

发文拟稿单

校对后录入

印数

发文拟稿单

录入

分发录入

印发日期

发文拟稿单

录入

分发录入

备注

发文拟稿单

录入

文件正文

录入

Word电子文档

附件

录入

其它文档

输出

拟稿文档：

包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

发文机关

应用系统

系统输出

文件标题

应用系统

系统输出

主题词

应用系统

系统输出

文号

应用系统

编号后填写

行文方式

应用系统

系统输出

上报

平发

下发

函件

顺序号

应用系统

系统输出

文种

应用系统

系统输出

密级

应用系统

系统输出

绝密

XX

秘密

平件

缓急程度

应用系统

系统输出

特提

特急

加急

平急

普通

主送

应用系统

系统输出

抄送

应用系统

系统输出

拟稿人

应用系统

系统生成

拟稿单位

应用系统

系统生成

拟稿日期

应用系统

系统生成

审核意见

应用系统

审核录入

审稿情况

应用系统

审稿录入

会签

应用系统

会签录入

签发

应用系统

签发时录入

打字

应用系统

系统输出

校对

应用系统

校对后录入

印数

应用系统

系统输出

分发录入

印发日期

应用系统

系统输出

分发录入

备注

应用系统

系统输出

文件正文

应用系统

系统输出

Word电子文档

附件

应用系统

系统输出

所有其他电子文档

流程跟踪

应用系统

系统输出

发文办理的具体流程

科室审稿

输入

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

科室审稿意见

录入

必填

原文修改

录入

笔迹留痕

审稿人

系统生成

审稿时间

系统生成

输出

审核后的文档：

加入部门审稿意见，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

发文机关

应用系统

系统输出

文件标题

应用系统

系统输出

主题词

应用系统

系统输出

文号

应用系统

编号后填写

行文方式

应用系统

系统输出

上报

平发

下发

函件

顺序号

应用系统

系统输出

文种

应用系统

系统输出

密级

应用系统

系统输出

绝密

XX

秘密

平件

缓急程度

应用系统

系统输出

特提

特急

加急

平急

普通

主送

应用系统

系统输出

抄送

应用系统

系统输出

拟稿人

应用系统

系统生成

拟稿单位

应用系统

系统生成

拟稿日期

应用系统

系统生成

审核意见

应用系统

审核录入

审稿情况

应用系统

系统输出

会签

应用系统

会签录入

签发

应用系统

签发时录入

打字

应用系统

系统输出

校对

应用系统

校对后录入

印数

应用系统

系统输出

分发录入

印发日期

应用系统

系统输出

分发录入

备注

应用系统

系统输出

文件正文

应用系统

系统输出

Word电子文档

附件

应用系统

系统输出

所有其他电子文档

流程跟踪

应用系统

系统输出

发文办理的具体流程

审核

输入

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

审核意见

录入

原文修改

录入

笔迹留痕

审核人

系统生成

审核时间

系统生成

输出

审核后的文档：

加入办公室审核意见后的修改过的发文文件，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

发文机关

应用系统

系统输出

文件标题

应用系统

系统输出

主题词

应用系统

系统输出

文号

应用系统

编号后填写

行文方式

应用系统

系统输出

上报

平发

下发

函件

顺序号

应用系统

系统输出

文种

应用系统

系统输出

密级

应用系统

系统输出

绝密

XX

秘密

平件

缓急程度

应用系统

系统输出

特提

特急

加急

平急

普通

主送

应用系统

系统输出

抄送

应用系统

系统输出

拟稿人

应用系统

系统生成

拟稿单位

应用系统

系统生成

拟稿日期

应用系统

系统生成

审核意见

应用系统

系统输出

审稿情况

应用系统

系统输出

会签

应用系统

系统输出

签发

应用系统

签发时录入

打字

应用系统

系统输出

校对

应用系统

校对后录入

印数

应用系统

系统输出

分发录入

印发日期

应用系统

系统输出

分发录入

备注

应用系统

系统输出

文件正文

应用系统

系统输出

Word电子文档

附件

应用系统

系统输出

所有其他电子文档

流程跟踪

应用系统

系统输出

发文办理的具体流程

签发

输入

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

签发意见

单据

录入

原文修改

录入

笔迹留痕

输出

签发文档：

加入局领导签署的意见的发文文档，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。

数据子项

数据来源

数据获得方式

取值X围

备注

发文机关

应用系统

系统输出

文件标题

应用系统

系统输出

主题词

应用系统

系统输出

文号

应用系统

编号后填写

行文方式

应用系统

系统输出

上报

平发

下发

函件

顺序号

应用系统

系统输出

文种

应用系统

系统输出

密级

应用系统

系统输出

绝密

XX

秘密

平件

缓急程度

应用系统

系统输出

特提

特急