第8章 采购支付核算与管理子系统.docx
- 文档编号:24315203
- 上传时间:2023-05-26
- 格式:DOCX
- 页数:37
- 大小:346.89KB
第8章 采购支付核算与管理子系统.docx
《第8章 采购支付核算与管理子系统.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《第8章 采购支付核算与管理子系统.docx(37页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
第8章采购支付核算与管理子系统
第八章采购、支付核算与管理子系统
【概述】采购环节是企业价值创造的开始,采购成本的大小、采购货物是否合适及时对企业的其后的经营生产、直至最终的利润都会产生很大的影响。
同时由于采购业务引起的应付帐款或支付货款的管理对企业来说也是十分重要。
关系到企业资金的筹措、信誉。
本章主要论述采购与支付过程的业务流程、管理流程和信息流程的特点,在对用户需求分析的基础上,建立了采购与支付的信息需求逻辑模型与数据结构模型,并探讨采购与支付子系统的功能结构和实现方法。
【目标】通过阅读本章后,将可以了解:
1、采购、支付业务的特点与业务流程和管理流程
2、采购、支付子系统的信息需求分析与逻辑结构模型
3、采购、支付子系统的REAL模型
4、采购、支付子系统的功能结构与实现方法
第一节采购、支付核算与管理子系统概述
一、采购与支付业务的特点
企业为了能及时给客户提供优质的产品与服务,必须确定在合适时间内准确采购企业生产所需的、适用的、价格合理、质量合格的生产资料,以保障生产或服务活动的正常进行。
同时,企业还要考虑如何筹措资金以用于支付货款。
在企业获取生产资源的过程中,包括订货、购买、验收、支付现金一系列业务活动,这些活动并不是孤立的,它与企业的销售过程、生产过程、存储过程、货款支付过程紧密联系在一起,因此,采购与支付业务活动一般具有以下特点:
(一)与销售、生产计划联系密切
企业生产的目的在于为客户提供产品与服务的过程中期望获得最佳的收益。
销售收入、经营利润计划的实现很大程度上取决于生产过程对输入的资源进行有效的加工变换。
因此,由销售计划、生产计划、物料需求计划生成企业物料的采购计划,并在计划的时间内、以经济采购价格、获取符合企业营运所需的、符合质量要求的、数量恰当的生产原料,保障企业生产与销售活动正常运行,实现企业经营目标。
(二)涉及企业资金流出
在企业采购活动过程中,伴随物资流入将发生资金流出。
由于这些流入的物料需要经过生产变换过程逐步转移价值至产品或服务对象上,形成产品或服务的成本,只有在其后的销售,现金流入后才有可能真正实现产品的价值。
因此,在企业物资采购过程中,应进行有效资金管理,以最低资金成本筹集采购资金,在满足生产与销售情况下,尽可能降低购买成本与采购费用,合理安排现金支付过程,提供企业资金使用效率。
(三)业务发生频繁、运行环节多、控制难度大
对于运行状况良好的企业,生产与销售活动将触发大量的采购业务事件。
而采购与支付过程即涉及企业外部的供应商、运输商,又与企业内部的采购、存储、财务与会计、生产、销售等部门发生各种直接或间接的联系,运行环节多,风险因素多,控制难度大,如果会计信息沟通不流畅,管理不善,容易发生舞弊或低效率现象,而导致营运成本高。
二、采购、支付核算与管理子系统的设计目标
采购与支付业务活动过程中,随着物流与资金流的流入与流出,这些活动将产生大量的数据流。
会计信息系统记录、处理这些活动所产生的经济数据,为企业的信息使用者的决策行为、内部控制活动提供会计信息报告。
因此,采购、支付核算与管理子系统应能及时、准确进行采购与支付活动的数据处理,正确计算采购成本,反映与监督采购合同的执行情况,现金支出与应付情况,及时提供债务情况和资金需求报告。
采购、支付核算与管理子系统应与其他系统集成在一起,子系统的设计目标能有效支持信息使用者进行以下活动:
(一)物料的采购与生产、销售活动保持协调一致,当企业生产需要购入资源时,能适时提供这些物料最经济的采购成本的信息。
(二)以最合理的价格从可靠的供应商购买质量合格的物料。
(三)将内部控制规则与程序嵌入到会计信息系统内部,规范业务流程、数据处理程序与授权规则。
通过信息处理流程控制购买与支付过程的业务活动,促使业务人员购买符合企业经营利益的物料,防止采购、支付过程的违法行为。
(四)适时进行会计核算与管理,及时提供采购过程、支付过程的各类成本信息、应付帐款信息,为企业管理者采购决策、财务决策提供正确的会计信息。
第二节采购、支付子系统业务处理流程
典型的采购、支付业务循环包括采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、购货发票处理、支付货款活动,涉及从采购订货、入库、货款结算全过程的核算与管理。
一、采购与支付活动的作业流程
(一)采购申请
企业根据市场需求生成销售计划和生产计划,为了使物料购买即满足销售与生产需求,又能防止过分采购造成存货积压,企业物料使用部门依据一定时期的产品需求量,结合产品结构信息,提出物料需求明细单。
仓储部门根据现存的库存量计算出请购量,提交“请购单”,并经采购部门和财务部门确认生效后,由采购部门将请购单报主管经理批准后,办理订货业务。
(二)订货活动
采购部门业务人员依据批准后的请购单向不同的供应商发出询价,在获取供应商的报价单后,比较供应货物的价格、质量标准、可享受的折扣、付款条件、交货条件和供应商信誉,确定合适供应商并进行谈判。
然后,业务人员根据请购的项目向供应商发出采购定单,同时也将采购定单送交验收部门,生产部门、保管与会计部门,以便合理安排生产、销售、收货和付款。
(三)货物验收与保管活动
企业所购得物料到达后,授权的质量管理部门、保管部门对物料进行验收与保管。
收货的检验包括质量与数量是否与采购要求一致。
在供货方的货物验收入库后,仓库保管部门应及时填写“入库单”一式数联,分别传送给采购部门和会计部门。
(四)付款活动
财务会计部门在取得供货方的发票和入库单等表示货物已验收入库、收货业务已完成的原始凭证后,财务会计部门应及时审核这些活动的真实性,登记应付帐款或按付款结算要求安排资金,及时付款。
(五)会计核算活动
采购物料与支付活动引发企业存货、负债、资金的变化,会计部门应及时对这些活动所涉及的会计事项进行确认、计量、记录。
它涉及存货核算子系统、应收帐款核算子系统和帐务子系统的核算活动,需要设置材料采购、原材料、材料成本差异、应付帐款、银行存款等会计科目进行核算,登记这些科目的明细与总分类帐,正确计算物料的采购成本,企业负债情况,以便合理安排资金流出量。
二、采购、支付业务的管理与控制活动
(一)采购管理活动
企业通过市场需求预测或客户定单来组织生产,并根据企业生产计划、产品结构和加工流程、存货状况生成物料需求计划和采购计划。
物料采购成本将直接影响企业市场竞争能力。
采购管理的焦点之一如何找到合适的供应商,特别物料的价值在企业成本中占的比例大时,更应注重供应商供给的稳定性,协作性,努力降低采购环节的成本,提高采购活动的价值增值。
在企业价值链中,通过购买行为获得的竞争优势是建立在良好的供应商关系基础上。
建立与供应商长期密切的合作关系是有利的,它将会降低企业采购成本、生产成本。
企业可以通过信息系统与供应商进行信息沟通,使供应商及时知道产品和供应计划的变化情况。
会计信息系统最好也能提供供应商的价值评价功能。
建立供应商的价值评价标准,使企业在购买决策时能保证所选择的供应商符合企业生产所需的、符合企业质量要求、符合企业采购政策。
如何对物料的购买价格进行决策是采购管理一项重要活动。
采购、支付核算与管理子系统应提供基于产品目标成本基础的物料购买价格模型。
结合市场披露的参考价格信息、综合考虑供应商的供货能力、服务质量、物料的质量、运输条件、购买批次与批量,制定与供应商谈判策略,另外对于具有稳定的生产过程的企业,可考虑采用准时制的采购方式。
这种方式能有效消除不必要的采购业务活动、降低库存和存货成本。
采购活动最终将导致企业负债增加或资金流出。
采购资金预算关系到企业如何在合适的时间筹集适当的资金购买生产所需物料。
因此,在现金支出活动中,采购资金管理将涉及采购资金预算。
企业可依据购买计划,未来资金流量等信息形成采购资金预算。
另外,企业应加强应付帐款管理,及时了解企业所欠供应商货款的情况,及时有效组织资金,偿还企业货款,提高企业信誉等级。
(二)采购、支付活动的风险
1、采购申请活动的风险
具体而言,采购申请活动可能涉及的风险包括:
(1)申请求购实际并不需用的物料。
(2)由XX的人请求购买。
(3)所请求购买的物料有错或金额有误。
(4)未能及时申请所需购买的物料,延误企业其他活动正常进行。
2、订货活动的风险
订货活动可能涉及的风险包括:
(1)定购的物料由XX的个人或单位进行采购。
(2)定购的物料有误或质量不合适。
(3)定购的条件包括价格、付款条件等不合适。
(4)未及时定购物料以致需要时要付出高的采购成本。
3、验收与保管活动的风险
(1)由无权收货的人进行确认与验收货物。
(2)所收到的物料的型号、金额、品质有问题而没被检验出来。
(3)由收到的货物保管不善而产生变质、失窃。
4、付款活动的风险
(1)无正当理由的折扣损失。
(2)向未订货或未验收的物料、服务付款。
(3)支付金额错误或支付给未提供物料的供应商。
(4)无能力支付货款而造成信誉危机。
(三)采购、支付风险控制
在采购、支付过程的风险控制如下:
1、建立采购申请核准档案。
所有经过核准的采购申请都自动存入采购申请文档,以助于达到输入完整性的目标。
2、建立已核准的供应商档案。
采购部门通过已核准的供应商档案来选择供应商
3、申请采购结果传回请购部门。
4、供应商选择的核准。
采购部门主管在定购单上签字之前,必须核准所选择的供应商,并核定请购数量。
5、独立的核准付款。
定购文件由采购部门的人员负责建档。
6、供应商发票有效性验证。
7、供应商发票金额的验收。
在建立采购、支付核算与管理子系统时,可将一些控制规则嵌入到信息系统内部,以人机方式实现企业的内部控制。
第三节采购、支付子系统信息需求分析模型
一、采购与支付子系统信息处理特点
企业采购、支付活动涉及企业内部物料需求、保管、财会、采购、运输部门和外部的供应商,采购与结算方式多样并且实时性要求高,物流和资金流较多且频繁,流经的环节多,需要加强内部控制与管理。
因此,采购、支付子系统的数据处理具有如下特点
(一)数据量大
采购与支付子系统的数据大,主要是企业采购物料品种、批次较多。
有些企业的物料品种多达千种以上,尤其在目前竞争环境下,为减少库存,提高资金使用率,降低采购与存储成本,多采用量少多进的方式,这种业务模式会产生大量数据流。
(二)日常数据处理频繁且实时性要求高
企业采购、支付是经常性的业务活动,每天都要及时进行数据处理,实时反映企业采购、物料入库、货款支付的状况,为后续作业的提供会计信息。
(三)业务处理复杂且可靠性要求高
企业采购业务按采购地点的不同可分为同城采购和异地采购。
这两种采购业务手续和凭证的流转程序都与货物的交接方式和货款结算方式密切相关。
货物交接方式有提货制、送货制和发货制。
付款方式有钱货两清、延期付款、分期付款等。
结算方式有现金、银行支票、银行汇票、商业汇票、委托收款、异地托收承付和汇兑等方式。
采购过程有票先到货后到、货先到票后到、票货同到。
所有这些业务处理和核算都需要及时记录、正确计算。
(四)与企业其他信息子系统有较多的数据联系
采购、支付的业务处理流程涉及企业多个部门的业务活动和管理控制活动。
它与企业销售、生产、存货、帐务处理的数据处理有密切的联系。
销售计划驱动企业生产计划、生产计划驱动物料需求计划、物料需求计划驱动采购计划和采购资金的预算计划。
企业实施物料采购,从供应商处购买生产所需的物料,验收入库、支付货款或延期支付现金形成企业负债,这些物流、资金流流经企业各业务环节,存货核算子系统、应付款子系统对这些过程的会计事项进行核算、分类汇总。
二、采购、支付过程的信息需求分析
采购、支付过程的信息使用者包括企业管理人员、业务人员、财务会计人员。
在信息集成环境下,信息使用者可以便利获取到会计信息。
因此在构建采购、支付核算与管理子系统时,要分析信息使用者的信息需求特点,使采购、支付子系统输出信息能满足使用者的要求。
(一)高层主管所需要的决策支持信息
高层主管需要通过采购、支付过程的信息来评价业务活动的有效性。
他们关注供应是否能有效保障生产进行,采购的零部件如果未能及时供给而造成停工时间、次数,以及由此引发的经济和信誉损失;采购的物料成本在企业产品或服务成本所占的比例,以及未来的发展趋势如何;上游供应商所提供的物料品质、供货方式、采购费用是否能满足企业竞争战略需求;采购资金的使用效率;采购、支付业务对企业战略与目标实现的支持情况;建立基准数据,分析比较行业或竞争对手在采购环节的成本信息;评价采购、支付活动对企业业绩的贡献。
(二)采购主管与采购人员所需要的决策支持信息
采购主管与业务人员需要了解各期采购申请单购买的物料数量和需用时间,汇总的需求信息、每批的订货费用信息、购货折扣信息,进行经济定货量决策。
采购人员需要获取有关供应商的资料,如服务质量、价格以及履约方向的信息,评估选择企业的供应商。
当期已批准并执行的定单、还未执行的定单的信息以及付款的情况。
(三)验收与保管人员所需的决策支持信息
验收人员需要有关订货的明细信息,以避免收到非定购的、品质有问题、数量有差异的物料,登记入库资料,对存货进行有效管理。
(四)财务会计人员所需的决策信息
财务人员需要物料采购信息,以决定采购预算编制,是否有足够的资金支付采购的货物,计划筹措现金。
会计人员需要采购、支付过程形成的各种原始数据编制会计凭证,核算采购成本、比较与计划成本差异,了解应付帐款情况,输出对内的各种管理报告和对外的财务报告。
三、采购与支付子系统的逻辑结构模型
采购与支付子系统的数据流程图如图8-1所示:
(一)采购定单输入
采购订单数据可以从材料请购单文件获取,然后与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较,生成采购订单。
业务人员审核采购订单是否合理,如果合理,则批准这项采购。
另一种方法是直接输入采购订单,经审核后,形成正式的采购订单,存入采购订单文件。
(二)入库处理
当供应商的货物到达企业后,并可以根据采购订单或者发票编制入库单,编好后的人库单传递到库存管理系统进行核对,登记存货明细帐。
(三)发票输入
当采购子系统或财会部门收到供应商发票时,将这些发票记录在发票文件内。
(四)采购结算
系统根据采购订单、入库单的关联关系,选择于发票相关的入库单进行核对,进行采购结算,并将结算结果记录在结算单文件。
(五)付款处理:
当付款期限已到,财务人员进行付款处理。
输入付款单,并与相关的发票、应付单结算,生成付款结算单,修改应付帐款明细帐。
(六)会计凭证生成
根据付款单、发票生成会计凭证,并将这些会计凭证传递到帐务系统。
(七)帐表输出
信息使用者可以按自己的访问权限查询采购、支付核算与管理子系统的帐簿文件,进行各类数据的分类汇总操作。
第四节采购、支付子系统信息结构模型
一、采购与支付子系统的REAL模型
在采购、支付核算与管理子系统的业务处理流程中,涉及的资源主要包括企业采购的生产资料、支付这些物料的资金。
业务活动事件包括采购申请、订货、货物验收、保管、支付货款。
这些活动有关联的参与者是上游的供应商、有关企业内部人员,企业购买的物料存放在仓库内。
采购与支付的这些业务活动事件使企业存货、现金以及负债等会计要素的价值量发生变化、它们之间的关系图8-2所示:
二、采购与支付子系统的数据结构模型
(一)存货资源、参与者的数据结构描述
1、存货的数据结构描述
企业存货包括外购的材料、自制的半成品与产成品。
在会计信息系统中,为进行存货的核算与管理,所有存货名单记录在存货档案文件,它是采购与支付、销售与应收、存货管理与核算等处理模块的共享数据文件。
首先对企业的所有存货进行分类,存货分类的数据结构描述如表8-1示。
在这文件中,记录企业存货分类的基础数据。
存货分类文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
类别编码
C
10
与存货档案文件关联
类别名称
C
20
对存货档案文件的记录进行分类描述
表8-1
其次描述企业各类存货的物理属性、价值属性、控制属性特征特征,形成存货挡案文件。
企业所有存货目录的数据记录在这文件里。
存货档案文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
存货代码
C
10
存货名称
C
30
规格型号
C
20
计量单位
C
10
类别编码
C
10
与存货类别文件关联
存货属性码
C
6
标识存货属于外购、自制、销售等
计划价
N
10
2
参考价
N
10
2
购买材料或销售成品的参考价格
库存数量
N
12
2
提前期
D
经济批量
N
12
最高库存
N
12
最低库存
N
12
安全库存量
N
12
存放仓库码
C
2
存货存放地点编码
表8-2
2、供应商的数据结构描述
如果企业需要对供应商进行分类管理,就应建立供应商分类文件,记录企业所有供应商的分类数据。
供应商分类文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
类别编码
C
10
与存货档案文件关联
类别名称
C
20
对存货档案文件的记录进行分类描述
表8-3
供应商特性的数据结构描述如表8-4示,文件记录企业所有的供应商资料,并根据新的情况不断维护更新。
供应商挡案文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
供应商编号
C
10
供应商名称
C
30
分类码
C
10
地区码
C
10
所属行业
C
20
税号
C
20
开户银行
C
20
帐号
C
30
地址
C
40
电话
C
20
联系人
C
8
信用等级
C
2
服务质量
C
8
合同执行
C
2
发运方式
C
10
表8-4
3、员工的数据结构描述
企业的员工归属某一具体部门,一般先定义企业部门数据结构,然后再定义员工特征属性的数据结构。
员工档案文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
员工代码
C
10
姓名
C
8
部门代码
C
10
职务
C
20
表8-5
(二) 业务类别的数据结构描述
1、采购分类的数据结构
企业采购可分为生产采购、委托加工采购、其他采购等,为了统计分析不同采购业务,通常需要进行采购分类,记录采购类型数据文件的结构
采购类型设置文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
采购类型码
C
10
采购类型
C
30
表8-6
2、结算方式
结算方式的设置用来管理企业在采购过程中涉及的结算类型,如现金、现金支票、转帐支票、电汇、商业汇票、银行汇票、内部转帐等付款业务提供信息,结算方式文件中记录的结算方式数据应与财务结算方式一致。
结算方式文件的数据结构
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
结算方式码
C
10
结算方式
C
30
表8-7
3、付款条件文件
(三)记录采购与支付业务活动事件的数据结构
1、采购申请
由使用部门提出采购申请。
采购申请表记录有关材料采购的申请事项,它的数据结构描述如表:
采购申请单文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
请购单编号
C
10
日期
D
8
请购部门
C
10
部门代码
存货编码
C
10
采购物资代码
请购数量
N
20
需用日期
D
8
到货日期
D
8
资金部意见
C
40
采购部意见
C
40
表8-9
2、采购订单
记录采购定货业务事件的是采购订单文件,从数据规范角度,将其分解为主文件与子文件,数据结构如下。
采购订单主文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
日期
D
10
订单编号
C
8
供应商编号
C
10
与供应商文件关联
付款条件
C
20
订货部门
C
10
与部门文件关联
运费
N
10
2
业务员
C
8
与员工文件关联
运货方式
C
10
税率
N
3
2
汇率
N
3
2
到货日期
D
8
关闭
T
1
订单执行关闭
采购类型
C
2
与采购类型文件关联
制单人
C
8
请购人
C
8
请购单编号
C
8
与请购单关联
表8-10
采购订单子文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
订单编号
C
8
与主文件关联
存货编码
C
10
订购数量
N
20
订货单价
N
10
2
税额
N
10
2
计划到货期
D
8
表8-11
3、材料验收入库
入库单记录购买的材料入库事件,同样从数据规范角度,将它分解为主从文件。
数据结构如下,如果入库的材料是经事先订货,并记录在订货单上,订单编号数据项就记录与入库事件相关的订货事件的订单编号数据,建立入库与订货联系。
入库单主文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
入库日期
D
10
入库单编号
C
8
订单编号
C
10
与订单文件关联
供应商编号
C
10
与供应商文件关联
入库类型
C
20
采购类型
C
10
与采购类型文件关联
业务员
C
8
与员工文件关联
仓库编号
C
10
制单人
C
8
审核人
C
8
记账人
C
8
订单编号
C
8
与采购订单关联
表8-12
入库单子文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
入库单编号
C
8
与入库单主文件关联
存货编码
C
10
入库数量
N
20
单价
N
10
2
金额
N
10
2
表8-13
4、采购发票
记录采购入库材料的采购成本,当供应商将采购发票送到企业时,应及时记录,采购发票文件数据结构如表8-14与8-15所示:
采购发票主文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
开票日期
D
10
订单编号
C
8
与采购订单文件关联
供应商编号
C
10
与供应商文件关联
发票类型
C
20
采购类型
C
10
与采购类型文件关联
部门代码
C
10
业务员
C
8
付款条件码
C
2
与付款条件文件关联
制单人
C
8
审核人
C
8
表8-14
采购发票子文件
字段名
数据类型
宽度
小数
说明
发票编号
C
8
与采购发票主文件关联
存货编码
C
10
入库数量
N
20
单价
N
10
2
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 第8章 采购支付核算与管理子系统 采购 支付 核算 管理 子系统