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索赔摘要
[摘要]随着国家计划经济向市场经济的彻底转变,工程施工单位越来越重视工程索赔工作,本文根据"济德高速公路七合同、济南绕城高速公路A标段"工程索赔运作过程,简单介绍了工程施工过程中工程索赔及管理程序
1.工程概况:
济德路七合同段地处济南市西北部,北接黄河二桥,西接济泰路,东接绕城路通向济青路,合同段内设有互通式立交l处,分离立交桥1处,中桥3座,小桥3座,箱通1道,涵洞19道;工程于1997年1月18日开工,1999年7月6日竣工。
济南绕城高速公路A合同设计有互通式立交l处,小桥l座,分离立交桥6处,箱通2道,圆管涵2道;工程于1998年1月28日开工,1999年9月30竣工,七合同、A标段全长10.78公里,共有路基填方l64.7万立方米,沥青路面l393.8千平方米,砌石防护78838立方米,总造价为22980万元。
两合同段路基为高填土路段,多数跨越渔塘、稻田,地形条件复杂,设计中地基已采取砂桩、粉喷桩及抛石挤淤处理,但部分地段仍不能满足要求,我单位在施工过程中根据工地实际情况,积极的向上级有关单位提出合理化建议,且多数被采用,工程质量得到了保证,工程进度明显加快,同时也不可避免的引起工程造价增加。
为做到既保证工程质量,又能维护业主和承包商双方利益,我部实事求是地分别向业主和保险公司提出各项索赔,经过大量的索赔工作,积累了一定的经验和方法。
2.工程索赔原则:
2.1 根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书,意向书中应包含索赔桩号(结构物名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失,无须附有详细的计算资料和证明。
这样,使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
2.2 索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认,必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。
2.3 索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据,收集的证据要确凿,理由要充分;所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。
3.索赔的具体操作步骤:
3.1 当索赔事件发生后,及时在合同规定的时限内(济德路、绕城路规定的时限为2l天)向监理工程师提出索赔意向书,意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。
3.1.1 索赔项目种类及起止日期计算方法:
a.延期发出图纸引起的索赔:
当接到中标通知书后28天之内,施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料,并且向施工单位进行技术交底。
如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料,作为施工单位进行技术交底。
如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料,作为施工单位应依照合同提出索赔申请,接中标通知书后的第29天为索赔起算日,收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。
由于为施工前准备阶段,该类项目一般只进行工期索赔,相应施工机械进场,达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费[机械台班停滞费=(机械折旧费+经常维修费)×50%]用索赔。
b.恶劣的气候条件导致的索赔:
分为工程损失索赔及工期索赔;业主一般对在建项目进行投保,故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用,在建项目未投保时,应根据合同条款及时进行索赔;该类索赔计算方法:
在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日,恶劣气候条件终止日为索赔结束日。
例七合同97年5月l 3日-18日济南市骤降大到暴雨,使便道、A匝道桥承台基坑、部分涵洞及砂垫层受灾,我部立即向保险公司申请损失费用。
c.工程变更导致的索赔:
分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等;计算方法:
施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日,变更工程完成日为索赔结束日。
d.以承包商之能力不可预见引起的索赔:
由于在工程投标时图纸不全,有些项目承包商无法作正确计算,如地质情况,软基处理等,该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。
计算方法:
在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日,终止日为索赔结束日。
e.由外部环境而引起的索赔:
属业主原因,由于外部环境影响(如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等)而引起的索赔。
根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。
经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。
该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔.
f.监理工程师指令导致的索赔:
以收到监理工程师书面指令时为起算日,按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。
g.其他原因导致的施工单位的索赔,视具体情况确定起算和结束日期。
3.2同期记录:
a.索赔意向书提交后,就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止,要认真做好同期记录,每天均应有记录,又有现场监理工程人员的签字;索赔事件造成现场损失时,还应做好现场照片、录象资料的完整性,且粘贴打印说明后请监理工程师签字。
否则在理赔时难以成为有利证据。
b.同期记录的内容有:
事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单;对工期的延误;对工程的损害程度;导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。
3.3 详细情况报告:
在索赔事件的进行过程中(每隔一星期,或更长时间,或视具体情况由监理工程师而定),承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告,说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。
同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。
3.4 最终索赔报告:
3.4.1当索赔事件所造成的影响结束后,施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告,并同时抄送、抄报相关单位。
3.4.2最终报告应包括以下内容:
a.施工单位的正规性文件。
b.索赔申请表:
填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。
在高速公路工程施工中,索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加,由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞,相应工期及费用增加等。
索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与施工单位签订的工程承包协议、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。
索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据,施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集,故业主使很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终批复。
索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量
工程变更索赔的风险管理
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2003年12月8日 袁宏川
摘 要:
建设项目施工过程中,工程变更和索赔几乎是不可避免的。
业主和承包商在招标阶段就应考虑可能存在的工程变更风险,并应采取恰当的措施来避免。
一旦发生变更,应及时合理处理由此导致的索赔,保证建设项目有序地开展。
关键词:
变更;索赔;管理;风险;建设项目
建设项目中的工程变更与索赔几乎是不可避免的,变更与索赔管理是风险管理的重要内容。
对变更和索赔的成功管理直接有益于工程项目的工期和最终成本。
无论是业主还是承包商,作为一名风险管理者,必须做到:
(1)知道任何一种施工方法或风险转移合同条款都不能完全避免施工风险;
(2)了解所采用的合同条款可能产生的风险种类和大小;
(3)考虑好出现风险时进行挽救的有效方法和措施。
1 业主的作用
1.1 选择恰当的建设管理方式
建设管理方法可以由业主自主选择。
通常情况下,业主或项目经理经营管理工程项目是必要的。
有的业主对建设工程管理并不精通,他们可以寻找一个总承包能力的机构,采用设计 施工一体化的模式,并且要求其提供履约保证金。
大部分业主愿意参与设计、施工过程,他们可选用传统的建设管理方法。
传统的建没管理方法不仅可以对工程项目的设计、施工进行有效控制,而且便于对大型工程进行分解。
1.2 选择合适的施工方案
任何施工方案都不能保证没有变更和索赔。
每一个施工方案,无论它是传统的还是新创的,都有自身独特的优点和局限。
业主必须对施工方案中存在的风险进行考虑和评估。
当采用新的施工方法和技术时,工程变更与索赔的风险会大大增加,所以必须根据工程项目的具体情况,确定适合的施工方案。
1.3 预测可能出现的风险,预防争议的出现
在业主选择了最适合的承包商后,就要协商、形成施工合同。
当考虑到风险和不确定性事件可能发生时,业主往往将风险转移合同条款强加给承包商,而其中某些风险不应该由承包商承担。
对于在合同中指定的风险,承包商可以在合同谈判时要求增加相应的条款。
但在投标时,激烈的竞争往往使承包商忽略或低估了合同条款的风险。
一旦风险发生,承包商最基本的手段是根据合同条件提出索赔。
但当承包商对发生的重大风险估计不足时,承包商可能会因此失去继续施工的能力。
所以在谈判起草合同时,成功地预见不确定事件是必要和有可能的。
完善的合同可以防止或减少争议,从而减少费用,并鼓励承包商提交准确的标书。
工程变更和索赔管理必须从初预测争议并为防止、解决争议做准备。
1.4 组建争议解决机构
出现争议并不可怕,只要能妥善地进行处理,合同双方仍可愉快地合作。
防止争议的技巧包括合作和激励两方面。
最好的解决方式是在争议还不重要或还不大的时候就及时、公平、低廉地解决它。
一些常用的争议解决方法有:
·监理工程师调解:
一旦出现争议,由监理工程师根据实际情况进行凋解。
·组建争议评审委员会:
该委员会对出现的争议进行评审,提出解决办法。
·仲裁:
对通过调解仍不能解决的争议,由仲裁机构进行最终仲裁处理。
成功的工程变更和索赔管理从工程开工之前就已经开始了,并且直到最后一个合同结束为止,它对缩短工期和降低最终工程成本是非常有益的。
2 承包商的作用
2.1 在投标时考虑可能遇到的变更风险
承包商在招标阶段应意识到他面临的风险已经存在,这些风险在合同履行期间继续存在。
一个有经验的承包商,在投标前就应熟悉所有的合同条款,了解可能遇到的风险。
承包商可能遇到的风险很多,有些在合同条款中已经列出,有些并未列出。
有些风险业主承担了,有些风险业主通过风险转移条款转嫁了承包商。
风险转移条款应用的增加,极大地改变了工程建设各方对风险的认识。
转移传统风险的合同条款很多,它们都有一个共同的特征,即职责、能力、义务三者是互相独立的。
承包商必须在投标前就了解风险转移条款,并依据情况协商合同外的补偿,如通过保险转嫁给保险公司等。
2.2 工程变更的种类
工程变更是承包商遇到的主要风险之一。
变更条款非常重要,承包商和分包商经常利用这一条款来增加弥补费用,这也往往引起工程争议。
因此,承包商必须充分理解典型变更条款的内容及其范围。
2.2.1 正规变更
业主颁发了“变更指令”,“指令”在某种程度上修改了合同条款、计划、或规划。
“变更指令”必须经业主签署,否则会成为无效“指令”,导致索赔时得不到补偿。
2.2.2建设性变更
这种变更或者遵照业主的口头或暗示指令,或者是起因于业主应负责的问题而进行的合同外工程的施工。
比较常见的有:
(1)在不完全的或不确切的合同文件之外增加的工程;
(2)起源于合同中没有要求的工程(额外工程)的非正式批准或口头指示。
2.2.3 主体变更
在最初合同范围以外要求做大量的工作时,就是“主体变更”。
作为一个总体规则,主体变更通常由业主发布变更指令来落实。
主体变更不是指单一的变更,而是指极大的偏离原项目的一系列变更。
多而频繁的变更并不能认为是主体变更。
2.3 工程变更处理
如果业主发出正规的变更指令,索赔时较易处理,当业主通过口头或暗示方式下达变更指令时,承包商应在规定的时间内发出书面信函要求业主对其口头或暗示指令予以确认。
当由于工程变更导致工期延长或费用增加时,应及时提出索赔要求,并在规定的时间内计算工期延长或费用增加的数量,保证承包商在各个环节上符合合同要求。
这样,一旦出现合同争议,在进行争议评审或仲裁时,承包商可以处于有利地位,可以得到应得的补偿。
而主体变更将赋于承包商取消合同而不受惩罚的权力。
3 索赔
3.1 索赔资料的收集
额外费用和工期延长索赔是由建设项目中的各种事件引起的,业主、总包商或项目的任何分包商、供货商都可索赔。
为了增加索赔成功的机会,索赔者必须有足够的证据,相应的文件,确定额外的费用和工期的数量和原因。
因此,合同各方必须以事件和文件为依据,辨别、记录可能发生或已经发生的事件对工期施工费用的影响。
很多事件能够引起工期和费用的增加,其中有些是可索赔的,但必须证明事件的存在及引起事件的原因。
成功的索赔者必须以事件和文件为依据、记录可能发生和已经发生的影响工期费用的事件,并以记录为依据来跟踪索赔的影响费用。
为了了解并汜录索赔事件(包括给业主的通知),有经验的承包商往往跟踪索赔事件的履行时间和费用,承包商通过及时通知和处理的文件来保护他索赔的权利。
3.2 按索赔程序进行索赔
合同中规定了提出索赔的程序及时间要求,承包商一定要及时地提交有关报告,如果承包商没有按合同要求及时出示书面索赔通知,可能会导致失败。
因此,承包商必须意识到及时准确的通知和合理的文件证明对索赔成功的重要性。
它可能成功地阻止业主拒绝索赔,最终解决索赔问题。
为了成功,工程变更的索赔必须在工程建设之前开始进行管理,直到最后一个合同的终止为止,成功的工程变更和索赔管理要求项目业主和项目承包商都要重视它,并做好准备工作。
没有工程变更和索赔的工程是没有的,如果工程变更和索赔得到及时解决,对建设各方和建设项目本身都是非常有益的
工程索赔的依据
1、 工地(地盘)会议记录和有关工程的来往信件,都必须全部保存妥当,直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。
2、 各种施工进度表,包括业主代表和分包编制的进度表。
3、 施工备忘录(日记),在施工中发生影响工期和索赔有关的事项,都要及时做好记录。
按年月日顺序号存档,以便查找。
4、 做好建筑师和工程师的口头指示记录,及时以书面形式报告建筑师予以承认。
将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。
5、 工程照片需有专人管理,照片都应标明拍摄的日期,最好购买带有日期的相机。
将照片按工程进度整理编排。
6、 收集记录每天的气象报告和实际气候情况。
7、 整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据,按年月日编号归档。
8、 完整的工程会计资料,包括工卡,人工分配表、注销工资薪金支票、材料购买定贷单、收讫发票、收款票据、帐目及有关图表、财务信件、经会计师核证的财务决算表等。
9、 所有的合同标书文件、合约图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及帐单(工程付款单)等需归类保存入档。
国际工程合同索赔经验谈
所谓国际工程,是指通过国际公开竞争性招标进行工程发包,并按照国际上通用的工程项目管理模式进行建设的工程。
就我国而言,它既包括我国各个对外工程公司承包施工的海外工程,也包括在我国境内进行国际公开招标的国内工程项目,如云南鲁布革水电工程、四川二滩水电工程、黄河小浪底水利枢纽工程等等。
国际工程承包施工,是在竞争激烈的国际市场上进行的,承包商为了在竞争中获得工程施工合同,往往要降低报价以战胜竞争对手。
但为了在施工中获得利润,便不得不在加强合同管理和索赔上下功夫。
这已经成为国际工程界的普遍做法,即通常所说的“中标靠低价,盈利靠索赔”。
根据笔者过去几年的实践经验,做好合同索赔,可使每个工程项目的索赔收入金额达到该项目合同价的5%~10%,个别的还可能更多点。
这对于维护承包商的经济利益十分重要。
怎样做好国际工程的施工索赔呢?
根据我们的实践和经验教训,必须做好以下工作:
1、建好工程项目 这是索赔成功的前提。
即承包商要认真地按照合同要求实施工程,使该工程项目按期、保质建成,让业主和咨询(监理)工程师满意。
尤其是在施工过程中克服了重重困难,甚至发现原设计中不合理或错误的地方,提出了改进建议,被业主和工程师采纳,既节约工程造价,又改善了工程项目的运行条件。
在这种情况下,承包商为索赔要求容易取得业主的谅解和认可,索赔的成功率较高。
相反,如果承包商的施工质量不符合技术规范的要求,工期不断拖后,合同管理混乱,使业主和工程师不满,这样的工程项目,即使是颇有道理的索赔事项,一般也很难取得结果。
2、充分论证索赔权 要进行施工索赔,第一道关口便是论证索赔权,即索赔的合同依据,对索赔权的论证不足,或引证不准确,就会遭到业主和工程师的拒绝。
合同管理人员应十分熟悉本工程项目的全部合同文件,善于从合同文件中引证索赔的依据,证明自己索赔要求的合理性。
有时,为了取得索赔的成功,除引用合同有关条款以外,承包商还需要了解业主国家的法律规定,引证该国的法律中允许承包商要求索赔的条文,或引证在该国类似情况索赔成功的案例,来进一步地论证自己的索赔权。
3、评价方法正确 如果说索赔权的论证是属于定性的,即某项索赔要求能否成立;则计算索赔款额则是定量的,即能够取得多少索赔款,二者相辅相成。
关于索赔款的计算方法,国际工程承包界通常采用的有总费用法、修正的总费用法、合理价值法、实际费用法等等。
根据实践经验,采用“实际费用法”更容易为业主所接受,即以承包商为某项索赔事件所支付的实际开支为依据,向业主要求经济补偿。
在计算索赔款额时,数据应尽量做到准确无误,不应漫天要价。
4、注意索赔时限 承包商提出索赔要求,无论是费用索赔或工期索赔,都应在合同规定的时限内以书面形式提出。
FIDIC合同条款规定,自索赔事件初发起28天以内由承包商提交书面的索赔意向,并每隔28天报送索赔事件处理情况的资料。
如果承包商没有在规定时限内提出书面的索赔要求,按照合同条款的默示条款精神,业主工程师可以不予受理。
5、及时取得变更指令 承包施工过程中,经常发生工程变更。
这时,承包商应按照工程师签发的变更指令进行施工,并明确如何计算补充的支付金额。
有时,如果工程师口头要求进行工程变更,则承包商应要求工程师发出书面的变更指令,或要求工程师在确认函上签字。
这是因为,没有工程师正式的书面指令或确认签字,承包商不能取得该项工程变更的经济补偿。
6、严格掌握工作范围 每项工程的合同文件均有其明确的“工作范围”,但在施工过程中,工程师和业主经常要求承包商完成各种增加的工作,这时,承包商应及时明确这些增加的工作是否属于合同规定的“工作范围”。
如果是该工程项目发挥预期作用必不可少的工作,则属于“附加工程”;如果超出了合同中写明的工程范围,则属于“额外工程”。
因为“附加工程”和“额外工程”的计价原则是不同的:
前者系根据合同文件中的“工程量清单”中的单价讨论决定,后者则应重新确定单价。
这对承包商的经济收入关系重大。
7、抓紧进行价格调整 合同价格调整是国际工程合同管理的重要课题。
价格调整重点是单价调整,此外还包括物价上涨、后续立法、汇率变化等引起的合同价格调整。
经验证明,承包商通过这些价格调整的合同规定,可以大量地增加自己的经济收入。
关键在于熟练运用合同条款,进行新的单价分析,并根据物价上涨、汇率变化等新的资料,及时进行价格调整,取得工程师的同意,以增加自己的工程款收入。
8、随时申报,按月结算 正常的施工索赔做法,是在发生索赔事件后及时地提出单项索赔要求,提出索赔报告,争取每月在申报工程款时同时申报索赔款,逐月索赔,把索赔款的索取纳入按月结算、支付的轨道。
有时,在解决索赔过程中,由于新单价难以协商一致,承包商可同意暂时按工程师确定的新单价逐月收取索赔款,而对自己认为有权索赔的部分单价,予以保留,列入专项索赔,以期将来协商解决。
实践证明,承包商在索赔中采取“算总帐”的办法,是不明智的。
9、写好索赔报告 FIDIC合同条款规定,在索赔事件处理完后的28天以内,承包商应提出正式的索赔报告书,以确切的数据和计算,提出要求的索赔款或工期延长的天数。
施工索赔报告一般包括五个部分,即:
总论、索赔权论证、索赔款计算、工期延长计算、索赔证据资料(支持性文件、图片、影带等等)。
索赔报告书在发出之前应认真检查,要求证据充分、推理清晰、分析合理、计算准确。
10、取得工程师的谅解和支持 咨询(监理)工程师是处理承包商索赔要求的首要授权人。
每项索赔报告,首先由工程师审核评定,再报告业主同意后即同承包商协商决定。
没有工程师的理解和赞同,任何索赔要求也不会得到解决。
承包商要善于同工程师保持良好的合作关系。
在处理索赔问题时,应同工程师充分协商,力戒急躁和威胁。
经验证明,同工程师对抗,是办不好索赔的。
11、做好业主的上层工作 在实践中,虽然由工程师审核评定索赔报告,但决定权在业主;对于大的工程项目,决定权往往在主管或更高的上级领导。
因此,承包商在编写索赔报告书的同时,要做好业主及其上级的工作,使其理解承包商的实际困难及要求索赔的理由。
当然,业主对索赔要求的支持,不能取代详细的索赔报告书。
承包商应始终认真地编写好索赔报告。
12、必要时施加压力 有时,承包商虽然有合理的索赔要求,有充分的证据和计算,有的工程师仍有意拖延处理,甚至无理拒绝。
这时,承包商可以考虑采取适当的强硬措施对其施加压力,可采取放慢施工速度或部分暂停施工的办法,要求其限期讨论解决索赔问题。
FIDIC合同条款赋予了承包商这一权利。
实践证明,这种做法是相当见效的,但要掌握分寸。
索赔技巧
索赔要注重技巧,技巧是方方面面的。
例如,平时要把索赔申请按合同规定的时间提供出去,抓住有利时期,争取单项索赔,切忌最后算总帐。
单项索赔事件简单,容易解决,而且能及时得到支付。
最后算总账有几个困难:
一是时间拖长,不易说清;二是积少成多,数额较大,谈判困难;三是失去了工程制约的有利条件;四是工程后期,业主(或总包商)往往提出"反索赔",使问题复杂化,所以索赔一定要及时。
另外还要善于利用有利时机,如总包商供货拖期,担心业主罚款,迫切希望施工承包商采取有效措施,加快工程进度,减少损失,这个时候谈索赔最有利。
在索赔谈判中,还要注意对方的处境,要理解对方的难处和苦衷,善解人意,这样做,有时往往能取得很好效果。
预防"反索赔"
充分估计到对方"反索赔",提出一批理由并不完全充分的或者比较苛刻的索赔申请,用以抵御"反索赔"。
我们要充分收集可供对方审核并防止对方反索赔的有关证明文件和材料,认真编写索赔报告,做到真实、全面、准确、及时、有效,令人信服,经得起推敲。
索赔要按合同规定的程序进行
索赔工作要按合同规定的程序进行,合同没有专门约定时,一般应按以下程序处理:
(1) 进行事态调查,对事件进行详细了解,掌握索赔证据;
(2) 对事件原因进行分析,并判断其责任应由谁承担,并分析对方承担责任的可能性;
(3) 对事件的损失进行调查和计算;
(4) 在合同规定的时间内,向对方发出要求索赔的通知和索赔报告,提出索赔要求和支持这个要求的有关证据,证据应当详细和全面;
(5) 通过双方谈判,或请专家调解裁决或提交仲裁,使索赔事件得到最终解决
建设工程施工合同索赔时效若干问题研究
楼英瑞 郑 翔
建设工程施工合同索赔时效是基于合同当事人双方约定在建筑业广泛使用的一项法律制度,但对其基本性质在民法理论中尚缺少相应的深入研究。
本文作者从实例出发
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