第四章 电子表格软件在会计中的应用.docx
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第四章电子表格软件在会计中的应用
第四章 电子表格软件在会计中的应用
1.章节内容:
2.考情分析:
各种题型都有可能出现,预计考试分值在20分左右。
3.学习方法:
本章主要为Excel的一般操作知识,在日常的工作生活中有比较多的涉及,所以在学习起来较为亲切,容易接受。
由于考试题型的不确定性,仍要求大家重视动手操作。
本章与第三章报表管理模块联系较为密切,尤其是公式与函数的应用,要结合起来融会贯通学习。
第一节 电子表格软件概述
一、常用的电子表格软件(★)
Windows操作系统:
微软Excel、金山WPS、LotusNotes、FormulaOne等
Mac操作系统:
Numbers
二、电子表格软件的主要功能(★)
1.建立工作簿
2.管理数据
3.实现数据网上共享
4.制作图表
5.开发应用系统
(一)建立工作簿
每个工作簿含有一张或多张工作表。
单元格是工作表的最小组成单位。
每一单元格最多可容纳32000个字符。
版本
默认工作表数量
行数
列数
EXCEL2003
3张
65536(2562)
256
EXCEL2013
1张
1048576(256×642)
16384(256×64)
(二)管理数据
用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据,编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机,自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作,还可以运用运算公式和内置函数,对数据进行复杂的运算和分析。
(三)实现数据网上共享
通过Excel,用户可以创建超级链接,获取局域网或互联网上的共享数据,也可以将自己的工作簿设置成共享文件,保存在互联网的共享网站中,让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。
(四)制作图表
散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。
(五)开发应用系统
Excel自带VBA宏语言,用户可以根据这些宏语言,自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统,有效运用和扩大Excel的功能。
【例题·单选题】在Excel2013中,一个工作表由( )组成。
A.65536行和256列
B.65536行和16384列
C.1048576行和16384列
D.1048576行和256列
『正确答案』C
『答案解析』在Excel2013中,行数=256×642,列数=256×64。
【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有( )。
A.建立工作簿
B.管理数据
C.实现数据网上共享
D.制作图表
『正确答案』ABCD
『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。
三、Excel软件的启动与退出(★★)
(一)Excel软件的启动
1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动
2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动
3.通过“运行”对话框启动
4.通过打开已有Excel文件启动
(二)Excel软件的退出
1.通过标题栏的“关闭”按钮退出
2.通过任务栏退出
3.通过快捷键退出:
Alt+F4
4.双击标题栏的控制按钮(Office按钮)退出
5.打开标题栏的控制按钮(Office按钮),点击退出
【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是( )。
A.通过标题栏的“关闭”按钮退出
B.Alt+F4
C.双击标题栏的控制按钮
D.Ctrl+F4
『正确答案』D
『答案解析』选项D,属于关闭Excel文件的方法。
四、Excel软件的用户界面(★★)
Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;
Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。
【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并,非常方便操作。
【提示】
1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。
2.单元格是工作表中最基本的存储单位。
3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。
4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。
在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。
五、Excel文件的管理(★★)
Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。
(一)Excel文件的新建与保存
1.Excel文件的新建
(1)启动软件时:
自动建立新文件
(2)启动软件以后:
快捷键:
“Ctrl+N”键
菜单栏:
“文件”→“新建”
工具栏:
“新建”按钮
2.Excel文件的保存
快捷键:
“F12”键,另存为
“Ctrl+S”键,保存
工具栏:
“保存”按钮
菜单栏:
“文件”→“保存”或“另存为”
自动保存
(二)Excel文件的关闭与打开
1.Excel文件的关闭
(1)退出Excel软件,文件自动关闭
(2)不退出Excel软件:
工具栏:
“关闭”按钮
菜单栏:
“文件”→“关闭”
快捷键:
“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”
【提示】注意与软件退出快捷键(Alt+F4)的区别
2.Excel文件的打开
(1)双击Excel文件打开
(2)菜单:
右键快捷菜单:
“打开”
菜单栏:
“文件”→“打开”
(3)工具栏:
“打开”
(4)快捷键:
“Ctrl+O”
(三)Excel文件的保密与备份
1.Excel文件的保密
(1)打开权限密码
(2)修改权限密码
“另存为”→“工具”→“常规选项”
2.Excel文件的备份
保存时,自动生成备份文件:
“原文件名+的备份”
图标与原文件不同
(四)Excel文件的修改与删除
1.Excel文件的修改
修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。
2.Excel文件的删除
(1)选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除
(2)鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。
【例题·多选题】新建Excel文件的方法有( )。
A.使用任务栏中的新建图标
B.使用文件菜单中的新建命令
C.使用工具栏中的新建命令
D.使用“Ctrl+O”快捷键
『正确答案』BC
『答案解析』选项A应为单击常用工具栏的新建图标。
选项D是打开文件的方法,新建应该是“Ctrl+N”。
【例题·多选题】打开Excel文件的方法有( )。
A.右键快捷菜单“打开”命令
B.快捷键“Shift+O”
C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令
D.常用工具栏“打开”按钮
『正确答案』ACD
『答案解析』选项B,应该是“Ctrl+O”。
第二节 数据的输入与编辑
一、数据的输入(★★★)
(一)数据的手工录入
1.在单个单元格中录入数据
2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据:
Ctrl+Enter
3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据
【例题·实务操作题】在Excel表A1:
A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。
4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据
(1)按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组
(2)录入数据,方法同1、2、3
(3)取消工作组:
①单击组外任何一个工作表标签;
②右击组内任何一个工作标签,选择“取消成组工作表”
(二)单元格数据的快速填充
1.相同数据的填充:
填充柄、Ctrl键的使用
【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据,可直接拖动;而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据,应按住Ctrl键拖动。
2.序列的填充:
(1)输入第一、二个单元格数据。
(2)选中上述两个单元格,拖动填充柄。
【提示】是否按Ctrl键,与相同数据的填充正好相反!
3.填充序列类型的指定:
“自动填充选项”按钮
4.自定义排序
Excel2003:
工具→选项→自定义序列
Excel2007:
Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表
Excel2013:
文件→选项→高级→编辑自定义列表
(三)导入其他数据库的数据
EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。
功能区:
数据→获取外部数据
二、数据的编辑(★★★)
(一)数据的复制、剪切、粘贴
复制:
Ctrl+C、剪切:
Ctrl+X、粘贴:
Ctrl+V
数据的剪切与复制不同。
数据复制后,原单元格中的数据仍然存在,目标单元格中同时还增加原单元格中的数据;
数据剪切后,原单元格中数据不复存在,只在目标单元格中增加原单元格中的数据。
(二)数据的查找和替换
1.查找和替换特定数据
Ctrl+F(查找)、Ctrl+H(替换)
Excel中的通配符“?
”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。
例如:
查询“?
k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。
2.选中包含公式的单元格
编辑→查找和选择→公式
3.替换格式
点击“选项”按钮,可以完成格式的批量替换。
【例题·判断题】Excel中的通配符“?
”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。
( )
『正确答案』×
『答案解析』Excel中的通配符“?
”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。
三、数据的保护(★★★)
(一)保护工作簿
1.限制编辑权限:
设置两项保护内容:
结构、窗口
Excel2003:
工具→保护→保护工作簿
Excel2007、2013:
审阅→更改→保护工作簿
2.设置工作簿打开权限密码:
Excel2003:
“另存为”→工具→常规选项
Excel2007、2013:
左上角“Office或文件按钮”
(二)保护工作表
Excel2003:
工具→保护→保护工作表
Excel2007、2013:
审阅→更改→保护工作表
·允许用户编辑区域
在保护工作表情况下,可以设定允许用户编辑区域。
(三)锁定单元格
设置单元格格式→保护工作表→锁定
【提示】锁定单元格必须启用保护工作表功能。
【例题·判断题】保护工作簿必须启用保护工作表功能。
( )
『正确答案』×
『答案解析』保护工作簿可以单独启用。
锁定单元格必须启用保护工作表功能。
【例题·多选题】Excel数据的保护包括( )。
A.保护工作簿
B.保护工作表
C.锁定单元格
D.冻结窗格
『正确答案』ABC
『答案解析』冻结窗格不属于数据的保护,只是视图上的一个调整。
当我们在制作一个Excel表格时,如果列数较多,行数也较多时,一旦向下滚屏,则上面的标题行也跟着滚动,在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题,这时利用“冻结窗格”功能。
具体方法是将光标定位在要冻结的标题行(可以是一行或多行)的下一行,然后选择“冻结窗格”即可。
滚屏时,被冻结的标题行总是显示在最上面,增强了表格编辑的直观性。
第三节 公式与函数的应用
一、公式的应用(★★★)
(一)公式的概念及其构成
例如:
=68+B2*3-SUM(C1:
C5)
包含:
=、运算体、运算符(公式总是以等号“=”开始)
1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。
上例中68、B2、SUM(C1:
C5)
2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。
Excel中,运算符主要有四种类型:
算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。
(1)算术运算符:
可以完成基本的数学运算,包括:
“+”(加)、“-”(减)、“*”(乘)、“/”(除)、“^”(乘方)等,运算的结果为数值。
(2)比较运算符:
可以比较两个同类型的数据(都是数值或都是字符或都是日期),包括:
“=”(等于)、“>”(大于)、“<”(小于)、“>=”(大于等于)、“<=”(小于等于)、“<>”(不等于),运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。
(3)文本运算符:
“&”(连接运算符),用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。
算术运算符和文本运算符优于比较运算。
(4)引用运算符:
是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:
①区域运算符“:
”(冒号):
产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM(C1:
C5)。
②联合运算符“,”(逗号):
将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM(A1:
A5,C1:
C5)。
③交叉运算符“”(空格):
产生对多个引用共有的单元格的引用,即多个区域的交集,如
SUM(A1:
B5A4:
D9),相当于SUM(A4:
B5)。
(二)公式的创建与修改
1.公式的创建
手动输入、移动点击输入
编辑栏显示公式单元格显示计算结果
【链接】报表管理模块中公式的录入,需要在“显示公式”或“格式”状态下。
2.公式的编辑
快捷键:
F2
(三)公式的运算次序
1.优先级次相同的运算符:
从左至右运算
2.多个优先级次不同的运算符:
从高至低运算
比如小括号、乘号等优先级较高。
(四)公式运算结果的显示
1.查看公式中某步骤的运算结果
快捷键:
F9(查看)、“Esc或Ctrl+Z”(恢复)
【提示】先按F2进入公式编辑状态,再按F9查看。
2.公式默认显示方式的改变
快捷键:
Ctrl+`(数字1左边的按键)
功能区:
公式→显示公式
3.将公式运算结果转换为数值
复制→选择性粘贴
【例题·单选题】下列属于区域运算符的是( )。
A.“/”
B.“&”
C.“:
”
D.“,”
『正确答案』C
『答案解析』选项A为算术运算符;选项B为文本运算符;选项D为联合运算符。
二、单元格的引用(★★★)
例如:
=68+B2*3-SUM(C1:
C5)
(一)引用的类型
1.相对引用:
Excel默认使用的单元格引用
2.绝对引用
例如:
=68+$B$2*3-SUM(C1:
C5)
3.混合引用
例如:
=68+$B2*3-SUM(C1:
C5)
【例题·实务操作题】如图所示,计算学生的总成绩。
(二)输入单元格引用
1.在列标和行标前直接输入“$”符号。
2.输入完单元格地址以后,重复按“F4”键选择合适的引用类型。
【例题·实务操作题】把图中D2的单元格公式改为“=$B$2+$C$2”,然后将公式复制到单元格D3中,D3中的值与D2相同,引用地址没有改变。
(三)跨工作表单元格引用
工作表名!
数据源所在单元格地址
例如:
=68+Sheet1!
$B$2*3-SUM(C1:
C5)
(四)跨工作簿单元格引用
[工作簿名]工作表名!
数据源所在单元格地址
例如:
=68+[Book2]Sheet1!
$B$2*3-SUM(C1:
C5)
三、函数的应用(★★★)
基本格式:
函数名(参数序列)
函数只能出现在公式中。
除中文外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。
【提示】重点把握参数的含义和运用。
(一)常用函数
1.统计函数
(1)MAX(number1,number2,……)
(2)MIN(number1,number2,……)
MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。
(3)SUM(number1,number2,……)
数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。
例如:
=SUM("1",2,TRUE)=4
(4)SUMIF(range,criteria,sum_range)
对于满足条件的单元格求和
(5)AVERAGE(number1,number2,……)
(6)AVERAGEIF(range,criteria,average_range)
(7)COUNT(value1,value2,……)
数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字
(8)COUNTIF(range,criteria)
例如,要在B1:
B10单元格范围内统计数值在80~90之间的人数,表达式应该是“=countif(B1:
B10,">=80")-countif(B1:
B10,">90")”
2.文本函数
(1)LEN(text)
用于返回文本字符串中的字符数。
例如:
=LEN("中华会计网校")=6
(2)RIGHT(text,num_chars)
用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。
例如:
=RIGHT(“中华会计网校”,2)=“网校”
(3)MID(text,start_num,num_chars)
用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。
例如:
=MID(“中华会计网校”,3,4)=“会计网校”
(4)LEFT(text,num_chars)
用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。
例如:
=LEFT(“中华会计网校”,4)=“中华会计”
3.逻辑函数IF
IF(logical_test,value_if_true,value_if_fa1se)
4.查找与引用函数
(1)LOOKUP
①向量形式
(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
【提示】
如果函数LOOKUP在第二参数确定的区域中找不到与第一参数完全相同的值,则查找该区域中最接近第一参数且小于它的值。
如果第一参数小于第二参数确定的区域中的最小值,函数LOOKUP返回错误值“#N/A”。
②数组形式
LOOKUP(lookup_value,array)
用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值,并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。
例如:
=LOOKUP(5.2,{4.2,5,7,9,10})=5,
=LOOKUP(1,{4.2,5,7,9,10})=#N/A。
【提示】如果LOOKUP找不到lookup_value,它会使用该数组中小于或等于lookup_value的最大值。
如果lookup_value小于第一行或列(取决于数组维度)中的最小值,则LOOKUP会返回错误值。
2.INDEX(array,row_num,column_num)
用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。
例如:
=INDEX(B1:
E11,4,3),确认后则显示出B1至E11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格(即D4)中的内容。
3.MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。
如果match_type为-1,查找大于或等于lookup_value的最小数值,lookup_array必须按降序排列;
如果match_type为0,查找等于lookup_value的第一个数值,lookup_array可以按任何顺序排列;
如果match_type为1,查找小于或等于lookup_value的最大数值,lookup_array必须按升序排列;
如果省略match_type,则默认为1。
如图所示,在F2中输入“=MATCH(E2,B1:
B11,0)”,则显示的结果是8。
5.日期与时间函数
(1)YEAR(serial_number)
用于返回某日期对应的年份
例如:
=YEAR("1998/01/30")=1998
(2)MONTH(serial_number)
用于返回某日期对应的月份
(3)DAY(serial_number)
用于返回某日期对应的天数
4.NOW()
用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数。
【提示】日期有多种输入方式,包括:
带引号的文本串(例如"1998/01/30")、序列号(如表示1998年1月30日的35825)或其他公式或函数的结果(DATE(1998,1,30))等。
【例题·单选题】下列各项中属于文本函数的是( )。
A.MAX
B.SUMIF
C.RIGHT
D.LOOKUP
『正确答案』C
『答案解析』MAX、SUMIF为统计函数;LOOKUP为查找与引用函数。
(二)基本财务函数
1.SLN
SLN(cost,salvage,life)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。
cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数。
这三个参数都是必需参数。
2.DDB(cost,salvage,life,period,factor)
用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。
cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。
必选参数。
factor指余额递减速率,是可选参数。
默认为2,即双倍余额递减法。
3.SYD(cost,salvage,life,per)
用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。
cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。
另外,常见的财务函数还有年金终值FV、年金现值PV、年金PMT、利率RATE、期数NPER等资金
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