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financial
供应商沟通文档
财务部2010-05-14
夏浠淳
目录
供应商沟通文档1
1供应商电子邮箱使用3
1.1供应商信息获取平台3
1.2供应商邮箱用户名及密码更改3
2对账单及开具发票4
2.1供应商开具发票的依据4
2.2对账单的发送时间5
3错误发票6
3.1错误发票有哪些类型6
3.2错误发票信息取得7
3.3收到退回的错票能否再次递交Tesco7
3.4TESCO在哪些情况下会先认证发票7
3.5我司发票开错,需要作废,如何处理7
3.6如何处理供应商发票递交后,确认遗失8
3.7如何解决乐购退回的发票8
4货款结算8
4.1账期及支付日8
4.2付款及扣款通知9
4.3付款流程中的相关问题10
4.4关于扣款及费用发票10
5退货10
5.1退货发票10
5.2退货扣除货款时间10
6供应商对账11
6.1供应商余额确认11
6.2余额确认函2010版11
7差异解决人员信息11
8发放费用发票人员信息12
1供应商电子邮箱使用
供应商信息获取平台
Tesco乐购为每位供应商开通了与货款结算相关的专用邮箱,发送的信息如下:
∙送退货对账单、
∙扣款通知单、
∙付款通知单、
∙其他财务信息
处于安全性及信息的及时性的考虑,上述信息不会发送至供应商指定的信箱,供应商只能在财务专用邮箱收取信息。
请进入Tesco乐购网站上的财务邮箱查看。
登入,
路径:
供应商天地-〉商品类-〉供应商财务对账单;详见下列截屏(绿色为标注):
供应商邮箱用户名及密码更改
1.2.1信箱用户名及密码
供应商电子邮箱用户名是:
供应商的财务厂编(6位码),合同签订时采购会提供。
初始密码是:
a+供应商税号的后五位
1.2.2密码有效期限
为保障供应商信息的安全性,我们设置供应商的密码有效期为60天,请每月修改你们对账单邮箱的密码,过期不修改,密码就会失效,无法登陆邮箱(密码修改在进入财务对账单后的选项中)
1.2.3密码丢失及更改
一旦密码丢失或失效,请把财务厂编(6位码)和原始密码(a+供应商税号的后五位)发至各区差异解决人员的邮箱里,我们会尽快帮你们解决,请在提交申请的两天后用初始密码登陆。
供应商邮箱的密码已经重置,如果仍无法成功登录,该邮箱可能应财务部要求已经被禁用,请联系各区差异解决人员
2对账单及开具发票
供应商开具发票的依据
1、请与乐购对账单数据核对一致后,按对账单中各门店的验收单合计金额开票(见以下截屏图:
对账单)
2、如果退货和补差订单的日期已经超过订单日期的45天,请不要再在发票中冲减
3、如与乐购对账单数据不一致,请查找原因后,价格差异与采购联系、收货数量差异与相关差异解决人员联系
对账单的发送时间
2.2.1我们的对账单根据发送时间分为:
周对账单和月对账单;
周对账单:
所有的供应商每周五都会收到我司发送的周对账单。
时间段是上周五至本周四的数据。
厂商可以按收到的周对账单数据开具发票。
月对账单:
a、自营月结供应商每月16发送月对账单。
对账单上注明的信息是截止到对账单发送日,还未与发票对应的验收单信息。
对账单期限:
最长12个月,最短6个月。
厂商可以按收到的月对账单开具发票。
b、专柜供应商每月2-3日会收到上月的月对账单,请按该时段发送的数据开具发票。
2.2.2周对账单与月对账单有差异
虽然我们每周会发对账单给专柜厂商,但数据请按整月合计金额为准,因在每周的对账单上可能会发生部分天数的销售额丢失或重复的现象,请不要惊慌,在每月的最后一天我们会将丢失的销售数据找回,并将其合并在最后一天的销售额中。
同时对账单上以“A”的验收单号表示专柜抽成调整数,验单合计金额即是厂商当月的销售开票金额。
如有专柜保底抽成计算问题,可能是专柜抽成主档设置问题,可直接向采购查询贵司的合同条款设置是否正确;
2.2.3新厂商第一次如何开具发票
厂商按对账单上的收货价开票(即对账单上验收单合计金额)
如果是合同中约定月扣在进货成本中扣减的,对账单上会出现折前价,请核对后依对账单上的收货价开票
2.2.4多厂编厂商如何开具发票
开票须按8位厂编、按门店分别开票。
2.2.5多税率厂商如何开具发票
请按不同税率分别开具发票,但必须保证发票合计金额与我司对账单数据一致。
这些发票备注栏中的信息填写必须一致
2.2.6开具发票时需要注意事项
◆发票的备注栏上注明8位厂编,同时注明门店编号及门店名称。
◆自营供应商:
备注栏里注明此发票所对应的订单验收单单号。
如果是按我司提供的对账单开票且开票金额与对账单金额一致,在发票的备注栏里写上对账单的收货起止日期即可(2008/1/1—当月的15日)
专柜供应商:
请注明此发票对应的销售月份(如2009年3月)
2.2.7如何处理对账单中某些送货信息未体现
如果在本周或次周对账单中没有体现此单,请注意核对月对账单,
如月对账单依然没有,请将订单号和对应的收货单的扫描文件发给相关差异人员,
如经查实确实是遗漏的订单会在下月的对账单中体现,但是订单时间以重新录入的时间为准。
2.2.8如何开具某些品项在对账单中的收货数量和实际收货数量不符,或价格、税率设置不符
◆收货数量不符:
请将此验收单的扫描文件和对应的对账单以邮件的方式发给相关差异人员我们会提交到资讯部尽快为您解决。
◆价格不符/税率不符:
请尽快联系采购解决;
3错误发票
错误发票有哪些类型
针对发票错误的不同类型,具体解释如下:
◆价格错误
供应商发票金额和我司对账单金额不一致,请立即与相关采购联系,以确认最终交易金额。
已开具的发票不会退货,如果供应商确认Tesco的价格正确,发票高于验收单的金额请在下张发票中做调整
◆发票上未显示验收单号码
a、供应商开具的发票上未注明对应的订单号,或日期段,请将正确的验收单号、对应的发票号信息通过邮件发送到相关差异人员邮箱。
b、可能在发票流通过程中所附明细遗失,请重新将发票对应验收单号码通过邮件提供,强烈建议今后在发票备注栏中写明对应的订单号
◆无法找到GRN
供应商发票上注明的订单号码,但我司在匹配时无法找到,原因可能是:
a、贵司重复开票,此订单已被匹配。
b、如果是无法找到退货或补差订单,请提供大写R打头的验收退货号,因为厂商收到的对账单中退货号在发票输入系统中无法查询。
c、此订单Tesco乐购系统中确实没有,请参看以下关于已送货订单对账单没有或对账单不符)
◆税率设置错误
供应商开具的发票税率与对账单上税率不符,请将贵司开票的税率证明文件发扫描件给相关差异人员和采购,由采购在乐购系统中调整后,做差异申请单给相关差异解决人员做发票强制匹配;反之,请提供贵司正确邮寄地址给相关差异人员,以便及时寄回错票。
◆进货发票抬头错误
供应商开具的发票抬头错误,请将正确的邮寄地址给相关差异人员,以便及时寄回错票。
错误发票信息取得
贵司一旦有错误发票,Tesco乐购会通过邮件通知您(邮件发送到乐购网的供应商财务邮箱)。
请及时查看邮箱并与通知书上的相关区域负责人联系。
收到退回的错票能否再次递交Tesco
退回的错票厂商不可以再次递交,退回的发票意味着无法通过另一张发票调整的方法而达到继续使用该发票的目的。
请供应商办理发票作废的相关手续(Tesco的原则是尽可能的不退回发票,但是税率开错,抬头错的原因只能寄回)。
TESCO在哪些情况下会先认证发票
贵司超过开票日60天的错误发票,若贵司仍未解决或无法联系到贵司的相关人员,我司会先认证此发票,并再次邮件通知贵司。
此发票是错票,并未入账,只是提前认证,仍需贵司与相关差异人员联系解决。
我司发票开错,需要作废,如何处理
请千万不要自行作废,一定要先与TESCO差异人员联系:
3.5.1确认此发票为错误发票,领取错票后再作废(隔月发票我们会提供拒收证明样本,请根据此样本写好后到对应各门店财务盖章,并带好错误发票)(附表:
发票拒收证明)
3.5.2若贵司在没有告知TESCO的情况下,自行作废,而TESCO已入帐,请开具同等金额的发票后换取贵司已作废发票。
如何处理供应商发票递交后,确认遗失
若发现供应商所寄发票遗失,且遗失发票在认证期内,请厂商尽快办理“抄报税遗失证明”并连同遗失发票的记账联复印件一同在认证期限内寄给我司对应差异组人员;
若遗失发票已过认证期,则其只能等同普通发票处理,即厂商将遗失发票的记账联复印件(加盖公章)和税额损失协商解决结果的公函(加盖公章)一同寄给对应差异组人员。
如何解决Tesco乐购退回的发票
◆由于乐购原因(价格设置错误,税率设置错误,折扣点设置错误等等)造成发票差异,请及时联系采购,通过由采购提交价格解决申请表扫描件(需采购和采购总监签字)到差异组相关区域人员,连同厂商关于差异明细的说明和其他说明文件一并提交的方式,对差异发票进行强制匹配。
对于这一点请各位供应商极力敦促采购,及时解决发票差异签核工作。
需提供的附件:
a、差异解决申请表附件(由采购提供)(附表:
差异解决申请表)
b、商函的样本(厂商自己提供)(附表:
商函样本)
c、采购在系统设置修改后截屏(由采购提供)
4货款结算
账期及支付日
◆所有货款的支付账期都按发票的匹配日起和相应的支付条款(供应商与采购签订的合同)计算。
◆月结供应商每月的2日和16日是货款帐期,实际支付期限为D+5个工作日(D是2日、16日)
◆日结供应商每月的2日*10日*20日是货款帐期。
实际支付期限为D+5个工作日(D是2日、10日、20日)
付款及扣款通知
4.2.1扣款通知一般在各帐期支付日的前2天发送(见下图截屏)
4.2.2付款通知一般在各帐款支付日的后1天发送。
(见以下截屏:
付款通知)
付款流程中的相关问题
4.3.1收到货款,但未收到付款通知和扣款通知
付款通知、扣款通知系统都会自动发送,如果未收到请发邮件告知各区对应差异解决人员,并告知您的邮箱用户名和密码,若核实确实未送达,会尽快重新发送一份到您财务邮箱里。
4.3.2已经收到付款通知书,但是没有收到货款
一般而言,付款通知书发送后五个工作日内货款会到帐的,请耐心等待;如果在收到付款通知书五个工作日后仍没有收到货款,请联系各区差异解决人员,查明原因。
4.3.3银行退票
请收到银行退票邮件通知后:
若是账户名错,请和相关采购联系提供三证(营业执照、税务登记证、银行开户证明)
若银行抬头、账号不符退票请将银行开户证明的扫描文件提供给相关的差异解决人员。
4.3.4以前每月都可以准时收到货款,为什么近两个月付款延期或没有收到货款?
出现以下情况系统会自动止付:
①退货金额大于进货金额,会造成后期负帐款
(解决方法:
1继续供货使进货大于退货,余额为正,2出公函同意将退货虚拟冲账)
②是否采购押款,是针对发票的押款还是针对厂商的押款
(解决办法:
联系采购,了解押款原因,并配合解款)
③厂商的库存是否过大,影响到货款的支付
(解决方法:
联系采购,沟通解决)
关于扣款及费用发票
4.4.1关于单价、抽成、费用事宜
有关货物单价、销售抽成、费用扣款相关事宜有疑问请及时与相关采购联系。
4.4.2费用发票如何领取
TESCO目前不邮寄费用发票,请到各区区本部财务处领取,领取具体地点及时间在12页
总部财务会在每月的3号前将截止至上月月末的费用数据上传到各门店财务处,由门店财务人员负责开具后再送交当地的区本部财务人员。
如有费用发票丢失事宜,请提供具体的扣款明细(网上扣款通知截屏图)和扣款时间及税务登记号给各区相关差异人员协助查找。
5退货
退货发票
5.1.1厂商已确认的退货和补差:
请参考下列方式解决:
1.填写“红字不开调整票”公函:
按门店分别填写(附表:
红字不开调整票(样本))
(请按表格要求填写完整信息,每个门店填写一张表格,并盖章)
2.网上“扣款通知”作为附件:
分门店和“红字不开调整票”公函订在一起,并用笔划出对应的那笔金额和门店
3.开具的新发票一起邮寄到相关差异人员
4.目前上海门店和物流都已不再办倒开票,操作同江浙门店做调整发票。
退货扣除货款时间
因部分供应商无视对帐单上退货与补差,我司在2009年2月将所有厂商2007.1.1-2008.12.31期间的一直未处理的退货及补差订单统一虚拟冲账。
对于2009年以后的退货及补差,若厂商在60天之内不予以处理,我们暂认定您已接受这些退货与补差的信息,可能因发票问题无法开具退货与补差,我们会在货款中扣除这些退货及补差。
扣除部分你需要参考5.1章节进行调整。
6供应商对账
供应商余额确认
为了明确购销双方的债务债权,我司会定期与厂商对账,对某一阶段的余额进行确认,厂商需要核对后在确认函上敲章确认并交给相关的联系人。
如有差异或其他原因金额不同,应先联系相关差异人员对帐,在明确双方金额一致的情况下做确认函。
余额确认函2010版
附件的内容是RHQ确认函(样本):
7差异解决人员信息
为了提高与厂商互动的沟通效率,我司特成立差异解决小组,来应答及解决财务相关问题,鉴于厂商众多,如果电话未能沟通,烦请通过电子邮件的方式,详细信息如下:
错票处理人员(华南区/华北区/山东区/东北区)卜海瑾:
分机:
1509Email:
Haijin.Bu@
错票处理人员(华东区/安徽):
孙晓霞,分机:
1462Email:
Xiaoxia.sun@
差异单处理人员(全国区域):
王薇一,分机:
2421Email:
Weiyi.wang@
退货红字发票处理人员(全国区域):
郑黎军,分机:
1027Email:
lijun.zheng@
差异解决人员(华东区/安徽):
张伟英,分机:
1464Email:
Weiying.zhang@
差异解决人员(华南区/华北区):
杨斌,分机:
1037Email:
Yang.bin@
差异解决人员(东北区/山东区):
吴芩,分机:
1463Email:
Sisi.wu@
差异解决经理(全国):
张菁:
分机:
1465,Email:
Jing.zhang@
8TESCO收票联系人,电话,地址
地址:
上海市中山北路1855号乐购总公司二楼发票窗口杨蔚收
联系电话:
52942239*2104;
以下情况的发票请邮寄给对应财务解决人员
1乐购财务与供应商沟通后开具的发票。
2供应商进货发票抵减已转扣公函对应的发票
3发票抄报税遗失证明单
9.全国返利发票发放人员和时间
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