Autotask case系统使用操作规范文档V1 0.docx
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Autotask case系统使用操作规范文档V1 0.docx
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Autotaskcase系统使用操作规范文档V10
李宁case系统操作规范
V1.0
目录
系统介绍:
2
系统配置:
2
系统操作:
3
登陆系统3
一线CASE操作7
一线解决录入标准7
一线升级录入标准9
一线补单录入标准10
二线CASE操作10
二线接单操作标准10
二线处理工单操作标准11
CASE查询13
录入注意事项13
非系统用户录入13
工时表14
系统介绍:
支持李宁统一服务台进行整体管控和各流程执行的服务支持系统,对服务流程中的响应时间、工单流转、工单解决、用户回访进行闭环管理。
李宁公司统一整合服务台服务流程:
一线接到需求、开单,如一线可以处理,则处理完成后把工单状态改为已完成。
如一线需升级二线,则二线管理员处理完成后把工单状态改为已完成。
系统配置:
Case系统标准配置:
工单优先级:
普通、紧急
队列:
一线受理、二线处理-IT运营、二线处理-IT应用、二线处理-数据中心、二线处理-SAP运营
角色:
服务台座席、helpdesk、2线管理员
系统操作:
登陆系统
启动IE浏览器,在地址栏中键入“”并打开该网页。
会看到Autotask的登录页面,输入自己的用户名和密码,点击登录。
注意:
1.系统默认规则为输入密码错误超过7次,系统自动锁定该账户;如需解锁账户,请发邮件到its@li-进行解锁账户。
2.禁止记住密码自动登陆,避免出现问题的责任确定。
登录到case的主页面
修改登录密码:
光标悬浮到首页模块——【我的个人资料】
在此可以对自己的个人信息及密码修改
修改完成之后,点击【保存并关闭】
新建case常用方法:
1.在主页面点【新建工单】
2.鼠标悬浮到【服务台】——【新建工单】
3.CRM——联系人——输入Notesid——点击人员姓名——工单——新建——工单
工单主页面
一线CASE操作
一线解决录入标准
注:
带红色“*”号为必填项
记录CASE填写以下信息:
客户名称:
客户所在部门
联系人姓名:
客户姓名
来源:
接到Case请求方式
工单标题:
Case标题,统一格式为:
关于您【】的需求
工单描述:
用户需求的描述
状态:
新建、进行中、升级、等待客户、已完成
优先级:
普通、紧急
服务等级协议:
即SLA,此处记录Case时必须选中相对应分类的SLA(与问题类型选择一致)此选项默认不是必填项,但开单人必须填写。
【问题类型】及【子问题类型】:
记录Case所属分类
负责人:
可把Case指派到相应的【队列】、指派到具体【工单主负责人】(两处必须同时选择)
工作类型:
CASE所属类型
附加:
系统已为五大问题类型创建好了模板,新建工单、可直接选择相对应类型的模板。
通知区域:
在工单末尾部分的通知区域中,当选中通知内某项负责人之后,系统会自动以通知下方的邮件模版发送,因目前暂未配置模版,所以禁止勾选通知区域中的人员。
【保存】介绍
【保存】:
保存工单,并可看见工单记录信息
【保存并关闭】:
保存后并关闭工单页面,回到系统主页面
【保存并输入时间】:
保存此工单,并输入工时及处理Case过程
【保存并添加记录】:
与【保存并输入时间】类似,这里是只添加记录,不添加工时
【保存并新建】:
保存此工单,继续新建工单
一线升级录入标准
当一线受理人员在接到CASE时判断无法解决此CASE时,需创建工单并把工单状态改为【新建】,并选择相对应二线管理员的队列信息及主负责人。
注:
系统默认规则会在此操作完毕后发邮件通知给主负责人,如遇特殊情况,可电话告知二线管理员
一线受理(服务台)开单转呈给一线处理(桌面、资产、账号),一线处理人员在处理CASE中发现CASE需二线管理员进行处理,需把工单升级给二线管理员;打开工单后,把工单状态改为升级,队列和主负责人修改为相对应的二线管理员,保存并关闭工单。
操作完成后,系统会自动发送邮件通知给工单主负责人,特殊情况的,可电话通知工单主负责人。
一线补单录入标准
当遇到无法在解决CASE期间开单的,需手动记录下解决CASE的过程(CASE的联系人ID、标题、描述、解决方案、开始处理时间和结束处理时间)。
随后利用空闲时间补记CASE。
补单时工单来源选择【补单】,其他选择项按正常创建工单填写
二线CASE操作
二线接单操作标准
登录case系统,打开【服务台】模块,如果工单是分配给队列的,可在服务台模块下,看到【队列-未分配工单】里有未分配的工单,在工单上右键——【接受工单】,就可以把工单的负责人改为自己,工单即刻会放在【我的工作区】中;如果是分配给个人的,则在【我的工作区】内可以看到分配的工单。
目前一线开单人员会直接把工单指派到具体二线管理员,这样就不需要再到未分配队列当中接单
分配给队列如下图
工单分配给个人如下图:
二线处理工单操作标准
添加工时(处理此CASE的时间及过程)
打开工单,找到【工时,记录和附件】
点击【添加工时记录】(添加记录与添加工时记录类似;添加附件:
公司规定不得添加文件类附件,只可添加链接或路径)
其中红色星号“*”为必填项
【添加工时记录】开始时间和结束时间可自行编辑;可以记录解决case的过程;如果在此处填写完摘要记录就等同于处理完工单时,可以在此处把状态改为“已完成”、摘要记录填写解决方法并在【追加到解决方案】前打√(此操作可以把【摘要记录】中的信息补充到工单中的【解决方案】),保存并关闭。
当添加工时记录后保存并关闭,会在工单的【工时,记录和附件】内看到此工单的工时记录
CASE查询
登录case系统,打开【服务台】模块,可在【队列-未分配工单】和【我的工作区】界面看到分配给队列和自己的工单。
也可在CASE系统页面下,点击右上角的【查找】按钮进行查询,查找之前可以选择某个条件进行查找。
(默认是【工单号】查询)
录入注意事项
非系统用户录入
如接到case的人员信息未在系统人员信息内,不可私自创建客户名称及联系人信息,需手动记录下来此case信息,随后发邮件到its@li-,如符合规定,则由系统管理员进行相应的创建,待系统管理员创建完相应的信息之后再记录case。
若客户非集团、子公司人员,可记录到联系人【TEMP】,该临时账号绑定ITS邮箱。
工时表
定义:
员工在工作日内处理CASE所花费的时间体现。
查看个人一周的工时表,可在主页面点击【工时表】。
如当天有部门内部会议,可在此添加内部会议的时间,从而会把内部会议的时间计算到工时表当中。
添加工时:
点击【新建】——【常规时间】,在类别中选择工时所属类别,图中红色框中填写时间(默认以小时为单位),摘要记录可自行填写。
附加:
对新版Case系统有好的意见或建议可以发送到its@li-。
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- Autotask case系统使用操作规范文档V1 case 系统 使用 操作 规范 文档 V1