存货管理制度.docx

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存货管理制度

XX股份有限公司

（ZJML-XX-XXX）

存货管理制度

※修订记录※

No.

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修订内容

生效日期

修订人

※文件审批※

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第一章总则

第一条目的：

为加强XX股份有限公司（以下简称“公司”）存货管理的内部控制，规范存货的验收入库、领用、出库与核算等要求，根据财政部《内部控制基本规范》、上市地证券交易所相关规定等法律法规，结合本公司实际，特制定本制度。

第二条适用范围：

本制度适用于XX股份有限公司。

第三条定义

本制度所称“存货”，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，以及将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料，主要包括原辅材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等。

第二章管理职责

第四条所属单位负责人负责各自管辖范围内存货管理的领导工作。

第五条部门职责

（一）销售部门

1.依据销售订单及历史销售与库存情况，制定排产计划，核定交货期，及时组织生产车间安排生产，保证按时交货；

2.根据已订立销售合同的交货期，及时与生产部门沟通，对生产进度实施控制。

（二）储运部门

1.负责按公司流程审核发货申请单，联系仓库及生产部门以便安排出货；

2.监督货物装运及记录跟踪每批货物出运情况，包括货物到达客户的时间。

（三）生产部门

1.负责原辅料及包装材料等生产经营类物资的领用出库与耗用管理；

2.组织月度在产品盘点工作；

3.按品管部门下达的不合格成品处理意见，组织相关人员安排返工；

4.负责产成品的生产过程记录审核；

5.按公司有关规定，协助仓储部门办理半成品、产成品入库手续；

6.负责生产一线产品成本的定额考核工作；

7.配合市场服务部，做好产品退货的调查处理工作。

（四）品管部门

1.负责对半成品、产成品生产过程的质量审核与控制；

2.负责对公司来料进行进仓品质检验；

3.负责对公司半成品、产成品进仓检验；

4.下达不合格品的处理意见，通知各相关部门做好不合格品的管理工作；

5.负责对待报废申请的原辅料、库存商品进行技术或质量鉴定。

（五）质量管理部：

负责根据市场及用户情况，制定库存产品的技术及验收标准。

（六）市场服务部：

负责公司产品质量投诉、客户满意度调查等售后服务工作；

（七）分厂供应科

1.协助相关部门，做好来料验收入库工作；

2.与供应商协商沟通，处置不合格来料。

（八）分厂综合科：

负责所属单位的废旧物资处置工作。

（九）分厂仓储部门

1.负责建立和管理原辅料、成品、五金、包材、化试等仓库；

2.负责公司原辅料、成品、五金、包材、化试等库存管理、记录与统计工作，保证上述资产安全、完整；

3.对闲置、积压的库存物资加强管理，并做好报废处置工作；

4.负责公司库存物资的出入库管理工作；

5.配合财务部门编制存货统计报表；

6.每月定期盘点库存物资，以确保其安全性和完整性；

7.做好仓管员的培训教育工作，加强仓库的安全管理；

8.与生产部门共同负责公司呆废料的预防、控制及处理等管理。

（十）财务部门

1.开展存货的会计核算工作；

2.组织相关部门，参与存货年中及年终盘点工作；

3.按月核对存货的财务数量账与仓库存货管理台账，保证账账相符，发现问题及时处理、报告；

4.不定期监督检查仓库存货的管理工作；

5.负责制定生产及库存考核指标，开展生产成本管理与控制。

第六条岗位职责

（一）仓库主管

1.贯彻执行本制度，并结合仓库实际情况具体细化相关的实施方案、工作流程并主导执行；

2.依据仓库库存容量和生产经营情况，会同公司相关部门确定适当的物料储存量及物料采购批量，合理利用库存空间；

3.领导和督促本部门人员做好仓库物料的报检、验收、储存保管、发出、退货等各个环节的工作，保证进出仓物料数量准确、质量合规、单证合理；

4.建立健全仓库账卡报表体系，保证及时传递物料进销存信息；

5.组织做好仓库现场管理等日常工作，保证物料存放位置清楚规范、标贴明细完整、堆放整齐美观；

6.组织做好仓库的安全生产，加强防火防盗等防患措施，保证仓库物料的安全；

7.对库存物料结构及库龄进行分析，做好仓库呆滞废料的处理工作；

8.对存货库存周转情况进行分析，减少不合理占用，努力提高公司资产利用效果；

9.加强同仓库关联部门的工作配合及协调，及时处理仓管工作中具体问题。

（二）仓管员

1.对进、出仓的各类物料进行点验，保证物料出入库数量实际与单据一致；

2.对相关出、入库原始单据或指令内容的合理性、手续的完整性等进行适当的复核；

3.检查核对物料质量和其他标贴情况，保证库存及出入库物料质量状态清楚；

4.具体确定进、出仓各类物料存储、中转区域，并遵循分类管理的原则；

5.设置仓库物料存储标牌和实物卡片，并保持与相应实物种类、规格、数量等一致；

6.进行账卡、账实核对，加强对库存物资的监控与牵制，维护物资的安全与完整；

7.对库存实物进行充分的保护，做好防潮、防火、防盗等防患工作；

8.对仓库的储存条件经常进行检查、检测，出现异常及时报告，降低物料储备过程中质量变异的风险；

9.正确区分存货的入库批次，保证仓库存货领用（或发货）符合先进先出的原则；

10.定期对公司存货资产进行实地盘点清查，保证公司存货资产安全完整；

11.及时与生产车间及公司内其他相关部门进行数据核对工作，保证公司内部核算数据勾稽关系清楚；

12.完成仓库主管交办的其他任务。

（三）记账员

13.依据出、入库原始单据和授权指令办理存货的出、入库手续；

14.填制并打印具有结算效力（或确认效果）的出入库凭据，履行相应的结算、确认手续；

15.传递、保管仓库各类单据和报表，并按规定的要求存档备案；

16.完成仓库主管交办的其他任务。

第三章存货管理的原则

第七条管理原则

（一）合法合理性：

存货管理应当符合国家有关法律法规以及公司的实际情况。

（二）强制性：

存货管理制度应当约束公司内部涉及存货管理工作的所有人员，任何个人都不得拥有超越存货管理制定的权力。

（三）全面性：

存货管理应当涵盖公司内部涉及存货管理工作的各项经济业务及相关岗位，并应针对存货业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。

（四）牵制性：

存货管理应当保证公司内部涉及存货管理工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同部门和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

（五）成本效益性：

存货管理应当遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。

第八条存货管理控制应随着外部环境的变化、部门业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。

第四章存货物资的划分

第九条存货划分

（一）原、辅材料

（二）低值易耗品：

指单位价值在2000元以下的、使用年限相对较短，在使用过程中基本保持其原有实物形态不变，不能作为固定资产的各种用具，主要有以下2类：

1.小额家具用品：

小额办公家具、文件柜等；

2.小额电子电器产品：

传真机、碎纸机、饮水机、电风扇、考勤机等。

（三）备品配件：

办公类、机械类、劳保用品、油类、化试等

（四）半成品

（五）产成品

第五章原、辅材料出入库

第十条原、辅材料新增入库

（一）车运液体原辅料抵厂时，保卫科通知采购人员，待采购人员确认后开具《进厂单》或《出入证》，通知仓管员接收后填写《车运液体原料入库标准作业单》（涉及热电分厂的，由采购人员填写，财务部门复核合同号及具体内容后通知仓管员接收）。

仓管员核对来料并在《车运液体原料入库标准作业单》上填写相关内容，车辆驶入厂区。

车停在过磅区，仓管员按《监磅轮流表》通知品管部门、槽罐区，并与车间人员一起监磅、拍照，品管人员取样化验。

化验合格后，化验人员在《车运液体原料入库标准作业单》上签字，通知仓管员办理入库手续，及时登记仓库台账，并将《送货单》、《车运液体原料入库标准作业单》交给仓库记账员，由其在系统填制《采购入库单》，经仓管员复核。

待供应科收到发票后，交仓管员与《采购入库单》匹配，由供应科签字确认后，将《车运液体原料入库标准作业单》、发票、《采购入库单》交由财务部门进行账务处理。

（二）车运固体原辅料抵库后，仓管员首先检查外包装是否破损等，其他流程与上述车运液体原辅料入库流程一致。

（三）船运固体原辅料到厂后，采购人员填写《船运固体原料入库标准作业单》，经财务部门复核合同号及具体内容后，通知仓管员接收。

仓管员核对来料并在《船运固体原料入库标准作业单》上填写相关内容。

船驶入装卸码头，仓管员按《监磅轮流表》通知品管部门，并与取样人员一起监磅、拍照，品管人员取样化验。

化验完毕后，化验人员在《船运固体原料入库标准作业单》上签字，出具化验报告单，通知仓库人员办理数量及质量结算手续，采购经办人根据《结算单》确认价格，通知仓管员办理入库手续，及时登记仓库台账，并将《送货单》、《船运固体原料入库标准作业单》、《结算单》交给仓库记账员，由其在系统填制《采购入库单》，经仓管员复核。

待供应科收到发票后，交仓管员与《采购入库单》匹配，由供应科签字确认后，将《船运固体原料入库标准作业单》、结算单、发票、《采购入库单》交由财务部门进行账务处理。

第十一条原、辅材料领用出库

各生产车间领料员依据统计员打印的《生产订单》开具《领料单》，经车间主任审核后到原辅料仓库办理领料，仓管员在《领料单》上签字确认，仓库记账员在系统中录入《材料出库单》交由财务部门进行账务处理。

第十二条不合格品处置

（一）进料环节出现质量不合格的，品管部门出具不合格《质检报告单》，并及时通知供应科办理原辅料退货相关手续。

（二）车间在使用过程中发现的不合格材料

使用部门应及时将情况反馈至品管部门，由品管部门通知对该批次的材料进行封存（车间就地隔离封存，由供应科通知仓库记账员统一在系统中开具红字《材料出库单》，办理材料退库手续），并组织相关部门人员对该批次材料进行评审。

当评审结果为应向供应商办理退货时，则由品管部门下达不合格报告单给供应科，当供应科联系供应商并获得退货确认后，仓管员在系统中开具红字《采购入库单》办理已入库材料的退货手续。

仓管员应及时将相关的单据流转财务部门进行账务处理。

（三）材料在储存过程中出现的不合格

对于在储存过程中可能出现的材料质量异常，仓管员应予办理相应的报检手续。

当品管部门确定为不合格材料时，其具体处理程序可参照上述第2款之规定。

第六章低值易耗品出入库

第十三条低值易耗品入库

采购人员负责采购并保证其质量，经相关部门验收合格后，仓库记账员在系统中开具《采购入库单》，办理入库手续。

仓管员将购货发票与《采购入库单》一同送到财务部门进行账务处理。

第十四条低值易耗品出库

需求部门经办人员凭已经需求部门主管审核的《领料单》至仓管员处，仓管员在《领料单》上签字确认，仓库记账员在系统中录入《材料出库单》交由财务部门进行账务处理。

第十五条仓管员根据低值易耗品的出入库情况在仓库台账上及时登记。

第七章包装物、备品配件出入库

第十六条备品配件、包装物入库

备品配件抵库后，保卫科通知采购人员，待采购人员确认后开具《进厂单》或《出入证》，通知仓管员接收后填写《备品配件（包装物）入库标准作业单》。

仓管员核对来料并在《备品配件（包装物）入库标准作业单》上填写相关内容，拆开包装对其点数，检查是否符合采购计划单数量要求，并由所需配件或包装物相关人员检查备品配件或包装物质量是否合格。

若检验合格，验收人员在《备品配件（包装物）入库标准作业单》上签字确认，仓管员办理入库手续，及时登记仓库台账，并将《送货单》、《备品配件（包装物）入库标准作业单》交给仓库记账员，由其在系统填制《采购入库单》，经仓管员复核。

待供应科收到发票后，交仓管员与《采购入库单》匹配，由供应科签字确认后，将《备品配件（包装物）入库标准作业单》、发票、《采购入库单》交由财务部门进行账务处理。

第十七条备品配件、包装物出库

需求部门经办人开具《领料单》，经部门主管审核后到五金或包装物仓库办理领料，仓管员在《领料单》上签字确认，同时仓库记账员开具《材料出库单》交由财务部门进行账务处理。

第八章半成品检验与再加工（热电分厂除外）

第十八条外购半成品、产成品入库

外购半成品、产成品入库手续参照第十条“原、辅材料新增入库”流程。

第十九条自制半成品入库

半成品在各生产车间之间交接时，由生产车间人员填制《半成品入库单》，经车间主任审核后，登记台账，交予仓库仓管员，仓管员将入库单交给记账员，记账员在系统录入《半成品入库单》经仓库仓管员复核。

仓管员交由财务部门进行账务处理。

第二十条半成品领用出库与再加工

各生产车间领料员依据统计员打印的《生产订单》开具《产品移交单》或《领料单》，经车间主任审核后，交由仓管员办理半成品领用出库手续，记账员同时在系统中开具《材料出库单》交由财务部门进行账务处理。

生产车间人员直接将半成品移入生产下一道工序。

第九章产成品出入库（热电分厂除外）

第二十一条产成品入库

产品包装完毕后，生产车间人员通知品管部门检验，若检验合格后，开具《成品入库单》，经生产车间主任审核，产品入成品仓库，仓管员签字确认，将《成品入库单》交予记账员，由记账员录入系统，打印《成品入库单》，与仓管员核对后，记账员将《成品入库单》流转财务部门。

第二十二条产成品销售出库

储运部门依据销售部门提交已经主管领导审批的《发货申请单》开具《发货单》，并下达至成品仓库。

仓管员根据储运部门《发货单》进行发货操作，并在《发货单》上签字确认，做好仓库台账。

仓管员将《发货单》交予记账员，由其录入系统，形成《产成品出库单》（一式三份），经仓管员复核，财务科审核，分别交仓库、财务科、销售部门留底，销售部门便与销售合同、销售订单、发货单核对。

第二十三条产成品退仓

客户提出退、换货时，业务员提出退、换货申请，经主管领导、市场服务部审核后通知品管部门对发给客户的产品进行追溯，确定生产批号，销售部门与客户电话联系沟通，待客户传送产品质量问题的照片完毕后，品管部门仍无法确认问题，将派专人及业务员赶赴现场进行核实。

待核实无误后，客户出具产品退、换货清单，销售部门复核后接收退、换货。

销售部门开具已经生产副总、销售副总签字确认的《产品退货单》，交由仓管员与客户开具的产品退、换货清单核对一致后办理产品退仓手续，由仓管员开具红字《产品出库单》，财务科在系统中开具《退货单》并进行账务处理。

第十章其他管理

第二十四条存货跌价准备计提

分厂财务科于每季度末结合市场情况对存货的价值进行减值测试，如存货需计提存货跌价准备时，由其提出申请，汇总需计提存货跌价准备的存货，并说明原因，上报分厂总经理、公司财务总监审核，公司总经理审批。

第二十五条废旧物资、零星物料处置

（一）废旧物资处置

仓库主管填制《报废申请单》，经技术部门出具审核意见（对于原辅料、库存商品报废，还须品管部门参与抽检，并出具审核意见），按公司《审批权限体系》相应权限执行审批后单据流转至废品仓库仓管员处，再流转财务部进行账务处理，使用部门将报废物品送入废品仓库。

仓管员定期检查废品仓库库存情况，及时通知相关部门处置废弃物。

废旧物资处置按公司《废旧物资的保管与处理制度》有关规定执行。

（二）零星物料出售

分厂供应科提出零星物料出售申请，经仓库主管、技术或品管部门、财务科、分管副总审核，分厂总经理批准后出售。

第二十六条存货情况汇报

各仓管员按每月向分厂领导、财务部门报送《仓库成品月报表》，内容主要包括品名、规格、数量。

第十一章存货的仓储与保管

第二十七条存货的仓储与保管

（一）公司各存货分管部门依据其分管范围按照公司实际制定和更新公司的物资保质期、环境技术要求、物料存放规则。

存货保管要依照类别、性质和要求安排适用的存放仓库、场地，做到分类存放。

（二）存货要分区、分类堆码，要达到定量存放，过目知数，货架上的材料要上摆轻，下摆重，顶层摆的不常用，要挂牌标注品名、规格、数量。

（三）根据物资保质期及库存账龄分析，仓管员定期通知品管部门对库存物资进行复检。

（四）存储与保管过程中要注意质量保全，要针对不同的材质、不同的因素、采取相应的防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施。

各仓管员根据物资保质期、环境技术要求、物资存放规则实施监控和检查库存安全，发现异常情况及时上报存货分管部门。

第十二章存货盘点

第二十八条存货盘点按公司《资产盘点制度》有关规定执行。

第十三章附则

第二十九条公司将对下述行为者，按公司有关规定处以相应的惩罚：

（一）对所保管的资产有盗卖、调换或占为己有等行为者；

（二）对所保管的财物未经批准而擅自移转、出借或损坏不报者；

（三）未尽保管责任或由于过失致使财物被窃、损失者。

第三十条违反和影响本制度执行的人，公司将追究其责任。

第三十一条本制度接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件、上海证券交易所的有关规则以及公司章程的约束。

本制度未尽事宜，依照有关法律、法规的有关规定执行。

本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

第三十二条本制度由公司总经理办公会审议制定，自批准之日起生效。