秘书综合技能实训手册范本.docx
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秘书综合技能实训手册范本.docx
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秘书综合技能实训手册范本
经济贸易学院
秘书综合技能
实训手册
学期:
2011学年第二学期
班级:
学号:
:
任务模块
任务模块一:
绘制企业组织结构图与工作说明书
(一)写出你的实训单位及实训岗位
实训单位:
中迅显示器
实训岗位:
经理秘书
(二)画出实训单位的组织结构图
任务模块二:
办公室日常事务
(一)制作你实训岗位两天的工作备忘录
1、发给:
XX—市场部经理
来自:
XXX—秘书
日期:
2012年6月20日
容:
外商来访行程安排
大众汽车公司经理将先生一行三人将于2012年6月18日上午10点抵达,与总经理会面,将于2012年6月20日下午离开。
2、发给:
XX—秘书
来自:
XXX—销售部经理
日期:
2012年6月21日
容:
6月22日总经理将就扩大分公司的销售规模举办会议,望销售部门人员按时参加,准备好相关材料。
(二)制作办公用品管理基础文件
1、写出实训单位办公用品管理所涉及的基础文件清单
办公用品领用申请步骤一览表、办公用品申请领用清单、办公用品领用表
2、为实训单位制作以上所说的文件
办公用品领用表
领用部门:
月份:
品名
预计数量
实际数量
领用人
领导签批
备注
部门名称
行政办公室
流程名称
办公用品管理流程
任务概述
办公用品采购、分发、保管等工作
单位
各部门
行政办公室
人事行政部
总经理
节点
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
办公用品管理工作标准
流程名称
节点
流程程序、重点及标准
时限
相关资料
填写办公用品申购单
A2
程序:
各部门根据实际需要填写办公用品申购单
需要时
《办公用品申购单》
重点:
根据实际需求填写
标准:
确定各部门办公用品实际需求量
统计
B2
程序:
办公室人员查阅月末办公用品申报情况
每月27号之前1个工作日
《办公用品需求计划表》
B3
办公室统计汇总用品需求量并列出购买清单
B4
根据清算情况和申购情况,填写需求计划表
重点:
统计需要购买的办公用品清单
标准:
根据各部门的需求与实际用量
审批
C4
程序:
办公室列出的需求计划表,由部门主管审批
1个工作日
《办公用品管理制度》
D4
部门主管同意后,由财务部审批
重点:
批准同意方可采购
标准:
必须由部门主管签字
入库登记
B5
程序:
价格比较,择优采购
1个工作日
《办公用品入库登记表》
B6
用品登记入库
重点:
购买办公用品,入库登记,填好相应信息
标准:
采购批准数量,实物登记备注
发放
B7
程序:
通知各部门领用办公用品
1个工作日
《办公用品领用登记表》
B8
办公用品管理人负责填写领用用品有关信息
A8
领用人签字
A9
各部门领用办公用品
重点:
办公用品分发,领用人必须签字
标准:
根据各部门《办公用品申购单》发放
清算
办公用品
B10
程序:
清算办公用品
1个工作日
《办公用品需求计划表》
B11
根据库存填写清算表单
重点:
日清月结
标准:
依据办公用品入库情况和领用情况
办公用品领用申请单
部门
总经办
人数
时间
申请人
物品名称
型号规格
单位
数量
单价(元)
合计(元)
使用人
总计
部门审批
人资行政部审批
备注
1、□正常申请□临时申请
2、以部门为单位,经部门经理、人资行政部审批后每月5日交
到前台文员处。
3、金额项由前台文员填写。
4、使用部门领取办公用品时,领取人须签字确认。
领用人签字确认
(三)制作接待方案:
你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队,请你编制一份接待工作安排表。
时间
地点
容
陪同人员
6月21日
14:
00
城站火车站
接站
主管、金秘书
15:
30
凯悦酒店
办理入住手续;告知宾馆房间;将其一行人带领至房间;安排其用餐时间及地点
金秘书
18:
00-21:
00
凯悦酒店宴会厅
欢迎宴会
主管、金秘书、代理商
6月22日
9:
00-9:
30
凯悦酒店二楼会议厅
各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影
马经理、代理代表
9:
30-11:
00
凯悦酒店二楼会议厅
全国代理商会开幕式
主管、金秘书
13:
30-14:
30
凯悦酒店二楼会议厅
企业的基本概况及发展远景介绍会
各参加人员
14:
30-16:
30
凯悦酒店二楼会议厅
新产品及演示会
主管、金秘书
18:
30-21:
30
凯悦酒店宴会厅
联欢晚会
主管、金秘书、
6月23日
8:
30-11:
30
凯悦酒店二楼会议厅
公司产品销售情况介绍会和销售竞赛评比
主管、金秘书、各代理商
12:
00-14:
30
凯悦酒店宴会厅
东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会
参加表彰会的所有成员
14:
30-16:
30
凯悦酒店宴会厅
大会闭幕式
主管、金秘书
任务模块三:
会议安排
(一)你的实训单位将召开一次会议,请你编写会议筹备方案。
全国代理商会议
我公司将于今年中旬在市召开一次全国代理商会议,现现将大会方案拟订如下:
一、全国代理商会会议主题与任务:
本大会以“概况展示、未来发展”为主题,力争开成隆重热烈、富有企业交流特色的代理商会。
通过大会,宣传我公司的基本概况特别是未来公司的发展新成就,展示公司的良好形象,进一步展示本公司的发展新动力;同时在本次代理商会的带动下,展示出各个代理商的销售业务的经验和成果,促进各代理商的经验交流和发展,为自己的发展确定进新的方向和目标。
大会上同时会举行联欢晚会,为各位来宾准备丰富的活动容,提供一个互动交流的平台,促进本公司和各个代理商的友谊以及合作发展。
二、全国代理商会召开时间、活动容和规模:
本次商会定于2010年8月8日到10日在国际会议中心举行,大会的主要活动容包括:
大会开幕式、闭幕式;介绍企业的基本概况及发展远景;企业的生产能力及生产情况介绍;介绍新产品及演示;公司产品销售情况介绍;新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会;东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会;联合晚会等。
大会的规模为:
海外代表1000人左右。
三、大会的日程安排
1、6月21日
下午2:
00以后代理商代表及来宾报到。
下午6:
00-9:
00举行大会欢迎宴会。
在凯悦酒店会议中心设主会场,汇聚主要来宾、各个代理商代表(约350人)。
其他代表在所住酒店参加欢迎宴会。
中迅公司代表宴会欢迎词。
2、6月22日
上午举办全国代理商会开幕式,时间为上午9:
00-11:
00。
开幕式前:
各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影。
开幕式容:
1)公司代表致欢迎辞;2)代理代表致欢迎辞;3)各位重要嘉宾致辞。
下午举办3场主题活:
1、企业的基本概况及发展远景介绍会;2、企业的生产能力及生产情况介绍会;3、新产品及演示会。
企业的基本概况及发展远景介绍会:
主要介绍本公司的基本情况以及公司的远景发展前景,展示我公司的今后发展的方向和发展实力,使各个代理商更加肯定我们的发展潜力。
企业的生产能力及生产情况介绍会:
介绍本公司的生产情况和技术方面的介绍会。
新产品及演示会:
显示我公司的最新产品成果和技术。
晚上举行:
联欢晚会:
提供交流平台,促进交流,相互学习。
参观著名景点。
3、6月23日
上午举行:
公司产品销售情况介绍会;新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会。
时间为8:
30-11:
30
(1)公司产品销售情况介绍会:
介绍公司产品的销售情况,使各大代理商明确本公司的产品的销售前景。
(2)新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会:
介绍公司今后新的销售策略和销售方向,促进各个代理商的理解,使代理商订立好自己目标。
下午举行:
东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会;举行闭幕式。
时间:
2:
30-4:
30。
1)东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会:
介绍销售经验和表彰著名代理商,相互学习。
2)大会闭幕式。
四、关于大会经费问题
大会本着从俭节约、少花钱、多办事的原则进行筹划。
大会筹备处按照公司规定,大会预算支出主要项目包括宴会、代表伙食费及住宿费、交通费、文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费、文艺表演费、会议场租费、主题活动费、景点参观费、安全保卫等费用,合计×万元。
五、大会的筹办
(一)主办单位
由中迅显示器主办。
(二)工作机构
成立全国代理商会议筹委会,由副经理任主任,副主任、筹委会秘书处等负责大会筹办工作的统筹协调,由各有关部门同志担任。
1、主要工作任务:
(1)统筹安排大会日程。
(2)领导讲话、相关文件和大会资料的准备。
(3)负责各个代理商邀请联络。
(4)会场的租用、布置及座位的安排。
(5)大会系列印刷品(请柬、信封、信笺等)的设计与印制,纪念品的制作。
(6)开幕式以及闭幕式上交旗仪式的策划与安排。
(7)景点参观活动的筹划与安排。
(8)大会活动期间的医疗保障工作。
(9)大会的经费预算报告。
(10)大会各项费用的支付及核报。
(11)大会费用的结算报告。
(12)筹委会交办的其他工作。
2.联络接待组
成员单位:
xx部门xx同志担任主任。
主要工作任务:
(1)联络代理商并提出代理代表名额分配方案。
(2)提出特别嘉宾。
(3)向代理代表及嘉宾发送请帖。
(4)落实代理代表及嘉宾与会。
(5)接待方案的草拟制订和组织实施。
(6)指定并委托旅行社负责大会代表、工作人员等的食宿行。
(7)预订返程车、船、机票等
(8)联欢晚会的策划与落实。
3.新闻文化组
成员单位:
xx部门xx同志担任主任。
主要工作任务:
(1)大会的宣传发布。
(2)大会新闻报道与宣传工作的策划与实施。
(3)大会会刊、特刊以及其他宣传资料征集、印制、发送。
(4)开幕式、闭幕式上文体演出的方案及组织实施。
(5)负责大会其他活动的组织实施。
4.安全保卫组
成员单位:
xx部门xx同志担任主任。
主要工作任务:
(l)大会安全保卫工作的组织、协调、指导和检查。
(2)会议各类证件的设计、制作、发放和管理工作。
(3)与大会筹委会其他部门的工作沟通协调。
(3)预算方案
目的:
为了让代理商更多地了解公司的发展,同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能,研究如何扩大产品销售等问题,公司领导决定8月8日一10日在市召开一次全国代理商会议代理商大会,下面为本次大会的预算方案:
预算支出主要项目:
宴会费用:
包括宾馆预定金,宴会茶水费用等,合计x万元
代表伙食费及住宿费,合计x万元。
资料费用:
包括文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等,合计x万元。
交通费用:
包括车旅费、门票费、景点参观费等,合计x万元。
会议费用:
包括会议场租费、主题活动费,合计x万元。
文艺表演费,合计x万元。
安全保卫费用,合计x万元。
全国代理商会
任务
容
合计
宴会费用
包括宾馆预定金,宴会茶水费用等
x万元
代表伙食及住宿费
伙食费、住宿费用等
x万元
资料费用
文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等
x万元
交通费用
车旅费、门票费、景点参观费等
x万元
会议费用
会议场租费、主题活动费
x万元
文艺表演费
文艺表演等
x万元
安全保卫费用
保安费用,会场维护费用等
x万元
以上预算总体费用:
合计×万元。
(二)为实训单位召开的会议编制会场安排方案
1、会议场所的室外布置
会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:
主会标,欢迎拱门、条幅,彩球、鲜花、氦气球,地毯,展架、易拉宝、广告板,引导牌,灯箱,签到台,休息座椅等。
2、会议场所的室布置
会标、背景板,主席台、听众席、演讲台的布置,鲜花、彩球、彩带等装饰,音像辅助设备,灯光、电源设备,茶点,奖品、礼品、活动道具,桌牌、名牌,摄像设备等。
3、会见或会谈座次安排
(1)会见座位的安排
通常将客人安排在主人的右侧,译员、记录员安排在主人和主宾的后面,其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。
主方陪见人员在主人一侧就座。
座位不够可在后排加座。
双方人员排序可视情况而定。
(2)会谈座位的安排
双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人坐背门一侧,客人坐面门一侧。
主谈人居中。
双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的容等综合排定。
如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。
4、会议的食品饮料安排
会议筹备过程中,一定要事先确定各类用餐的次数,把每次用餐都考虑周全,并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。
注意:
安排食品饮料时,需要了解是否有特别饮食要求的参会人员,如素食或清真食品。
5、音像辅助设备
(1)白板:
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板,可反复擦除上面的笔迹,也可以用磁吸将纸粘在上面展示容,因此,在准备白板的同时,要准备白板笔、板擦、磁吸(也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴)、大的白板纸、打印纸等。
(2)计算机:
有些演讲人不方便携带笔记本电脑,可将其演讲、展示的容事先拷贝到会议室的计算机中,用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件,也可以是EXCEL表格、图表,甚至是动画、视频容,使演讲容更形象,便于理解。
所以,计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
(3)投影仪:
投影仪可以把计算机屏幕上的容放大显示到幕布上,使更多的观众看到,属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候,一定要准备好相应的电源设备,并为突然停电的意外事故做好准备。
(4)画架、活动挂图:
画架上面可挂多层白板纸,方便在会计过程中,由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点,画架也可以用白板代替。
(5)展板:
展板是便携式的图板,展示会议相关的容或宣传信息,由会议组织者事前准备好,摆放在会议室相关位置。
(6)音响设备:
视会议室的大小及演讲者的需要,提供麦克风、音箱等,必要的音响设备。
(7)其他设置:
录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等,随着计算机的普及,这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。
注意:
会议时,要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通,并按他们的要求准备。
如果会议场地没有足够的音像辅助设备,就需要会议筹备人员通过其他方式,如租赁、借用,事先事先在会议场地布置好。
(可参考:
会场布置要注意的N个细节)
(三)列出会议所需物品清单
序号
物品名称
具体
尺寸
是否需要
001
背景板(纤维布或高密度喷绘布)
会议主题背景板
根据会场大小
002
面光灯(PA灯)
正常需要2组(8只)
根据会场大小
003
签到背景板
会议签到处背景板
500×300cm
004
来宾签名墙
留名、合影
根据会场大小
005
会议资料(设计印刷)
本场会议宣传介绍类
根据容设计
007
会议手册(设计印刷)
尺寸各不同
正常A4大小
008
办公用品(资料袋、笔记本、笔等,可提供分装)
用于装会议资料的文件袋
大开A4
009
代表证、工作人员等
/
B7
010
指引牌
X展架
POP架
180×80cm
60×80cm
011
温馨提示牌(设计、打印)
用于嘉宾客房
主要容:
近几天的天气和温度,提醒嘉宾适当穿衣等
正常规格
012
席卡(设计印刷)
/
正常规格
013
鲜花
会议桌花、演讲台花、宴会用花、胸花
/
014
签约本
A4
015
签约笔
/
016
洗漱包套装
里面放洗漱用品
/
017
礼仪小姐
迎宾、签约
/
018
会议礼品(或纪念品)
可根据客户要求提供
/
019
摄影(照相)
/
020
摄像
摇臂、普通机型(流动+固定机位)
/
021
会议代表证、工作证
B7或A7
022
横幅
会议欢迎标语
宽幅70cm、90cm,长度根据容与场地
023
户外彩虹门
用于户外宣传造势
跨度16m、18m、20m
024
户外空飘球
用于户外宣传造势
1号灯笼球
025
户外刀旗
用于户外宣传造势
标准尺寸
026
灯光音响
用于晚宴、晚会、庆典、年会等
根据节目或客户需求
实训日志与实训心得
一、实训日志
实训日志一2012年6月18日
今天是实习第一天,我刚到公司大家都对我挺热情的,可能是妈妈的缘故吧,以前也会在那边玩,所以,彼此之间还是很熟悉的,也少了那种到陌生环境的尴尬。
但是,这次来和以往都是不同的,以前是局外人,只是看着她们工作,不知道里面的具体程序,也不知道这其中的辛苦,而这次可以说是一种全新的体验,我在这是妈妈和那些阿姨的同事了。
刚上班,老板就帮我找了一个跟我年龄相仿的师傅,估计是觉得年轻人共同话题比较多吧,让她指导我开始做一些简单的事情。
第一次见到我师傅的时候,,我就感觉她挺漂亮的,但是有种让人接近不了的感觉,就是有点孤傲,那天她教我一些事情的时候也是一本正经的,脸上基本没什么笑容,而我们之间的交流出了那些必要的问题和回答外就没其他的了,不过虽然严肃了点,但是该教的她一样都没少,很有条理地把我每天要干的活都给我介绍了一遍。
第一天的实习,主要就是熟悉环境,熟悉周围的同事和熟悉自己的工作,实际都在听别人讲看别人做,所以到五点下班的时候也不觉得累,这就是我第一天的实习生活,很轻松,也很自在,也没有很大的压力。
实训日志二2012年6月19日
今天算是我正式实习的第二天了,也是我自己开始做事的第一天,一大早过去我就感到很紧,突然之间脑子乱套了,都不知道应该先做什么,还好我师傅在旁边提醒,不过师傅那时的表情比昨天更冰了,看得我心里有点怕怕的。
之后又间断地出了几次问题,一开始我看到师傅那严肃的表情,我就咬了咬牙打算自己摸索解决的,但是毕竟才第一次做,时间用掉了事情却没做完,好在师傅好像也看出来我有点怕她了,她特意找了个机会跟我聊了会天,顺便在旁边指导我解决那些我看来很棘手的问题。
通过跟师傅的几次交流,我发现她其实并没有我想象中的那么严肃,她的年龄跟我差不多,我们俩的兴趣爱好也差不多,在一起也挺聊得来的,只是师傅说,上班的时候最忌讳被老板看到聊天的情况了,所以她们一般都会各忙各的,到下班时间才一起聊聊天或者一起回家。
而我在渐渐熟悉了师傅之后,也发现其实她也挺亲切的,有点邻家大姐姐的感觉,在公司对我的照顾也挺多的。
之后的半天中,少了之前的害怕和紧,我做起事来快了很多,虽然中间还是会有点小问题,但也很快就解决了,这实习的第二天可以说就这么顺利地过去了,我也很幸运地跟师傅成了朋友,回家之后还是很开心,对以后的实习也变得有信心多了,其实人跟人相处也没那么难嘛。
实训日志三2012年6月21日
今天去了会议室,这里没有秘书,秘书的工作只能我来做咯,以前一直是做文员和前台的工作的,所以今天做起事来有点生疏。
市场部经理在这里给公司的所有业务员开了一个会,在这里,我知道了网络营销到底是怎么回事,也了解了这些业务员的工作。
开会结束后,我在心里也有了一些想法,我个人觉得有些业务员似乎对自己本身的业务都不是很熟悉,这都是很不应该的,而我们单位领导应该在稳住原有的业务员的基础上发展新的业务员,避免培训结束后的人才流失,对单位带来不好的影响,同时也要让业务员自觉认识到参加这些培训会的重要性,更认真地工作。
但我是新人,这些肤浅之见还是藏在心里为好,时间久了了解才会更深入嘛,我现在的只不过是一些狭隘之见。
但我还是很佩服我们市场部经理的,他的确是一个优秀的人才,看到他,我突然觉得自己太渺小了,我真希望数年后,自己也能成为行人士。
实训日志四2012年6月24日
平时在宿舍晃晃荡荡没事干,会觉得日子过得好慢好无聊,而现在,就完全不一样了,每天紧的工作状态,完全没有时间考虑其他事情。
现在已经不知不觉过去了两个星期了,如果可以的话,我真想每天的24小时都醒着,因为要忙的事情和要学的地方实在太多了,就感觉自己每天都在进步,每天都能够接触新的事物,一点一点地吸收进去,觉得自己正在一步步向成功靠近,也正应了那句话:
社会是一所最好的大学。
这些深刻的感受只有经历过的人才能体验得到。
虽然我来这里的时间还很短,但学到的东西可不少,如何快速地适应公司的环境、融入企业的团体,如何更好地跟同事沟通,更好地完成既定的任务,这些都不是信手拈来的,都需要一个逐步的从点到面的认识,今天我学到的所有这些都必将对我将来的就业产生深刻的影响,对我来说,经历了这次实习,真正的就业已经不远了。
二、实训心得(2000字左右)
通过这10天的实训和学习,我知道了此次实训的目的,也清楚的明白了目前自己的不足,知道自己缺乏相应的知识与经验,对所学的专业知识不能够很好的运用于实践操作。
但是在这次实训中,也收获了很多经验,学到了很多知识,让我第一次体会到,作为一个秘书的工作是什么样子,这个工作要知道什么,了解什么,要知道把事业能力训练和职业素质的训导有机的结合起来。
同时也让我体会到,作为一名秘书绝不能破坏企业的规矩,不管是谁,要随叫随到,随时随地的主动寻找事情做。
文字秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。
记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。
帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作,这是文字秘书应尽的责任。
起草文稿,是文字秘书工
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