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用友软件培训教材
用友软件培训教材
第一章系统管理(在主机)
、系统管理:
双击“系统管理”
注册与增加操作员
建立新帐套
财务分工
会计数据备份与恢复
修改帐套
清除异常任务或清除单据锁定
(四)
(五)
(六)
(一)注册与增加操作员:
系统——注册一一选择用户名为[admin]——确定一一权限一一操作员一一增加——输入操作员编号、姓名、口令(密码)、确认口令(重复密码)——增加——重复以上操作可增加不同的操作员——退出。
(二)建立新帐套:
帐套——建立——输入帐套号、帐套名称、启用会计期——下一步——输入单位名称、单位简称——下一步——选择企业类型、行业性质及帐套主管名称,如需按行业预置科目则打2——下一步——设置存货、客户、供应商是否分类——完成——是-码方案一一确认——修改数据精度定义一一确认——创建帐套成功一一确定。
(三)财务分工
(1)设置帐套主管:
单击权限菜单——权限——选定操作员全名——选择相应的帐套号、
套主管前打2——旦
(2)其它操作员赋权:
单击权限菜单一一权限
择”框的相应系统名称,使之变成天蓝色,
细权限一一双击右侧“明细权限选择”框,
确定退出。
(四)会计数据备份与恢复
1、备份
(1)双击打开我的电脑——双击打开
账一一双击打开2005年——在空白处单击右键,选择新建文件夹■
回车
(2)双击系统管理一一系统——注册——选择用户名为[admin],如有密码请输入密
码一一确定一一帐套——输出——选择帐套号(如:
001)一一确认——选择备份目
标必须双击打开(如:
E盘/用友备份/001账/2005年/,全部呈打开状态——确认——硬盘备份完毕确定
2、会计数据恢复2007年1月25日
疋。
•修改分类编
年度、在帐
选定操作员全名——增加——双击左侧
则自动带出右侧“明细权限选择”使之变为白色,可减少相应的明细权限•
“产品分类选框中的明
E盘——双击打开用友备份——双击打开001
命名为如:
系统——注册——选择用户名为[admin],输入密码——确定——帐套——引入
E盘/用友备份/001账/2005
——在“查找范围”框找出备份文件的存放位置(例如:
年/)——选定文件——打开——此操作将覆盖帐套当前的所有信息,选择“是”
—提示“账套引入成功”一一确定。
(五)修改帐套:
系统——注册——选择用户名为帐套主管名称,输入密码,选择账套号,会计年度——确定——帐套——修改——可修改相关帐套名称、单位名称,简称等(变灰则表示不可修改)——完成——确认修改帐套么?
——是——确认分类编码方案——确认数据精度定义——修改帐套成功——确定。
(六)清除异常任务或单据锁定(当使用用友软件过程中出现一些小的异常任务时用)双击系统服务——双击系统管理——系统——注册——选择用户名为[admin]确定——视图——清除异常任务(或者清除单据锁定——选好账套——确定)第二章总账
(一)系统初始化
1、设置凭证类别
2、结算方式
3、部门档案、职员档案
4、会计科目设置(增加、修改、删除、辅助核算)
5、指定科目
6、建立项目档案
7、录入期初余额
1、设置凭证类别
双击“总帐”——选择帐套号、会计年度、操作日期、用户名、输入密码——确定——单击系统初始化——单击凭证类别——选择相应的凭证类别——确定——退出
2、结算方式
单击系统初始化——单击结算方式——输入结算方式编码、结算方式名称——保存——退出
3、部门档案、职员档案
单击系统初始化——单击部门档案——输入部门编码、部门名称——保存——退出
单击系统初始化——单击职员档案——输入职员编号、职员名称、参照选择职员所属部门——确定——增加——同理可输入下一个职工档案——输入完毕,退出
4、会计科目设置
(1)增加会计科目系统初始化——会计科目——增加——输入科目编码、科目中文名称——确定
若在填制凭证过程中要增加科目,则在科目名称的栏目中单击放大镜——编辑——进入会计科目增加的界面——增加——输入科目编码、科目中文名称——
确定
(2)修改会计科目
系统初始化一一会计科目一一选定需修改的会计科目一一修改一一修改一
—修改相应的科目编码或科目名称或帐页格式——确定——返回——退出
(3)删除会计科目系统初始化一一会计科目一一选定需删除的会计科目一一点击“删除”键
一一确定一一退出
(4)设置辅助核算系统初始化一一会计科目一一选定需设置辅助核算的科目一一修改一一修
改——在相应的辅助核算框中打2——确定——修改一一点击蓝色放大镜——进入相应的辅助核算中输入各种分类档案一一退出
5、指定科目(出纳账要出纳签字且查现金日记账、银行日记账时用)
单击系统初始化一一单击会计科目一一“编辑”一一指定科目一一现金总帐科目,将101现金科目从待选科目框选到已选科目框中一一点击银行总帐科目,将102银行存款科目从待选科目框选到已选科目框中一一确认一一退出
6、建立项目档案
(1)建立项目大类系统初始化一一项目档案一一增加一一输入项目大类名称一一下一步一一定义项目级次(如不分级次也必须要有一级,如分级次则所需的级次进行选择)一一下一步一一定义项目栏目(如需增加项目所要反映栏目则点击增加,输入栏目的名称、类型及长度)一一完成
(2)选择核算科目
选择要核算的项目大类一一选定核算科目下的需用待选科目用“V”选到已选
科目下一一确定
(3)定义项目分类选择项目分类定义一一增加一一输入分类的编码及名称一一确定
(4)增加项目档案选择项目目录一一维护一一增加一一输入项目档案的编号、名称及所属分类码等一一回车确定
7、录入期初余额单击系统初始化一一单击录入期初余额一一输入期初余额数据(从末级科目输
入)一一试算一一确认一一退出注:
对于有辅助核算的科目需双击该科目的期初余额,然后分项目明细输入。
)日常工作
1、填制凭证
2、出纳签字
3、审核凭证
4、记帐
5、月末结账
6、备份
备份(每月结账前要做好备份工作)
(1)双击打开我的电脑——双击打开E盘——双击打开用友备份——双击打开001账一一双击打开2005年——在空白处单击右键,选择新建文件夹——命名为如:
——回车
(2)双击系统管理系统注册选择用户名为[admin],如有密码请输入密
码一一确定一一帐套一一输出一一选择帐套号(如:
001)一一确认一一选择备份目
标必须双击打开(如:
E盘/用友备份/001账/2005年/,全部呈打开状态——确认——硬盘备份完毕一一确定
(三)、反操作
1、
2、
3、
4、
5、
反结帐
反记帐
取消审核
取消出纳签字
修改凭证
丫就取消了)
1、反结帐
期末处理一一月末结账——选择月份,使之变成天蓝色一一同时按下
—输入账套主管的密码一一确认(此时该月份的是否结账栏中的取消,便完成取消结账。
2、反记帐
期末——对账——选择月份一一同时按下ctri+H,屏幕提示恢复记账前状态功能已被激活”如提示恢复记账前状态功能已被隐藏”,你再按多一次以上的两键一—确定——退出;凭证(菜单)——恢复记账前状态——可选“月初状态”,确定——输入主管密码一一确认,便完成取消记账。
3、取消审核
文件一一重新注册,用户名选择审核人一一确定一一审核凭证一一审核凭证一—选择要取消审核的凭证,确定一一确定——取消或在“审核”菜单下点击“成批取消审核”一一确定——退出——便完成取消审核。
4、取消出纳签字
文件一一重新注册,用户名选择出纳名字一一确定一一审核凭证一一出纳签字选择要取消出纳签字的凭证,确定确定取消或在菜单中的签字下点击“成批取消签字”,便完成取消审核签字。
5、修改凭证
a、用填制凭证人员注册,如金额错,可在填制凭证——查询,选择要修改的凭证一一确认,便可修改错误凭证——保存,便可完成凭证的修改;
b、填制凭证人员注册,如要作废凭证,(可在填制凭证——查询,选择要作废
的凭证,确认,)——制单——作废/恢复,在该张凭证的左上角出现红色字样的“作废”,制单整理凭证选择凭证期间,确定全选,确定是,便
可完成凭证的删除。
(四)查表和账簿
1、查科目汇总表
凭证——科目汇总——选择月份——根据实际情况选择是否为记账凭证——
汇总
2、查发生额及余额表
账簿——余额表——选开始月份到截止月份——级次可根据需要选择1-1或
者1-5级,根据实际需要选择是否包含未记账凭证一一确认
3、查总账
账簿一一总账一一可以根据实际需要选择开始科目到截止科目(或者不选)——若未记账则包含未记账凭证一一确认——双击某月的本月合计那一行,可以联查明某月的明细账——双击明细账中的具体某条记录可以联查相应的凭证
4、查明细账
(或者不选)
账簿一一明细账——可以根据实际需要选择开始科目到截止科目——选择开始月份到截止月份——若未记账则包含未记账凭证一一确认
第三章报表系统
、如何定义一张新报表。
按下图格式定义一张报表并从账务中取数。
货币资金表
年月日
期初数I
现金
1
银行存款
2
合计
3
1、
设置关键字。
选中需要输入关键字的单元,——单击菜单中的数据——单击关键字,一—单击设置——单击选择年——单击确定,其他关键字月、日也类似设置。
调整关键字位置。
——单击菜单中的数据——单击关键字——单击偏移,在需要调整
位置的关键字后面输入偏移量,在年、月、日后面分别输入:
-150,-125,-100——
单击确定。
9、
函数向导输入。
选定被定义单元:
E5,即银行存款期末数,一一单击编辑框中的Ex按钮一一单击函数向导,在函数分类框中选择“用友账务函数”,在右边的函数列表中选中“期末余额”——单击下一步——单击参照,系统弹出“账务函数”对话框,参照输入账套号、会计年度、科目、期间、方向等内容单击确定单击确认单
—单击保存,在保存在栏中选择桌面,在文件名■单击保存。
击确认。
其他类似输入。
10、好的报表格式。
单击菜单中的文件
中输入报表名,如:
货币资金表一
二、定义报表从总账取数
双击选择要打开的报表(如:
资产负债表)——单击“数据”菜单下的“账套初
始”(数据状态下)输入需生成报表的“账套号”及“年度”——单击确认一
—单击菜单中的数据——单击关键字——单击录入输入年、月、日——单击确
认单击是单击保存。
生成每个月的报表(从第二个月起)
每个月打开需生成的报表(数据状态下)单击菜单中的编辑——单击追加一
—单击表页——单击确认——按到空白页——单击菜单中的数据——单击账套初始,输入
需生成报表的账套号及年度,单击确认——单击数据菜单下的关键字——单击录入
输入要生成报表的关键字即年、月、日,——单击确认——单击是一一生成所需的报表一
单击保存。
固定资产系统
一、固定资产系统的具体操作
(1)基础设置一般手工记账时,您在开始记账前,一些基本设置已作到心中有数,这些设置包括卡片项目、卡片样式、折旧方法、部门、资产分类、使用状况、增减方式等等。
要采用电算化,必须将手工记账时采用的信息,在账套内进行设置,这些基础设置是使用固定资产系统进行资产管理和核算的基础。
系统的各项基础设置中除资产分类必须由用户设置外,其它各部分都有缺省的内容,当这些内容满足您的需要时,可不再设置。
1.卡片项目定义卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目,如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。
用友固定资产系统给您提供了一些常用卡片必须的项目,称为系统项目,但这些项目不一定能满足您对资产特殊管理的需要,您可以通过卡片项目定义来定义您需要的项目,您定义的项目称为自定义项目,这两部分构成卡片项目目录。
2.卡片样式定义卡片样式指卡片的整个外观,包括其格式(是否有表格线、对齐形式、字体大小、字型等)、所包含的项目和项目的位置。
不同的企业所设的卡片的样式可能不同,同一企业对不同的资产,企业管理的内容和侧重点可能不同,所以本系统提供卡片样式定义功能,增大灵活性。
系统缺省的卡片样式为通用样式您可以修改缺省的样式,也可以定义新的卡片样式。
3.资产类别设置固定资产的种类繁多,规格不一,要强化固定资产管理,及时准确作好固定资产核算,必须科学地搞好固定资产的分类。
(例如:
土地类,房屋建筑物类,机器设备类)
4.部门设置
,可自动代入此系统。
按单位实际情况,将单位的部门录入,若已启用其他系统(例如,总帐)
5.部门对应折旧科目设置
资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用,当按部门归集折旧费用时,一般情况下,某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目,所以部门折旧科目的设置完成的就是给部门选择一个折旧科目,录入卡片时,该科目自动缺省在卡片中,不必一个一个输入。
6.增减方式设置增减方式包括增加方式和减少方式两类。
资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则,同时明确资产的增加或减少方式可作到对固定资产增减的汇总管理心中有数。
增加的方式已预置:
直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。
减少的方式已预置:
出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出。
您可以在系统缺省的基础上定义。
7.使用状况定义从固定资产核算和管理的角度,需要明确资产的使用状况,一方面可以正确地计算和计提折旧,另一方面便于统计固定资产的使用情况,提高资产的利用效率。
主要的使用状况有:
在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、未使用等。
用友固定资产系统提供了基本的的使用状况,分为两级,您可以在此基础上修改或定义新的使用状况。
8.折旧方法定义
折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。
系统给出了常用的五种方法:
不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法,并列出了它们的折旧计算公式。
这几种方法是系统缺省的折旧方法,您只能选用,不能删除和修改。
另外可能由于各种原因,这几种方法不能满足需要,系统提供了折旧方法的自定义功能,您可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。
(2)卡片的基本操作卡片是本系统处理的起点。
卡片操作是本系统操作的主要内容,卡片操作主要包括卡片录入(分为原始卡片录入和新卡片录入)、卡片修改、卡片删除、资产减少、卡片打印、卡片管理几个部分。
1.原始卡片录入
a单击工具栏〖原始卡片录入〗或从【卡片】菜单中选择【原始卡片录入】
b屏幕出现资产类别选择界面,请您选择要录入的卡片所属的资产类别(所选类别必须为最末级)如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下,进行录入原始卡片操作,直接出现卡片界面,缺省的类别为该卡片的类别。
c确定后屏幕显示卡片界面,处于编辑状态,除了缺省的内容外,其他各项空白。
d录入或参照选择各项目的内容。
e资产的主卡录入后,单击其它页签,输入附属设备和录入以前卡片发生的各种变动。
附属页签上的信息只供参考,不参与计算,也不回溯,可以不填。
f、单击〖保存〗后,录入的卡片已经保存入系统。
提示:
a与计算折旧有关的项目录入后,系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内,可将该值与手工计算的值比较,看是否有录入错误。
bC
2.
原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值,否则将会出现计算错误。
开始使用日期不能在系统启动月或启动月之后。
新增固定资产
“资产增加”操作也称“新卡片录入”,与“原始卡片录入”不同。
”资产增加”是指启用帐套以后新增的固定资产,”原始卡片录入”的是启用帐套以前已存的固定资产。
在系统日常使用过程中,可能会购进或通过其他方式增加企业资产,该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。
a单击工具栏〖资产增加〗或从【卡片】菜单中选择【资产增加】。
b屏幕出现资产类别选择界面,请您选择要录入的卡片所属的资产类别(必须为最末级)。
c确定后处于编辑状态的卡片,缺省给出的资产的开始使用日期的年份和月份不能修改。
d录入或参照选择各项目的内容。
e资产的主卡录入后,单击其它页签,输入附属设备及其他信息。
附属页签上的信息只供参考,不参与计算,也不回溯。
f、单击〖保存〗后,录入的卡片已经保存入系统。
g、因为是资产增加,该资产需要入账,所以可执行制单功能,单击〖制单〗或从【处理】菜单中选择中选择【制单】,制作该资产的记账凭证。
提示:
新卡片第一个月不提折旧,折旧额为空或零。
原值录入的一定要是卡片录入月月初的价值,否则将会出现计算错误。
提示:
a
b
4.资产变动
资产在使用过程中,可能会调整卡片上的一些项目,本系统把与计算和报表汇总有关的项目的调整称为资产变动操作,制作的原始单据称为变动单。
资产变动操作包括:
原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、计提固定资产减值准备、转回固定资产减值准备、资产评估。
其它项目的修改,如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。
a、单击【日常操作】菜单,选择对应的下级菜单,按实际情况填写。
b、从【卡片】菜单中选择【变动单】,再选择【变动单管理】,屏幕显示变动单管理界面。
提示:
变动单不能修改,只有当月可删除重做,所以请仔细检查后再保存。
所属类别是总提折旧的资产调整后的折旧方法不能是“不提折旧”所属类别是总不提折旧的资产折旧方法不能调整。
工作量
如果要查看已减少的资产,可到卡片管理中的“已减少固定资产“中查询。
本月计提过折旧后才可减少固定资产。
c
5.当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候,每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量,本功能通过工作量录入实现。
a单击【处理】菜单后选择【工作量】,显示的是登录当月需要计提折旧的,并且折旧方法是工作量
的所有资产的工作量信息。
b如果本月是最新的未结账的月份,该表可编辑,请输入本月工作量。
当某些资产的本月工作量与上月相同时,选中该区域,单击〖继承上月工作量〗,选中区域的资产的本月工作量自动录入。
累计工作量显示的是截止本次工作量输入后的资产的累计工作量。
c单击〖保存〗,即完成工作量输入工作。
提示:
a输入的本期工作量必须保证使累计工作量小于等于工作总量。
b当您选择继承上月工作量情况下,如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量,则系统不执行继承上月工作量,而是自动计算:
本月工作量=工作总量-上期期末累计工作量,然后在本月
工作量后的单元格内标上星号,如果对自动计算的值不满意,您可手工修改。
6.折旧计提自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。
系统每期计提折旧一次,根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧,并自动生成折旧分配表,然后制作记账凭证,将本期的折旧费用自动登账。
a.从菜单【处理】中选择【计提本月折旧】,屏幕出现提醒对话框,回答系统的提醒对话框后,屏幕出
现计提折旧过程界面,直至折旧计提完毕。
提示:
a本系统在一个期间内可以多次计提折旧,每次计提折旧后,只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧,不会重复累计。
bc账。
7.
制作记账凭证即制单。
固定资产系统和账务系统之间存在着数据的自动传输,该传输通过制作传送到账务的凭证实现。
本系统需要制单或修改凭证的情况包括:
资产增加(录入新卡片)、资产减少、卡片修改(涉及到原值或累计折旧时)、资产评估(涉及到原值或累计折旧变化时)、原值变动、累计折旧调整、折旧分配。
a从【处理】菜单中选择【批量制单】,显示界面批量制单表,表中列示的内容是直至本次制单,所有本系统应制而没有制单的业务。
b、进行制单选择,单击[制单选择],选中的制单将连续制作凭证,一个制单(图中显示为一行)制作一张凭证。
c单击制单设置,根据您的实际情况和需要录入科目。
d单击制单,将根据您的设置提供批量制单和汇总制单。
e单击[保存]后,提示:
凭证[已生成]。
提示:
a显示的凭证是根据不同的制单业务类型和您在选项中设置的默认资产科目、折旧科目等生成的不完整的凭证,需要您完成它。
b如果要删除已制作凭证的卡片、变动单、评估单,或重新计提、分配折旧,进行资产减少的恢复等操作,必须先删除相应的凭证,否则系统禁止这些操作。
7.对帐系统在运行过程中,应保证本系统管理的固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值相等。
而两个系统的资产价值是否相等,通过执行本系统提供的对账功能实现,系统在执行月末结账时自动对账一次,给出对账结果,并根据初始化或选项中的判断确定不平情况下是否允许结账。
只有系统初始化或选项中选择了与账务对账,本功能才可操作。
a.从【处理】菜单中选择【对账】,屏幕显示对账结果。
8.月末结帐每月月底手工记账都要有结转的过程,电算化处理也应该体现这一过程,因此本系统提供“月末结账”功能。
月末结账每月进行一次,结账后当期的数据不能修改。
a.从【处理】菜单中选择【月末结账】,系统的几个提醒对话框后,系统自动进行一系列的处理。
b.认真阅读无误后,单击"确定”,系统就开始月末结账,直至完成。
提示:
a月末结账后发现已结账期间有数据错误必须修改,可通过“恢复结账前状态”功能返回修改。
9.恢复结帐前状态
恢复月末结账前状态,又称“反结账”,是本系统提供给您的一个纠错功能。
如果由于某种原因,您在结账后发现结账前的操作有误,而结账后不能修改结账前的数据,因此可使用此功能恢复到结账前状态去修改错误。
a、以要恢复的月份登录,如要恢复到6月底,则以6月份登录。
b从【工具】菜单中单击【恢复月末结账前状态】,屏幕显示提示信息,提醒要恢复到的日期,单击
“是”,系统即执行本操作,完成后自动以远登录日期打开,并提示该日期是否是可操作日期。
提示:
a不能跨年度恢复数据,即本系统年末结转后,不能利用本功能恢复年末结转。
b恢复到某个月月末结账前状态后,本账套内对该结账后所做的所有工作都无痕迹删除。
10.帐表查询固定资产管理过程中,需要及时掌握资产的统计、汇总和其它各方面的信息。
本系统根据用户对系统的日常操作,自动提供这些信息,以报表的形式提供给财务人员和资产管理人员。
本系统提供的报表分为四类:
账薄、折旧表、汇总表、分析表。
a、单击【报表】菜单,选择【报表管理】,屏幕图中显示出报表的目录。
b从报表目录中双击要查看的报表或选择要查看的报表,然后单击〖打开〗。
c输入报表的查询条件,单击〖确定〗后,显示的查询结果即是要查看的报表。
查询条件为空时,认为是“全部”。
d若要更换查询条件,从【报表】菜单中选择【过滤】,重新输入查询条件后单击〖确定〗后,显示
的结果就是按更换后的条件查询的结果。
如果只是更换查询期间,可在查看报表状态下直接单击期间选择框,选择要查看的期间即可。
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