采购管理制度修改.docx

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采购管理制度修改

**控股有限公司

采购制度

编制：

修订：

审核：

审批：

执行时间：

年月日

采购管理制度

1总则

第一条目的

为加强采购业务工作管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

第三条权责单位

1、采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

2、总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2部门职能及机构图

第四条采购部工作职能

1、负责所有生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。

2、负责所有材料采购成本的控制，控制采购资金的付出，保证采购工作的合理及有效。

3、负责供应商的管理，包括供应商的选择，供应商供货品质及服务的跟踪，供应商的评价，不良供应商的剔除。

4、负责根据相关部门需求进行定向开发，负责根据市场潮流及成本控制要求进行不定向开发，保证开发的及时与有效。

5、负责公司采购原材料的成本核算，采购原材料的对帐及申请付款工作。

6、负责采购部的费用核算。

第五条采购部组织机构图

3采购方式

第六条询比价采购：

采购金额＞1万元的物资采购，向供应商询价，通过比质比价确定中标供应商的基本采购方式。

其中金额＞5万元的询比价采购需进行招标采购。

第七条框架协议采购：

通过询价、谈判等方式确定价格清单（即价格表），与一家或多家供应商签订框架协议，根据需求向供应商下达订单并结算的采购方式。

第八条续签合同：

与前期合同相同或相似规格的物资，在市场价格变动不大的情况下，可按原价格与该供应商签订合同。

第九条零星采购：

采购金额≤1万元的物资采购，不须签订采购合同，凭《零星采购确认表》、供货发票、入库单、资金申请审批表付款结算。

第十条紧急采购：

对生产有重要影响的紧急需求物资，当按正常采购程序无法满足交货期要求时，采用此种采购方式，直接向能满足紧急需求的供应商采购。

4采购程序及审批权限。

第十一条设备（固定资产）采购管理

1、采购工作流程

1.1审批设备采购申请

生产或其他相关部门根据实际需要提出采购需求，填写《请购单》。

采购部统计所需设备的型号、规格、数量等，确认设备采购申请。

主管采购部领导负责审核经采购经理签字确认后的采购申请表。

④财务部负责对审核通过后的设备采购申请表进行资金预算审核。

⑤总裁/董事长负责审批采购申请。

1.2签订采购合同

采购部根据采购申请制定设备订购单。

设备订购单的内容主要包括订货方信息、订货设备清单、交货周期、验收标准等方面。

采购部向至少三家供应商进行询价，供应商按照采购设备的具体情况进行报价。

④采购部整理、分析供应商的报价并根据供应商综合信息，通过招标或者议价的方式，选定一个最合适的供应商。

⑤选定供应商之后，采购部应根据采购商品的要求、供应情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等要求拟定采购合同。

⑥采购合同的签批按照公司《合同审批程序》进行审批。

1.3实施采购与验收

采购部依据合同约定向供应商办理支付设备采购定金的手续。

财务部审核支付手续并支付设备定金。

供应商收到货款后，按照合同约定备货。

采购部接收到设备后，组织需求部门、质量技术部、审计部、库房管理对设备的质量进行检测验收。

④验收完毕后，由验收小组出具报告。

特种设备需供应商提供质量检测报告，对采购设备的质量和安全性能进行评估。

⑤验收过程中出现的采购物资不符合合同规定或质量问题等情况，采购人员需提出解决方案，报采购部经理审批。

⑥采购的物资存在重大质量问题，采购部经理组织由管理层人员、质量技术部、财务部、审计部等开会共同讨论解决，解决方案报总裁/董事长审批后，采购管理部门负责处理。

1.4付款

采购部根据合同约定的付款方式提出付款申请。

财务部对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

按《资金审批制度》规定权限上报审批，财务部审核后，向供应商支付货款。

④审核无误后交财务部会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购人员联系供应商。

⑤采购部对设备采购的绩效进行评估，评价设备的使用效果、采购效果和设备采购的程序等。

⑥采购部拟定设备采购效果评估报告。

2、流程图

第十二条材料采购管理

1、采购工作流程

1.1制定及审批采购计划

生产部根据生产用料的用量和库存情况进行分析，并根据分析结果向采购部提出需求申请。

采购部接到生产部的需求申请后填写《请购单》。

请购单报财务审核

④财务部审核后的请购单报总经理审批。

⑤采购部根据总经理审批通过后的请购单制定材料采购计划。

⑥采购采购作业计划包括确定材料的采购时间，采购的数量及采购的方式，材料采购计划由采购部经理审核。

1.2采购实施

采购部对材料市场进行调查，收集材料的相关信息

采购部对供应商的产品质量、价格和供货条件等进行调查并确定供应商名单。

双方达成协议后拟定采购合同的内容，双方审核合同后，由双方代表签字确认。

④采购部经理对采购材料合同签字确认，双方就合同签订的要求执行合同。

⑤采购部向供应商发出材料采购订单。

⑥供应商收到采购订单后组织供货，采购部对供应商的供货时间、质量等进行监督和控制，并针对出现的问题及时与供应商进行沟通。

1.3入库付款

采购部收到材料后组织生产等相关部门进行验收入库工作。

验收入库后，采购部根据合同的约定安排付款，采购部向财务部提出付款申请。

付款申请报请总经理审批后，由财务部办理付款

④财务部核对入库单据和发票等后，办理材料付款手续。

　　2、流程图　

第十三条零星采购管理

1、采购人员编写询价单。

2、供应商在报价截止期限内通过面谈或者信函邮寄、电子邮件发到公司指定邮箱或传真报价至我司，并进行议价。

3、采购人员填写《零星采购确认表》并报批。

4、采购人员根据《零星采购确认表》情况通知供应商送货，不须签订合同。

5、批权限：

《零星采购确认表》由采购主管审核并分别报送财务部、总经理（或总裁/董事长）审批。

第十四条紧急采购管理

1、采购人员根据紧急需求落实能满足现场需求的货源及价格，填写《紧急采购申请表》，经审批后通知供应商发货,并于5个工作日内完成后续工作：

　　　a）采购人员组织合同谈判，形成合同谈判纪录。

　　　b）采购人员作出《物资采购报告》并报批。

　　　c）采购人员补签合同及后续工作。

2、如果情况特别紧急，采购人员落实货源后先向有关领导口头汇报，征得领导同意后通知供应商发货与填报《紧急采购申请表》同时进行。

3、审批权限。

《紧急采购申请表》由采购人员签名，部门经理、财务部审核，最后由总经理（或总裁/董事长）审批。

第十五条采购业务节点控制

1、一般采购流程节点控制

序号

工作内容

质量和管理要求

时间

责任部门

配合部门

考核措施

1

采购申请

设备（固定资产）类

需求部门提出采购申请，填写《采购申请单》或需求报告，要求物资采购标准明确，质量准确，按流程审批后提交。

每月25日前

需求部门

采购部

延迟考核1分/天

工程、装修类

提前10天

广告类

提前3天提交定稿的

印刷类

提前15天提交定稿

办公物资

提前30天提交定标

苗木及种植材料

提前30天提交定标

2

制定采购计划

根据需求制定采购计划，经需求部门主管领导签字确认上报

接到《采购申请单》或需求报告1-3日内

采购部

需求部门

3

市场调研

5万元以内按部门职责实施，5万元以上执行《物资招投标管理办法》

5万元以内1-3日，5万元以上7日内

采购部

需求部门及招投标小组成员

4

采购时间、质量标准确认

5万元以内按供货周期执行，质量符合需求要求。

5万元以上执行合同约定

5万元以内在市调完成1-3日，5万元以上执行合同

需求部门

采购部

5

采购交付

按期交付，质量符合需求部门要求及合同要求

货到7日内

需求部门

采购部及验收小组

2、紧急采购流程节点控制

序号

工作内容

质量和管理要求

时间

责任部门

配合部门

考核措施

1

采购申请

领导直接提出的采购要求，在未经过采购申请的情况下，经领导批示实施采购

需求部门在3内补采购申请，标准及质量明确情况下

需求部门

采购部

延迟考核1分/天

2

资金领取

根据审批权限，经领导电话或授权同意的，可根据需求进行紧急采购，财务部经确认后支付

采购部在提交资金申请后，财务部于3日内支付

采购部、财务部

主管领导

3

采购实施

根据需求部门要求市场调研，货比三家，实施采购

资金领取后3个工作日

采购部

需求部门

4

清帐

根据公司报销程序，报销单粘贴发票及入库单

交付后7个工作日

采购部

需求部门

5废旧物品处理办法

第十六条采购部负责公司废旧物资处理工作，审计部负责监督。

第十七条本办法中的废旧物资包括：

1、报废的设备等固定资产；　　

2、报废的库存材料、低值易耗品等库存物资；

3、生产、维修、更新改造、小型基建过程中拆除更换的材料等；

4、生产（施工）过程中产生的废料、包装物等。

5、其他废旧物资。

第十八条废旧物资管理

1、各基地（职能部门）对废旧物资要及时上报，集中分类堆放，并做台帐进行登记，处置后做销帐处理；对废旧物资做简单的防护，以防止日晒雨淋等外界因素造成的损失。

2、处理程序及工作流程

2.1设备等固定资产

（1）报废标准

使用年限过长，功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用并无修复价值的。

产品技术落后，质量差，耗能高，效率低，已属淘汰且不适于继续使用，或技术指标已达不到使用要求的。

严重损坏，无法修复的或虽能修复，但累计修理费已接近或超过市场价值的。

④主要附件损坏，无法修复，而主体尚可使用的，可作部分报废。

⑤严重污染环境无法修治。

（2）工作流程

第一步：

固定资产符合报废条件后，须由固定资产使用或管理人、部门填写报废申请表，包括需要报废固定资产的数量、使用年限、报废理由等。

第二步：

经部门主管签字，分公司行政管理人员组织相关人员对申请报废固定资产进行鉴定，出具鉴定结果，并签章。

第三步：

交总公司行政部和财务部审核，集团总裁/董事长签字后，后公文单转到采购部，由采购部经理安排废旧物资处理及招（议）标工作，处置所得上缴公司帐户。

设备使用人员协助分公司行政部完成申请报废资产的相关鉴定、核查、回收等工作。

（3）固定资产报废后处置及残值回收：

a、折价转让给能利用的单位或个人。

b、将可利用的零件拆除留用，不能利用的作为废品处理给专业回收公司。

c、国家法规强制报废的压力容器、车辆、其他安全设施等必须作为废品交指定的专业回

收公司回收，不得转让。

d、报废资产残值由公司财务部核算，报废所取得的收益，全部上缴公司财务，作为预算

外收入。

e、固定资产报废手续作为公司调整固定资产的凭据，由各分公司行政办公室保存，报

废手续一般保存期限为10年。

附表：

固定资产报废申请表、固定资产报废登记表。

2.2报废的库存材料、低值易耗品等库存物资处理流程

第一步：

各基地（职能部门）填写《材料、低耗品处理单》，以书面形式报生产部或办公室签署意见后，传到财务部门确认物资的原始价值、经理签字确认；

第二步：

公文报公司总经理审批后公文单转到总公司采购部，由总公司采购部经理安排废旧物资处理及招（议）标工作，处置所得上缴公司帐户。

2.3各基地（职能部门）对生产、维修、更新改造、小型基建过程中拆除更换的材料、生产（施工）过程中产生的边角废料、包装物、其他废旧物资的处置。

如果属于：

（1）金额大于5000元及以上的需填写《材料、低耗品处理单》，由生产部签字确认确实需要处理的，签字报转总经理审批，经总经理审批后公文单转到总公司采购部，由采购部经理安排废旧物资处理和招（议）标工作；

（2）金额小于5000元及以下的其他边角废料，各基地经理（职能部室）不必再打公文单上报，但需向总公司采购部报备，可以直接处理，款项及时缴存公司帐户。

第十九条废旧物资由保管统一管理并登记管理台帐，会计审核，每月10日上报一次，处理后做销帐处理，款项及时上存银行。

第二十条违规处分

总公司各部门及各子分公司必须严格按照此办法执行，不得私下处置，如有违反，则按私下处置资产的市值的1.5倍对该部门负责人进行处罚（罚金从当月工资及绩效中扣除，如当月不够就从下月续扣）并通报批评。

5供应商管理

第二十一条同等竞争的条件下总公司内部各子分公司生产的原辅材料（包括茶苗、茶果等）优先使用。

第二十二条新供应商开发程序

1、采购部组织各相关部门对新厂商提供的资质材料初步评估（资信程序、服务质量、生产能力、付款期、产品质量、价格等）（附件供应商初选评估表），确定是否引入试用，评估合格则。

2、采购部组织新材料试用，填写新材料试用表（附件新材料试用表），交技术、质量、生产部门和相关公司领导审批并要求供应商按采购规范提供原材料样品进行试用。

3、由公司技术与生产部门列出完成试用的具体时间安排反馈到采购部。

4、由技术部按新材料试用表中承诺的时间及时提供新材料试用报告给采购部，由总工、生产副总、总经理给出审批意见，由采购部存档并将最终报告复印递交技术部。

5、采购部根据审批意见通过，即纳入到合格供应商名单中。

第二十三条供应商实地考察

1、每年年初，采购部确定本公司重点原材料目录，针对本公司重点材料供应商编制考察计划，交总公司采购部审核，报总经理审批；

2、由考察小组成员具体分工根据考察计划实施考察；

3、采购部根据每个公司考察计划，组织考察；

4、新发展的供应商，在进行大批量试用前，由采购部组织分公司考察小组成员前往考察。

5、考察结束后由采购部负责供应商考察报告（附件供应商考察报告）汇总，由所有参加考察人员签字确认。

6、对供应商考察所形成的考察报告要求供应商当场签字确定并对考察小组所提出的意见限时进行整改，将整改报告在一个月内交于采购部备案。

考察结果作为评定合格供方的依据。

7、供应商考察时不允许收受对方单位馈赠的礼品。

8、有关考察的交通、住宿、补贴等按照公司差旅费用管理规定执行。

第二十四条供应商评定、考核

1、生产部每个月提供所有材料到货情况的原始记录给采购部。

2、质量部每个月提供所有材料到货合格情况的原始记录给采购部。

3、技术部每个月提供所有供应商技术和售后服务的原始记录给采购部。

4、采购部将供应商每次招标的投标价格及中标价格记录，采购部建立每个供应商的供货档案（包括到货合格率，到货及时率、技术和售后服务、中标价格情况），对于评定不合格的供应商按质量体系文件中规定应立即通知其整改，如未能改善者，停止该供应商的供货，另行开发新供应商。

5、对所有供应商每年进行年度评审，形成供应商评定成绩表（附件供应商评定成绩表）对评定不合格的供应商，予以停止供货，进行整改，另行开发新供应商。

第二十五条供应商档案

　　采购部保存供应商档案。

供应商档案包括供应商资质文件、供应商业绩、合格供应商档案、合格供应商名册、供应商联系方式、供应商评价表及其它相关材料。

第二十六条未发生业务供应商的管理

对于未发生往来的供应商，暂时放在未发生业务往来的供应商档案管理中，根据供应商结构逐步通过工艺试用纳入到合格分供方中来。

6采购合同管理

第二十七条采购合同内容必须明确、清楚，不得含糊其辞。

货物名称、数量、质量标准、价格、包装、交货期限、验收地点及方法、交货方式及地点、付款期限及付款方式、违约责任、解决合同纠纷方式等都要明确。

第二十八条采购部签订的采购合同，要求一式四份，公司总裁办、财务部、采购部及签订对方各一份。

涉及到金额或采购量大的合同，采用非本公司格式合同时，应咨询公司法务后方可签订。

第二十九条建立合同管理清单（附件合同管理清单），将所有合同全部录入便于查询。

第三十条采购合同签字生效后，按照合同要求认真履行。

除由于不可抗拒的自然灾害原因不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，在取得相关证明后，允许延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。