005#QP06 文件控制程序A5版第3次修改.docx
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005#QP06 文件控制程序A5版第3次修改.docx
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005#QP06文件控制程序A5版第3次修改
程序文件
文件控制程序
(第A5版)
文件编号:
QP06
审批依据:
RF(A5)-03
受控号:
第0次修改:
2006-12-27发布;2006-12-27实施。
第1次修改:
2007-09-28发布;2007-10-01实施。
第2次修改:
2008-07-28发布;2008-08-01实施。
第3次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
第次修改:
发布;实施。
文件修订履历
文件编号:
QP06
Page:
1
文件名称:
《文件控制程序》
变更
版序
变更
页次
变更内容
申请单
NO.
申请部门/申请人
实施日期
A3版
第0次修改
全文
根据ISO9001:
2000版标准换版,做全文修改;
QP06(A3)-01
质管部廖家勤
2002.07.01
A3版
第1次修改
P2
4.3.8设计图纸栏审批,改为设计部门经理签名确认;
QP06(A3)-03
质管部黄剑军
2004.07.20
P3
4.3.10加入《临时生产工艺作业指令》审批、备案和发放的规定;
P3
4.3.11取消表格《文件更改通知单》和《文件更改状态执行记录表》,文件修改完成后,直接复印《文件编制(或更改或采用)审批表》发给相关部门,如无特殊说明,文件审批日期推后五天为文件的实施日期。
P3
4.4.1质量手册和程序文件如无特别申请,将不再向各个部门发放纸文件,一律在公司EIC中公布;
A3版
第2次修改
P2
新增4.3.7.2、4.3.7.3质量手册、程序文件和作业管理文件的评审,要求利用公司EIC系统发出电子邮件进行;外来文件、图纸和工艺卡评审方式不变,以书面传递会签形式进行;
QP06(A3)-03
质管部黄剑军
2004.10.22
P3
新增4.4.1、4.4.3质量手册、程序文件和作业管理文件一律在公司EIC系统中公布,除操作现场发放作业管理纸文件外,其它岗位不再发纸文件;
A5版
第0次修改
全文
程序文件统一换版;
RF(A5)-02
质管部黄剑军
2006.12.27
A5版
第1次修改
全文
程序文件统一换版;
RF(A5)-03
质管部黄剑军
2007.10.01
文件修订履历
文件编号:
QP06
Page:
1
文件名称:
《文件控制程序》
变更
版序
变更
页次
变更内容
申请单
NO.
申请部门/申请人
实施日期
A5版
第2次修改
全文
修改公司组织结构及职能,增加五金阀门组、设计开发部、五金采购部、小塘质管部和小塘生产技术部;
RF(A5)-03
质管部黄剑军
2008.08.01
A5版
第3次修改
P2
修改4.3.7.2文件评审的规定
RF(A5)-03
质管部何江强
文件控制程序
程序文件文件编号:
QP06第A5版第3次修改
1目的
对质量体系文件进行控制,确保相关部门及各个使用场所及时得到并使用
现行的有效版本文件。
2适用范围
适用于本公司质量体系所有文件的控制。
3职责
3.1公司总经理负责批准颁发《质量手册》。
3.2管理者代表负责组织《质量手册》和程序文件的编写和评审,批准程序文件的执行和修订。
3.3质管部ISO办负责编写《质量手册》,指导各部门编写相关的程序文件和作业文件,负责审查程序文件、作业文件与标准及上层文件的符合性,负责对质量体系文件的发布、更改、控制和管理,并对质量体系文件的有效性进行监督检查。
3.4作业文件由相关部门经理组织编写和评审,主管副总或总工程师批准作业技术文件的执行和修订,主管副总或管理者代表批准作业管理文件的执行和修订。
3.5各职能部门按本公司《质量手册》质量管理职责中的规定,负责对其职责范围内的支持性文件及质量记录进行具体的拟制、报批、更改控制和管理。
3.6设计开发部负责技术图纸的编制、审核、发放、更改、控制和管理。
3.7技术图纸的使用部门(如五金部、五金阀门组、检测中心、管件部、拓展部、五金采购部等)负责图纸的部门内部发放、使用、回收管理。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1文件按层次的分类
a)质量手册
b)程序文件
c)作业文件(包括:
作业技术文件、作业管理文件等)
d)质量记录
4.1.2文件按来源的分类
a)公司内部文件
b)外来文件
4.2文件的编号
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QP06文件控制程序第A5版第3次修改
文件的编号应按《文件和资料的编号规定》的要求执行。
4.3文件的编写、评审、审批和发布控制
4.3.1文件的编写应按《文件和资料的编写规定》的要求执行,并符合ISO9000
族标准的有关规定要求。
4.3.2《质量手册》由质管部ISO办负责编写,管理者代表审核,总经理批准。
4.3.3程序文件由管理者代表组织相关部门编写,相关部门经理评审,质管部
ISO办给予编写指导,并负责其与标准及上层文件的符合性审查,管理者代表批准。
4.3.4作业技术文件由相关技术部门经理组织编写,相关部门经理或主要技术主管评审,质管部ISO办给予编写指导,并负责其与标准及上层文件的符合性审查,主管副总或总工程师批准。
4.3.5作业管理文件由相关职能部门经理组织编写,相关部门经理评审,质管部ISO办给予编写指导,并负责其与标准及上层文件的符合性审查,主管副总或管理者代表批准。
4.3.6质量记录样式由相关记录部门编制,随相关的程序文件或作业文件一起评审和审批,记录表格的内容必须满足程序文件或其他相关文件的要求。
质量记录样式的更改按《质量记录的控制程序》4.1的要求进行评审和审批。
4.3.7文件、图纸和工艺卡评审的规定
4.3.7.1文件、图纸和工艺卡的评审由文件中明确指定职责和涉及活动的部门参与。
4.3.7.2质量手册、程序文件、作业管理文件及作业技术文件的评审,统一用公司EIC系统中的“信息联络处理单”进行评审。
首先,文件编制人在EIC系统中填写“信息联络处理单”并将编制或修订的文稿作为附件的形式发给需要评审的部门经理及相关人员,同时抄送到ISO办存档;待评审部门反馈意见并与文件编制人达成一致意见后,由文件编制人修改文件相应内容发EIC邮件给ISO办申请审批(文件必须在3个工作日内完成评审);审批通过后ISO办按4.4条款进行文件发放。
4.3.7.3外来文件以书面传递签名评审形式进行,文件编制人应填写《文件编制(或更改或采用)审批表》和《文件发放控制表》,确定需参与评审的部门和发放范围,评审部门对本岗位及其下属岗位职责范围的条文取得一致意见时,部门负责人应在《文件编制(或更改或采用)审批表》中的“评审会审栏”中签名确认,并对文件发放范围、数量提出建议。
共11页第2页
QP06文件控制程序第A5版第3次修改
4.3.7.4塑料管材、管件类文件、图纸和工艺卡通过相关部门评审后交ISO办,由ISO办按4.3有关条款规定报相关领导批准,以确保文件是适宜的,塑料管材、管件类工艺卡须由总工程师审批签名;五金类产品图纸和工艺卡由设计开发部负责编制及评审,每张设计图纸或工艺卡须由设计部门经理审批签名,必要时由主管副总进行批准。
4.3.8文件审批正稿应作为正式的文件打印的依据,图纸正稿由编制技术部门予以保存,其余文件正稿由质管部予以保存。
文件的发布由质管部统一管理和控制。
4.3.9塑料管材、管件类作业技术文件、工艺卡或图纸中相关要求的临时性更改,可由更改部门填写《工艺作业指令》并附相关资料,报总工程师或主管领导审批,审批通过后,交质管部ISO办备案,并由质管部ISO办加盖受控章统一发放。
4.3.10五金类产品图纸或工艺卡中相关要求的临时性更改,可由设计开发部填写《设计更改通知单》,必要时附相关资料,报设计开发部经理审批,审批通过后,交由设计开发部图纸管理员备案,盖章受控统一发放。
4.3.11所有新发布的体系文件如无特殊说明,文件审批发布日期推后五天为文件的正式实施日期。
4.4文件的发放
4.4.1文件经审批同意后,质量手册、程序文件和作业管理文件一律上挂于公司EIC中。
外来文件、图纸、工艺卡和操作现场所需的作业管理文件,由ISO办依《文件发放控制表》的发放范围复制相应份数的纸文件,并加盖“受控”印章且注明受控号后进行统一发放。
备注:
五金类产品图纸,由设计开发部依4.8章节内容进行管理;
4.4.2文件领用人应检查、核对文件名称、编号、版本号、数量、受控号等,与《文件发放控制表》上所列内容核对无误后,在记录表上签收。
4.4.3文件使用部门因特殊原因需要质量手册、程序文件或作业管理文件的书面打印文件,或原来已发放书面打印文件,需要增加发放份数时,由该部门经理向质管部提出申请,并填写《增加文件申请表》,经文件原审批人或管理者代表同意后,质管部ISO办可增加文件的相应份数,并按4.4.2要求办理文件签收手续。
4.4.4文件使用部门若需要换残旧的文件,应向质管部提出申请,经质管部ISO人员同意后,更换相应的文件和资料。
更换残旧文件和资料时,其受控号不变。
更换文件情况应登记于《文件更换登记表》。
4.4.5文件使用部门如遗失文件,应按4.4.4条款的规定办理申请手续,并变更受控号,在原《文件发放控制表》中记录将原受控号作废更新受控号的情况。
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QP06文件控制程序第A5版第3次修改
4.4.6外发文件的管理
4.4.6.1提供给认证机构或相关咨询机构的质量手册、程序文件,由质管部提出书面申请,质管部经理审批;当需要提供作业文件及其它内部文件时,还应经管理者代表审批。
4.4.6.2提供给供方、顾客及其他机构的质量手册,由相关部门提出申请,部门经理审批;提供给供方的程序文件和作业文件,由相关部门提出申请,部门经理审批;提供给顾客及其他机构的程序文件和作业文件,由相关部门提出申请,部门经理审核,管理者代表或主管副总批准。
4.4.6.3经审批同意后,由申请部门按批准的数量复印相应文件,同时申请部门应填写《外发文件发放记录表》,由外发文件经手人签名确认后,才可把文件对外发放。
4.5文件更改
4.5.1文件的更改,由原编制部门或相关部门提出,文件的更改方式可选用换版或换页或划改方式。
图纸的更改方式由相关技术部门确定,其他文件的更改方式由质管部确定。
4.5.1.1换版要求:
当质量手册换页修改达到50%,当程序文件、作业文件修改次数达8次时,整份文件进行换版,或质量体系发生重大改变或其它原因需要换版时,则进行换版。
4.5.1.2换版方式:
由原文件编制部门填写《文件编制(或更改或采用)审批表》随附文件换版后的原稿,按4.3的要求进行评审和报批。
换版方式更改的文件经审批后,按4.4的要求进行发放,同时,旧版文件由质管部回收或由文件管理员统一交回质管部,加盖作废章,回收文件人员应在原文件发放表上作回收签名。
4.5.1.3换页方式:
由原文件编制部门填写《文件编制(或更改或采用)审批表》随附文件的更换页稿,按4.3的要求进行评审和报批。
换页方式更改的文件经审批后,由质管部文件管理员到文件使用部门进行换页。
文件使用部门的文件管理员,应核对换页的数量、版号、修改次数是否相符,核对无误后,应在确认栏上签收确认。
换页更改的同时,作废页应交回质管部或由质管部回收,并由回收人员在发放记录表中作回收记录。
4.5.2提供给供方或认证机构的文件作废或失效时,可不收回。
但应将文件更改信息及时通知供方。
4.5.3凡牵涉到文件更改的,质管部均应即时将现行修改状态在相应的文件控制清单上进行记录。
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4.6文件的使用管理
4.6.1质管部ISO办负责根据已审批的文件编制《手册和程序文件控制清单》、《作业技术管理文件控制清单》、《外来文件控制清单》、《工艺卡文件控制清单》,以控制现行有效版本文件的使用。
文件相关的使用部门应按部门《文件发放控制表》所列的文件版本使用文件;文件使用部门应按最新版本的控制清单或记录表要求使用文件,防止作废文件或其他非受控文件的非预期使用。
若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件加以适当的标识。
受控文件应放置在使用场所,应确保文件使用人在使用处可获得有关版本的适用文件。
各部门可设立专人保管这些受控文件,但必须保证本部门的文件使用人能获得这些适用文件。
4.6.2不得在受控文件上乱涂乱画,确保文件保持清洁、易于识别。
6.4.3质管部应及时回收作废文件,并集中存放,定期销毁。
4.7外来文件管理
4.7.1质管部门、产品研究所、设计开发部等相关部门应及时识别和采用相关的外来文件,以确保满足顾客和法律、法规的要求。
拟在质量体系中使用的外来文件,由申请部门填写《文件编制(或更改或采用)审批表》和《文件发放控制表》,按4.3有关条款规定进行评审和报批后方可使用,由质管部在文件中标注“备案号”和“受控号”标识。
4.7.2受控的外来文件按4.4要求进行发放控制。
4.7.3对外来文件的最新修订状态相关部门应适时组织查新,报质管部。
外来文件更新按4.5以换版方式更改文件的要求执行。
4.8技术图纸管理
4.8.1图纸的保管
4.8.1.1底图(或作为底图使用之白图)的管理
a.底图(白图)及国外提供资料的原件(含样品),由设计开发部保存;
b.资料保存时,按产品和图纸、资料性质分类,并标注类别、产品名称、编号等信息,按顺序号存放,以便查找;
c.建立图纸档案,做到帐、物相符;
d.要用底图(白图)时,由申请人在设计开发部图纸管理员处办理查阅手续,填写《设计开发部图纸借阅登记表》,用毕即时归还、存档。
e.图纸保存必须做到防潮、防火、防晒、防鼠、防热、防丢失、安全可靠;
f.存档之图纸要长期保存,非经批准,不得销毁。
4.8.1.2蓝图(复印图)的管理
a.五金部、五金阀门组、外协检测中心等蓝图试用部门,设立专职或兼职文件管理员负责接受及内部图纸的管理。
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QP06文件控制程序第A5版第3次修改
b.设计开发部图纸管理员根据使用部门需求,进行文件发放,并做好文件收发记录;
c.使用部门应按文件管理要求使用及保管好图纸,保持图面清洁、图纸资料完整;
d.使用部门保存的整套产品图纸,要求装订成册保存和使用,要保持图纸的完整、齐全;
e.任何人不得私自复印公司图纸。
未经相关权责人员批准不得将公司图纸带出公司;
4.8.2图纸的发放
4.8.2.1发文办法
设计开发部图纸由设计开发部设计组(简称设计组)和设计开发部工艺组(简称工艺组)共同协调发放、管理。
4.8.2.2图纸的发放程序
设计开发部图纸发放管理图:
工艺组
盖章发放
设计组
盖章发放
设计开发部图纸发放流程图:
备注:
1.《文件发放控制表》经设计开发部主管审核后,由设计开发部图纸管理员按《文件发放控制表》复印相应蓝图,并盖章;
2.设计开发部图纸的《文件发放控制表》,由部门图纸管理员负责归档、保管;
共11页第6页
QP06文件控制程序第A5版第3次修改
4.8.2.3发图专用章
4.8.2.4图纸盖章
发至各部门的图纸,都应加盖相应红色发图专用章,若无相应红色发图专用章的图纸或复印图纸无效。
发至各部(组)门的图纸盖章如下表所示:
生产用图
(红色)
检验用图
(红色)
受控
(红色)
第版第次修改(黑色)
备注
采购部
√
√
若是一次性用图,加盖“一次性用图(红色)”;若是试制样品,加盖“试制用图(红色)”
管件部
√
√
计划组
√
√
生产车间
√(黑色)
√
√
质管部
√
√
检验中心
√
√
4.8.3图纸的更改
4.8.3.1设计开发部发放的图纸,只能由设计开发部进行更改。
使用部门如发现图纸内容不适用,可向设计开发部提出修改意见。
4.8.3.2图纸的更改必须严肃、慎重、认真。
技术人员在蓝图(复印图)上更改时必须用红色笔迹(存底文件和设计开发部文件为复印需要可用黑色),字迹要工整、清晰、并要在更改图纸标题栏上方(或文件更改处)注明更改标记。
例如:
13
12
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QP06文件控制程序第A5版第3次修改
(改更者姓名)
13
12
说明:
更改尺寸13为12时,先用红笔在原图尺寸13上打叉,在旁边写上正确的尺寸12,注明更改标记。
标记的写法是先在图纸修改旁边注明标号,标号是一个字母外面加一个圆圈;然后在标题栏填写标记、处数、更改者、更改文件号、日期。
4.8.3.3对于设计、工艺错误,一经发现,设计开发部必须及时进行修改原图纸,更改时以《设计更改通知单》将更改内容通知各有关部门,并办理签收手续。
4.8.3.4凡生产中提出由于工艺、工装原因或合理化建议要求更改图纸时,需经设计开发部研究同意后,方能进行图纸更改。
4.8.3.5更改后图纸,按原图纸发放部门及份数,更换旧图纸发放。
4.8.3.6因各种原因(如临时工艺更改、产品回用处理……),需对图纸做一次性临时更改(或临时出代用图纸时),在图纸加盖“一次性用图”专用章,用毕后交于设计开发部,由设计开发部按规定程序销毁。
4.8.3.7外购件如需改型,生产部门必须提前书面通知设计开发部改图,必要时经过试验后方可进行图纸修改。
外购件的临时代用,需进行图纸更改时,按4.8.3.6规定处理。
4.8.3.8产品图纸一般性修改,由设计人员负责,但是涉及减零件,或产品性能、结构的修改、需经设计开发部经理批准后方可更改图纸。
4.8.3.9外商要求修改其提供的图纸资料时,由国外市场部书面通知设计开发部办理。
4.8.3.10外商要求修改我方设计的图纸资料时,由国外市场部牵头与外商沟通,待确认修改要求后,由设计开发部经理批准后更改图纸。
4.8.4更换回收和作废
4.8.4.1因原图纸模糊、破损、残缺等原因,使用部门需更换新图时,以《增加文件申请表》提出申请,经申请部门主管及设计开发部主管审批同意后方可以旧换新。
如因图纸管理不善,造成文件丢失或残缺,设计开发部图纸管理员可酌情对图纸使用部门文件管理员进行处罚,经使用部门经理确认后实施;
4.8.4.2图纸改版后,由设计开发部图纸管理员按旧版图纸发放部门及份数,以旧换新,更换新版图纸。
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QP06文件控制程序第A5版第3次修改
4.8.4.2回收的旧版图纸,除因需要保留存档外,均由设计开发部图纸管理员按《文件控制程序》予以销毁。
需保留的旧版图纸,由设计开发部图纸管理员加盖“作废章”后统一管理、存档;
4.8.4.4由采购部、管件部、拓展部、水暖部等部门发至外协厂的图纸,由相关部门填写《外发文件发放记录表》,图纸内容变更时,及时与外协厂沟通,更换新图纸,外发的旧版图纸可由外协厂自行销毁。
4.9五金部(含五金阀门组)技术图纸管理
4.9.1机加车间图纸领用和发放管理
4.9.1.1图纸的发放
由机组负责人填写《图纸领用申请单》,向设计开发部图纸管理员领用图纸。
图纸管理员按经审批的《图纸领用申请单》进行发放,并在每张图纸上盖上“内控”印章,做好记录,录入电脑《图纸发放记录表》中。
4.9.1.2图纸的领用及管理
机组负责人(领班):
负责本机组所需图纸的领用、管理。
图纸领回后,由机组负责人管理,车间日、夜班进行工作交接管理。
调刀师傅:
从排产员处拿到《转机单》时,如车间无生产所需的图纸,则到领班处填写《图纸领用申请单》,审批后,去图纸管理员处领用图纸,并做好所负责机台图纸的保存及回收工作。
机台上只能留有与在生产产品相对应的图纸,其余图纸由负责该机台的调刀师傅回收到图纸管理处,由领班统一管理。
4.9.1.3图纸的使用管理
图纸应固定在机台上使用。
交接班时,调刀师傅和操作工应检查机台上是否有相应的图纸。
图纸使用完后,调刀师傅应第一时间收回图纸,交给领班保管。
只有盖了“内控”和各车间的专用受控章(例:
“数控”)的图纸才能在车间现场使用。
如发现有图纸未盖本车间对应的受控章,将追究相关人员的责任(如果是图纸管理员工作疏忽,将对图纸管理员进行处罚)。
在使用图纸的过程中必须用塑胶套装好,以保护图纸。
禁止在图纸上计算或乱写乱画。
图纸应妥善保管,杜绝图纸被弄脏、被撕破。
当订单完成后,领班在第一时间把图纸回收保管。
图纸更新时,图纸管理员将新图纸以旧换新发放到各车间领班。
如发现新图纸更新不到位,车间出现新旧图纸并存共用,造成质量事故,将追究相关人员的责任,进行严重处罚。
跟班生产管理员对生产现场的图纸进行监管,机台上只允许有在生产产品
共11页第9页
QP06文件控制程序第A5版第3次修改
行5元/次的扣罚。
图纸遗失则直接追究领班的责任,如不可追究责任的,则按责任比重进行分摊:
工段长给予10元/张处罚,各相关带班调刀师傅给予5元/张处罚。
重新申请图纸,填写《图纸领用申请单》时须注明原因。
如图纸不清晰、缺损,更换时需将旧图纸收回给图纸管理员,不得自行将旧图纸撕毁。
备注:
领用图纸时,不得以“找不到”等理由,到图纸管理员处更换图纸。
(除非车间生产机台增加,不够图纸)否则,一经核实,将对工段长、调刀师傅给予每人10元/张处罚。
图纸管理员不定期对车间的图纸管理及使用情况进行跟踪,发现不按规定执行,立即通知相关人员整改。
图纸管理员每月跟据生产情况通知班组长回收图纸,与领班一同对所发放图纸的数量、质量进行月盘点,发现不按规定进行发放、使用、回收、管理的,对工段长、调刀师傅进行5元/张的扣罚。
4.9.2锻压车间的图纸发放管理
4.9.2.1图纸发放
锻压车间现场用图纸,只能是毛坯图。
所用的图纸由图纸管理员跟锻压车间两个领班进行交接。
关于新产品的成品图纸、模具图纸、毛坯图纸由工艺组连同试模报告统一发放到模具车间负责人处,锻压车间领班可到他处领取毛坯图纸,作为试模用图。
毛坯确定后由工艺组统一发放受控毛坯图。
4.9.2.2模具车间
模具车间只配用模具图纸,其他图纸除特殊情况时可配用。
模具图纸有模具车间负责人统一归档保存。
4.9.3处罚条例
对违反以上规定,但未造成质量事故
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