全面预算管理系统概要设计说明书.docx
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全面预算管理系统概要设计说明书
技术开发部
文档编号
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V1.00
中
产品名称:
全面预算管理系统
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全面预算管理系统
软件概要设计说明书
(仅供内部使用)
拟制:
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版权所有不得复制
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修订版本
描述
作者
软件概要设计说明书
关键词:
预算,成本,利润,预测
摘要:
根据年度销售计划进行生产预算、采购预算、运输预算、人力资源预算、销售费用预算、制造费用预算、管理费用预算、生产成本预算、产品利润预算、财务分析,并对整个预算过程进行跟踪和控制,并在实际发生后对未实现月份进行最新预测,保证整个预算的有效控制和实施。
缩略语清单:
项目名称:
全面预算管理系统V1.00B001项目。
BOM:
BillOfMaterial物料清单。
Unicode:
是一种字符编码,这种编码不管在何种平台,何种应用程序,何种语言都是
唯一的。
预算编制:
各部门的预算数据汇总。
预算跟踪执行:
根据预算数据及实际发生的业务数据,财务部门每个月进行一次新的预算数据调整。
销售预算:
销售部在销售过程中发生的费用预算。
生产预算:
生产部生产过程中发生的费用预算。
采购预算:
采购部采购过程中发生的费用预算。
工程预算:
工程部对企业的所有涉及到工程方面的费用预算。
人力资源预算:
人力资源部对企业的所有人力方面的费用预算。
最新预测:
根据预算数据和已实现月份数据对未实现月份做最新的预测
参考资料清单:
Ø《全面预算管理系统V1.00B001需求规格说明书》
Ø《软件工程文档编写指南》
Ø《文档编写标准》
1概述
1.1背景
1.1.1项目背景简介
XX公司为西班牙投资的外资企业,是一家大型的生产型企业。
随着企业的不断发展,企业内部电子信息化的要求越来越高,尤其在投资预算与管理方面,企业为了降低运作成本,提高工效而提出了预算管理系统的概念。
1.1.2编写目的
本文档将根据《全面预算管理系统V1.00B001软件需求规格说明书》的要求进行编写,为系统设计建立总体的设计框架,同时为系统下一阶段的详细设计和开发提供合理的依据。
1.1.2读者对象
主要供系统设计员、项目主管、软件开发人员、软件编程人员和项目评审人员交流使用,也为系统维护员和二次开发人员提供参考。
2总体设计
2.1系统描述
2.1.1需求规格概述
预算管理系统应能完成以下功能:
1、预算编制功能
2、最新预测功能
3、智能的客户端升级功能
4、完善版本控制功能
5、灵活的数据导入与导出功能
6、预算跟踪管理功能
7、标准的内部编码(多语言支持功能,如简体中文、英文、西班牙语)
8、严格的权限管理功能
9、安全保障
2.1.2运行环境规定
软件平台:
1)Windows9X/Me/2000(专业版、高级服务器版)/XP、WindowsNT4.0
2)SQLServer7.0/2000
硬件平台:
1)PⅢ433/128M/10G
2.2总体设计说明
2.2.1设计思想
本系统总体设计充分考虑预算业务功能的需要,充分分析系统各个流程的特点和共性,将算法和接口分类进行统一化和规范化。
全面预算业务的包含对整个企业所有与成本相关的业务的预算,预算以销售计划开始,按产品配方展开采购计划,计算产品直接材料成本;按工作中心能力计算生产计划;按生产计划做生产时间安排和生产人员安排预算;按工作中心归集直接人工、变动制造费用、固定制造费用、直接折旧;根据产品对应的工作中心成本计算产品成本;按物流模式计算物流费用;按费用类别和部门归集销售费用、管理费用、制造费用;分产品计算产品利润表;根据所有业务预算的现金流做现金流量表。
2.3系统结构和处理流程
2.3.1系统结构
本系统总体功能模块图:
预算数据流程图:
最新预测数据流程图:
3接口设计
3.1外部接口设计
3.1.1用户接口
在这里,我们只给出用户界面的通用规范,具体界面格式及实现方式将在详细设计各个子模块的说明书中描述。
(1)屏幕格式
常见的windows窗体,带菜单条,工具条,状态栏。
常用功能在工具条上设置快捷按钮。
在状态栏显示登录用户名、当前会计期间、当前操作日期、所选菜单功能说明,在主窗体的标题栏显示当前账套名称和路径、使用单位名称。
(2)输入方式
使用键盘和鼠标。
尽可能采用Windows约定俗成的快捷键组合。
(3)输出方式
用户在屏幕上所见到的与打印输出的结果应保持一致,即所见及所得。
(4)菜单方式
菜单栏及下拉式菜单,鼠标右键弹出式菜单
3.1.2硬件接口
所有输出都应该能打印到打印机。
3.1.3软件接口
1、与其它业务系统的接口
提供各数据表数据导入功能设置
2、模块间的软接口
通过存储过程完成数据的汇总或分摊
3、数据接口
(1)与Excel的接口
系统的所有数据均可以导出到Excel文件。
3.1.4通讯接口
1、客户端与服务品端间的通讯
可支持多种通讯协议(包括TCP/IP、NamePipes等)
2、模块之间涉及到通讯方面的描述
无
3.2内部接口设计
3.2.1编算编制内部接口
3.2.1.1销售预算功能模块划分
功能模块图:
功能模块描述:
内销售产品销量预算功能
1)、销售预算明细到每个城市的销售情况,并应具有两种预算制作流程。
即:
最初做预算时按此流程制作,已存在的产品可直接输入预测数据,但新产品的销售预测则无法输入各城市的数据,则按比例分摊的方法将每省的预测数据分解到城市,如下流程所示:
当预算第一稿出来以后,如要再改动销售量的预算,则不再采用从最底层修改的方法,而是直接在销售总量预测中增减销售数量,然后选择要摊入的城市,再按所选择城市的原有销售量比例分摊增减数。
注:
目前销售预算只做到城市,暂不考虑做到经销商。
可按不同销量单位(千片/千支/千粒,箱,克/公斤/吨,立方米,千元等)对销售数据进行查询统计
可按产品不同分类方式、城市对销售数据进行分类分级汇总
2)内销销售折扣及奖励预算功能
a、折扣率定义:
每种产品定义多种折扣率,再对每种折扣率定义对应的概率权数,各种折扣率的概率权数之和等于1。
列举参照式样表5。
平均折扣率=折扣1×概率1+折扣2×概率2+……+折扣n×概率n
b、销售折扣计算:
某产品销售折扣=该产品销量×该产品售价(不含税)×该产品平均折扣率。
销售奖励预算可分城市计算;
1、奖励分类功能:
奖励的分类可以用户自定义;
列举目前奖励种类:
市场管理奖,基数奖,回款奖等。
c、奖励计算处理:
Ø市场管理奖、基数奖:
先定义市场管理奖、基数奖的奖励系数,再计算发放比例;
奖励发放比例=[(销售收入-销售折扣)×1.17×该奖励系数-该奖励扣除项目]
÷[(售收入-销售折扣)×1.17×该奖励系数];
某产品市场管理奖=(该产品销售收入-该产品销售折扣)×1.17×该奖励系数
×该奖励发放比例;
某产品基数奖=(该产品销售收入-该产品销售折扣)×1.17×该奖励系数×该
奖励发放比例;
Ø客户回款奖(分产品计算):
先定义信贷销售量占总销售量的比例,再对信贷客户的应收账款定义几种奖励系数及其对应的概率权数。
某产品客户回款奖=(该产品销售收入-该产品销售折扣)×1.17×信贷销量占
总销量的比例×(系数1×概率1+……+系数n×概率n);
某产品的销售奖励总额=∑该产品各项奖励
Ø奖励及各项运费补贴的发放方式:
现金方式:
直接返还现金给经销商;
非现金方式:
该种发放方式即将奖励金额以折让的方式反映在销售发票上。
其发放额=非现金形式发放的奖励及补贴占总奖励及补贴的比例×各项销售奖励及补贴总额。
Ø奖励计入费用金额=现金发放额+非现金发放额×成本系数
Ø成本系数=预算发放赠品的单位产品成本占产品净收入的比例=单位产品成本÷(单位产品售价×销售折扣率)
3)内销销售收入及税金预算功能
a、如果销售量预测中已包含赠品的量,则税金的计算方法为:
b、产品内销销售收入=该产品销售量×该产品不含税售价;
c、内销销售收入=∑各产品内销销售收入;
d、内销销售折扣=∑各产品内销销售收入×各产品平均折扣率;
e、应交增值税(销项税)=(内销销售收入-内销销售折扣-非现金形式发放的奖励及补贴额/1.17)×适用增值税率;
注:
由于销售量预测中已包含预计要发放的赠品量,因此在计算回款奖及各项运输补
贴时,须全都使用包含赠品的销量来计算。
以非现金形式发放的奖励及补贴额只以总数计算,不分解到各产品或城市中去,该数
据只在计算应交增值税(销项税)时作减除数。
4)销售费用预算功能
管理费用预算功能
销售预算过程中的管理费用应由系统应由用户直接手工输入。
销售费用预算功能
销售费用可分到城市,应由如下功能完成:
Ø销售人员工资预算功能
可由销售部系统用户自行预算,然后手工输入。
Ø广告费用预算功能
销售部门作广告费用预算,费用项目同市场部广告费用明细项目。
Ø费用汇总功能
Ø特殊费用预算(办事处费用预算)
与费用发生有关的因素:
人员编制或办事处数目、费用标准、费用发生次数。
费用类型1=12×∑各办事处各种编制的人数×每月出差天数×每天标准
费用类型2=12×∑各办事处各种编制的人数×每月标准
费用类型3=12×∑各办事处每月费用标准
5)出口销售预算
Ø销售计划做到地区(国家);
Ø产品生产成本=原材料成本+直接折旧+直接人工+应分摊制造费用;
Ø报价用成本=产品生产成本-直接折旧;
Ø产品外销价格(分客户)
系统用户直接输入:
如一部分大大片
计算产生:
如一部分大大片及其他产品
FOB=报价用成本×(1+产品利润率)+FOB×4%(不予抵扣进项税)+商检费;
CIF=报价用成本×(1+产品利润率)+CIF×4%(不予抵扣进项税)+商检费+(运
输费+保险)×系数
Ø收入=∑各产品销售量×相应产品的销售价格;
Ø运输费计算功能:
FOB价格体系:
只发生厂内搬运费=搬运费率(元/T;元/m3)×数量×T/箱(orm3/
箱),要分产品分别计算;
CIF价格体系:
厂内搬运费=搬运费率(元/T;元/m3)×数量×T/箱(orm3/箱),要分产品分
别计算;
海运费=销售计划/每个集装箱所装产品数量×每箱费率(分地区并分产品计
算)。
(不同地区装柜量不同)
Ø保险费计算功能:
a)FOB价格体系:
无
b)CIF价格体系:
保险费=产品价值×110%×费率(不同地区费率不同)。
商检费=销售收入×综合比率(目前为0.85%)
3.2.1.2生产预算
功能模块图:
功能模块描述:
生产计划制作流程如下图:
(生产计划预算流程图)
系统应按如下算法计算:
1、预算第一版、二版系统按如下方法计算:
1)月末库存=下月销售计划×本月库存比例库存比例人为定义
2)生产计划=月末库存量+本月销售量-月初库存量(上月末库存)
≤生产能力;
3)天生产能力=机器转速(片、支、卷/分)×60分钟×每天工作小时×机器效率×时间利用率;
月生产能力=每天生产能力×月工作天数;
4)单位产品耗用某工作中心工时=1÷(机器转速×60分钟×机器效率×时间利用率);
5)生产计划工时预算(分产品)=主生产计划产量×单位产量耗用工时
6)生产计划下各工作中心工时预算=∑各产品耗用该工作中心工时数
7)条生产线月平均生产能力=机器转速×60分钟×每天工作小时×机器效率×时间利用率×月平均工作天数;
8)工作中心单位产品人工标准=该工作中心一条生产线各岗位人员×各岗位人员满勤时的人工标准÷一条生产线月平均生产能力;
9)工作中心小时工资=各工作中心单位产品人工标准÷单位产品耗用某工作中心工时;
各工作中心满勤工时数=月平均工作天数÷每天工作小时数
10)位产品直接人工=∑该产品每箱耗用各工作中心工时数×各工作中心每小时工资
11)工作中心月生产天数=(月生产计划中需耗用该工作中心的各产品生产量之和)÷(工作中心平均生产能力×计划调用生产线数量)
应满足条件:
生产天数≤日历天数人为定义
各月加班或不满勤工作天数=生产天数-日历工作天数
2、预算第一版、二版以后系统按如下方法计算:
1)售量发生变化时,库存比例不再人为重新定义,而应按以下方法对生产计划进行调整:
期末库存=下月销售量×本月库存比例(取前一稿所定义的比例);
其中,月生产计划=月末库存量+本月销售量-月初库存量≤当月最大生产能
力;
那么方案合理;
月剩余生产能力=当月最大生产能力-月生产计划;
如果:
月末库存量+本月销售量-月初库存量>当月最大生产能力
那么,该月生产计划=该月最大生产能力;
同时需修正期初库存(上月期末库存)和上月生产计划,即:
上月期末库存=本月末库存量+本月销售量-本月计划生产计划
上月生产计划增加量=上月期末库存增加量≤上月剩余生产能力
否则:
上月生产计划增加量=上月剩余生产能力,同时修正上月期初库存。
方法类推。
2)新的生产计划安排好以后,不再人为调整生产调度计划,而应利用以下方法进行调整,从而重新计算生产天数及加班或不满勤天数。
某工作中心月生产天数=(月生产计划中需耗用该工作中心的各产品生产量之和)÷(工作中心平均生产能力×调用生产线数量(取前一稿调用数))
如果按此方法算出的生产天数>日历天数,则生产天数=日历天数,加班天数=日历天数-日历工作天数。
生产费用预算功能
生产费用预算包括如下九部分:
费用汇总及分摊功能
基于生产费用分摊与汇总的业务流程如下图所示:
(生产预算费用汇总与分摊流程图)
工作中心定义功能:
1、按产品性质及分类来定义工作中心,生产工序相同的定义为一个工作中心
2、工作中心的概念主要用来定义产品标准成本的构成;
3、工作中心之间的约当量关系,主要反映工作中心之间耗时与费用耗费之间的约当系数;
4、每个产品做单层物料清单,但可以有多个工作中心;
举例如下:
大大什锦,可包含生产原糖及包装两个工作中心,成本的组成为两个工作中心费用的合计。
工作中心耗时计算功能(每千片耗时、该工作中心总耗时)
产品耗用某工作中心的工时定义:
产品在该工序段所经历的时间;
1、单位产品(千片)耗用工时A=1÷(每分钟机器转速×60分钟×机器效率×时间
利用率×产品合格率);
2、单位产品(箱)耗用工时B=单位产品(千片)耗用工时×片数/箱÷1000;
3、某产品耗用该工作中心的总工时数C=∑该产品产量×单位该产品耗用该中心工
时;
4、预算年度共耗用某工作中心的工时数D=∑各产品耗用该工作中心的总工时数;
5、预算年度共耗用工时E=∑预算年度共耗用各工作中心的工时数。
变动制造费用预算功能
变动制造费用项目主要包括:
生产用电、柴油、油墨、辅助材料、低值易耗品、清洁用品等与产量相关的费用项目。
1、电费的计算方法(分车间计算再分解到每一工作中心):
如下图为电费计算流程;
(生产部电费计算流程图)
1)首先分配为该车间各工作中心单位工时耗电金额;
2)设备耗电:
每千片/支/卷耗电(统计数据),折算成单位产品耗电;
3)产成品单位耗电金额=单位工时耗电金额×B+单位产品设备耗电。
2、柴油、油墨、辅助材料、低值易耗品、清洁用品等与产量相关的费用项目(各项
目算法基本相同)
下面仅以柴油为例:
1)耗用金额=产品单耗×单价;
2)该产品使用工作中心单位工时耗用金额=该产成品单位耗用金额÷B。
3、汇总各产成品单位变动费用=∑该产成品上述各项费用,由系统自动完成。
生产成品单位直接工资计算功能
1、标准生产状况下各工作中心耗用直接工资(参照生产计划预算需求);
2、每一工作中心每小时直接工资=标准生产状况下该工作中心耗用直接工资÷该状态下该工作中心耗用总工时;
3、生产成品直接工资=该产品使用工作中心每小时直接工资×B。
4、发外加工费:
根据合同计算
1)已知单位产品加工费;
2)计算该工作中心每小时发外加工费=单位产品加工费÷B。
5、累加该产品各工作中心直接工资。
生产成品直接折旧计算功能
1、分摊方法参照电费的分摊法。
固定制造费用预算功能(不含固定资产折旧)
1、固定制造费用项目:
行政用电,水费,其他与产量无关的制造费用项目;
2、由系统用户直接手输入;
3、固定制造费用分摊;
1)分摊固定费用的工时数A=∑应摊入该费用的各工作中心工时数×约当系数;
2)作中心应摊固定费用=预算年度耗用该工作中心的工时数×约当系数×(固定制造费用预算数÷A);
3)工作中心小时固定费用率=该中心应摊固定费用总额÷该中心的预算总工时;
4、对应产成品单位固定费用=工作中心小时固定费用×B。
生产成品单位成本计算功能:
1、用/箱表
单位:
元/箱
产品名称
工作中心
耗时
直接折旧
直接工资
变动费用
固定费用
产品A
WC[R]1
WC[R]2
0.0045
0.0034
产品B
WC[R]3
0.0054
产品Y
WC[R]12
0.0078
2、位/小时表
单位:
元/小时
产品名称
工作中心
耗时
直接折旧
直接工资
变动费用
固定费用
产品A
WC[R]1
WC[R]2
0.0045
0.0034
产品B
WC[R]3
0.0054
产品Y
WC[R]12
0.0078
部门管理费用预算功能
1、生产部的管理费用包括:
电话传真费/业务应酬费/部门福利开支。
生产部管理费用由系统用户直接输入。
3.2.1.3采购预算
功能模块图:
功能模块描述:
产品配方
系统计算处理:
1、理论配方=∑产品配方重量×该原材料的比重(∑原材料的比重=1);
2、物料清单=理论配方+包装材料的用量;
3、生产配方=物料清单÷(1-出残率);
4、各产品所耗材料成本=∑按生产配方计算出的各材料用量×各材料单价×
(1+材料综合损耗率)。
原材料采购预算
1、原材料采购业务流程如下图:
(原材料采购业务流程图)
2、采购单价预算功能
需预算出年度内每月的单价,如果全年只有一种单价,则每月输入相等单价。
例如:
某材料预算年度加权平均单价=(∑各月单价×各月采购量)÷(∑各月采购量;
每月某材料占用资金=该月该种材料用量×该月该种材料单价;
每月材料占用资金=∑该月各种材料占用资金;
每月某材料采购资金需求=以前月份该材料采购在本月付款金额+本月该材料采购在
本月付款金额。
材料类别定义功能
1、材料类别按如下图解定义:
(材料类别定义图)
1、系统中现有的每一种材料对应一个四班物料代码,预算年度新增材料则需用另外一种编码规则(这种规则在以后设计中具体约定)。
2、材料采购预算有关数据分析功能
1)各类材料占用资金分布图
全部材料资金占用分布图:
分为原材料、包装材料、新产品所用材料资金占用。
原材料资金占用分布图:
分为甜味剂、色素色淀、胶基、香精等所用材料资金占用。
包装材料占用分布图:
分外层包装、中层包装、内层包装等所用材料资金占用。
2)各类材料采购价格分析图
材料采购平均价格变动图:
价格上升的材料采购额所占比例,价格下降的材料采购
额所占比例,价格不变的材料额所占比例,新材料采购额所占比例。
材料采购额超过一定金额的材料价格变化率。
3)各类产品材料成本分析功能
系统将几个主要产品原材料,包装材料组成比例图,进行分析。
系统将各类产品最小单位原材料成本变化条形图
部门费用预算功能
采购部的其它费用主要表现为管理费用,主要项目包括:
电话传真费/业务应酬费/部门福利开支。
部门费用由系统用户直接输入。
3.2.1..4市场预算
功能模块图:
功能模块描述:
年度产品结构定义功能
年度产品结构定义包括两部分:
年度产品归类和年度产品规格及销售价格预测
在年度产品归类中应有如下功能:
1、类别定义功能
可对每一种产品分别定义所属类别,类别属性可以是多重的,各类别之间不定义从属关系。
例如:
产品名称
所属类别1
所属类别2
所属类别3
……
水浒贴纸草莓100
大大片
渠道产品
公司产品
口力缤纷组合
口力
集团产品
(产品类别定义表)
2、产品信息输出功能
产品类别的输出可按多级分类汇总方法输出产品类别定义表所输出的信息:
在年度产品规格及销售价格预测中可按产品分类任意组合汇总查询。
规格及价格定义功能:
定义结构如下图所示:
(产品及价格定义图)
输出样表列举如下:
参照《预算管理系统V1.00B001需求分析表样(市场部)》中的附表6(HTML文件格
式);
市场费用预测功能
市场费用预测包括三部分:
与内销产品销售收入或销量有直线关系的促销费用预测功能、广告费用预算功能、部门其它费用预算功能。
与内销产品销售收入或销量有直线关系的促销费用预测功能:
该费用的预算应可由用户自定义,下面以属于该项费用的版权费为例:
例如:
神奇宝贝纹身纸每箱版权费=该产品的出厂价(不含税)×0.95×0.05×1.164;
此类费用应用由系统自动完成,其计算的基本公式:
费用=某产品的销售收入(或销售量)× 系数1×系数2×系数3
广告费用预算功能:
广告费用预算业务流程图如下:
(广告费汇总图)
广告费用中的各项目费用由系统用户手工输入,经系统汇总。
做广告费用预算时系统应输出广告费用对照表(其输出式样参照《预算管理系统V1.00B001需求分析表样(市场部)》中的附表9(HTML文件格式));每月做分析时应得到广告费用分析表(其输出式样参照《预算管理系统V1.00B001需求分析表样(市场部)》中的附表10与附表11(HTML文件格式)),表中预测数从最近一次的季度预测中取数。
部门其它费用预算功能:
其它费用包括销售费用与管理费用:
市场部经理的费用预算归入管理费用,市场部其他人员的费用全部归入销售费用。
(其中市场部管理费为不确定需求)。
市场部门中的其它费用(销售与管理费用)由系统用户手工输入,系统自动汇总。
3.2.1..5工程预算
功能模块图:
功能模块描述:
维修费用预算功能
机器设备维修费用因与生产量有关,在预算中归入变动制造费用,因此要求将此部分费用预算按每
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- 全面 预算 管理 系统 概要 设计 说明书