行政事业单位单位层面的内部控制.docx
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行政事业单位单位层面的内部控制
单位层面的内部控制
单位层面的内部控制为业务层面内部控制提供环境基础。
单位层面内部控制涉及决策议事机制、岗位责任制、人力资源政策、单位文化、财务体系和信息技术运用等方面。
1决策议事机机制
单位应当制定单位领导班子议事决策程序等有关制度,完善议事决策机制。
单位建立议事决策机制应当符合以下要求:
(1)集体研究与专家论证、技术咨询相结合。
单位应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。
这要求单位在做出重大决策时,对于专业性比较强的,应当注意听取专家的意见,必要时可以组织技术咨询。
(2)明确实行集体决策的重大经济事项的范围。
大额资金使用、大宗设备采购、基本建设等重大经济事项的内部决策,应由单位领导班子集体研究决定。
由于各单位实际情况不同,重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定,一经确定,不得随意变更。
(3)做好记录备案,注重决策落实。
单位应当做好相关会议记录,如实反映每一个领导班子成员的决策过程和意见,并请每一位领导班子成员核实记录并签字,及时归档。
决策后要对决策执行的效率和效果的进行跟踪评价,避免决策走过场,失去权威性。
相关制度:
《XXXXX三重一大”事项集体研究决策制度》
《XXXXX局长办公会议事规则》
1.1内部机构设置
XXXXX根据《中共XX市委XX市人民政府关于XX县人民政府机构改革方案的通知》(郴委〔2010〕13号)和《中共XX县委XX人民政府关于印发
根据《XX县人民政府办公室关于印发
办公室、政工室、政策法规股(行政审批股)、法制宣传股(XX县依法治县领导小组办公室)、基层工作股、社区矫正股、计划财务装备股。
下辖2个事业单位(XX县法律援助中心、XX县公证处)和22个派出机构(乡镇司法所)。
1.2职责与权限
一、领导班子成员及分工
二、内设机构职责与权限
XXXXX主要职责:
(一)贯彻执行国家有关司法行政工作的方针、政策、法规,编制全县司法行政工作发展规划和年度计划并监督实施。
(二)组织实施司法行政方面的法律、法规和规章;承担有关司法行政规范性文件的起草工作。
(三)制定全县法制宣传教育和依法治理规划并组织实施;指导全县普法和依法治理工作;参与社会治安综合治理工作。
(四)监督管理法律顾问和法律援助工作;指导优化经济发展环境律师援助工作;协助市局进行法律服务所的设立、变更、注销工作。
(五)负责指导监督全县律师工作和公证工作并承担相应责任;负责管理律师和公证机构。
(六)负责组织、指导、协调、监督全县法律援助工作。
(七)负责指导、支持全县社区戒毒(康复)工作。
(八)指导监督管理基层司法所建设和人民调解、社区矫正、基层法律服务、司法助理员和“12348”专用电话法律服务工作、纠纷排查及睦邻友好工作。
(九)会同有关部门负责对刑满释放、解除劳动教养人员的安置帮教工作。
(十)指导和管理全县司法行政系统干部培训。
(十一)协助组织实施司法考试工作。
(十二)指导管理全县基层司法所的计划财产、财务及装备管理。
(十三)指导司法行政系统队伍建设、党组织建设和思想政治工作;负责司法行政系统的考核奖惩工作。
(十四)承担XX县依法治县领导小组办公室和“法治XX”创建领导小组办公室的日常工作。
(十五)承办县委、县人民政府交办的其他事项。
办公室职责:
负责局机关政务活动的协调安排、督查督办;协助局领导组织机关日常工作;负责全县司法行政工作调研;拟定司法行政工作规划、年度计划;负责局机关综合性文件、报告的起草、审核;收集、分析、反馈各类司法行政信息;承办简报、新闻报道、文书档案、信访、机要、保密、收发、文印、计划生育等工作;负责局机关行政、后勤、保卫、文明建设和综合治理工作;负责指导管理全县司法行政系统财产管理工作;指导全县司法行政系统信息网络建设。
政策法规股(行政审批股)职责:
会同有关部门负责本系统执法检查工作;承办局机关行政复议应诉工作;组织法律政策理论调研;负责贯彻落实律师工作法律、法规、规章制度;指导监督企事业单位的法律顾问工作和社会法律服务机构工作;协助市局对律师事务所的设立、变更、注销的初审工作及对律师机构及其人员的执业证进行管理和年检注册审核申报工作;指导管理监督律师事务所的日常工作,对其违法或违反执业纪律行为提出惩罚建议。
根据授权,统一受理并组织办理局机关有关行政许可、省、市级行政许可项目初审、年检年审及政务服务、优化经济发展环境法律援助服务等事项。
法制宣传股(XX县依法治县领导小组办室)职责:
拟订全县法制宣传教育和依法治理规划并组织实施;指导全县依法治理工作;会同有关部门开展多种形式的法制宣传和培训活动;承担县依法治县领导小组办公室和“法治XX”创建领导小组办公室的日常工作;负责局及所属单位法制宣传教育和依法治理工作。
基层工作股职责:
指导监督全县司法所建设工作;指导人民调解工作及基层司法所和法律服务所工作;协助市局做好法律服务所的设立、变更、注销审查工作和对法律服务所及其人员的执业证进行管理和年检注册工作;协助市局检查监督法律服务所及其人员依法执业情况、对其违法违纪行为提出惩罚意见建议;会同人民法院指导人民陪审员工作。
社区矫正股职责:
研究制定全县社区矫正工作规划;沟通、协调有关部门,解决全县社区矫正工作中瘢到的重大问题;指导社区矫正社团组织工作,参与社区矫正相关工作:
履行相关工作程序;指导、督促检查全县社区矫正工作及社区非监禁刑罚人员心理和行为的矫正工作;承担全县刑满释放、解除劳动教养人员心理和行为的矫正工作;承担县刑满释放、解除劳动教养人员安置帮教工作领导小组办公室的日常工作。
政工室职责:
指导全县司法行政系统队伍建设、党组织建设和思想政治工作;负责全县司法行政系统的人事、机构编制管理、工资福利、离退休人员管理、劳动和社会保障等工作;配合有关部门做好有关领导干部的考察、考核工作;管理甲法助理员;指导管理司法行政系统干部教育、岗位培训;协助市局组织实施司法考试。
计划财务装备股职责:
指导全县司法行政系统财务、物质装备、法律援助经费和基本建设的管理工作;指导监督中央司法行政系统中央政法补助专款、法律援助经费和基建投资的使用;编报局机关的预决算,负责局机关的财务管理、统计、审计和政府采购工作;管理机关行政、事业经费和国有资产管理上报等工作;负责机关的后勤保障工作。
XX县法律援助中心职责:
依照法律程序管理和监督法律援助工作,组织法律援助人员开展法律援助工作,保护受援人的合法权益。
XX县公证处职责:
依法办理全县的公证事项。
乡镇司法所工作职责:
协助基层政府开展依法治理工作和行政执法检查、监督工作;指导管理人民调解工作,参与重大疑难民间纠纷调解工作;指导管理基层法律服务工作;代表乡镇人民政府处理民间纠纷;组织开展普法宣传和法制教育工作;组织开展对刑满释放和解除劳教人员的过渡性安置和帮教工作;参与社会治安综合治理工作;承担社区矫正日常工作,组织开展对社区服刑人员的管理、教育和帮助;完成上级司法行政机关和乡镇人民政府交办的其他有关工作。
2内控关键岗位责任制
单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制,明确岗位职责及分工。
内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。
在建设岗位责任制时,应当确保不相容岗位相互分离,相互制约和相互监督。
通常的要求就是单位经济活动的决策、执行、监督的相互分离相互制约,以及业务经办、财产保管、会计记录的相互分离相互制约。
相关文件:
《XXXXX内部控制关键岗位管理制度(试行)》
3岗位能力胜任与岗位培训
关键岗位工作人员的专业胜任能力和职业道德水平是有效的内部控制体系的基础。
内部控制关键岗位工作人员具备了与其工作岗位相适应的资格和能力,且通过业务培训和职业道德教育不断提升其业务水平和综合素质,才能促进单位内部控制的有效设计与执行。
(1)单位将职业道德水平和专业胜任能力作为选拔和聘用职工的重要标准。
单位综合考虑经济活动的规模、复杂程度和管理模式等因素,为内部控制关键岗位配备能力和资质合格的人力。
计财、内部审计等股室负责人必须具备与其工作岗位相适应的资格和能力。
任用人员的资格和能力,包括知识、技能、专业背景和从业资格等。
(2)单位加强针对关键岗位的工作人员的业务培训和继续教育,制定科学、合理的培训计划,提高培训的针对性和时效性,不断提升职工的业务素质。
对在预算管理、政府采购、基建管理、财务管理和会计管理等方面的相关岗位人员,单位需确保其能及时、全面、精确掌握国家有关法律法规政策及有关变动,确保单位经济活动合法合规、资产安全及财务信息的真实完整。
(3)单位通过制定内部控制关键岗位职业道德准则等方式,明确规定可接受的行为与不可接受的行为,以及当遇到不当行为或发生利益冲突时须采取的措施。
同时,单位加强对工作人员的职业道德教育,使工作人员了解和掌握职业道德要求。
单位定期检查关键岗位工作人员对职业道德要求的遵循情况,对发现的违反职业道德的行为及时进行惩戒。
4单位文化
单位文化是单位在存续的过程中形成的共同思想、作风、价值观念和行为准则。
单位应当加强文化建设,由领导带头,积极营造遵纪守法、诚实守信、爱岗敬业、团结协作、奋发向上的文化。
5财务体系
财务体系是指财务机构、会计人员和财务会计工作的有机结合。
单位应当采取有效措施完善财务体系。
1.建立健全财务部门。
单位应当根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构,配备具有相应资格和能力的会计人员。
单位应当保障财务部门的人员编制,以便财务部门能够实施必要的不相容岗位分类和轮岗。
理顺财务管理体制,适当采用财务集中管理。
按照事权和财权匹配的原则,理顺财务管理体系;对于规模比较小或者财务管理比较混乱的单位,上级单位可以考虑收回其财务管管理权,只在这些单位设立报账点;规模比较大的单位应尽量实施财务集中管理,确保全单位财务管理政策统一,会计核算集中。
3.完善财务管理制度。
除了上级部门有比较完善的内部管理制度并可以遵照实施外,单位应当制度完善各项财务管理制度,如制度财务管理办法、经费支出标准、差旅费报销管理办法、会议费报销管理办法、库存现金管理办法、采购管理办法等内部管理制度。
4.依法依规开展会计工作。
单位应当根据实际发生的经济业务事项,按照国家统一的会计制度及进行账务处理、编制财务会计报告,确保财务信息真实、完整。
相关制度:
《XXXXX财务管理制度(试行)》
《XXXXX会计机构管理制度(试行)》
6信息技术的运用
单位应当积极推进信息化建设,对信息系统建设实施归口管理,在日常办公、财务管理、资产管理等领域,尽快实施信息化。
单位在实施办公自动化、经济活动管理信息化系统的过程中,应当将经济活动及其内部控制的流程和措施嵌入单位信息系统中,减少或消除认为操纵的因素,保护信息安全。
1、单位对信息系统建设实施归口管理,规范系统开发、运行和维护流程,建立用户管理制度、系统数据定期备份、信息系统安全保密和泄密责任追究制度等,保护信息安全。
2、单位根据自身情况,制定信息系统建设的相关规划。
在进行规划时,充分调动和发挥信息系统归口管理股室与其他相关股室的积极性,使各股室广泛参与,充分沟通,提高规划的科学性、前瞻性和适应性。
3、单位根据自身情况明确信息化建设的方式,方式包括自行开发、外购调试、业务外包等。
在建设过程中,单位必须明确建设需求,同时确保相关技术可行。
4、单位各经济活动业务流程通过信息化手段进行固化,自动记录和跟踪业务流程的运行状态,并将不相容职务相互分离和内部授权审批控制嵌入到信息系统中,减少人为操纵因素。
5、单位制定信息系统使用操作程序、信息管理制度以及相关操作规范,及时跟踪、发现和解决系统运行中存在的问题,确保信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。
6、信息系统归口管理股室切实做好系统运行记录,尤其是对于系统运行不正常或无法运行的情况,应对异常现象发生时间和可能的原因作出详细记录。
7、单位关注因利用信息化产生的新的风险,根据风险评估情况制定相应的控制措施。
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