文书档案管理制度.docx
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文书档案管理制度.docx
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文书档案管理制度
文书档案管理制度
第二章其它行政制度汇编
一、文书、档案管理制度
建立完善的文档资料管理系统,是办公室正常运作的基本,是提高办公室运作效率的保证。
管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。
文件收发、文件立卷归档的规范化。
(一)凡向外部门发出之正式文件,均需编写文件档号。
档号样本:
高盛总办[]第012号
分公司简称
部门简称
发文之日历年
序号
(二)注释:
(1)总部/分公司简称
高盛集团:
高盛
高盛大厦物业管理有限公司:
大厦
明和美居物业管理有限公司:
美居
程泰物业管理有限公司:
长
高盛创世文化传播有限公司:
创世
(2)各部门简称
集团总经办:
总办
财务部:
财务
审计部:
审计
人事部:
人事
行政部:
行政
发展部:
发展
招商部:
招商
物业部:
物业
客户部:
客户
保安部:
保安
消防中心:
消防
清洁部:
清洁
(三)行文格式
1、除综合性报告外,其它内容的文件应当一文事,避免一份文件内请示、报告、要求解决多个事项。
2、行文内容必须准确,呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或说明文字。
3、凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。
(格式样本附后)
4、公司文件一律采用A4纸打印,字体统一用宋体。
(四)文件审核
1、各主管人员审核评文书的要点是:
内容是否符合公司政策和规章制度,文字是否简练达意,格式是否符合等。
2、有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交有关部门或负责人跟进。
3、有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。
4、有关集团总部、各分公司的重要文书,如超出有关部门负责人审批权限的,必须经集团总经理审批方可执行。
(五)文件收发规定
1、向公司外部单位发出之文件,应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。
2、总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理,传真首页使用统一格式(见附件)。
3、文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记于发文登记表。
如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情等机密文件,必须密封好签封后派专人发送签收。
4、外来文件由专人负责签收、登记。
签收人应于接件当天按文件的要求报送有关部门。
如需传阅,由有关主管人员签署“传阅”字样后,交有关同事传阅。
(六)公司报刊、信函、传真收发制度
1、报刊订购与收发
(1)报刊订购,各部门将需订阅的报刊申请单呈交行政部统筹,由行政部统一订购。
原则为每半年订购一次。
(2)报刊收发,前台接待员每天点算清楚当日收到的报刊,再分门别类派送到相关部门。
2、信函、传真收发
各部门所有对内/外之信函、传真均由行政部先行登记再寄发。
(七)文件立卷归档制度
1、文件存档
(1)发出文件与收到文件需分开存放。
(2)根据文件档号、日期、顺序、文件类别对发出/收到之文件进行分类存档,编制目录。
2、文件保存期
普通文件基本保存期为两年,重要文件根据具体情况而定。
(八)声像档案管理方法
1、定义:
多媒体音像产品,操作软件、学习培训光盘、企业宣传录影带、活动录音带、照片等。
2、整理:
对有关的音像品进行分类、编号、编排目录,系统管理,便于查找。
3、保管条件:
根据音像产品的保管要求进行保管,以免数据丢失或损坏。
4、定期检查:
对有关存放的声像档案进行检查。
行文格式
传阅文件登记表
文件编号
文件标题
密级
份数
收文日期
部门主管签名
行政经理签名
备注
发文登记表
文件编号
文件标题
签发人
拟稿部门
密级
印数
余存
登记日期
发出日期
备注
制表人:
文件销毁登记表
文件类别
文号
份数
销毁时间
销毁原因
主管审批
行政部审批
备注
制表人:
收文登记表
收文号
文件标题
来文单位
来文号
密级
份数
收文日期
收文单位签名
备注
制表人:
文件借阅审批表
填表日期:
年月日
借阅人姓名
部门
文件文号
文件类型
借阅目的
借阅时间
备注
审批意见
部门主管签名:
行政意见
行政部签名:
制表人:
高盛集团GoldsunGroup
传真Tel:
86-20-38791888
Fax:
86-20-38791102
Address:
广州市体育西路109号高盛大厦26楼
26Floor.GoldsunBuilding.109TiyuxiRu
510620.Guangzhou.P.R.C.
收件人:
发件人:
T0:
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