用户手册.docx
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用户手册.docx
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用户手册
卷号
卷内编号
密级
部门文档管理系统
用户(操作)手册
项目名称:
部门文档管理系统
项目编号:
编写人员:
编写日期:
审批人员:
审批日期:
历史修改记录
版本号
修改人/日期
摘要
审定人/日期
1.
引言
1.1.编写目的
为了让用户能够尽快的熟练掌握本软件的使用方法。
1.2.背景
软件系统:
部门文档管理系统。
提出者:
IBM
开发者:
英诺有限公司
用户:
IBM人员
安装单位:
IBM
1.3.名词定义
1.4.参考资料
部门级文档管理系统立项申请报告
部门级文档管理系统需求规格说明书
软件配置管理计划指导书
软件质量保证计划指导书
英诺有限公司开发流程和标准
英诺有限公司编码规范
2.系统概述
2.1.1.时间特性
本软件的用户响应时间最长为5秒,最短为1秒。
电子文档上传下载根据文件的大小来定,大概是1M/S。
2.2.安全保密
部门的电子文档都对外或对不同部门和不同岗位之间的进行保密,而电子文档又都是备份在服务器上,如果被人侵入了服务器或直接由人到服务器上查看备份文件,会使文档暴露无疑。
为了防止这种的情况,我们采用了XML+加密技术,先将数据转换成XML流,然后对XML流进行加密,不使用本软件而直接在服务器机器上看到的都将是乱码形式的文件。
3.运行环境
3.1.硬件配置
最低配置:
CPU:
奔腾200Mhz以上
内存:
64MB
显示卡:
标准VGA256色显示模式以上
硬盘:
典型安装30MB
驱动器:
8倍速CD-ROM以上
建议配置:
CPU:
奔腾500MHz或更高
内存:
128MB以上
显示卡:
SVGA16位色以上显示模式
硬盘:
典型安装30MB
驱动器:
8倍速CD-ROM以上
3.2.软件配置
操作系统:
简体中文、英文Windows98/2000/ME/XP/2003Server
数据库:
SQL-Server2000
支持软件:
微软.net框架1.1(Microsoft.NETFrameworkSDKv1.1)
3.3.数据结构
数据库名:
DocumentManage
3.4.网络结构
4.系统安装
4.1.安装准备
保证在计算机上安装的是WINDOWS系统的操作系统以及微软.net框架1.1(Microsoft.NETFrameworkSDKv1.1)。
4.2.安装过程
《部门级文档管理系统》的安装方便、简单、快捷,基本操作如下:
1、进入Windows系统后,将《部门级文档管理系统》安装光盘放入光驱,系统的安装程序会自动运行;
2、如果您的机器没有设自动运行功能,您需要手工安装程序:
首先在光盘根目录下寻找Setup.exe文件,此文件就是光盘安装程序的执行文件,您单击运行这个文件以启动安装程序;
3、安装程序开始运行,出现《部门级文档管理系统》的安装向导窗口;
4、安装向导准备完毕,会出现安装初始界面;
5、系统的缺省安装目录为“C:
\ProgramFiles\ThinkBank”,用户可根据自己的实际情况修改路径;
6、确定要安装《部门级文档管理系统》以后,连续单击“下一步”按钮继续安装,安装整套程序需要等候几分钟;
7、安装结束以后户弹出安装完毕确认窗口,单击『完成』按钮确认并关闭窗口。
8、如安装后无法运行,请确认您的PC上是否安装有微软.net框架1.1(或以上版本)。
微软.net框架1.1安装文件(DotNetFrame.exe)位于安装盘根目录下
4.3.系统初始化
1、使用服务器端应用程序前请先确认SQL数据库是否已被正确配置,SQL数据库是否已打开。
2、运行服务器端应用程序。
假如您是第一次运行,可能会见到如下窗口:
其中,下行连接指的是与客户端的连接,输入后点击“修改”按钮提交修改
上行连接指的是与SQL数据库的连接,输入连接字符串后点击“修改”按钮提交修改.也可以使用向导模式进行修改,如下图:
修改后,可先用"测试连接"功能检查链接是否有效.确认连接无误后,点击"确定"按钮提交修改.
3、点击“开启服务”图标即可开启服务器端应用程序的服务功能,接受客户端连接。
5.功能描述与操作说明
5.1.1.文档管理
(1)
功能描述:
用户选择文档出入库、版本更新或其它管理功能后,调用相关模块进行处理,若用户选择返回,则返回主界面。
操作规程描述:
从主界面点击“文档管理”,显示文档管理界面;
用户可在“文档入库”、“文档出库”、“文档版本更新”、“文档其它管理”功能中选择,点击进入相应界面,点击“返回”回到主界面。
5.1.2.文档入库(1.1)
功能描述:
按用户选择执行电子文档和纸质文档的入库操作,或返回文档管理界面。
操作规程描述:
用户在“文档管理”界面中点击“文档入库”进入此界面;
用户可在“电子文档入库”和“纸质文档入库”功能中选择,点击进入相应界面,点击“返回”回到文档管理界面。
5.1.3.电子文档入库(1.1.1)
功能描述:
用户将某一文档或某一文件夹下的所有文档加密后备份至服务器磁盘,服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
用户在“文档入库”界面中点击“电子文档入库”进入此界面。
第一步,选择备份文档。
点击“浏览”按钮,选择路径,提供“包含子目录”(checkbox),“全部文件”、“选择部分文件”(Radiobutton)选择,用户选择“选择部分文件”时,显示“包含文件”、“不包含文件”列表框,初始状态该路径下的所有文件列入“不包含文件”列表框,通过拖动或点击“〉〉”(添加)和“〈〈”(删除)按钮选择或不选择文件。
要求“包含文件”列表框为空时,“〈〈”按钮变灰;“不包含文件”列表框为空时,“〉〉”按钮变灰。
第二步,选择入库模式。
1、选择入库方式,包括“手动入库”(选择完成后立即入库)、“上线自动入库”(用户登录后即开始执行入库操作)、“内容更新自动入库”(文档内容被修改时执行入库操作)、“定时自动入库”(选择在某一用户预先定义好的时间执行入库操作)。
2、在入库方式为“定时自动入库”时,“选择入库周期”组框显示,包括“每天”、“每周”、“每月”三种周期(Radiobutton),选择某一周期时,显示相关选择时间的编辑框。
第三步,填写文档入库信息,包括“入库标识”,“入库备注”。
第四步,提交入库作业,完成,返回“文档入库”界面
5.1.4.纸质文档入库(1.1.2)
功能描述:
用户将纸质文档的属性信息输入系统,服务器将信息写入数据库中,并更新日志。
操作规程描述:
用户输入文档的属性信息,提交,选择“继续”输入下一个文档的属性,选择“完成”返回文档入库界面。
5.1.5.文档版本更新(1.2)
功能描述:
更新某一版本的文档的内容,版本号不变。
服务器写日志。
操作规程描述:
用户在“文档管理”界面点击“文档版本更新”进入此界面。
用户选择服务器上的某一版本的文档,点击“更新文档”按钮,弹出“选择源文档”对话框,在此选择源文件。
此源文件不一定与服务器中的文件同名,但类型须一致,选择源文件后,立即执行文档入库操作。
5.1.6.文档出库(1.3)
功能描述:
将某一文档的某一版本从服务器下载至客户端,服务器写日志。
操作规程描述:
用户在“文档管理”界面点击“文档出库”进入此界面。
文档用户选择服务器上文档(单选或多选),点击“下载文档”按钮,弹出“选择路径”对话框,选择路径后,立即执行文档出库操作。
5.1.7.文档其它管理(1.4)
功能描述:
根据用户选择调用相应模块或返回“文档管理”界面
操作规程描述:
用户在“文档管理”界面点击“文档其它管理”进入此界面。
若用户点击“修改文档属性”或“删除文档”,则进入相关界面;
若用户点击返回,则返回文档管理界面。
5.1.8.修改文档属性(1.4.1)
功能描述:
对服务器上某一文档的属性,如:
版本、文件名等进行修改。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
用户在“文档其它管理”界面点击“修改文档属性”进入此界面。
用户选择服务器上的某一文档,点击“修改文档属性”按钮,弹出“修改‘******’文档的属性”对话框,其中列出该文档的相关属性,用户在此编辑、修改,完成后点击“确定”。
用户点击“返回”回到“文档其它管理”界面。
5.1.9.删除文档(1.4.2)
功能描述:
将服务器上的某一文档删除,包括删除数据库记录及服务器上的文件。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
用户在“文档其它管理”界面点击“删除文档”进入此界面。
用户选择服务器上的文档(单选或多选),点击“删除”按钮,弹出警告对话框,提示用户文档将彻底被删除,无法恢复,用户可点击“确定”确认或“取消”取消操作。
用户点击“返回”回到“文档其它管理”界面。
5.1.10.文档查询和定位
(2)
功能描述:
对服务器上的被允许查询的文档进行检索和查询。
操作规程描述:
用户在主界面中点击“文档查询和定位”,显示“文档查询和定位”界面。
可点击“返回”回到主界面;或输入文档名称、文档大小,所有者、入库时间、版本信息等条件,点击“查询”按钮,返回查询结果(包括电子文档和纸质文档),点击“返回”回到主界面。
5.1.11.组织和员工管理(3)
功能描述:
根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面
操作规程描述:
从主界面点击“组织和员工管理”进入此界面;
界面左侧以树形结构管理组织,根节点是公司名称。
右侧显示被选中的组织的所有员工。
若选中一节点则显示弹出菜单,可在菜单中选择相应操作;
若点击“返回”,返回到系统管理主界面;
5.1.12.添加组织(3.1)
功能描述:
添加一个组织(部门)。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中右击组织树某一节点,在弹出菜单中点击“添加组织”,弹出“添加组织”对话框。
输入组织信息(组织编号系统自动产生),如组织名称(不能为空)、上级组织编号、组织负责人(选择一名员工)、联系电话、部门职责、备注等,点击确定或取消。
5.1.13.删除组织(3.2)
功能描述:
删除一个组织(部门),并解除与其下所有员工的关系。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中右击组织树的叶子节点,在弹出菜单中点击“删除组织”。
若组织下有员工,弹出提示对话框,提示该组织下有用户,若删除组织将解除与这些用户的关系,;
若该组织下没有员工,弹出警告对话框,提示用户该组织将被删除,可选择“确定”或“取消”。
注意:
非叶子节点不允许删除,用户右击非叶子节点,“删除组织”菜单不可用。
5.1.14.修改组织(3.3)
功能描述:
修改一个组织(部门)的相关信息,如名称,上级组织,组织负责人等。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中右击组织树的某节点,在弹出菜单中点击“修改组织”,弹出修改“修改‘******’组织”对话框,用户编辑、修改后可点击“确定”或“取消”。
5.1.15.为组织引入员工(3.4)
功能描述:
将属于另一组织或者不属于任何组织的员工划分到某一组织。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中右击组织树的某一节点,在弹出菜单中点击“引入员工”,弹出“为‘******’引入员工”对话框,列表框中按员工姓名排序列出所有不属于该组织的员工,用户选择(单选或多选)后点“确定”按钮,将所选员工划分到该组织下,或点击“取消”。
5.1.16.添加员工(3.5)
功能描述:
为某个组织添加一个新的员工。
服务器更新数据库,并写日志
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中右击组织树的某一节点,在弹出菜单中点击“添加员工”,弹出“为‘******’添加员工”对话框,输入新员工的相关信息(员工姓名、性别、年龄、职务、联系电话、入司时间、备注等)后点“确定”按钮,添加新员工到该组织下,该用户的权限为默认权限。
或点击“取消”。
5.1.17.删除员工(3.6)
功能描述:
删除一个员工,并删除该员工的所有文档。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织,右侧显示该组织的所有员工,选择某一员工,按‘DEL’键,或者右击该员工,在弹出菜单中选择“删除”,确定后首先将该用户的文档全部转为超级用户所有,再删除该用户。
若用户下没有文档,弹出警告对话框,提示用户将被删除,确定后,删除该用户。
5.1.18.修改员工信息(3.7)
功能描述:
修改员工的相关信息,如员工姓名,联系电话,登陆名,密码等。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织,右侧显示该组织的所有员工,双击某员工,或者右击某员工,在弹出菜单中选择“修改”菜单,弹出“修改‘******’员工信息”对话框,修改该员工的信息(如名称、联系电话,登陆名,密码等,不允许在此修改用户所属的组织)。
用户确定后,修改用户信息。
服务器更新数据库,并写日志。
5.1.19.移出员工(3.8)
功能描述:
解除某一员工与其所属组织的关系。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织,右侧显示该组织的所有员工,右击该员工,在弹出菜单中选择“移出”菜单,弹出警告对话框,提示将解除该员工与组织的关系。
用户确定后,解除该员工与组织的关系,或选择取消。
5.1.20.权限管理(4)
功能描述:
根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面
操作规程描述:
从主界面点击“权限管理”进入此界面;
用户可选择“管理员授权”、“用户授权”、“身份验证”。
可点击“返回”回到主界面。
5.1.21.管理员授权(4.1)
功能描述:
系统管理员对某一员工授权,让其行使管理员的权限。
服务器更新数据库,并写日志。
操作规程描述:
管理员在“权限管理”界面点击“管理员授权”进入此界面,左侧列出所有员工,右侧列出所有管理员,选择某一员工,点击“授权为管理员”按钮,该员工将被设为系统管理员,选择一个管理员,点击“取消授权”,该管理员将成为普通员工。
点击“返回”时回到“权限管理”界面。
5.1.22.用户授权(4.2)
功能描述:
对某一用户授予对文档操作的权限,如查、删、下载的权限。
服务器将相关信息写入数据库,并写日志。
操作规程描述:
管理员在“权限管理”界面点击“用户授权”进入此界面,左侧列出所有用户,点击某一用户,右侧列表框列出该用户的所有权限,在此,管理员可以通过勾选或取消勾选复选框来添加和删除其权限。
可点击“返回”回到“权限管理”界面
5.1.23.身份验证(4.3)
功能描述:
用户在客户端输入用户名和密码,上传至服务器,服务器完成身份验证后,将相关信息传回客户端,客户端对用户显示相应界面。
服务器将用户登录信息写入日志。
操作规程描述:
用户在客户端输入用户名和密码,若登陆成功则根据用户权限显示主界面(不同极限显示不同可用菜单)。
5.1.24.模板定义(5)
功能描述:
根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面。
操作规程描述:
从主界面点击“模板定义”进入此界面;
用户可选择“添加模板”、“删除模板”。
可点击“返回”回到主界面。
5.1.25.添加模板(5.1)
功能描述:
向系统中添加可自定义的描述文档和员工信息的字段名,如员工的电话、地址等。
操作规程描述:
从“模板定义”界面点击“添加模板”进入此界面。
用户输入文档和员工的自定义字段名称,点击确定添加模板,模板添加成功后用对话框通知用户,点击确定关闭对话框。
点击“返回”可回到模板定义界面。
5.1.26.删除模板(5.2)
功能描述:
从系统中删除模板,
操作规程描述:
弹出警告对话框,可选择确定或取消
5.1.27.数据备份(6)
功能描述:
根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面。
操作规程描述:
从主界面点击“数据备份”进入此界面;
用户可选择“手动备份”、“自动备份”或“数据导出”。
可点击“返回”回到主界面。
5.1.28.手动备份(6.1)
功能描述:
将服务器上的数据文件手动备份到其它的存储介质,并将数据库同时备份,此时应该停止服务,等备份完成后再重启服务。
并写日志。
操作规程描述:
系统管理员,点击“数据备份”,显示“数据备份”界面,在此界面的手动备份部分,选择备份路径,选择备份方式(全部备份和增量备份)后,点击“开始备份”按钮,鼠标变成沙漏状,服务器执行备份操作,同时弹出对话框显示各步骤的进度。
完成之后写日志。
5.1.29.自动备份(6.2)
功能描述:
到达系统设置的时间后,将服务器上的数据文件自动动备份到其它的存储介质,并将数据库同时备份,此时应该停止服务,等备份完成后再重启服务。
并写日志。
操作规程描述:
系统管理员,点击“数据备份”,显示“数据备份”界面,在此界面的自动备份部分,选择备份路径,选择备份方式(全部备份和增量备份),确定备份周期和备份时间后,点击“确定”按钮提交备份作业,服务器将在到达设置的时间之后进行自动备份操作。
完成之后写日志。
5.1.30.数据导出(6.3)
功能描述:
将数据库中的记录导出为文本文件。
操作规程描述:
在数据备份页面点击“数据导出”进入此页面。
界面列出组织名称,用户可对组织进行选择(可多选),设定导出文件的文件名和路径,数据库中的记录将用文本形式输出。
5.1.31.日志记录查看(7)
功能描述:
按用户定义的条件对日志进行检索。
操作规程描述:
用户点击“查看日志记录”,显示“查看日志记录”界面。
输入:
时间、操作类型、成功或失败、用户等条件,点击“查询”按钮,列表框显示查询结果。
条件为空表示所有。
用户可点击“继续查询”重复以上操作,或点击“返回”回到主界面。
5.1.32.用户退出系统(8)
功能描述:
用户退出系统,若有作业正在进行,而用户强行退出系统,将终止该客户端与服务器的所有连接,服务器回滚,将未完成的作业终止,删除未上传完毕的临时文件,未执行完的步骤不写进数据库,但写日志。
操作规程描述:
用户在主界面点击“退出系统”。
若没有作业在后台执行,正常退出;
若有作业在后台执行,弹出警告对话框,提示用户有作业正在后台执行,若退出将导致作业终止,询问用户是否强行退出;
若用户选择“是”,停止作业强行退出;
若用户选择“否”,回到主界面,后台作业继续运行。
6.出错处理和应急措施
1.应用程序,客户端和服务器端,安装后都不能运行,提示缺少库文件。
您的系统没有安装微软的.net框架1.1或以上版本,请从微软网站下载或从安装光盘中获得。
得到一个名为dotnet.exe的文件后,执行安装即可。
2.如何配置SQL数据库呢。
请先确定您的系统中安装有微软SQl Server2000。
运行“企业管理器”后,打开您的数据库,点击右键,在菜单中选择“附加数据库”,选择安装光盘中“数据库”文件夹中的文件,点击确定即可。
3.我的服务器端连接总是不正确。
请向您的数据库管理员询问,获得正确的连接字符串。
也可以使用连接向导,输入数据库名、帐号、密码等信息,自动生成连接字符串。
4.客户端连接中是不正确。
请先检查网络是否通畅,并确保您的客户端能够与服务器端正常通讯。
此外,如果客户端和服务器端应用程序均安装于同一台主机,请不要使用127.0.0.1连接本机,而应该使用“.”、您的主机名或实际IP。
7.附录
7.1.命令操作一览表
7.2.程序、功能对照表
7.3.用户操作举例
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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