时间管理精华总结.docx

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时间管理精华总结

测试你的时间安排是否合理

Ø你通常工作很长时间吗？

Ø你通常把工作带回家吗？

Ø你感到很少花时间去做你想做的事吗？

Ø如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？

Ø即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？

Ø你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？

Ø你经常在做重要工作时被打断吗？

Ø你经常占用用餐时间工作吗？

Ø在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？

Ø你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？

Ø你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？

Ø你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？

Ø当你长休了一段时间，你是否有负罪感？

Ø你常无暇阅读与工作有关的书籍？

Ø你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？

Ø你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？

时间管理两大误区

误区一：

工作缺乏计划

大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：

没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。

误区二：

不会适时说不

目标设定原则：

SMART原则

时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：

    具体的（Specific）。

这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。

可衡量的（Measurable）。

这是指目标必须用指标量化表达。

 可达到的（Attainable）。

这里可达到的有两层意思：

一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。

相关的（Relevant）。

这里的相关的是目标切合实际。

基于时间的（Time-based）。

基于时间就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。

在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的时间里程牌，以便进行工作进度的监控。

目标设定的步骤

（1）写下目标：

通常只想还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；

（2）设定优先顺序：

目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；

（3）拟定计划：

依据目标之优先顺序拟定计划；

（4）对计划设定优先等级和先后顺序；

（5）排定时程表；

耶鲁大学目标设定的七个步骤

  拟出目标；

  列出好处

  列出障碍点；

  列出所需资讯；

  列出寻求支持的对象；

  订定行动计划；

订定达成目标的期限。

时间管理理论指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于A象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。

第二象限工作法：

（1）工作合理分配到不同象限

（2）先做或将多数精力和时间做第二象限的工作

（3）第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生

（4）别被第三象限中的假象迷惑（紧迫而不重要）

（5）制定计划要根据第二象限

（6）80%的时间做第二象限的工作，20%做其他象限

制定轻重缓急计划的结果

（1）把握自己的生活

（2）把自己的生活安排得井井有条

（3）帮你从管理危机中解脱出来

（4）缩短赶进度的时间

（5）减少拖延和犹豫不决

第一象限是重要又急迫的事。

诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

　　第二象限是重要但不紧急的事。

主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。

反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。

做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。

这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。

　　第三象限是紧急但不重要的事。

表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。

电话、会议、突来访客都属于这一类。

我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

　　第四象限属于不紧急也不重要的事。

简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。

但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。

这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

　　现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？

请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。

其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

制定计划

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。

通常会体现在以下五个方面：

　　1、将有联系的工作进行分类整理。

　　2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

　　3、按排列顺序进行处理。

　　4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。

　　那么有人会问：

究竟该怎样做计划呢？

大致的步骤如下：

　　1、确立目标；

　　2、探寻完成目标的各种途径；

　　3、选定最佳的完成方式；

　　4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；

　　5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；

　　6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

日计划：

确定每天的重要事项，把一天的工作安排排好优先的顺序，然后完成排序第一的工作。

为了确保计划能一丝不苟地完成，务必将计划写下来，一份书面的每日计划是你必备的工具，有了它就可以控制你的时间，能使你拒绝干扰。

周计划：

要使你的日计划成为一个有效快速的过程，一般情况日计划要遵守周计划。

因为一般重要的事项不是一天可以完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。

同时，事情变化得比较快，你不可能预先定出来一个详细的月计划。

月计划：

月计划提供一种宏观的视野，会使周计划更加有效。

一般包括下一个月的重要事项，是一项较为长期的计划。

有了计划，就必须有行动。

行动是一件了不起的事，我们请大家记住：

　　切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

制定规则、遵守纪律

　　历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。

　　很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。

这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。

接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

　　因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：

　　1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

　　2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。

3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。

养成习惯

你是否有这样的一些习惯和惯例

（一）？

Ø工作效率低、办事拖拉；

Ø时间观念差，工作时磨磨蹭蹭；

Ø工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次；

Ø经常被电话、不速之客干扰；

Ø上班时间不紧凑，晚上加班干；

Ø什么事情都认为自己做才好；

Ø没有目标，没有计划，人云亦云；

Ø零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间；

Ø没有时间安排表，由别人来安排；

Ø不会休息、不会娱乐、没有空闲。

Ø桌面杂乱无章/找不到东西

Ø缺乏自律/拖延

必须养成的好习惯

（一）

⊙你每天要花30分钟作计划；

⊙你要有书面的待办单、日计划、月度计划和周计划；

⊙你每周都将你的工作排出优先顺序；

⊙你能在高效的时间里做完你的重要工作；

在固定的时间里处理往来的函件；

尽量将无用的文件处理掉；

能使每件工作善始善终，避免头绪多而乱；

除非万不得已才召开会议；

常年使用工作效率手册。

时间管理的技巧之一

Ø消除电话干扰；

Ø消除不速之客；

Ø应付意外事件，为意外事件留时间！

Ø有效计划；绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的。

在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3-4小时，并会得到更好的结果。

Ø养成记录习惯，时间管理效果加倍；真想做好时间管理，很重要的的方法就是养成记录的习惯。

就像写日记一样，把每天应该开的会、待追踪事项、待处理事项，以及上司交办事项，按类别列下来，用不同颜色的笔，区分轻重缓急。

Ø当日事当日毕。

日复今日，今日何其少？

今日又不为，此事何时了？

人生百年几今日，今日不为真可惜。

若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。

为君聊赋《今日诗》，努力请从今日始。

时间管理的技巧之二

Ø善用零碎时间；滴水成河。

用分来计算时间的人，比用时来计算时间的人，时间多很多倍。

Ø业余时间管理，合理安排，睡眠、学习、娱乐的时间。

Ø保持办公室整洁；

时间管理的技巧之三

Ø克服拖延习惯；拖延必然要付出更大的代价。

能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏，因为应做而未做的工作不断给他压迫感。

若无闲事挂心头，便是人间好时节，拖延者心头不空，因而常感时间压力。

拖延并不能省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。

不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。

Ø学会说不；

Ø最佳时段分析与利用；

时间管理的原则

Ø应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无心的忙。

Ø对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则

Ø养成事先规划时间的习惯，依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排

Ø心无旁骛地在一段时间内解决一件事情

Ø有效运用每天的黄金时间

时间管理之诊断与分析

Ø每日活动记录表

Ø时间清单

Ø时间管理自行诊断表

每日活动记录表

活动

起止时间

使用时间

计划/中途插进

重要及紧急性

时间清单

紧急性及重要性

主要活动

使用时间

占总时间的百分比

1

2

3

4

时间计划表

工作

起止时间

使用时间

优先顺序

备注

07:

00上下班

13:

00睡觉

19:

00其它家庭活动

07:

30开会

13:

30煮饭

19:

30听广播与音乐

08:

00打电话

14:

00洗熨衣服

20:

00看电视

08:

30阅读文件、整理通信

14:

30打扫房屋

20:

30休闲阅读

09:

00帮助下属

15:

00杂务与家事

21:

00嗜好

09:

30接待宾客

15:

30卖杂物

21:

30观看比赛

10:

00向上级汇报

16:

00其它的逛街活动

22:

00运动

10:

30公务出差

16:

30缴款

22:

30休闲旅游

11:

00拜访客户

17:

00看孩子

23:

00聚会与社交

11:

30其它工作上的活动

17:

30宗教活动

23:

30其它休闲活动

12:

00整理仪容

18:

00家庭外出

24:

00其它活动

12:

30饮食

18:

30家庭沟通

一旦你完成时间使用清单，下一步就是应用清单，帮助你在未来把时间使用得更好。

毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。

　　现在，请你完成诚实地做到下列练习。

拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：

　　1、我如何浪费我的时间？

未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？

　　2、我如何浪费别人的时间？

我浪费了谁的时间？

我应如何预防不使其发生？

　　3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑？

　　4、别人如何浪费我的时间？

有没有方法减少或排除其发生？

如果有的话，是什么方法？

　　5、我做的哪些事既重要又紧急？

　　6、我做的哪些事对我的目标很重要？

　　7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？

如果没有，原因何在？

如果有，是哪些事？

　　这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。

每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。

你知道如何做，就不会感到吃惊。

在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。

　新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。

如同萨缪尔·约翰生所言：

习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。

定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。

我一直都在抱怨时间。

忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。

-----QueenCharlotte（1796-1817）

善用时间的好建议TIPS

●精力旺盛时，先做最重要的工作。

●重视期刊和杂志的影响。

●告知别人，如果你真的很忙。

●试着早点起床

●厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。

●如果周末要工作，周六早上是很好的时机。

让工作更快更好的10大秘诀

●利用计算机

●别做完美主义者

●在不同工作时间做变换

●别浪费时间在还未接到的项目上

●制定不随意更改却适宜截止期限

●保护并珍惜自己的时间

●保持专心一致

●制定工作目标

●做自己喜欢做的事

等待的时候做什么

　　不管你多么有效率，总是有人让你等待：

你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。

许多高成就者在这种情况下所做的事情是：

带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。

优化管理的核心

1、Makealistofthingstodotoday

把每天要做的事情列一份清单

2、Setpriorityandworkonthemostimportant

确定优先次序，从最重要的开始做

3、Doiteveryday!

每天这么做！

80/20法则：

假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。

目标ABC原则目标：

在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。

执着于流程优化的精简原则

“崔西定律是指：

任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：

例如完成一件工作有3 个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。

生理节奏法

a）注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；

b）注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；

c）该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1小时。

杜拉克时间管理法

现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从任务开始，而是从他们的时间开始。

——记录时间；

——分析时间；

——管理时间。

艾维·利时间管理法

a）写下你明天要做的6件最重要的事；

b）用数字标明每件事的重要性次序；

c）明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；

d）然后再开始完成第二项、第三项……；

e）每天都要这样做，养成习惯；