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工程学院公文处理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为使我校公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据《国家行政机关公文处理办法》,结合我校实际情况,特制定本办法。
第二条 学校公文,是学校实施领导、处理公务以及管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况,依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。
第四条 公文处理必须严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定,确保国家和学校秘密安全。
第五条 院长办公室(简称院办)是学校公文处理中心,负责全校党政公文处理并对各部门进行业务指导。
学校各部门、各单位要高度重视公文处理工作,严格遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第六条 学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的组织形式。
第二章 公文种类
第七条 学校发文的公文种类主要有:
(一)决定
用于对学校重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人
员。
(二)决议
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(三)通知
用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。
(四)通报
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或交流重要情况。
(五)报告
用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问
(六)请示
用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复
用于答复下级机关的请示事项。
(八)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函
用于机关单位之间或与校外一般单位商洽工作,询问和答复问
题,请求批准和答复审批事项。
第八条 学校各职能部门可在本部门职责范围内,制发处室文件,用于发布部门事务性通知等。
第三章 公文格式
第九条 按公文的作用和行文关系,公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。
我校公文格式各要素的具体要求为:
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文字号由发文代字和年份、序号组成;联合行文,只标注主办机关发文字号。
年份和序号应规范标识,且不能重复,不能错编、漏编。
(四)上行文应当注明签发人姓名。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(七)公文如有附件(指对正式公文具有补充、说明性的附加文字资料),应当在正文之后,成文时间之前,且注明附件顺序和名称。
(八)成文日期以签发人的签发日期为准,党政联合行文以最后签发人的签发日期为准。
(九)公文均应加盖相应公章,印章要盖在成文时间正中央,要求印章上弧不压正文,下弧压在成文时间上。
联合行文时,各相关部门都要加盖印章;且盖印顺序应与文头单位排列相同。
(十)公文如有附注(需要注明的其它事项),应当加括号标注于成文时间之下。
(十一)公文应当按《国务院公文主题词表》和《高等学校档案通用主题词表》及上级机关的要求标注主题词。
一份文件标注的主题词一般为3-5个。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。
抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。
多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
第十条 公文中各组成部分的标识规则,字体、字号、字距、行距、页边与版心尺寸及装订印刷要求,参照《国家行政机关公文格式》(GBT9704-1999)国家标准执行。
第十一条 公文用纸采用国际标准A4型(210MM×297MM),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要,注重实效。
第十三条 学校及全校各部门的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十四条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关;如需同时送其他机关,应当以抄送形式,但不得同时抄送下级单位。
“报告”不得夹带请示事项,除领导直接交办的事项外,请示类公文不得直接送领导本人。
第五章 发文办理
第十五条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。
包括拟稿、会稿、审核、签发、登记编号、复核、印制、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十六条 拟稿。
学校制发公文,根据公文所涉及的业务范畴,由相应职能部门负责拟稿;内容涉及几个部门时,由主办部门会同有关部门协商拟稿。
拟稿的基本要求是:
1.符合国家的法律、法规及其它有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
2.情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,力求简短。
3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
10.拟稿必须符合格式要求。
草拟公文,应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。
一般情况下,拟稿部门应自行打印文稿后送打印稿审签。
第十七条 会稿。
会稿由拟稿单位人员传递,由会稿单位负责人完成。
拟制公文时,对涉及其它部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商会稿,取得一致意见后方可行文。
第十八条 审核。
以学校名义印发的公文,经部门负责人审核并签名后,送院办审核。
内容涉及多个部门的公文,由主办部门负责送相关部门会签后,方可送院办审核。
未经部门负责人审核签字或会签的文稿,不得直接交院办,更不得直接送校领导签发。
审核的重点是:
1.是否确需行文;
2.内容是否符合有关政策规定,与其他公文有无重复或矛盾;
3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
4.行文方式是否妥当;
5.文字表达是否恰当、准确,格式是否规范;
6.是否符合行文规则和拟稿的其他要求。
对不符合要求的文稿,属文字表达上的问题,由院办专门人员负责修改;属原则性问题或具体业务问题,由拟稿部门修改。
对修改幅度较大的文稿,由拟稿部门重新誊写清楚后再报校领导审定、签发。
第十九条 签发。
发文必须根据职责范围由校长或主管校领导签发。
需学校党政主要负责人签发的重要公文,必要时可请主管的副职校领导会签。
签发后的公文即成定稿,并据此生效,原则上不得再作修改。
若确需修改,需征得签发人同意。
签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。
凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。
会议纪要由会议主持人签发。
签发公文应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期,不得盖签字章。
第二十条 登记编号。
以学校名义行文,由院办统一登记编号;各职能部门制发的处室文件,由各部门根据学校有关规定按统一格式自行登记编号。
第二十一条 印制和校对。
以学校名义发文,由院办负责印制。
公文正式印制前,拟稿人应当认真校对并签字确认。
第二十二条 用印。
以学校名义发文,由各部门办文人员把公文与原文稿送到院办加盖印章。
第六章 收文办理
第二十三条 收文办理指收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第二十四条 收到上级机关来文或外单位来文,文书人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后交有关方面办理。
(一)校外发至学校或各部门的公文,或参加会议带回的公文,由院办统一负责作收文处理。
院办文书人员签收、登记后,送院办负责人阅批。
院办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见,送校领导批示或者交有关部门办理。
(二)需要办理的公文,主办部门(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文规定程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。
(三)公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如有分歧,主办单位主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。
(四)属阅知性文件,各有关单位负责人阅文后应签名并注明日期;属阅办性文件,各有关单位负责人应认真按公文要求和领导批示办理,并注明办理情况,及时反馈回校办。
(五)公文的转呈、转送均由文书人员进行,领导之间、各部门之间及领导与部门之间,一般不直接转送公文。
(六)收文的原件(包括附件)应始终保持完整。
领导在阅文时,以及各部门在承办、阅办文件时,不应在原文上涂划或签注意见。
(七)各部门要根据收文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。
(八)各部门若需转发上级公文,须经学校同意,并按发文有关规程办理。
第二十五条 送领导批示或者交有关单位办理的公文,文书人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第二十六条 公文办理完毕后,应根据档案管理办法和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十七条 各相关部门、单位应依照学校档案管理的工作要求,将上年度立卷的公文,及时按有关规定向档案室及综合档案室移交。
第八章 公文管理
第二十八条 公文由文书人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。
第二十九条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
第三十条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十一条 公文原件和复印件均不能随意丢弃,不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各单位负责人批准,可以销毁,其中有密级的公文由院办统一销毁。
销毁秘密公文和内部文件由院办统一组织。
其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。
第三十二条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十三条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附 则
第三十四条 学校下属的教育教学单位,可参照本办法,根据自身工作实际需要,在本单位范围内制发相关公文。
第三十五条 本办法由院长办公室负责解释。
第三十六条 本办法自印发之日起执行。
南工办〔2007〕114号
二○○七年六月十三日
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