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行政公文廊区财政局公文办理规定WORD31页
区财政局
关于公文办理的规定
第一章总则
第一条 为使廊坊市广阳区财政局机关(以下简称局机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据市财政局2002年制定的《廊坊市财政局机关公文处理办法》制定本办法。
第二条 局机关的公文是局机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 局机关各科室、各财政所的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守区政府和市财政局有关公文处理要求及本办法的规定,并加强对本科室、所公文处理工作的领导和检查。
第七条 局办公室是局机关公文处理的管理机构,主管局机关的公文处理工作并指导其他科室的公文处理工作。
第八条 局机关各科室、各财政所应当指定专人负责公文处理工作。
负责公文处理工作的人员应忠于职守,尽职尽责,严谨细致,具备相关专业知识。
第二章公文种类
第九条 局机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复
适用于答复下级机关的请示事项,以及按照制度规定,审查、认定同级或下级机关报送的资金、财务计划或预、决算年报等。
(一十)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见可以用于上行文、下行文、平行文。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理,对下级机关报送的意见应当作出处理或给予答复,作为平行文,提出的意见供对方参考。
作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。
(一十一)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,与其它文种同样具有由发文机关权限决定的法定效力。
(一十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条 公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。
(一)公文眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。
1、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文主办机关排列在前。
2、发文字号包括机关代字、年份和序号。
年份应当用全称。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
3、涉及国家秘密的公文,视机密程度,在公文首页右上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。
“绝密”、“机密”公文应标明份数序号,份数序号标在眉首左上角。
涉及国家机密的公文如有具体保密期限应当明确标注,否则按照《国家秘密保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行,即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。
”
4、紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
同时是秘密公文的,上标秘密等级,下标紧急程度。
5、上报的公文,应当在首页注明签发人、会签人姓名。
签发人、会签人姓名标注在发文字号同行右侧适当位置。
“请示”类公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(二)主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、机关印章、附注、附件。
1、公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。
标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关,并准确标明公文种类。
要根据字数多少合理分行排列。
公文标题中除行政法规、规章性公文加书名号外,一般不用标点符号。
转发上级机关的公文,如其标题过长,可以自拟摘要转发,但不能以上级机关的发文字号代替。
2、主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
除通告、公告、会议纪要外,公文必须标明主送机关。
主送机关一般应当位于标题之下,在正文上方顶格书写。
命令(令)、决定类公文,主送机关可置于尾栏部分抄送机关之上。
3、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
附件标题置于正文之后、成文时间之前。
4、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章,主办部门排列在前,协办部门排列在后。
5、成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。
电报以发出日期为准。
6、公文如有附注(需要说明的其他事项),应列成文时间之下左侧,用圆括号括起来。
(三)版记包括主题词、抄送机关、印制版记。
1、公文应当标注主题词。
主题词标注在抄送栏之上,词目之间有适当间隔。
上行文应当按照上级机关的要求标注主题词;下行文或平行文从财政机关的主题词表中选择。
2、抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送(抄报)栏设在公文末页下端、印制版记之上。
3、印制版记包括公文制发(翻印)机关名称、印发(翻印)日期和份数。
(四)文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型、(210mmX297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
因特殊情况或突发事件,如重大社情和严重自然灾害等紧急事项确需越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。
第十五条 区财政局依据本部门职权,可以与区政府其他部门相互行文和向下一级财政部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
如需行文,应当报请区政府批转或由区政府办公室转发。
因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应报经区政府批准,并在文中注明经区政府同意。
第十六条局办公室根据需要并经局领导批准,可以代表区财政局行文。
局机关内设机构除办公室对不得以本科室(单位)的名义对外行文。
第十七条 区财政局与区政府各部门可以联合行文;与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
与行政机关联合行文,主办机关排列在前;与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
与行政机关联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。
一般不使用复印件会签。
第十八条 属于区财政局职权范围内的事务,应当由区财政局自行行文或与有关部门联合行文。
须经区政府审批的事项,经区政府同意,可以由区财政局行文,文中应当注明“经区政府同意”。
第十九条 区财政局对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时,不得单独向下行文。
第二十条 向本系统的重要行文,应当同时抄送区政府办公室。
第二十一条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“请示”、“报告”不得混用、并用,“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以局机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 局属事业单位,不得以财政局名义对外和对下行文;因工作需要确需行文的,经局领导批准,使用办公室发文字号。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当选用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(一十)起草公文所依据的参考资料,应当附在文稿之后,一并送审。
第二十六条 拟制公文,对涉及区政府其他部门职权范围内的事项,应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,经充分协商(包括局领导出面协调),仍不能取得一致时,应列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请区政府协调或裁定。
第二十七条 局机关各科室在办文中要加强协调,凡业务涉及其他科室的,主办科室要主动与有关科室协商、会签;如经协调不能取得一致,应由主办科室列明各方理据,商请办公室进行协调,如仍不能取得一致,由办公室提出建设性意见,报局领导协调或裁定。
第二十八条 公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。
审核的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法以及《廊坊市广阳区财政局机关公文格式细则》的规定等。
对不需要行文的,提出意见报经局领导同意后,退主办科室。
第二十九条 以区财政局名义制发的上行文,由局长或者受局长委托主持工作的其他局领导签发;以区财政局名义制发的下行文或平行文,由局长或者局长授权的其他局领导签发。
编“廊广财”、“廊广财办”、“廊广财函”、“廊广财办函”文号的公文由办公室编号登记;编“廊广财X”文号的公文,由有关科室编号登记。
上报“请示”公文份数为6份,上报“报告”、“意见”公文份数为3份。
平行文、下行文份数根据实际需要确定。
各类公文都要同时送各位局领导及办公室各1份。
第三十条 公文正式印制前,办公室应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章收文办理
第三十一条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十二条 收到的公文,分办件和阅件两种。
办件指需要办理的公文;阅件指应当了解来文内容的公文。
第三十三条 需要办理的公文,办公室应当进行审核。
审核的重点是:
是否应由我局办理,是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十四条 经审核,对符合本办法规定的公文,办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关科室办理,需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。
紧急公文,应当明确办理时限。
对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十五条 承办科室收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
特别是对区领导指示办理件或交办事项,要尽快办结,按时反馈;对有特殊要求的,要特殊办,及时报告办理结果。
对不属于本科室职权范围或者不宜由本科室办理的,应当及时退回办公室并说明理由。
第三十六条 收到上级机关下发或交办的公文,由办公室提出拟办意见,送局领导批示后办理。
第三十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十八条 对区政府交办的公文、区领导指示办理件和交办事项、区政府其他部门有时限要求的公文和会签的公文、局领导批示办理件或交办事项,办公室要负责催办。
做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
办公室对上级机关和本机关下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第三十九条 阅件应分送局领导和有关人员阅读。
传阅公文,应当履行登记手续,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。
公文传阅应当建立传阅(退)制度。
第四十条 传递秘密公文,按有关保密规定办理。
第七章 公文归档
第四十一条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十二条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
公文的整理(立卷)、归档,各科室、各财政所要指定专人负责。
第四十三条 联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,协办单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十五条 拟制、修改和签批公文,应当使用钢笔、签字笔或毛笔,不得使用铅笔和圆珠笔,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
不得在文稿装订线以外书写,不得使用红色印墨书写。
第四十六条 办公室应当本着既有利于提供服务,又注意保密和保证档案安全的原则,制订档案借阅、利用制度。
第八章 公文管理
第四十七条 公文由办公室文秘人员和各科室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十八条 办公室以应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十九条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经局领导或者办公室负责人批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
翻印文件应当与原正式文件同样管理。
第五十条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。
经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力,可不再行文,印制少量文本,供存档备查。
第五十一条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第五十二条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十三条 传递秘密公文、必须采取保密措施,确保安全,利用计算机、传真机传输秘密级、机密级公文,必须采用符合规定的加密装置,严禁利用计算机、传真机传输绝密级公文。
第五十四条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。
第五十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十六条 局机关内设机构合并时,全部公文应当随之合并管理。
局机关内设机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交办公室(档案室)。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
第五十七条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附则
第五十八条 行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
外事方面的公文,按照外事部门的有关规定处理。
第五十九条 公文处理中涉及电子文件的有关规定,根据上级有关规定,另行制定。
第六十条 本规定自印发之日起执行。
廊坊市广阳区财政局
机关公文格式细则
根据《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《廊坊市广阳区财政局机关公文处理办法》,制定本格式。
一、公文用纸和版面
公文用纸采用A4型纸,其幅面尺寸:
210mm×297mm。
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,下白边(不含页码)为35mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,右白边为26mm±1mm,版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)。
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
二、公文中各要素的标识规则
(一)公文眉首
公文眉首是指置于公文首页红色反线以上的各要素。
1、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。
2、秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3、紧急程度
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4、发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件“组成(特定的公文除外)。
发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm。
对于上报公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
发文机关标识使用小标宋体字,用红色标识。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角括号“[]”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
6、签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm.
(二)公文主体
公文主体是指置于红色反线以下至主题词(不含)之间的各要素。
1、公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋字(word中用2号宋体字,并加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
3、公文正文
主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
4、附件
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5、成文日期
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0”。
6、公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
它包括发文机关印章或签署人姓名。
公文生效标识有两种,一种是单一发文机关的公文生效标识,另一种是联合行文的公文生效标识。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切、相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7、附注
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
(三)公文版记
公文版记是指置于主题词以下的各要素。
版记应置于公文最后一项,版记的最后一个要素置于最后一行。
1、主题词
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字(word中用3号宋体字,并加粗);词目之间空1字。
2、抄报、抄送机关
公文如有抄报、抄送机关,在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄报”、“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
3、印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(如无抄送机关,则在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
4、版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
三、公文页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
四、公文中的表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角;单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四应为空白,将A3纸型表格贴在封三前
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