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入库和出库
仓库作业的流程
仓库管理是企业物流系统中的重要功能,是企业实现现代物流管理的切入点之一。
因此,物流企业在研究和开发物流管理信息系统时,大都把仓库管理信息系统作为突破口。
一般而言,仓库管理信息系统的功能主要包括入库管理、出库管理、库存管理等功能。
作为一个仓库管理员,要充分了解商品入库、出库、以及库存的管理等功能。
一、入库系统
(1)、入库系统处理的范围
入库系统处理的范围包括从接受入库开始确认存储位置,到更新库存的处理过程。
一个典型的入库处理业务范围下图:
入库处理由于是正确地掌握实物的移动,例如,处理从公司外部到货商品时,最好从入库处理的范围中排出记入到货、账目管理等会计系统的内容。
入库信息事先登录等的信息管理属于订货业务的范围,要在入库处理中充分利用这些信息。
订货业务的订货缺货信息作为预定入库信息,在入库时灵活运用这些信息,以提高入库处理的效率。
与购买方进行联网处理,尽管考虑了到货信息的传送,这些到货信息作为订货缺货信息的到货预定信息,当然也属于订货业务的范围。
商品入库更新了库存之后,对订单商品的分配处理就不属于入库处理的范围。
但是,入库处理使库存数量发生变化,由于对订单所实行分配处理的契约,指示分配处理属于入库处理的范围。
(2)入库系统的主要功能
下图是一个入库处理信息系统的例子,它基本包括了入库系统的主要功能。
a.接受入库
货车到达之后,为了顺利完成入库的接收作业,最好有计划地进行接收处理。
因此,需要事先掌握入库的数据,用尽可能少的处理完成入库。
例如,从供应商那里事先获得到预定信息并存储在计算机系统中。
实际到货时,用条码表示到货单的到货编号,通过扫描读取该条码检索出到货单所对应的该商品信息,进过数量的确认后就可以完成接收货物的作业。
还可以采用看板方式,订货信息在订货时间计算机系统中登录,到货时按照上面的方式同样处理将操作简单化。
系统应该事先将到货预定信息输入到计算机系统中。
b.存放的指示
为了遵守先进先出的原则,考虑出库作业的效率进行保管地点的指定,这就是商品的存放指示。
因此,需要知道按照不同位置的保管状况,掌握不同货架和托盘的库存。
这些细分的库存,在接受订货时的分配库存处理中没有起作用,但在出库时的指示作用中会发挥作用。
存储的位置通过计算机系统自动进行分配,并输出存储位置的指示书,向作业人员进行指示。
特别是在使用自动仓库的情况下,控制自动仓库的计算机会自动地检索出空的货架、空的托盘,并指示巷道机作业。
需要明确货架、托盘的存储规则,在入库时对每个存储的位置进行指示。
有大量货架的情况下,根据存放指示灯进行存储指示更加方便。
在人工作业能够管理的情况下,也可以省略存放的指示。
c.存放库存的确认
在自动仓库的情况下,由于自动仓库系统自动地进行存放确认,就没有必要进行人工的确认操作。
在人工确认库位的情况下,根据取消指示灯的操作进行存放的确认。
当自动仓库之外没有必要进行仓库内详细管理的情况下,不进行存放确认。
存放确认是更新库存的前提。
d.更新库存
在分散处理时,更新库存分为中央和分散两次更新库存。
如果在入库的商品立即出库的系统中,在分散计算机中更新所掌握的不同保管位置的库存,然后联网更新在中心服务器中所掌握的不同仓库的库存。
各入库的商品不需要立即出库的情况下,考虑计算机的负荷,在分散计算机系统中立立即进行更新处理,中央服务器系统的更新库存可以在夜间进行批处理。
库存更新方式应根据适合业务运营的形态进行设计。
e.入库确认
到了更新库存的步骤,就完成了入库处理业务的大部分内容,确认从接收入库开始到更新库存期间,是否进行正确的处理或出现了那些错误就是入库确认。
从接收入库开始到存放指示阶段,如果出现错误的话,在接收入库的屏幕上表示出错误的状况,确定下一步的处理。
存放确认后到库存更新发生错误的处理,要回到取消接收入库信心的状况,重新从接收入库开始进行修改。
如果全部正常处理,根据入库确认输出实际入库的信息。
f.生成会计系统的传送信息
作为入库处理的最后步骤,要生成接收累计的会计信息,用以反映会计系统的接收台账、库存账。
二、出库系统
(1)出库系统处理的基本流程
出库系统是仓库业务的一部分,是在订单从出库状态开始进行处理。
即出库业务的范围是从订单准备出库数据开始,实际货物的出库到项会计系统传输出库信息为止。
经常情况是,出库业务包括货物配送到客户的过程,直到货物送达客户为止。
出库处理的基本流程如下图所示:
(2)出库系统的主要功能
下图中,是一个出库处理信息系统的例子。
他基本包括了出库系统的主要功能。
如下对一些主要功能分别予以简要介绍。
a.汇总出库数据
对出库货物分配完成之后,需要汇总订单包含的出库数据,以方便以后的作业处理。
未进行单据拣货的仓库生成处理单据,在进行配车、配载处理的同时对配车、配载处理传送出库数据。
在仓库操作中,需要分接订单并按照不同货物单位的订单生成出库数据。
b.拣货及分拣处理
在出库作业中,首先要输出拣货清单。
汇总拣货清单按照货物单位合计出库数据,为仓库作业人员执行出库作业依据
分拣处理是拣货处理的后续作业。
以货物的总量为单位进行拣货后,需要再按照不同的订单分配出库的货物,并生成分拣货架的订单。
按照拣货顺序参考分拣清单,向分拣货架分配货物。
处理出库业务时,作业步骤越少,效率越高。
货物出库应尽量简化作业步骤,采用单据拣货是没有必要进行作业简化处理。
集合拣货时,要考虑拣货和分拣处理的作业效率。
c.决定运输方案
拣货、分拣完成后,徐觉得运输的承担者和选择车辆路径。
一般企业的运输承担者较多,应按照不同的配送方向决定运输承担者的服务区域。
企业在接受订单阶段就制定运输承担者。
车辆路线是指一辆车对应一个或多个需求点,从一个资源点出发,有序的通过他们,最后再回到出发的资源点,如何选择运输路径,降低运输成本,是出库系统应考虑的问题。
d.配车是指根据一批代运货物的种类、重量和尺寸,始发地,到达地,要求时间,按一定的规则选择运输车辆
配载则相反,它以现有车辆为基准,选择装载的货物。
按照不同方向限定车辆台数,根据出库量对各个车辆有效地进行货物分配。
配车一般在运力大于运量的情况下,配载则相反。
e.生成出库单
完成拣货,分拣等出库作业后,生成出库单据,出库单据充分利用了库存数据,按照本公司所确定的形式直接输出。
在单据拣货的情况下,从汇总的出库数据开始,为了直接处理出库操作,即使还没完成货物拣货也已出库为原则生成出库单据。
f.输出出库单据
根据生成的出库单据,利用出库单据数据库,随着仓库的作业操作,适时地输出出库单据,可以单个输出,也可以根据需要成批输出出库单据。
g.确认出库
确认出库处理,即可以接受订货订单检索出库数据,与出库单据和货物名称,数量等核对,实物和单据数据一致性的确认等处理
h.向会计系统传送出库数据
出库完成后,出库数据传送到库存数据中,更新货物库存。
根据出库数量和现存库存量,可以掌握货物的销售,存储情况。
附加销售信息,内部得交易信息后,向会计系统传送支付信息,完成与会计系统的数据接口操作。
三、库存系统的设计
(1)库存系统设计的要求
1.保证库存的准确性
仓库管理系统中准确掌握库存数量是库存管理的原则,是正确指出,入库的前提。
存储货物的多样性,出入库流程的复杂性等增加了库存系统设计的难度,对系统的设计和维护需要花费大量的精力。
在系统的设计阶段需要全面的考虑正常的和例外的处理流程,如何界定库存操作方案,对系统设计从数据方面进行限制,使设计的系统能正确的处理接收到的数据,保证库存数据的正确性。
2.准确掌握库存情况
需要准确掌握库存货物的存储单位,存放的地点等货物信息。
酷讯系统的设计中,要完善的进行库存货物的识别,需要对存储地点和货物的存储单元进行作业指示。
并管理到货物,汇总的库存数据应能满足会计系统对库存管理的需要。
3.制定并核实库存量指标
库存管理不仅要准确掌握库存的实际情况,还需要确定有关如何制定库存量的指标,要具有经常核实的能力。
企业库存量最理想的情况是,没有库存而且不会缺货,但在企业活动中,为达到理想的供应物流周期和配送周期为0,在现实库存管理中是不可行的,因此,需最要预测未来库存的需求,考虑及时配送,在保证企业正常活动的情况下保证库存量,要随时掌握控制库存量的目标和实际业绩,根据所发生的变化,对企业的库存量指标做出调整和核实。
(2)库存系统的主要功能
下图中,是一个库存管理信息系统的例子,他基本包括了库存管理系统的主要功能,如下对一些主要功能分别予以简要介绍。
a.设定库存指标
设定合理的库存指标是复杂的问题。
库存量是需求的变化量和供应能力的差。
需求的变化作为独立的变量,在企业中进行控制是困难的。
为此,企业需要采用一定方法进行需求预测,在销售计划中反映出来。
在制造企业中,生产量和实际销售量的差额就是库存量,能够在后面的生产预定中反映库存量。
由于生产周期不可能为零,因此需要预测在生产周期时间内的需求,以最少的库存量保证企业的正常周转。
b.库存查询
查询功能能让库存管理人员知道正确的库存量,来判断是否与订单相对应。
为了防止库存不平衡等情况,需要库存系统提供正确的库存信息。
在库存查询中,应该能够查询单个或者多个货物的信息,包括数量、库存单位、存储位置等。
为了提高库存业务的效率,应提高库存查询的速度及优化库存报表的输出形式和内容。
c.计算库存之间的补充库存
当存在多个子仓库时,需要从工厂仓库或公司仓库向地区子仓库配送补充库存,如何计算补充库存量是关键的问题。
人工操作过程为,通过业务人员的判断决定补充量,进行补充指示。
由于人工设置库存,使得地方子仓库的库存量存在不合理之处。
库存量增加或缺货,就会增大物流成本。
为了使地方子仓库的库存保持在较优的程度,需要根据库存系统计算补充库存的数量。
决定补充库存数量的因素包括配送的周期、需要的仓库容量。
配送周期是从发出补充库存的需求开始,到货物到达为止,这期间需要考虑适当的订货。
在配送周期之后的需求要做需求预测,配送周期间的需求量、预测需求量及安全库存量之和作为补充库存量。
最后,考虑子仓库或公司仓库生产出库预订数据,传送给出库业务。
d.输出出入库管理资料
仓库管理系统中,为了正确管理库存,存储了出入库的记录。
为了减轻出库管理人员的工作量,库存系统会自动生成收发报表,用于掌握仓库的业务量。
当库存盘点结果与库存数据不一致时,核实收发报表和收发单据是否一致。
e.库存盘点
库存盘点的目的是正确的掌握所存储货物的情况。
由于日常库存操作的错误,如果合理的出入库、库存丢失等,就要核实实物的去向、差额等信息。
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