行政部制度.docx
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行政部制度.docx
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行政部制度
目录
第一章行政部部门工作职能
第二章组织机构图
第三章行政部各岗位说明书
第四章岗位日常工作内容
第五章行政工作流程及服务规范
第六章行政部管理制度
第七章远景新开店面配置标准、交接流程
第八章华景市场管理文件
第九章行政绩效考核
第一章行政部部门工作职能
1、负责公司的行政管理、总务后勤及安全保卫工作;
2、负责公司网络维护及信息化建设工作;
3、负责公司卖场布置及促销活动的组织实施以及企业文化建设工作;
4、负责公司物业管理及华景招商项目运作;
5、负责公司对外关系协调运作。
第二章组织机构与岗位设置
保洁员
保安员
第三章行政部各岗位职务说明书
一、行政部经理职务说明书
职务名称:
行政部经理任职部门:
行政部
直属上司:
公司总经理直属下级:
部门下属各职位
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
全面负责公司行政管理及行政部日常事务的工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
行政管理、企业管理等相关专业大学本科以上学历。
(2)能力:
具有较强的领导能力、组织能力、逻辑思维能力、创造能力、应变能力、文字写作能力、语言表达能力、擅于人际交往和沟通,具有熟练的计算机操作能力。
2、任职要求:
年龄40岁以下,身体健康,仪表端庄,举止文雅。
具有五年以上大型商业零售企业行政人事、综合事务管理工作实践经验。
岗位职责:
1、全面负责行政部各项管理工作,并对公司行政办公用品预算负责,以不断提高行政效率,降低办公费用为己任。
2、制定并落实本部门工作制度、流程,做到规范化、制度化、流程化。
3、负责培训本部门员工,并考核本部门员工工作绩效。
4、负责公司招商工作的进行。
5、完成公司领导交办的其它工作。
二、招商专员/主管
职务名称:
招商专员任职部门:
华景市场
直属上司:
行政部经理直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
全面负责华景市场招商及日常物业管理工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
市场管理、营销、物业管理等相关专业,大专以上学历;
(2)能力:
具有转强的组织能力、应变能力、沟通能力以及市场分析和判断能力,擅于人际交往,熟练运用计算机办公软件;
2、任职要求:
年龄25—35岁,身体健康,仪表端庄,热情开朗。
具有三年以上大型商业市场开发、招商,市场管理工作经验。
岗位职责:
1、负责华景市场招商计划的制定及方案实施;
2、负责市场商户的日常管理工作;
3、负责市场对外协调沟通工作;
4、负责客户投诉处理及售后服务;
5、负责市场防火、防盗及公共设施日常监管工作;
6、负责物业费用收缴工作;
7、负责下属工作业绩的考核,保证不断提升本部门下属工作成绩。
8、完成部门经理交办的其它工作。
三、行政主管
职务名称:
行政主管任职部门:
行政部
直属上司:
行政部经理直属下级:
行政文员、库管
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
行政管理、企业管理等相关专业大学本科以上学历。
(2)能力:
具有丰富的文秘工作专业知识,熟悉行政工作流程,具备较强的组织管理能力和语言表达能力,熟练的计算机操作能力,善于沟通、协调及公关外联。
2、任职要求:
30岁以下,身体健康、仪表端庄,举止文雅。
二年以上大、中型公司行政、法律事务管理工作经验。
岗位职责:
1、监督企划美工、总务维修、网络维护的各类工作落实实施及反馈,监督行政部制度、流程的落实。
2、负责行政前台文员各项工作检查、落实及行政部新员工培训工作。
3、负责公司工商、组织代码证照的申办、检验、变更、注销及印鉴使用管理的工作。
4、负责监督各项物业费、水电费收取及华景招商流程的实施。
5、负责公司各部门每月办公费用,用度的汇总监督及评估。
6、负责考核下属员工业绩,保证不断提升下属业绩。
7、负责行政资产、办公用品、礼品、工服等采购及管理工作,保证以最低的价格购买到最好的物品,不断降低行政采购费用。
8、完成部门经理交办的其它工作。
四、总务主管职务说明书
职务名称:
总务主管任职部门:
行政部
直属上司:
行政部经理直属下级:
维修工
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
负责公司各部门各类维修、装修、工程施工监理及物业管理等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
大专以上学历,物业\工程管理相关专业毕业。
(2)能力:
具备较丰富的工程维修、水电管理专业知识、熟悉后勤工作事务、工作态度严谨、忠诚可靠。
2、任职要求:
40岁以下,身体健康、品行端正。
有两年以上后勤管理从业经验。
岗位职责:
1、负责各类装修、改造方案费用的预决算工作。
2、实施、监督、验收各类装修及改造工程。
3、负责总务事务管理、培训、监督工作。
4、负责公司各类设施操作规定的制定及培训工作。
5、负责物业日常管理工作。
6、负责下属员工的业绩考核,保证不断提升下属工作业绩。
7、完成部门经理交办的其它工作。
五、网络主管职务说明书
职务名称:
网络主管任职部门:
行政部
直属上司:
行政经理直属下级:
网络管理员
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
负责公司网络建设与维护,软件设计;公司员工网络使用、故障处理的培训等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
大专以上学历,计算机专业毕业。
(2)能力:
有吃苦耐劳、积极进取的精神,思维条理清晰,具备较丰富的计算机专业知识,能完成公司网络建设及其后期维护工作,保障公司网络使用的安全快捷。
2、任职要求:
30岁以下,身体健康、仪表端庄。
有两年的专业工作的从业经验。
岗位职责:
1、负责公司信息化建设的实施工作及网络维护工作。
2、负责公司员工网络、计算机使用管理、培训、监督工作。
3、负责做好新开店面的网络安装调试工作。
4、负责下属考核员工工作业绩,保证不断提升下属业绩。
5、完成部门经理交办的其它工作。
六、保安队长职务说明书
职务名称:
保安队长任职部门:
行政部
直属上司:
行政部经理直属下级:
保安员
职务等级:
工作地点:
所属营业厅
工作内容:
保护营业厅治安及人员财产安全。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
学历要求:
高中以上,须部队复转军人。
(2)能力:
爱岗敬业,忠于职守,组织及沟通能力强
2、任职要求:
明晰保安工作职责及工作标准,同行业两年以上工作经验,26岁以上,身体健康.
岗位职责:
1、对公司各店面的安全负责,防止和处理各项治安等突发事件。
2、对公司资产安全负全责,监督远景大厦公共卫生管理工作。
3、定期培训保安、保洁、值夜人员,做到消防无漏洞,安全无隐患,卫生无死角并以身做则,起表率和带头作用。
4、负责考核保安、值夜、保洁的工作业绩,不断提升下属的工作成绩。
5、完成部门经理交办的其它工作。
七、保安员职务说明书
职务名称:
保安员任职部门:
行政部
直属上司:
保安队长直属下级:
职务等级:
工作地点:
所属营业厅
工作内容:
保护营业厅治安及人员财产安全
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
学历要求:
高中以上
(2)能力:
爱岗敬业,忠于职守,执行力强
2、任职要求:
明晰保安工作职责及工作标准,同行业两年以上工作经验,26岁以上,身体健康,复转军人优先.
岗位职责:
1、负责所辖区域和店面安全,有计划的进行店内巡查。
2、发现突发事件要敢于制止,同时上报,确保安全。
3、遇到市容等职能部门骚扰或顾客打闹,能有效保护店面资产和员工利益不受损害。
4、完成店面交于的其他工作。
八、值夜人员职务说明书
职务名称:
值夜员任职部门:
行政部
直属上司:
保安队长直属下级:
职务等级:
工作地点:
所属营业厅
工作内容:
对所辖营业厅非营业期间进行安全保卫、防火防盗、物品看管等项工作,保证公司营业场所的财产安全。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
学历要求:
初中以上
(2)能力:
具备较强的责任心,吃苦耐劳有敬业精神,具备一定的执行能力、沟通能力、协调能力。
2、任职要求:
熟悉值夜工作流程,有一定工作经验,身体健康、年龄在45岁-55岁之间。
岗位职责:
1、保障所辖卖场夜间资产安全。
2、发现并处理上报各项不安全事件。
3、对所辖区域/店面进行的公共卫生进行清扫。
九、保洁员职务说明书
职务名称:
保洁员任职部门:
行政部
直属上司:
直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部、连锁店面
工作内容:
对所辖营业厅非营业期间进行安全保卫、防火防盗、物品看管等项工作,保证公司营业场所的财产安全。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
学历要求:
初中以上
(2)能力:
具备较强的责任心,吃苦耐劳有敬业精神,具备一定的执行能力
2、任职要求:
熟悉保洁工作流程,有一定工作经验,身体健康、年龄在50岁以下。
岗位职责:
1、负责所辖区域/店面的各项保洁服务工作。
2、保证按照流程打扫所辖区域卫生,做到卫生无死角、无灰尘。
3、完成部门交办的其他工作。
十、行政文员职务说明书
(1)
职务名称:
行政文员
(1)任职部门:
行政部
直属上司:
行政主管直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
行政管理、企业管理等相关专业学历。
(2)能力:
具有良好的沟通、协调能力,有丰富的行政管理工作知识,熟悉行政工作流程;熟练的计算机操作能力,打字速度为60个/分;监督、反馈意识及执行力强,且能吃苦耐劳。
2、任职要求:
28岁以下,身体健康,仪表端庄,举止文雅。
一年以上大、中型公司行政前台工作经验。
岗位职责:
1、负责转报公司各项网络维护和总务维修工作及监督完成情况。
2、负责转报、监督各部门申请制作的广告宣传品的工作。
3、负责公司各类会议、培训的会场布置、安排、记录会议纪要,保证公司总部培训教室、会议室按规定使用,及维护培训室和会议室的设施及卫生。
4、负责客服回访记录,并做好反馈信息记录。
5、电话费缴纳,水电物业费摧交工作,花卉植物的管理养护工作。
6、监督总部各项行政事项按规定执行(空调使用规定,公共办公秩序规定等)。
7、完成公司领导交办各类监督、落实的工作。
十一、行政文员职务说明书
(2)
职务名称:
行政文员
(2)任职部门:
行政部
直属上司:
行政主管直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
行政管理、企业管理等相关专业学历。
(2)能力:
具有良好的沟通、协调能力,有较丰富的行政工作知识,熟悉前台接待流程、熟练计算机操作能力,打字速度为60个/分,且能任劳任怨、吃苦耐劳。
2、任职要求:
28岁以下,身体健康,仪表端庄,举止文雅。
一年以上大、中型公司行政前台工作经验。
岗位职责:
1、办公区域环境卫生的监督及与值夜人员对办公区域的交接。
2、接听、转接公司内、外的来电。
3、外来人员的接待、迎送。
4、公司各类打印、复印及归档工作。
5、接收、转交、登记、整理、保存各类内、外部物品、文件及传真。
6、完成公司领导交办的其他工作。
十二、网络维护员职务说明书
职务名称:
网络维护员任职部门:
行政部
直属上司:
行政主管直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
电脑设备的保管、维护、软件设计;公司员工网络使用、故障处理的培训并且协助企划组、总务处理一些临时性工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
大专以上学历,计算机专业毕业。
(2)能力:
有吃苦耐劳、积极进取的精神,思维条理清晰,具备较丰富的计算机专业知识,能处理网络中各类故障并且有较强的观察能力和安全防护意识,对突发网络故障能做出正确的判断能力。
2、任职要求:
30岁以下,身体健康、仪表端庄。
有两年的专业工作的从业经验。
岗位职责:
1、负责公司各类网络设备的日常维护、维修及使用监督工作。
2、负责公司员工各种网络设备知识的日常宣导培训工作。
3、完成部门交办的其它工作。
十三、维修工职务说明书
职务名称:
维修工任职部门:
行政部
直属上司:
总务主管直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
负责公司各类维修、维修类采购及后勤事务等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
大专以上学历,工程管理等相关专业毕业。
(2)能力:
具备较丰富的工程维修、水电管理专业知识。
熟悉后勤工作事务,工作态度严谨,忠诚可靠。
2、任职要求:
40岁以下,身体健康、品行端正。
有两年以上水电工的从业经验。
岗位职责:
1、负责公司各类的维修及设施的监督检查工作。
2、协助主管完成物业管理的工作。
3、完成领导交办的其它工作。
十四、美工职务说明书
职务名称:
美工任职部门:
行政部
直属上司:
行政主管直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
负责公司VI管理系统的执行、宣传品的设计、校对和制作。
负责店内、店外的气氛设计和营造及企划设备和耗材的维护、保管。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
大专以上学历,美术、新闻广告等相关专业毕业。
(2)能力:
思维条理清晰,具备较丰富的美术专业知识,对零售行业有一定的了解。
具备较强的美工制作能力,熟练操作各种平面设计软件。
2、任职要求:
30岁以下,身体健康、仪表端庄、举止文雅。
有两年以上零售行业、广告行业和媒体从业经验。
岗位职责:
1、负责各类宣传用品、装饰用品的设计、制作工作。
2、协助及监督各类宣传用品、装饰用品的安装、维护工作。
7、负责各类宣传用品、装饰用品的分发及建立回收备查。
4、定期对各店面的户内外广告、宣传品进行更换
5、完成部门交办的其它工作。
十五、行政库管岗位说明书
职务名称:
行政库管任职部门:
行政部
直属上司:
行政直属下级:
职务等级:
工作地点:
公司总部
工作内容:
公司资产管理,物料出入库管理,物流分发等工作。
任职资格:
1、资历:
(1)知识:
行政管理、资产/库房管理等相关专业学历。
(2)能力:
具有良好的沟通、协调能力,有丰富的行政库房、资产管理工作知识,熟悉资产工作流程;熟练的计算机操作能力,执行力强,且能吃苦耐劳。
2、任职要求:
32岁以下,身体健康,仪表端庄,举止文雅。
一年以上大、中型企业同岗位工作经验。
岗位职责:
1、全面负责资产管理工作;
2、进行资产调拨,确保资产有效使用。
3、严格出入库管理,做到帐实相符。
4、合理调配库房库存,控制成本,并监督各部门办公用品费用的有效使用,按办公费用预算,并严格执行。
5、确保公司库房管理目标“井井有条,物尽所用”的实现。
6、完成部门交办的其他工作。
第四章行政各岗位日常工作内容
一、行政经理:
日工作内容:
1、汇总各班组前一天工作完成情况,布置新的工作任务;
2、监督跟进班组主管工作落实情况;
3、日常行政事务、处理协调工作。
周工作内容:
1、每周一早9:
30组织召开部门例会;
2、每周一晚19:
00组织相关人员参加公司周例会;
3、每周与总经理进行工作沟通,保持思想和行动上与公司高度统一;
4、公司各部门内部之间沟通、协调工作;
5、外联关系拜访、沟通;
6、对安全管理方面提出各项整改措施;
7、完成领导交付的其他工作。
月工作内容:
1、检查行政、总务、网络、安全各组任务完成情况,提出工作建议;
2、核查月度各项费用支出,制定下月费用计划;
3、制定成本控制方案,使各项费用能够合理使用;
4、督察月度固定资产盘点,对盘点差异进行汇总核实上报;
5、部门员工思想动态的了解,沟通谈心工作;
6、定期对公司安全管理监控工作;
7、定期对店面进行巡察工作。
二、招商主管:
日工作内容:
1、落实前一天招商客户的情况,并制定新的一天招商客户目标。
2、及时处理商户投诉及售后问题处理工作。
3、做好市场每天出货量及客流量的统计。
4、做好市场的日常管理。
周工作内容:
1、周一参加行政部9:
30部门例会,汇报招商情况及市场情况。
2、和行政部经理及时沟通,汇报市场招商状况及市场动态。
3、和市场商户沟通。
4、总结一周招商情况,针对重点客户目标进行跟踪、回访、确定。
5、完成领导交付的其它工作。
月工作内容:
1、总结分析一个月招商存在问题,及时修正招商营销策略。
2、分析汇总市场一个月的出货量和客流量。
3、保证和市场每个商户沟通一次以上,了解商户动态。
4、汇总一个月商户投诉处理结果情况,及时处理未完成的问题。
5、每月和总经理沟通,汇报市场招商情况和市场动态,接受总经理对市场招商的指示。
三、行政主管:
日工作内容
1、每日早9:
00检查文员打扫两位总经理办公室的卫生情况。
2、9:
30晚班文员到岗后,组织两位文员开晨会,总结昨日工作及今日工作安排。
3、检查文员昨日的总务、网络/转报工作及维修完成情况。
4、检查美工宣传品制作情况。
5、与经理沟通各项工作的安排及所需的各项支持。
6、完成本职工作及监督文员、美工/行政库管当天工作情况。
周工作内容
1、周一参加经理组织的行政部主管会议。
2、每周一分别组织文员、行政库管、美工召开一周工作总结、及下周工作计划会。
3、检查行政文员周工作报告表。
4、与物流部沟通上周行政文员与物流部配合工作(主要指报价单、号单打、复印)情况。
5、执行每周三次各零售卖场的巡店工作。
6、与各部门沟通需行政部配合或支持的各项工作。
7、协助经理做一些外联工作。
8、完成本职工作。
月工作内容:
1、月组织文员、库管、美工召开月工作总结及下月工组计划会议。
2、每月5号之前检查文员、库管、美工上交的各类月报表。
3、每月对行政部的固定费用进行审核(复印费和广告宣传品制作费)。
4、每月15号之前审核公司各部门电话费的情况并制定费用控制方法。
5、每月与厂商联系公司各卖场的广告位租赁事宜。
6、每月对文员、库管、美工的月工作情况进行汇总及考评上报经理。
7、每月向经理上交一份工作总结及下月工作计划。
8、每月负责审查行政库管办公用品、电工电料的采购计划及办公用品、电工电料的实际采购工作。
9、每月与行政库管一同对办公用品、电工电料等用品进行一次询价、比价的工作。
总务主管:
日工作内容:
1、对各部门所报维修项目初审及物料的准备工作;
2、合理安排各项维修;
3、检查维修人员维修结果,确保维修质量;
4、落实应收应付房费、水电物业费。
周工作内容:
1、与各物业公司协调店面物业管理问题;
2、分类汇总各部门维修问题,发现资产和设备损坏原因,控制成本;
3、巡查店面,发现各种隐患;
月工作内容:
1、每月水电费、物业费费用核查、支付工作;
2、定期对各种大型设备设施检查进行维护保养,对配电箱进行安全检查;
3、物业费用支出、收回及房租交纳情况汇总表;
保安队长:
日工作内容:
1、监督总部值夜人员交接,到白班保安到岗;
2、向部门经理汇报昨日工作。
3、到城内的各店巡店(钟楼、MOTO、西一路、西新街)。
4、18:
30监督总部值夜交接完后,检查安全问题。
周工作内容:
1、定期到各外围店面巡查,然后回公司检查保洁打扫卫生情况。
到17:
00开会。
2、处理各项突发事件,上报部门经理;
3、每周一次突击检查各店面值夜人员工作情况,上报部门经理。
月工作内容:
1、保安人员的思想动态业绩考核向部门经理汇报;
2、每月汇总分析各类安全事件的发生,组织人员学习。
网络主管:
日工作内容:
1、计算机及服务器维护管理方面的工作:
计算机系统及软件维护;公司计算机病毒的维护与防范情况;
2、公司网站建设的开发工作
3、安排检查网络管理员的日常工作;
4、公司网络线路排查、排除故障发生。
周工作内容:
1、公司主网站的建设方案设计;
2、公司主网站平台建设,对网站板块划分,系统管理;
3、网络管理部分对全公司办公、机房、分店网络进行联查;
4、机房室管理,建立机房管理制度,规范机房管理,制定维修记录表;
5、对网络安全及管理系统研究。
月工作内容:
1、网站的维护建设开发,网站的进一步规划、完善和优化,使客户能轻松快捷地从公司网站能获取自己所需要的各类信息;
2、开发维护好自己的网站,主要是做好维护工作,随时可更新资料和产品信息;
3、汇总本月维修情况,分析原因,减少人为因素产生的影响,节约人员和费用成本。
美工:
日工作内容:
1、每日与店长、经理交流思想,保证新系统一化;
2、根据公司销售需求通知各店需要更换布展内容;
3、各类宣传制品(灯箱片、写真画面等)制作;
周工作内容:
1、巡查各店面,了解相关活动,合理调整店面布置情况;
2、及时更新各店面活动广告宣传;
每月计划
1、每月底汇总各店面制作数量及费用上报;
2、针对不同季节,提出各种销售方案和思路。
资产管理员:
日工作内容:
1、每日打扫库房卫生,整理库房物品;
2、核对库房物品的库存状况;
3、日常资产调拨工作。
周工作内容:
1、每周对行政库房库存进行核查,将需要补充的物品上报;
2、每周三将一线部门上报的需领用办公用品明细记录备货;
3、每周四领取办公用品,员工工服;
月工作内容:
1、每月底盘点固定资产,并进行核对,次月5日将发现盘点表递交财务;
2、每月对固定资产进行抽查,每季度对所有店面及二线的固定资产盘点一次。
每季度将盘点结果,即店面的使用情况写书面报告上报总经理。
3、每月25日将上报的下个月的办公用品使用计划作预算,上交《办公用品领用明细表》并以此为依据核对监督各部门的使用情况。
行政文员:
日工作内容:
1、日常电话接听及来人接待工作;
2、每日维修类的登记准确,确认申报人姓名、部门、维修事项等,然后转报总务和网络管理人员,每天下午对维修过的事情进行核实上报部门经理;
3、对顾客投诉类的电话进行登记,并询问清楚投诉事项、投诉店面、投诉人,及时转报到店面经理或客服部;
4、办公区域照明和空调开启管理;
5、每日定时对总经理办公室进行清洁;
6、日常电话接听及来人接待工作;
7、随时注意电梯和门铃,防止非工作人员进入办公区;
8、打印各部门文件。
文件打完后,报刘总签字后再发。
;文件送达:
外围的文件通过MSN发送,并电话确认店长是否收到;城内亲自送到,并让店长或经理签字。
文件发放的时间为早10点和下午4点,紧急文件,电话汇报刘总后立即发放;
9、每天号单、报价单的打印;
10、晚七点与值夜师傅做好接班工作,填写交接班记录;
11、协助其他人员完成工作日常工作。
12、协助其他人员完成工作日常工作。
周工作内容:
每周一汇总上一周维修情况作汇总,上交经理。
月工作内容:
1、每月初对各种文件进行回收;
2、月初汇总维修情况,上交经理;
3、月初汇总上月各部门复印情况,上报主管。
网络管理员:
日工作内容:
1、每日对计算机及网络维护问题进行处理;
2、每天检查防治机器及整个网络被病毒攻击,以及公司计算机相关产品,例如打印机,复印机的日常故障维护及共享设置等;
3、协助网络主管做好公司网站建设的开发维护工作;
周工作内容:
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