行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
目录
第一章会议管理制度------------------------1-10
第二章印章管理制度---------------------
第三章办公礼仪管理制度-----------------------------
第四章办公环境管理制度---------------------------------
第五章办公设备管理制度-------------------------------------
第六章对讲机管理制度-----------------------------
第七章工作服管理制度----------------------------------44-55
第八章食堂管理制度-----------------------------56-58
第九章内部车辆管理制度---------------------------------59-62
第十章资产管理制度---------------------------------63-63
第十一章物资采购管理制度-----------------------------64-72
第十二章仓库管理制度-------------------------------
第十三章文件管理制度-----------------------------------
第十四章宿舍管理制度--------------------------------
第十五章信息管理制度--------------------------------
一、会议管理制度
1.目的
规范瑞邦物业公司会议管理,及时发现和解决经营服务过程中存在的问题,加快人才培养,满足公司持续发展的需要。
2.适用范围
瑞邦物业公司及下属管理处各类会议的组织考核
3.职责
3.1由公司总经理或其授权人主持半月工作例会、月度计划总结会、季度工作会议、年度总结表彰大会。
3.2.与会人员提前将会议议题报送行政管理部。
3.3专题会议,由发起部门召集并主持。
3.4专题会议提案由发起部门向行政管理部提交或由公司总经理提出。
3.5由职能部门与项目管理处分别组织每日晨会。
3.6职能部门由各部门经理轮流主持。
3.7项目管理处由项目经理负责主持,信息员负责会议内容记录,并于会议结束前,会议主持在会议上当众宣布晨会内容及晨会提出需要各部门协调或即时解决的问题与责任人,同时由各责任人当众予以确认。
3.8由职能部门及项目管理处自行组织周例会,并对会议内容进行跟踪;会议纪要于次日提交行政管理部备案并抄送公司总经理。
4.方法及过程控制
4.1周例会
4.1.1职能部门每周一下午组织召开,项目管理处各部门每周五下午组织召开。
特殊情况另行安排。
4.1.2参加会议人员为本部门工作人员,其他部门可以指派人员列席。
所有参加人员应至少提前三分钟到会,如因特殊情况晚到或缺席的,应提前知会部门负责人。
无故晚到者或无故缺勤者,将按照公司即时考核管理规定处罚。
4.2会议主要内容
4.2.1职能部门及项目管理处(各业务部门)成员汇报上周主要工作完成情况及下周工作计划;
4.2.2职能部门经理及项目管理处各业务部门主管通报本部门上周计划工作完成情况和下周工作安排,就工作中重点、难点问题进行协调处理;
4.2.3职能部门经理及项目管理处各业务部门主管传达公司重要信息;
4.2.4职能部门经理及项目管理处各业务部门主管通报本部门人员变动、奖惩有关事宜;
4.2.5征询、酝酿改善管理的合理化建议。
4.2.6部门指定人员做会议记录并负责按月装订成册报行政管理部,行政管理部抄送总经理。
4.2.7职能部门经理及项目管理处各业务部门主管负责会议决定事项的监督实施。
4.3半月工作例会
4.3.1半月工作例会由公司总经理或其授权人在月中择日组织召开。
特殊情况另行安排。
4.3.2行政管理部提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。
4.3.3行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。
4.3.4职能部门经理及项目管理处经理须按时参加会议,无故晚到者或无故缺勤者,将按照公司即时考核管理规定处罚。
4.4会议主要内容
4.4.1人力资源部门通报人员变动、奖惩等事宜。
4.4.2职能部门经理及项目管理处经理汇报上半月计划工作完成情况;公司总经理或其授权人作出总结性发言,对未完成工作的原因进行分析判断,协调处理疑难问题;征询、酝酿改善管理的合理化建议;或者根据实际情况,调整工作计划;
4.4.3公司总经理或其授权人通报公司重要信息;
4.4.4品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。
4.5月度计划总结会
4.5.1月度计划总结会由公司总经理或其授权人于次月第一周内组织召开。
特殊情况另行安排。
4.5.2行政管理部提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。
4.5.3行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。
4.5.4职能部门经理及项目管理处经理须按时参加会议,无故晚到者或无故缺勤者,将按照公司即时考核管理规定处罚。
4.6会议主要内容
4.6.1职能部门经理及项目管理处经理通报上月经营服务目标完成情况,汇报上半月计划工作完成情况;公司总经理或其授权人作出总结性发言,对未完成工作的原因进行分析判断,协调处理疑难问题;征询、酝酿改善管理的合理化建议;或者根据实际情况,调整工作计划;
4.6.2考核小组通报工作考核情况。
4.6.3公司总经理或其授权人通报公司重要信息,安排部署当月主要工作;
4.6.4品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。
4.7季度工作例会
4.7.1季度工作例会由公司总经理或其授权人每季度第三个月第一周与月度工作例会合并组织召开。
特殊情况另行安排。
4.7.2行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。
4.7.3职能部门经理及项目管理处主办以上管理人员须按时参加会议,无故晚到者或无故缺勤者,将按照公司即时考核管理规定处罚。
4.7.4行政管理部提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。
4.8会议主要内容
4.8.1职能部门经理及项目管理处经理通报季度经营管理服务目标完成情况,对未按计划完成的主要工作进行原因分析,提出改善措施;公司总经理或其授权人作出总结性发言,对未完成工作的原因进行分析判断,协调处理疑难问题;征询、酝酿改善管理的合理化建议;或者根据实际情况,调整工作计划;
4.8.2公司总经理或其授权人宣布公司重大事宜,宣讲企业文化,表彰好人好事,对集中反映员工需求的建议或意见进行反馈。
4.8.3品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。
4.9年度总结表彰大会
4.9.1年度总结表彰大会于每年元月份的第三周召开。
4.9.2行政管理部提前五个工作日向各部门发出会议通知。
4.9.3除公务异地出差员工和值班员工外,如因特殊情况晚到或缺席的,应提前向分管负责人请假。
无故晚到者或无故缺勤者,将按照公司即时考核管理规定处罚。
其余员工须提前五分钟到达会场。
4.9.4行政管理部负责会场布置及向特邀单位和个人递发邀请函。
4.10会议主要内容
4.10.1公司总经理或其授权人通报上年度经营管理服务目标完成情况,肯定成绩,剖析问题与不足,提出本年度经营服务目标。
4.10.2好人、好事,为先进工作者颁奖。
4.11专题会议
4.11.2发起部门应提前二天向与会人员发出书面通知,确定会议召开的时间和场所,被通知人员应做好发言准备并按时参加会议。
4.11.3提交专题的部门,不仅要提出问题,还须有解决问题的方案供与会人员研讨,与会人员应充分发表意见,力求使问题反映得更翔实,分析判断更准确,处置方案更科学合理。
4.11.4会议由专题提交部门派员记录,会议纪要提交行政管理部处理、存档并抄送总经理。
4.11.5专题涉及的部门负责会议决定的实施,并将实施结果及时向公司总经理书面反馈。
4.12每日晨会
4.12.1每日早晨8:
45准时召开,会议时间约15分钟。
4.12.2职能部门晨会参加人员为各部门经理,项目管理处晨会参加人员为各业务部门主管、值班员、信息员。
4.12.3所有参加人员应至少提前三分钟到会,因特殊原因不能到会者,须向当值主持人请假,并委托本部门业务骨干出席会议,出席会议者负责会议精神的传达。
4.13会议主要内容
与会人员分别通报前日工作计划完成情况,知会或提出需他部门协助的事宜,相互通报业主投诉记录、维修整改完成情况、服务缺陷的检讨及改善服务的建议,管理处经理协调处理有关疑难问题,知会或提出需他部门协助的事宜,对疑难问题进行沟通、探讨;安排部署当日工作要点。
4.13.1职能部门主持人负责将会议主要内容记入《晨会记录表》,每周值日结束,就本周工作汇总填写《晨会移交表》。
下周一晨会,上周主持人首先综述上周工作简况,提出分析意见,并将遗留问题知会本周晨会主持人,保持持续跟进的状态;
4.13.2职能部门《晨会记录表》由行政管理部负责按月装订成册抄送总经理。
4.13.3信息员按月将项目管理处《晨会记录表》整理报行政管理部审核。
4.13.4主持人负责监督当值周晨会决定事项的实施。
5、会议纪律
5.1所有与会人员参加会议须携带笔和笔记本,认真做好会议记录;
5.2所有与会人员会议期间须将手机及传呼机转至振动档或关闭;
5.3会议期间,所有与会人员不得交头接耳,频繁进出;
5.4与会人员应注意维护会场环境卫生,会议结束后将桌椅归位。
6、会议纪要要求
会议纪要宜采用条款式格式书写,用语准确、简明扼要。
如一、会议简况:
时间、地点、召集人、参加人;二、讨论议决事项:
1、2、3;三、结语要求。
7、违规处理
各级会议与会人员如因特殊情况晚到或缺席,应提前向会议主持人请假,否则,按公司即时考核管理规定,迟到者扣0.5分,缺勤者扣2分。
8、考核办法
会议决定的各项工作完成情况,纳入部门月、季及年度绩效考核范畴。
具体考核办法见人力资源部《绩效考核管理制度》。
9、附相关记录表格
附表1:
《出席会议情况记录表》
附表2:
《晨会记录表》
附表3《晨会移交表
附表1
北京市瑞邦物业管理有限公司
出席会议情况记录表
编号:
RBPMN-XZ-002版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
会议名称
时间
召集人
主持人
应到人数
实到人数
重要出席人员
列席人员
与会人员签到
部门
姓名
部门
姓名
部门
姓名
附表2
北京瑞邦物业管理有限公司
晨会记录表
编号:
RBPMN-XZ-003版本:
1/A生效日期:
2006年8月1日序号:
年月日星期天气序号:
部门
本日工作内容
当日计划工作完成情况
客户服务部
工程管理部
安全管理部
清洁绿化部
管理处经理助理
管理处经理
备注:
信息员:
时间:
附表2
北京瑞邦物业管理有限公司
晨会记录表
编号:
RBPMN-XZ-003版本:
1/A生效日期:
2006年8月1日序号:
年月日星期天气序号:
部门
本日工作内容
当日计划工作完成情况
品质管理部
人力资源部
财务管理部
行政管理部
总经理
布洛城管理处经理
备注:
值班经理:
时间:
北京瑞邦物业管理有限公司
晨会移交表
下周值班人员注意事项:
序号
本周未关闭事项
进度要求
责任人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
上周工作情况综述:
移交人:
接收人:
日期:
二、印鉴证照管理制度
1目的
加强瑞邦物业公司印鉴、证照的安全保管及正确使用,确保各项工作的正常开展。
2.适用范围
公司各类印鉴、证照的使用与管理。
3.职责
3.1公司公章、合同章、证照由行政管理部指定专人负责保管使用;
3.2财务专用章由财务主管负责保管使用;
3.3部门业务章由部门主管保管使用;
3.4各种印鉴、证照管理人员对其管理使用的印鉴、证照负相应的法律责任。
3.5公司行政管理部负责公司各类印鉴、证照的统一管理。
4.方法及过程控制
4.1各类印鉴、证照的保管,责任人须认真负责,妥善存放。
4.2改制印章,或印章丢失、损坏或被盗,公司在弄清事实,落实责任的同时,由行政管理部根据政府规定办理刻制、补刻印章手续。
4.3公司公章的管理
4.3.1因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托书》,必须报公司负责人批准后加盖公司公章。
4.3.2以公司名义对外发文,经有关人员会签,公司负责人签发后,加盖公司公章。
4.3.3以公司名义张贴的各类通知、通告等,经有关人员会签,公司负责人批准后,加盖公司公章。
4.3.4因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人,应说明用途,经部门主管同意、行政管理部主管审批后加盖公章。
4.3.5 向住户发放的管理费收费通知单和催缴单,经客户服务部主管审核批准后,加盖公司公章。
4.3.6以公司名义向业主或物业使用人下发的各类违规通知单,经客户服务部主管审核后,加盖公司公章。
4.4公司合同章的管理
因签订各类合同的需要,经办部门报行政管理部主管审核,公司负责人批准后加盖公司合同章。
4.5部门业务专用章主要用于一般工作联系,公务需要加盖印鉴,须部门主管审批并履行登记手续。
4.6财务专用章仅限于财务往来结算,由财务主管视工作需要加盖。
4.7各类证照的管理
4.7.1各类证照是指营业执照、法人代码证、税务登记证(包括国税、地税)、收费许可证、机动车停车场许可证。
4.7.2行政管理部指定专人管理各类证照,建立相应的登记表,如因工作需要使用证照,使用人须履行登记手续,经行政管理部管或公司负责人同意后方可使用。
4.7.3办公现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。
4.7.4行政管理部证照保管人负责办理各类证照的年审、升级、换证等有关事宜。
5.相关记录表格:
附表1:
《证照登记表》
附表2:
《证照使用登记表》
附表3:
《印章登记表》
附表1:
北京瑞邦物业管理有限公司
证照登记表
编号:
RBPMN-XZ-005版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
序号
证照名称
签发机关
签发日期
经办人
保管人
备注
附表2:
北京瑞邦物业管理有限公司
证照使用登记表
编号:
RBPMN-XZ-006版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
日期
证照名称
用途
使用部门
使用人
批准人
是否加盖公章
备注
附表3:
北京瑞邦物业管理有限公司
印章登记表
编号:
RBPMN-XZ-007版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
序号
印制名称
刻制时间
经手人
保管人
备注
三、办公礼仪管理制度
1.目的
树立并保持瑞邦物业公司良好的企业形象,营造严肃、文明,和谐、高效的办公环境。
2.适用范围
北京瑞邦物业管理有限公司。
3.职责
3.1职能部门经理负责所在部门办公礼仪的贯彻实施。
3.2项目管理处经理负责所在管理处办公礼仪的贯彻实施。
3.3行政管理部负责对实施结果进行监督检查。
4.方法及过程控制
4.1所有员工上下班须遵守公司规定的作息时间,并按照要求打卡或签到。
4.2上下班及出席会议应准时,因故不能按时到达应事先向上级领导请假。
4.3微笑是员工对顾客和同仁最基本的态度,所有员工工作中应自然地微笑,使用礼貌语言,并注意各种场合的言谈举止,维护公司的企业形象。
4.4所有员工上班着装必须符合公司规定。
4.5 工作中应保持精神饱满,坐立行走姿态端庄严谨。
4.6 电话铃响三声之内提机接话,先说“您好”,再报出公司、部门名称及本人姓名。
4.7装有电话分机的部门,打电话对外联系业务时应留下分机号码。
4.8 办公用品应摆放整齐、有序;垃圾、废纸应放入废纸篓内,不得随地抛弃。
4.9 桌面应随时保持整洁。
4.10办公时间,办公桌上除茶杯、文具盒、资料夹、电话、台历外,请勿摆放其他物品。
下班或出外办事,要清理好自己的桌面,并将椅子归位后离开。
4.11办公区内禁止吸烟、就餐。
吸烟、就餐应到指定地点。
4.12接待来公司参观、访问的客人及办事人员,应热情大方、彬彬有礼。
接待访客、业务洽谈要在指定地点进行。
4.13办公时间应坚守工作岗位,需暂时离开时应告知主管或同事,并在留言板上留言。
外出办理公务超过2小时,返回后在《外出公务登记表》上填写公务办理相关情况,重要公务,应另附书面报告。
每周末,考勤员将《外出公务登记表》集中呈递公司负责人查阅,《外出公务登记表》,按月装订并作为当月考勤的参考。
4.14办公区域内交谈应轻声细语,不得大声喧哗、聊天。
4.15上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍。
5.附相关记录表格
附表1:
《外出公务登记表》
附表2:
《外出办理重要公务报告》
附表2:
北京瑞邦物业管理有限公司
外出办理重要公务报告
编号:
RBPMN-XZ-008版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
时间
事由
委派单位(部门)
委派人
经办人
被拜访部门
被拜访人
联系电话
被拜访部门
被拜访人
联系电话
处理结果
经办人(签字):
委派人(签字):
时间
事由
委派单位(部门)
委派人
经办人
被拜访部门
被拜访人
联系电话
被拜访部门
被拜访人
联系电话
处理结果
经办人(签字):
委派人(签字):
附表1
北京瑞邦物业管理有限公司
外出公务登记表
编号:
RBPMN-XZ-008版本:
0/A生效日期:
2004年4月1日序号:
部门:
日期
起止时间
事由
拜访部门
拜访人
处理结果
经办人
报告编号
四、办公环境管理制度
1.目的
营造瑞邦物业公司干净、整洁的办公环境,体现公司规范、严谨的管理作风,提高工作效率。
2.适用范围
公司所有办公场所的管理。
3.职责
行政管理部不定期组织相关人员对办公场所进行检查,对检查中发现的问题如实记录并及时向人力资源部门反馈,人力资源部门按及时考核制度予以奖罚。
4.方法及检查标准
4.1工作服
所有员工须按规定穿着工作服,工作服应干净、整洁,无褶皱,无破损及多余饰物。
4.2工作牌
上班必须统一佩戴工作牌于左胸处,位置正确,不得歪斜。
4.3工作铭牌
应统一放置于办公桌明显位置。
4.4桌面
4.4.1玻璃板下可放置关系单位联系电话表,不得夹放个人名片、照片、宣传画等物品;
4.4.2离开办公位置时,办公用品及资料均要放入抽屉内或放入文件夹内,保持桌面整洁。
4.5电话
4.5.1电话按座次方位放置于桌子右上角或左上角;
4.5.2电话机需保持清洁;
4.5.3电话铃声适中,铃响三声内必须接听。
4.6水杯
个人用水杯款式、颜色应大致相同,一般放置于桌面电话机旁。
4.7文件夹、袋
文件夹、袋应分类摆放,统一标识。
4.8文件架
文件架应统一颜色,办公桌面
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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