行政办公管理制度.docx

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行政办公管理制度

行政办公管理制度

第一条为使公司的办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

第二条公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。

公司办公区管理规定

第一条为加强公司办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。

第二条公司职工应严格遵守作息规定。

第三条上班后不得外出吃早点或办私事。

第四条午休后应准时上班。

第五条不得将与工作无关的物品带入公司。

第六条各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。

自行车要停放到指定位置，不得乱放。

第七条公司职工上班时必须衣着整洁、得体。

女士不得穿着过于艳丽花哨或过于暴露的服装；男士不得穿背心、拖鞋。

男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和佩戴不协调的饰物上班。

第八条办公时间不得因私会客；午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动；因私打电话必须简短。

第九条办公区严禁大声喧哗、嬉笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。

第一十条办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐。

上班时间严禁吃零食或嚼口香糖；严禁随地吐痰。

第一十一条按规定时间到员工食堂用餐。

第一十二条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第一十三条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。

第一十四条各楼层会议室由公司统一管理安排。

第一十五条墙壁不得乱刻乱画、加钉。

剩茶水只准倒入洗手间的茶漏中。

第一十六条文明用厕，注意保洁。

第一十七条本制度由公司办公室负责解释。

会议管理制度

第一条为了提高公司内各种会议质量和效率，改善工作作风，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各种会议。

第三条本制度由办公室制定与修改，并负责解释。

第四条会议安排

1、公司要减少会议的数量，提高会议效率，部门之间能够协调解决时不要开会，能在会外协调解决的事不要在会上讨论。

2、公司会议需列入例会管理的，由总经理批准，各部门例会由负责人批准，由公司发文公布并报办公室备案。

3、有重大事项需要多个部门及公司职能部门讨论决定或协调解决时，公司副总经理以上人员可提议临时召开公司工作协调会。

第五条会议通知

1、公司会议由公司办公室负责通知；专业性会议由会议组织部门或请办公室负责通知；例会不能按期召开时由办公室提前通知。

2、会议通知必须明确会议召开时间、地点、出席人员、会议主要内容及需要准备的资料。

3、通知分电话通知和书面通知，重大会议尽量以书面形式通知。

第六条会议准备

1、会议组织者应在会议召开前把会议室准备好，必要的设施（如音响系统、投影仪等）必须调试完备，同时做好会议的其他准备工作。

2、参会人员应根据会议主题提前准备好书面的发言稿及汇报材料，并根据通知要求按时送会议组织部门。

第七条会议纪律

1、与会人员按约定时间提前入场，不得旷会。

确有原因无法出席会议时，应在会议前及时向会议组织者办理请假手续。

2、与会人员应主动在会议签到表上签名。

3、参会人员应在开会前把手机振铃设在振动档上或关机，会议中如有重要的电话需接听，应尽量降低声音讲话或走出会议室接听。

4、开会期间不允许交头接耳，私下议论，如有异议，可经主持人同意后发言。

5、中途不得无故退会，如有特殊原因经主持人批准后方可离开会场。

第八条会后总结

1、会议组织者应在会后及时将会议记录整理归档，并形成会议纪要。

2、会议上做出的决定、决议等，应尽快形成文件发至相关部门。

相关部门要将承办结果及时报送会议组织者。

3、与会者应把会议上需向下传达的精神及时传达给自己下属，无需向下属传达或需保密的内容，与会者不得向外透露。

公司形象工作管理规定

第一条为了更好地加强与完善公司形象的建设管理工作，结合公司具体情况，特制定本规定。

第二条本规定所指公司形象工作内容包括：

广告宣传、促销活动、会议、厂区美化等。

第三条公司形象工作管理原则

对外宣传统一口径、对外形象统一风格、宣传载体统一筹划、制作方案统一审核、批量物品统一制作。

第四条项目申报

1、各部门根据实际工作需要，提出有关企业形象建设工作（如会议、宣传、促销等）的计划申请，申请上必须说明申请事项、原由、经费估算、时间及申请人等内容。

2、各部门计划申请经公司总经理审批同意后，由公司办公室组织实施，费用情况提出书面报告呈总经理审批。

第五条方案审核

为保证公司形象宣传的一致性，根据企业形象工作管理原则，每次公司形象工作方案（包括文字底稿、图片、样品、效果图）必须报公司办公室审核并签字确认，未经审核通过的项目，财务不准报销。

第六条工作实施

1、有关工作申请经批准后，即可按申请内容实施，办公室负责对工作的指导、监督、检查。

2、对与形象策划、喷绘、印刷、制作等主要项目有关的工作原则上必须进行招标、且由中标单位承制。

3、特殊情况需要另外招标的业务项目，公司办公室操作招标过程，报公司总经理审批后执行。

4、每项业务必须签订合同，合同上各要素要填写清楚。

第七条结算

用于企业形象建设项目的费用结算时，必须具有以下单据，各公司财务部门方可予以结算，下列要素不全者，公司财务部门必须一律拒绝报销，违者以违反财务纪律追究责任。

1、有效的申请原件；

2、有效的制作合同原件或复印件；

3、验收部门确认质量、数量完好后的入库凭证；

4、按合同要求提供的有效发票。

第八条备案

每次公司形象工作的申请（带批示）、实施方案（带审核意见）、合同、项目报告、费用清单、发票复印件等材料，在工作结束后必须报公司办公室备案。

第九条违规处罚方法

违反上述程序者，一切费用由违规操作者自理，财务部门不得给其结算报销；越权批准执行者，将追究领导人的经济及领导责任。

计算机管理制度

第一条总则

为保证公司计算机系统能够安全、有效运转，提高公司现代化管理水平，按照公司管理规范化、程序化原则，特制定本制度。

第二条管理原则

公司按集中与分散相结合原则，各部门配备计算机。

全公司建立计算机内部网络系统，计算机系统建设应综合考虑成本、费用、效率、效果、先进性、适用性，选择最优实施方案。

第三条计算机选型及采购

1、公司计算机统一采购。

2、计算机选型和采购必须在其价格、性能经广泛的市场调研基础上进行。

3、采购过程中，做好硬件的验机工作和软件测试工作，确保计算机的稳定可行性。

第四条计算机使用和管理

1、公司落实计算机管理员，负责全公司的计算机设备管理工作。

2、建立计算机管理台帐，台帐由各部门负责管理，报公司办公室备案。

3、严禁上班时间在计算机上做与工作无关的事情。

第五条计算机维护

1、部门指定专人负责本部门计算机系统的日常管理。

2、每个计算机使用人员负责自己的资料、数据的维护、备份和安全管理。

3、需要上网（互联网）的机器，必须经各单位负责人审批、批准后，并建立有效的防范措施，防止感染病毒和泄露机密。

4、出现计算机故障时，如果专业经验不足，不得强行处理，应联系销售或生产商的系统工程师，以防止故障的扩大，避免更大损失。

5、未经许可不得更改系统配置，不得私自拆卸或装接各种硬件设施。

第六条计算机保密

依据公司保密管理办法，计算机管理应建立相应的保密制度：

1、不同密级文件存放于计算机中，须设置进入计算机的密码。

2、为保密需要，定期或不定期地更好不同保密方法或密码口令。

3、经特殊申报批准才能查询、打印有关计算机保密资料。

第七条光盘管理制度

1、系统软件、工具光盘集中存放，由公司办公室统一建档保管。

2、各资料盘由各部门指定专人负责保管，建立借用制度，未经部门主管人员批准不得随意带离公司。

3、办公室统一添置空白盘，员工不得随意外购空白盘。

各部门领用光盘均需向办公室登记借用。

损坏的要报损，以旧换新。

第八条下班时应检查设备是否关机，管好门窗，关闭电源。

网络使用管理制度

第一条总则

网络资源只能用于工作。

个人由于一般业务学习、新闻、娱乐等而需用网络的必须在业余时间进行。

为规范公司网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作，特制定本制度。

第二条范围

本制度涉及的网络范围包括公司各办公地点的局域网、Internet出口以及网络上提供的各类服务如Internet电子邮件、代理服务、notes办公平台等。

第三条主管部门

公司办公室作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制。

第四条任何人均不得在网络上从事与工作无关的事项，，违反者将受到处罚。

同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，否则要追查责任。

第五条公司网络结构由公司办公室统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，各部门如需要安装集线器等必须事先与网络管理员取得联系。

个人电脑及实验环境设备等所用IP地址必须按所在地点网络管理员制定的方式设置，不可擅自改动，擅自改动者将受到处分。

第六条严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。

第七条公司网上服务如DNS、DHCP、WINS等由公司办公室统一规划，任何部门和个人不得在网上传送超大文件。

第八条严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS、NEWS，个人主页、WWW站点，FIP站点及各种文件服务器，严禁在上班时间在公司网络上玩任何形式的网络游戏等各种与工作无关的内容，违反都将受到处分。

第九条任何部门和个人应高度重视保护公司的技术秘密和商业秘密。

对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。

第一十条处罚规定

1、对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人，作辞退处理，并依法追究法律责任。

2、对于在公司网上散布的淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论内容的个人，作辞退处理。

情节严重者将移交司法机关处理。

3、对于私自设立BBS、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点等各种形式网络服务的责任人，或上班时间玩网络游戏的个人，第一次发现严重警告，第二次发现将其调离岗位，第三次作辞退处理。

4、对各种工作用文件服务器的申请，需经系统主管审核，由管理工程部批准后方可设立，擅自申请者将处以严重警告的处罚。

5、对于在网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，处以严重警告直至辞退的处理。

6、对于由管理不善引起公司秘密泄露的责任人，处以罚款、降薪、等处理。

7、对于私自更改网络结构，私自设置DNS、WINS等服务的责任人，处以罚款、降薪等处罚。

8、任何员工在上班时间通过公司网络查阅工作无关的内容，一次降薪一级。

9、对于其他任何利用网络资源从事与工作无关的行为，将对其处以罚款、降薪等处理。

第一十一条制度从发布之日起实行。

企业档案管理实施细则

一、总则

第一条根据公司颁发的《企业档案管理制度》要求，为了规范各部门在档案管理中的日常工作，特制定本细则。

第二条本细则适用于公司档案室及各部门的档案材料的管理。

第三条本细则由公司办公室负责制定，解释权归公司办公室

二、文件材料的形成与归档

第四条文件归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整、真实地反映企业生产经营（施工）活动及各项管理工作的内容和过程。

2、归档的文件材料必须层次分明，尽量是原件。

3、归档的文件材料必须符合规定的文件格式。

4、相关单位归档的技术类档案底图须符合国家制图标准。

5、对立卷归档后又发现应归档的文件材料，可按立卷原则进行插卷。

第五条本公司文件归档范围

1、特别重要档案：

企业资产、对外重大合同、工商登记、重要工程施工档案等作为特别档案另行归档。

2、重要的会议材料，包括会议的通知、报告决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议纪要等。

3、相关行政主管部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

4、本公司对外的正式发文

第六条平时归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专人集中统一保管。

2、各部门应根据本单位的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

3、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交归卷。

4、档案管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件夹内，并在收发登记薄上注明。

第七条归档立卷

1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，档案室档案管理人员负责组卷、编目。

2、归档案卷必须遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区别不同日期、价值，便于保管和利用。

3、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

一般文件材料归档一份；重要的文件材料和利用频繁的文件材料归档一式二份。

4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请求与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不等分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请求和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。

其它文件的立卷按照有关规定执行。

6、卷内文件材料应区别不同类别进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页码。

8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

9、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人，检查人的姓名和时间填上。

10、卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

11、案卷装订。

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

12、订好的案卷依次装入卷盒，置于档案柜内保存。

三、档案管理

第八条档案编目与编制检索工具

1、本公司档案分类、编号及标识按《档案分类编号管理规则》、

2、公司的档案分别编制案卷目录，1-3大类分别编制全引目录，产品底图编制底图目录。

公司办公管理制度监督检查细则

第一条为贯彻公司有关办公制度的精神，特制定本细则。

第二条本细则适用于公司全体职工。

第三条为对公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，办公室独自或组织其他管理部门或专业公司人员组成检查小组对各部门的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用、车辆维护保养、大楼物业管理等情况进行定期和不定期的全面检查。

第四条各单项检查具体内容如下：

卫生保持情况：

包括桌面、地面的洁净等。

遵守办公秩序情况：

包括物品摆放、电话、电脑等办公设备的使用、遵守礼貌和着装要求、执行办公区域有关规定等。

文件发放情况：

包括文件是否齐全、是否按要求组织学习、贯彻落实情况等。

印章使用情况：

包括是否按规定及印章使用程序使用印章。

车辆维护保养情况：

包括车辆清洁情况、车内设备维护、保养情况。

大楼物业管理情况：

包括公共场合的卫生整洁和保持、楼内设备的维护与保养、维修是否及时、食堂卫生等。

第五条检查实行打分制，设立好、较好、一般、较差、差五个等级，分别对应为5分、4分、3分、2分、1分。

连续4次保持单项平均5分者，予以通报表扬，一年内始终保持单项平均5分的单位，提请总经理给予物质奖励。

单项平均分数在2分及以下的第一次给予警告、通报批评；第二次处罚当事人100元；第三次处罚当事人300元；四次以上者，提请人力资源部给予降职、降工作级别的处分。

确属各部门负责人教育不力、管理不严的，按照管理规章制度有关奖罚的规定办理。

第六条各部门制定卫生值班制度，每日一人；负责本单位当日桌面卫生并负责保持本单位办公场所的卫生整洁。

检查当日如出现2分及以下情况，追究卫生值日人员的责任，并将其视为当事人。

第七条车辆应指定专人管理，负责维修、保养车辆，并负责保持车辆内外清洁。

检查当日出现2分以下的情况，追究指定负责人的责任，视为当事人。

第八条各单位未制定卫生值日制度，按照集团有关职工奖罚的规定追究各单位负责人领导责任。

第九条本细则由公司办公室负责解释。

办公室人员管理制度

第一条为严肃工作纪律，改变工作作风，提高办公效率，特制定本制度。

第二条本规定适用于公司所有人员及公司部门办公室人员。

第三条考勤与跟踪

1、部门科室工作人员应严格按照公司规定工作时间上下班、迟到、早退按公司相关制度处罚。

2、部门科室工作人员外出，市内应向部门负责人说明去向、工作内容、大致时间。

市外出差及市内超出8小时外出应经主管副总（或总经理）同意后方可外出，外出期间行程发生变化应及时通知本部门负责人，相关部门将随时对外出人员跟踪查询，如有不符且不能说明原因，将予纪律处分。

3、部门科室工作人员请事假，连续两天以内由部门负责人签批，两天以上由总经理或分管副总签批，请假前应将工作有所安排，并有可靠的通讯方式进行联系。

第四条工作计划及进程总结制度

部门科室工作人员应每月对本月工作的完成情况进行总结：

完成多少，什么原因没有完成，存在什么问题等，总结交部门负责人作为年终考核、评比的依据之一。

第五条部门科室工作纪律

1、工作时间严禁吃零食、闲聊、串岗和做与工作无关的其它事情。

2、缩短电话占用时间，接私人电话应简明扼要，时间不超过1分钟；为不影响他人工作，在办公室内请不要用免提方式拨、接电话。

3、除查询工作所需资料信息外，工作时间不准上互联网进行游戏等其它活动，一切网络资源都应为工作服务。

4、严格遵守保密制度，反不属于公布、公开的内容，一律不准外传，否则将承担所带来的一切后果；妥善保管自己使用的重要文件、资料，防止因遗失而泄密。

5、不论接听内外电话，接待内外人员，都要文明用语，言行得体，态度热情。

妥善处理各种问题和矛盾，及时向上级领导反映所发现的问题，并提出相应的改进措施、建议。

6、除有特殊招待任务之外，上班时间（早、中餐）一律不准喝酒。

7、上班时间必须着装整洁，不准穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。

第六条部门科室全体人员应以身作则，给其他部门做出表率，圆满完成各项工作，杜绝一切不负责任、推诿、懒散、低效率工作现象。

公文管理规定

第一条为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，特制定镇江长江爆破工程有限公司行文管理规定。

第二条行文种类：

第一类：

公司文件

第一级公司文件

使用范围：

以公司名义颁布公司董事长指示、任免令，公司总经理办公会决议、决定；以公司名义颁发的规定、制度和其它文告；以公司名义向上级或平级单位正式行文。

签发：

由公司总经理审批后盖公司公章。

第二级公司办公室文件

使用范围：

公司办公室代表公司向公司内部各部门发布的一般性行政事务指示、通知、通报，对外无效。

签发：

上述文件由部门负责人审核、主管领导审批，盖部门章，人事任命文件由公司总经理签字。

此类文件统一使用公司文件纸。

第二类：

公司部门文件

第一级部门文件

使用范围：

以部门名义向上报告或向下和平级单位发布工作文件，包括通知、通报、报告、联系函件等，可对外行文。

签发：

部门文件由部门主管审批签字。

第二级部门内部文件

使用范围：

在本部门工作范围内以本部门名义向上报告或向下发布有关内容。

此类文件统一使用公司文件纸。

第三条行文格式

1、行文用纸：

文件纸，A4

2、字号规定：

文头：

红色黑体加粗长型（80%）1号字

文号：

黑色加粗楷体4号字

文头线：

红色1mm宽

主标题：

黑色加粗宋体2号字

副标题：

黑色宋体小2号字

文件正文：

黑色仿宋4或小4号字

落款：

黑色宋体4号字

文尾（主题词、印发日期、主送、抄送、拟稿、审核、页数、分数）；黑色加粗宋体4号字；

3、文头、文号使用

文头使用：

镇江长江爆破工程有限公司

文号使用说明：

公司文件：

ZJCJBP（年号）第号

公司下属办公室、财务室等行为规定如下：

办公室：

ZJCJBP办字（年号）第号

财务室：

ZJCJBP财字（年号）第号

第四条发文处理

1、拟稿：

按照各部门谁主管，谁拟办的原则；涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。

2、填写发文稿：

稿件需填写集团统一的发文稿纸作页面，按规定要求拟稿。

3、核稿：

由部门主管初核，在页面上签名并签署日期；公司发文送公司办公室审核，从公文规格、内容上把关。

4、签发：

以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。

5、打印：

公司发文由公司办公室统一登记、编号、计算份数打印；部门发文由各自部门统一登记、编号、计算份数打印。

6、盖章：

公司发文由公司办公室办理有关盖章手续。

7、分发：

公司发文由公司办公室统一分发，原稿一份存档。

第五条收文处理

1、收文、登记：

收文单位是公司的，由公司办公室登记。

2、提出意见：

公司办公室主任审阅集团收文，并提出分文意见，各部门收到的由部门登记、编号。

3、拟办：

综合部根据公文内容、性质提出拟办意见。

4、呈阅、呈批：

根据拟办意见，由综合部助理送公司领导批示或分送有关部门办理。

5、交办：

根据公司领导的批示传递到承办部门。

紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。

6、办结：

经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。

第六条行文规定

行文单位自行拟稿、审稿、报批、打字、校对、签批或盖章，按行文性质和发放对象发送各有关部门，所有文件发放、回收、销毁必须由发文部门指定专人负责，并用特定行文簿记录，所有发文均由各办公室归档备案。

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