2文件管理办法修订.docx
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2文件管理办法修订
山东金宝山机械有限公司
文件管理制度
文件编号:
SJ-002
版本号:
A
修订次数:
0
编制:
文编小组
审核:
批准:
2013-09-01发布2013-09-01实施2017-09-25修订
文件管理制度
1、基本原则
1.1规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,确保文件及时传递到相关部门,并得到有效落实。
1.2文件管理涵盖公司所有文件(含外来文件)的收、发(拟稿、会签、审批、签发、实施以及回收、作废)等管理工作。
1.3公司员工调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
1.4拟制、修改和签批文件,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
2、总体程序和要求
2.1内部文件的起草、审核、批准的职责权限:
2.1.1质量方针和目标、质量手册等公司级文件,由人力资源行政部组织各部门起草、审核、组织会审,总经理负责审批。
2.1.2公司管理制度,由人力资源行政部指定部门组织起草,部门负责人负责初审,人力资源行政部负责复核和组织会审,总经理负责审批(授权审批)。
2.1.3技术专业类文件由技术部门负责组织编制,各相关部门协助会签,部门负责人负责审核,分管副总负责审批、签发。
2.1.4文件的批准签发权,属于条款1.1、1.2的文件,由总经理签发。
人力资源行政部负责签发后的文件校对,并送拟稿人、核稿人审查合格后,方能复印、盖章、转发(送)、执行和归档。
2.2外来文件的管理
2.2.1人力资源行政部是外来文件的主管部门,负责由公司名义接收外来文件的签收、保管和经授权后的发放。
2.2.2其他部门收到外来文件的,属于以公司名义签收的要转人力资源行政部,业务针对性比较强的例如安全等文件由对口部门保管。
2.2.3签收人应于接件当日按文件的要求报送给有关部门,不得滞留迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
2.3文件处理流程
2.3.1文件管理业务流程分为收文和发文
2.3.1.1收文一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
2.3.1.2发文指以公司或部门名义制发文件的过程,一般包括拟稿、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
2.3.2发文程序与要求
属于上述条款2.1.1、2.1.2的文件发文管理流程图:
2.3.2.1拟稿
②各部门需要发文的,应事先以公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。
比较重要复杂的文件,必须由部门负责人亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。
③草拟文稿必须做到情况属实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
④文稿拟就后,拟稿人应附《内部文件处理单》(协议合同类应填附合同协议会签单)详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
2.3.2.2审核
①主办部门负责人根据有关文件规定,对文稿是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要进行审查和修改,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②人力资源行政部复核的重点是:
是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要。
在不改变原意的情况下,审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。
2.3.2.3会签
需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签,对文件涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序,取得一致意见后方可行文。
会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
2.3.2.4签发
文稿经审核(须经会签)后,送总经理(或受权人)审定。
如批准则进行签发,如有不妥则由人力资源行政部返回拟稿部门进行修订,再次会签后送总经理(或受权人)审定。
①属于条款2.1.1、2.1.2的文件正式印刷(打印)前,人力资源行政部应进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
属于条款1.3的文件由部门负责人复核。
②文件编码格式的统一规定:
采用汉语拼音字母、阿拉伯数字统一进行编制,具体编号方法分别规定如下:
1)属于2.1.2文件,公司通知、通报的编号方法。
鲁金发【xxxx】xx号
顺序代码
年份代码
公司代号
2)属于条款2.1.1文件的编写方法:
SJ-4.2-001号
顺序号
ISO9001标准条款号
J=金宝山(jinbaoshan)
S=山东(shandong)
3)属于条款2.1.3技术文件的编写方法,详见《技术文件管理制度》。
2.3.2.5印刷(打印)、用印、分发
①签发后的文件由人力资源行政部对文件正式编号、印刷(打印)。
印刷(打印)必须符合规定格式,字迹清楚无误,整洁美观,份数准确。
②印刷(打印)文件均由拟稿人负责校对。
重要文件应进行两次或多次校对,以确保质量。
文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;
③公文盖章只限于发出和存档的公文,留作他用的公文不盖章,印章要盖得端正、清晰,严防错盖、漏盖。
④上报的文件严密装封,并严格执行文件传递签收手续。
凡属于条款2.1.1、2.1.2的文件,一律不得托人代签、代捎。
⑤以公司名义发出的文件,底稿与正本各1份由人力资源行政部收存备查。
⑥文件打印后,由人力资源行政部负责分发并检查落实情况。
文件分发必须做到发放流向明确可查,需根据以下文件分发号对文件进行编号进行分发,并做好记录。
2.3.3收文程序与要求
公司内部文件的收文管理流程图:
2.3.3.1文件签收
凡公司外来公启文件(除公司领导亲启的外)均由人力资源行政部登记签收,后分别交部门负责人拆封。
在签收和拆封时,接收人员应注意检查文件包装是否完好,对于封口或邮票撕毁函件应查明原因,并有权拒绝签收。
2.3.3.2文件登记
①收到上级或平级文件后应及时分类、登记《文件发/收记录表》,送部门或公司领导审阅,领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
②本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或人力资源行政部进行登记《文件发/收记录表》、保管,不得个人保存。
③收到的文件应按本办法逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
2.3.3.3审核
①各部门凡收到需要办理的正式文件,均需由部门负责人进行审核。
审核重点是:
是否应由本部门办理;是否符合相应公司规定。
②涉及上报总经理事项,人力资源行政部还应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范;不符合规定的公文,可退回呈报部门并说明理由。
2.3.3.4拟办
①凡正式文件,收文部门根据文件内容和性质审核阅签后,提出拟办意见,送批转部门办理,重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
②一般函、文件、单据、传真等,由部门直接分转处理。
紧急公文,应当明确办理时限;如涉及几个部门会办的文件,应当明确主办部门,协办部门,协调后再分转处理。
③为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2.3.3.5批办
①为加速文件运转,各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
②审批文件时,对有具体处理事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有具体事项的,圈阅表示已阅知。
2.3.3.6承办
①承办部门收到交办的文件后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急文件应当按时限要求办理,确有困难的,应当予以说明。
②不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应立即退回批转部门,并说明理由,不得横向传递。
③文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级协调或裁定。
2.3.3.7催办
①经过人力资源行政部送公司总经理批示或者交有关部门办理的文件,人力资源行政部负责催办,做到紧急文件跟踪催办,重要文件重点催办,一般文件定期催办。
分管领导对文件负有催办检查督促的责任。
②由发起部门传送的文件,发起部门应指定专人跟踪催办,承办部门接到文件、应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得发文部门同意后,予以复印或摘抄,原件应及时周转或归档。
2.4文件办完后,应按照公司有关档案管理规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的文件。
不具备归档和存查价值的文件,经人力资源行政部鉴别并经文件起草部门及行政人事负责人批准,可以销毁。
2.5归档的文件,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档文件的齐全、完整,能正确反映该项工作的主要情况,便于保管和利用。
3、文件管理职责
3.1人力资源行政部是公司制度梳理、文件审核、存档保管的归口管理部门,负责公司文件发放的审核、复核、校稿、组织会审、正式下发、归档及销毁处理。
3.2凡下列文件统一由人力资源行政部负责归档。
3.2.1上级主管部门来文,包括上级主管部门对公司的报告、申请的批复、通知等。
3.2.2公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作报告、计划统计、季度、年度报表等。
3.2.3中层及以上管理人员会议及各种专业例会纪要。
3.2.4公司组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
3.2.5参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等。
3.2.6上级部门领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录,以及公司进行汇报的提纲和材料。
3.2.7反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品。
3.2.8公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
3.3其他各部门的工作职责包括:
3.3.1组织职责范围内文件的拟稿、审核和报批。
各部门制作的内部使用文件,在本部门内使用的不需要总经理审批。
3.3.2接收和保管公司发放的文件,并依照文件要求落实工作。
3.3.3技术性文件,由相关部门按本文件管理要求执行。
3.3.4各部门负责人负责进行文件发文审核、决定文件的归类、总经理授权后的审批。
3.3.5总经理负责公司文件的审批和授权审批。
3.4业务部门日常工作中形成的项目活动资料,由各业务部门负责立卷归档,每年定期移交人力资源行政部归档。
3.5联合办理的文件,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的文件副本,每年定期移交人力资源行政部归档。
4、文件的拟办、传阅、批阅规定
4.1由各部门办理的文件,最迟不超过2天办理,紧急文件应于当日办理。
4.2对重要文件,主办部门应当随时跟进了解和及时反馈实施情况。
4.3跨部门公司级文件传递要以人力资源行政部门为枢纽,各承办部门收、发文件均直接与人力资源行政部交接,不得横向传递。
文件阅完后,应送交人力资源行政部,切忌横传。
4.4传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
4.5阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.6批阅文件应及时,当天阅完后应在下班前将文件交人力资源行政部。
批阅文件一般不得超过2天,主批人应明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
如有领导“批示”、“拟办意见”,人力资源行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
4.7由总经理批阅的文件,一般应在3个工作日内批阅完毕;紧急文件应在1个工作日内批阅完毕;因特殊情况需高层会议讨论的,应先告之人力资源行政部传达,待议后再予以回复。
5、相关文件
《国家行政机关公文处理办法》、《质量手册》
6、相关记录及保管年限
《文件收发登记表》、《内部文件处理单》、《外部文件处理单》
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