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EBS中从采购到应付付款的实现
EBS中从采购到应付付款的实现
EBS中从采购到应付付款的实现
——《ERP系统实施与案例》课程论文
·2010年12月·
EBS中从采购到应付付款的实现
陈树林
重庆大学软件学院2007级软件工程2班
摘要在制造业,采购原材料进行加工,制造到最后出产品是最主要的工作之一,采购订单不仅记录企业的物流走向,并为今后的财务应付账款做依据。
关键词EBS采购发票应付
引言
现在的企业都是大规模生产,全天无休,原材料与产品流通络绎不绝。
要关联到如此大的数据账目流动,采购与应付系统应运而生。
采购与应付管理系统,是指能够实现各种单据的快速传递,实现财务与业务的整合以及数据共享,实现资金流与业务流的双轨并行,能提高工作效率,规范企业管理的一种系统。
采购管理系统与应付款管理系统紧密结合,可实现业务财务的一体化,实现对企业物流资金流的全面全过程管理。
本学期软件学院杨正益老师主讲的《ERP系统实施与案例》课程系统地为大家介绍了ERP系统中的各个模块,其中也包括采购管理模块。
本文章主要讨论在OracleEBS下实现采购订单的建立,物料的接收,入库,录入应付发票匹配采购订单,并对发票进行付款。
业务场景的假设
A公司生产部门由于生产工单J需要原材料M,向B公司采购原材料M,B公司发货(对B公司而言,A公司的采购订单是B公司的销售订单)到A公司收货地点,A公司对货物接收、检验、入库,A公司拿到B公司开的发票(对B公司而言是应收发票)后,录一张应付发票,这张应付发票用来匹配采购订单,最后对这张应付发票进行付款。
在OracleEBS业务流程如下图:
图1
1.生产部门通过跑MRP跑出工单J的请购单(简单起见,这里我们在PO模块直接手动录一张请购单)
2.通过PO模块的自动创建功能来为请购单生成采购订单。
3.生成采购订单后修改采购订单相关信息,审批
4.审批结束之后到采购接收处查看、修改接收信息
5.接收结束后到库存接收事务处理处查看、修改接受入库信息
6.到AP模块录一张发票,匹配采购订单,审批,创建会计分录
7.AP模块付款,创建会计分录
8.子模块凭证传送至总账
手动录入请购单流程
图2
由请购单生成采购订单流程
图3
采购订单下达后,供应商已经发运来货物,进行接收
图4
接收后就已经有货物了,如放在工厂的空地上,接下来要把货物搬到仓库,称入库
图5
货物拿到了,但是在系统里还没有给供应商,这时我们是负债的,要开发票来匹配采购订单说明欠债情况
图6
之后应该用付款,来对这个发票进行付款
图7
OracleEBS11i系统实现流程
在EBS中必备最简单的条件
1.EBS用户名、密码,用户已经关联到用户
2.有采购、库存、应付、HRMS职责。
3.具备有采购到应付的各种权限,会计期间全部打开
1.到采购职责下,手动录入请购单,如下图:
图8
输入物料等一些必要信息
图9
创建好请购单,此时状态为‘未完成’,点保存,‘审批’为可用,点‘审批’进行审批。
图10
如果不能审批,可能是权限没有设置好,在设置-审批-审批分组里面可以设置。
这里关于这些设置就先略过。
1.1审批成功后创建采购订单
审批结束后可以到请购单汇总处查看刚才审批的请购单:
图11
使用请购单自动创建采购订单,采购模块-自动创建
输入请购单号查找刚才的请购单,
图12
点‘自动’输入需要添加到采购订单的信息,如供应商,供应商地点等
图13
点击创建后就自动创建了采购订单
图14
Ship-To:
发运地点。
供应商送货地点,这里就是公司B送过来的原材料应该送到的地点。
Bill-To:
供应商单据送到的地点,比如说公司B开了发票,应该开到A公司的哪个地方,一般A公司的财务办公室,这个地点就是收单地点。
点开‘发运’可以看到自动创建的采购订单发运和分配信息
图15
在tab页‘其他’中,有个比较重要的信息,就是发运方式和匹配方式,如下图:
图16
其中有一个‘匹配审批层’设定匹配方式:
1、采购2、接收3、入库4、发票
双向(2-Way)过程:
1和4。
即,采购结束、AP创建发票2步就可以验证、产生会计分录
三向(3-Way)过程:
1、2和4。
即,采购、接受、AP创建发票3步才可以验证、产生会计分录
四向(4-Way)过程:
1、2、3和4。
即,采购、接受、入库、AP创建发票4步才可以验证、产生会计分录
我们这里设置成4-Way,走一遍这个流程。
匹配方式可以选择采购订单(PO)和接收(RECEIVE),这里我们选择PO。
接下来对采购订单进行审批,如下图
图17
2.进行接收入库操作
由于采购订单设置的验证级别是四向(4-way)所以我们先做接收、入库的操作再去创建发票。
在PO模块-接收-接收,查找采购订单,进行接收
图18
图19
勾选后保存,这样接收就结束了。
2.1做入库的操作
在PO模块-j接收-接收事务处理找到刚才的接收,将它入库
图20
图21
勾选后保存,这样收到的货物就接受入库了。
3.到应付职责下,创建AP发票
图22
点击匹配,输入刚才的采购订单号,进行匹配
图23
图24
输入要匹配的数量,点匹配。
再次查看发票,发现行里面多了一行,这个是刚才匹配采购订单产生的。
图25
接下来对发票进行验证,如下图
图26
验证成功,如下图:
图27
验证成功后,可以进行会计分录的创建,如下图:
图28
在当前界面上的菜单,工具-查看会计分录,可以查看会计分录,如下图:
图29
4.对发票进行付款
在当前职责下,选择付款,如下图:
图30
输入一些必要的信息,如金额,收款方等,进行发票的匹配
图31
点击保存,即匹配了当前的发票信息
图32
同样点击行为(Actions),创建会计分录
图33
创建成功后,可以选择菜单上的,工具-查看会计分录,进行查看,如下图:
图34
此时再回到刚才的发票,可以看到已付款金额为1209.90人民币如下图
图35
这样,整个流程在EBS中就走完了。
向供应商进行了采购,并对供应商进行了付款。
应计负债也抵消掉了。
总结
从采购到应付中间还涉及到很多的相关细节,具体还会因为供应商或者企业的某些原因而进行变动,如发现供应商发的材料有质量问题,还会对其进行退货,退货到接受,或退货给供应商,这其中产生的借贷关系得到后期进行汇总讨论。
而且某些发票可能不是匹配采购订单,而是匹配接受,又是另一种考虑。
在企业中,还需进行其他的操作,才能保证借贷关系的平衡。
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